Umschalter Anfragenmanager Anfrage verarbeiten

In unserem Beispiel wollen wir eine Antwort an den Interessenten versenden, mit Agreementlink und Exposé. Die Kategorie “Weitere Konfigurationen” enthält die entsprechenden Einstellungen.

Da wir für die Dublettenprüfung Adressangaben anfragen bzw. bei der Bestätigung der E-Mailadresse eine Antwort des Interessenten erwarten, legen wir fest innerhalb welcher Zeit diese Antwort erfolgen muss, damit wir ihn als ernsthaften Interessenten einstufen.

Wir nehmen im Beispiel 5 Tage, also vom Versand der E-Mail für Adressdaten / E-Mail Bestätigung bis zum Ausfüllen und Absenden des Webformulars.
Eventuelle weitere Anfragen von dieser E-Mailadresse werden gebündelt und innerhalb der Gültigkeit zusammen verarbeitet – nachdem also die Antwort angekommen ist, werden die Anfragen nach und nach verarbeitet.

Damit auch eine Antwort verschickt wird, setzen wir ein Häkchen bei “Portalanfragen automatisch beantworten”.
Jetzt stellt sich die Frage: Welche Antwort wird geschickt? Gibt es nur eine fest hinterlegte? Wo kann ich Sie konfigurieren?

Die Antwort ist einfach, in den meisten Fällen haben Sie diese schon konfiguriert. Es werden die E-Mails / Exposés verschickt, die Sie für das bisherige, manuelle “Portalanfragen direkt beantworten” nutzen.

Anhand der angefragten Immobilie werden dabei die Fälle aus Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Allgemein >> “Portalanfragen geprüft und das entsprechende E-Mail Vorlagen / Exposé Paar genutzt.

Im Beispiel setzen wir noch den Haken bei “Automatisch beantwortete E-Mails in den Systemordner “Portalanfragen (beantwortet)” und “Portalanfragen (unbeantwortet)” verschieben.”, dann ist der Eingang immer aufgeräumt.

Alternativkonfiguration

Keine Antwort ist als Minimalkonfiguration möglich.

Sie können die Gültigkeit der Anfrage ändern, der Minimalwert ist 3 Tage.

Sie können die beantworteten Portalanfragen und die unbeantworteten in eigene Unterordner verschieben lassen oder nur eine von beiden oder keine verschieben lassen, das ist abhängig von Ihrer Arbeitsweise.

Es klappt nicht wie gewünscht?

Wenn keine Antwort verschickt wird, kann es sein, dass die Antwort des Interessenten nicht innerhalb der eingestellten Zeit erfolgte oder die Immobilie zu keinem der hinterlegten Fälle (aus Grundeinstellungen >> Allgemein >> Portalanfragen) für die Antwort passt.

Bitte prüfen Sie auch, ob unter “Aktive Postfächer” ein Warndreieck gezeigt wird. Bitte prüfen Sie den Text der Warndreiecke in dem Sie darauf klicken. Es könnte ein Problem mit dem Benutzer oder dem Ausgangspostfach vorliegen.

Eine weitere Möglichkeit ist, dass der gewählte Portalfilter nicht der gewünschte ist. Sie können den Portalfilter aus den vorhandenen Anfragen des Portals auslesen, wenn Sie in einer Portalanfragemail oben im Header “Weitere Informationen anzeigen” anklicken, wird der Name des Portalfilter bei “E-Mail-Filter:” angezeigt.

In seltenen Fällen kann der Ordner “Portalanfragen (beantwortet)” fehlen. Bitte melden Sie sich dann beim onOffice Support.

Im letzten Teil wird festgelegt, was mit Ausnahmen geschehen soll. Im Beispiel sollen Ausnahmen als Aufgabe an den Betreuer der Immobilie gehen.

Hier ist ganz wichtig: Eine Ausnahme ist kein Fehler, sie legt fest, wann die automatische Verarbeitung abgebrochen werden soll. Ob dann zur schnelleren Reaktion eine Aufgabe erstellt werden soll, können Sie hier festlegen.

Im Beispiel setzen wir nur ein Häkchen bei “Individuelle Bemerkungen/Fragen in der Anfrage, damit wir auf Fragen reagieren können. Dabei werden nur Anfragen erfasst, bei denen über den Standardtext des Portals hinaus der Interessent eine Frage mitgegeben hat.

Auch eine Adressdublette wird ebenfalls als Ausnahme aktiviert, da wir das Anlegen einer Aufgabe für Ausnahmen anhaken. Das kann nicht getrennt werden. 

Bitte denken Sie daran, die Dublettenprüfung geschieht anhand der Kriterien in Schritt 3.1 und unterscheidet sich von der Dublettenprüfung, die Sie in onOffice enterprise editon vornehmen können.

Als Empfänger der Aufgabe legen wir den Betreuer der Immobilie fest, als Aufgabenart nehmen wir ToDo (Sie können eigene Arten definieren und hier auswählen).

Alternativkonfiguration

Wenn es keine Ausnahmen geben soll, dann müssen Sie hier nichts anhaken.

Ob Sie bei einigen Immobilien statt einer direkten Antwort noch weitere Aktionen benötigen (“Ausgewählte Immobilien” (nach Aktivierung dieser Option, wird den technischen Angaben der Immobilie die Option “Anfrage nicht automatisch beantworten” hinzugefügt)), können Sie passend zu Ihrem Workflow konfigurieren.

Um nur einige Adressen wie zum Beispiel Expsoésammler von der automatischen Verarbeitung auszuschließen, können Sie die Option “Ausgewählte Adressen” nutzen.  Ähnlich den “Ausgewählte Immobilien” können Sie dann in der Administration eine Checkbox in der Kategorie “Verwaltung” aktivieren um gezielt Adressen auszuschließen. 

Wenn alle Anfragen von bekannten Interessen nicht beantwortet werden sollen, können Sie die Option “E-Mail Adresse ist im System bekannt (Aktivierung nicht empfohlen!)” aktivieren.

Ob und wer die Aufgabe bei Ausnahmen bekommen soll ist ebenso vom Workflow abhängig. Die Aufgabenart kann eine individuelle sein, dass ermöglicht z.B. Statistik-Auswertungen oder automatische Prozesse mit dem Prozessmanager.

Es klappt nicht wie gewünscht?

Die definierten Ausnahmen greifen nicht oder führen nicht zu einer Aufgabe?

Bitte kontrollieren Sie nochmal, ob die Bedingungen für die Ausnahmen erfüllt sind und Sie auch die erstellte Aufgabe für den entsprechenden Benutzer sehen dürfen.

Bitte kontrollieren Sie, ob der Hauptbenutzer des Eingangspostfaches (siehe Punkt 2.1) Leserecht auf die Immobilien / Adressen besitzt, für die Ausnahmen gelten sollen.