Cambiar gestor de solicitudes crear contactos

Una vez que se ha comprobado si el correo electrónico entrante es adecuado y procede de uno de los portales seleccionados, se determinan y comprueban los datos de la dirección de la consulta.

Para comprobar si la dirección ya es conocida y/o si se aplican excepciones a determinados contactos, el usuario principal de la bandeja de entrada (véase el punto 2.1) debe tener acceso de lectura a los contactos.

Si se ha configurado “Contactos seleccionados” como excepción en las “Otras configuraciones”, se comprueba primero si la solicitud procede de un “Contacto excluido”. En caso afirmativo, se cancela el procesamiento automático.

Si la consulta procede de una dirección de correo electrónico que ya está registrada en un contacto, esta parte se salta completamente y se responde a la solicitud.
Si la consulta procede de un contacto sobre el que ya se está preguntando, no se envía ninguna otra consulta. En cuanto se reciba la respuesta a la solicitud, se responderá a las solicitudes en espera una por una.

Lo que se comprueba para los contactos que aún no se conocen y lo que se debe hacer con ellos se puede encontrar en Extras >> Configuración >> Ajustes básicos >> Pestaña Automatización >> Subpestaña gestor de solicitudes en las 3 categorías, “Comprobación de duplicados”, “Creación de contactos” y “Correo de confirmación”.

En el ejemplo, hay que comprobar si los contactos están duplicados y confirmar la dirección de correo electrónico.

Solicitar al gestor de solicitudes la comprobación de duplicados y la confirmación por correo

Sólo se envía un correo para comprobar los datos del contacto y la accesibilidad de la dirección de correo electrónico, pero en casos individuales puede que sólo sea necesario comprobar la accesibilidad de la dirección de correo electrónico – o puede que sólo se desee una, por lo que hay 2 configuraciones separadas para esto. Veamos estos dos usando el ejemplo.

Configuración

Empecemos por comprobar si hay duplicados al crear el contacto. Esto se hace en la categoría “Comprobación de duplicados”. La comprobación de duplicados incluye los registros de contactos completos, es diferente de la comprobación de duplicados que puede hacer en la edición de onOffice enterprise.

Para comprobar si hay duplicados, seleccionamos “nombre+apellido+calle+ciudad” en el ejemplo. Si esta información no está incluida en los datos del contacto determinado para la consulta, se especifica lo que hay que hacer en el siguiente paso: Cancelar la automatización // Crear un contacto incompleto // Obtener información básica del contacto a través de un formulario web .

Nos gustaría pedir los datos necesarios del contacto y seleccionamos la tercera posibilidad. Para ello es necesario enviar una plantilla de correo electrónico para solicitar los datos adicionales. En el ejemplo, utilizamos “Gestor de solicitudes entrada de contacto formulario web” de la carpeta de plantillas “oO plantillas generales color corporativo”. Sin embargo, también puede crear su propia plantilla. Tenga en cuenta que la plantilla contiene la macro “_AddressInputWebform”.

No se envía entonces un correo electrónico separado para la confirmación por correo electrónico, sino que se registra directamente en el formulario web para los detalles del contacto.

¿Qué se desprende de la comprobación de duplicados?

Si la comprobación de duplicados detecta un duplicado, se termina el procesamiento automático. Si se configura a continuación, también se crea una tarea. En el widget del gestor de solicitudes de la parte 5, le indicará la razón correspondiente.

A continuación, nos fijamos en la confirmación de la dirección de correo electrónico. De ejemplo la dirección de correo electrónico tiene que estar confirmada.
Se envía un correo electrónico al correo electrónico determinado en el contacto y se le pregunta si realmente desea ser contactado. Este correo electrónico sólo se enviará si no se solicitan datos del contacto.

Además de activar/desactivar la confirmación, hay que seleccionar la plantilla de correo electrónico para la confirmación, en nuestro ejemplo “Confirmación del buzón de gestor de solicitudes” de la carpeta de plantillas “plantillas generales color corporativo”. Sin embargo, también puede crear su propia plantilla. Tenga en cuenta que la plantilla contiene la macro “_PostfachBestaetigen”.

Configuración alternativa

La configuración seleccionada es la máxima variante en el lugar.

La configuración mínima sería crear el contacto incompleto y también no confirmar una dirección de correo electrónico. Ambas cosas podrían hacerse a través de la Formulario de actualización del contacto – manualmente o a través del gestor de solicitudes.

Puede cambiar los datos que se utilizan para la comprobación de duplicados y desactivar la confirmación de la dirección de correo electrónico.

La variante “Cancelar la automatización” finaliza el proceso y, dependiendo de la configuración, conduce a una tarea; todo lo demás debe decidirlo el responsable de tareas y realizarlo manualmente.

¿Las cosas no están funcionando como usted quisiera?

Si no puede guardar la configuración, compruebe de nuevo si las plantillas contienen también las macros necesarias, “_AdresseingabeWebformular” para los datos del contacto y “_PostfachBestaetigen” para la confirmación por correo electrónico.

¿No se solicitan los datos del contacto o no se envía la confirmación por correo electrónico? Por favor, compruebe si las plantillas contienen las macros necesarias “_AdresseingabeWebformular” o “_PostfachBestaetigen” y que no se muestra ningún triángulo de advertencia para “Buzones activos”. Por favor, compruebe el texto de los triángulos de advertencia haciendo clic en ellos, podría haber un problema con el usuario del buzón o el buzón de salida.

Después de comprobar/confirmar la dirección de correo electrónico en la parte anterior, se debe crear un nuevo cliente potencial como contacto. 
La categoría “Creación de contactos” contiene las especificaciones correspondientes.

 Gestor de solicitudes crear contactos

En el ejemplo, seleccionamos “Responsable del inmueble” como responsable del contacto y dejamos los tipos de contacto establecidos en “Futuro inquilino // Futuro comprador”. También activamos los criterios de búsqueda automática.

Configuración alternativa

Hay muchas opciones aquí en los desplegables, usted mismo tiene que determinar la combinación que mejor se adapte a su proceso. Si la oficina administrativa todavía tiene que comprobar/procesar los contactos creados, entonces puede asignar permanentemente este usuario aquí.
Si desea iniciar otros pasos a través del gestor de solicitudes o trabajar con el módulo de estadísticas, puede establecer en consecuencia los tipos de contacto – puede crear sus propios tipos de contacto si los existentes no se ajustan.

Los criterios de búsqueda automática deben establecerse como en la configuración de Ajustes básicos >> General.

La configuración mínima sería especificar “Sin selección” en todas partes y configurar el contacto después manualmente.

¿Las cosas no están funcionando como usted quisiera?

Si se trata del responsable de buzones, compruebe que no aparece ningún triángulo de aviso en “Buzones activos”. Compruebe el texto de los triángulos de advertencia haciendo clic en ellos.

Si debe ser el responsable del inmueble, por favor, compruebe que el responsable del inmueble este correcto, posiblemente entretanto esto haya sido cambiado.

Digresión: Si en Extras >> Configuración >> Ajustes básicos >> Otros >> está activada la opción “Crear entrada automática en el diario del agente cuando se cambia el responsable de una propiedad/contacto, ” los cambios de los responsables se anotan en el diario del agente. Si no es así, puede buscar en la información del registro de la propiedad los cambios del responsable, para lo cual es necesario tener experiencia con la información del registro.

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