Cambiar gestor de solicitudes procesar solicitud

En nuestro ejemplo, queremos enviar una respuesta al cliente potencial con un Agreementlink y exposé. La categoría “Otras configuraciones” contiene los ajustes correspondientes.

Dado que solicitamos los datos del contacto para la comprobación del duplicado y esperamos una respuesta del cliente potencial cuando se confirme la dirección de correo electrónico, especificamos el plazo en el que debe recibirse esta respuesta para que podamos clasificar al cliente potencial como parte interesada seria.

En el ejemplo, tomamos 5 días, es decir, desde el envío del correo electrónico para los datos del contacto/confirmación del correo electrónico hasta la cumplimentación y envío del formulario web.
Cualquier otra solicitud procedente de esta dirección de correo electrónico se agrupa y se procesa de forma conjunta dentro de la validez, por lo que, una vez llegada la respuesta, las solicitudes se procesan una a una.

Para garantizar que también se envía una respuesta, marcamos la casilla “Responder automáticamente a las solicitudes del portal”.
Ahora surge la pregunta: ¿Qué respuesta se envía? ¿Hay sólo una almacenada permanentemente? ¿Dónde puedo configurarla?

La respuesta es sencilla, en la mayoría de los casos ya los ha configurado. Se envían los correos electrónicos/exposés que utilizó para el anteriormente, manual “Responder directamente a las solicitudes del portal“.

En función del inmueble solicitado, los casos de Extras >> Ajustes >> Ajustes básicos >> General >> “Solicitudes del portal» se comprueban y se utiliza la plantilla de correo electrónico / exposé correspondiente.

En el ejemplo, marcamos la casilla “Mover los correos electrónicos respondidos automáticamente a la carpeta del sistema “Solicitudes del portal (respondidas)” y “Solicitudes del portal (no respondidas)”, entonces la bandeja de entrada está siempre ordenada.

Configuración alternativa

Ninguna respuesta es posible como configuración mínima.

Puede modificar la validez de la solicitud, el valor mínimo es de 3 días.

Puede hacer que las solicitudes del portal respondidas y las no respondidas se muevan a sus propias subcarpetas, o sólo una de ellas, o ninguna, dependiendo de cómo trabaje.

¿Las cosas no están funcionando como usted quisiera?

Si no se envía ninguna respuesta, puede ser que el cliente potencial no haya respondido en el tiempo establecido o que el inmueble no coincida con ninguno de los casos almacenados (desde Configuración Básica >> General >> Solicitudes del Portal) para la respuesta.

Compruebe también si aparece un triángulo de advertencia en “Buzones activos”. Compruebe el texto de los triángulos de advertencia haciendo clic en ellos. Podría haber un problema con el usuario o la bandeja de salida.

Otra posibilidad es que el filtro del portal seleccionado no sea el deseado. Puede leer el filtro del portal desde las solicitudes existentes del portal, si hace clic en “Mostrar más información” en la parte superior del encabezado en un correo electrónico de solicitud del portal, el nombre del filtro del portal se muestra en “Filtro de correo electrónico:”.

En raras ocasiones, puede faltar la carpeta “Solicitudes del portal (respondidas)”. Póngase en contacto con El servicio de asistencia de onOffice.

La última parte especifica lo que hay que hacer con las excepciones. En el ejemplo, las excepciones deben ir como una tarea del responsable del inmueble.

Esto es muy importante: Una excepción no es un error, sino que define cuándo debe detenerse el procesamiento automático. Aquí puede especificar si se debe crear una tarea para una reacción más rápida.

En el ejemplo, sólo marcamos “Comentarios/preguntas individuales en la solicitud para poder responder a las preguntas”. Sólo se registran las consultas en las que el cliente potencial ha aportado una pregunta adicional al texto estándar del portal.

Además, un duplicado de contacto también se activa como una excepción porque marcamos la creación de una tarea para las excepciones. Esto no se puede separar. 

Por favor, recuerde que la comprobación de duplicados se realiza utilizando los criterios del paso 3.1 y es diferente de la comprobación de duplicados que puede realizar en la edición de onOffice enterprise.

Como destinatario de la tarea definimos al responsable del inmueble, como tipo de tarea tomamos ToDo (puede definir sus propios tipos y seleccionarlos aquí).

Configuración alternativa

Si no hay excepciones, no es necesario marcar nada aquí.

Puede configurar si necesita más acciones para algunos inmuebles en lugar de una respuesta directa (“Inmuebles seleccionados”) (después de activar esta opción, la opción “No responder a la solicitud automáticamente” se añade a los detalles técnicos del inmueble) para adaptarse a su flujo de trabajo.

Para excluir del procesador automático sólo algunos contactos, como los coleccionadores de exposés, puede utilizar la opción “Contactos seleccionados”.  Al igual que en el caso de las “Inmuebles seleccionados”, puede activar una casilla en la categoría “Administración” de la Administración para excluir específicamente los contactos. 

Si no se quiere responder a todas las solicitudes de clientes potenciales conocidos, se puede activar la opción “La dirección de correo electrónico es conocida en el sistema (¡Activación no recomendada!)”.

La decisión de quién debe recibir la tarea en caso de excepciones también depende del flujo de trabajo. El tipo de tarea puede ser individual, lo que permite, por ejemplo, realizar evaluaciones estadísticas o procesos automáticos con el gestor de solicitudes.

¿Las cosas no están funcionando como usted quisiera?

¿Las excepciones definidas no funcionan o no conducen a una tarea?

Por favor, compruebe de nuevo si se cumplen las condiciones para las excepciones y si también se le permite ver la tarea creada para el usuario correspondiente.

Compruebe si el usuario principal de la bandeja de entrada (véase el punto 2.1) tiene acceso de lectura a los inmuebles/contactos para las que deben aplicarse excepciones.