Umschalter Anfragenmanager Betrieb
Alles was automatisch geht ist schön, aber wenn es mal nicht klappt … – daher sollten Sie auch die Arbeit des Anfragenmanager kontrollieren.
Zuschauen können wir dem Anfragenmanager in dem / den festgelegten Postfächern und über das Anfragenmanager-Widget für das Dashboard.
Bitte denken Sie daran, nach dem Einrichten und nach Änderungen des Anfragenmanagers senden Sie Testanfragen von Ihrer Webseite / den gewünschten Portalen und kontrollieren Sie die verschickten E-Mails.
Schauen wir zuerst auf das Postfach, das für die Anfragen genutzt wird. Keine Angst, wenn Sie im Postfach für die Anfragen auf eine ungelesene Mail klicken wird die automatische Verarbeitung nicht unterbrochen.
Bitte denken Sie daran, der Anfragenmanager verarbeitete nur Anfragen, die nach seiner Einrichtung / der letzten Änderung eingetroffen sind.
Im Posteingang finden Sie Portalanfragen, dass sind die E-Mails mit einem Sternchen. Je nach Konfiguration sind die E-Mails in den entsprechenden Unterordnern “Portalanfragen (beantwortet)” bzw. “Portalanfragen (unbeantwortet)”.
Je nach Status der Verarbeitung ist die Farbe der Sterne unterschiedlich.
Es gibt 2 Fälle, in denen Sie ein Blick in die E-Mail werfen sollten.
Zum einen bei Anfragen mit rotem Stern . Hier sollten Stichproben reichen, wenn Sie in Teil 4 für Ausnahmen das Anlegen einer Aufgabe aktiviert haben. Dann sollten alle abgebrochenen Anfragen auch über die Aufgabe einen geregelten Weg der weiteren Bearbeitung besitzen.
Ansonsten sollte Sie sich Datum und Uhrzeit der E-Mail notieren und im Anfragenmanager-Widget nach der Anfrage suchen, dort sind weitere Details zu finden.
Zum anderen bei Anfragen mit schwarzem Stern . Prüfen Sie bitte zuerst das Datum und die Uhrzeit im Posteingang, wenn es mehr als eine Stunde zurück liegt, öffnen Sie die Mail und kontrollieren das Portal bzw. den Portalfilter, indem Sie oben im Header „Weitere Informationen anzeigen“ anklicken, und den Name des Portalfilter bei „E-Mail-Filter:“ mit denen in der Liste der “Aktiven Portal” (siehe Teil 2.2 ) vergleichen. Bitte kontrollieren Sie auch, ob die angefragte Immobilie vorhanden, aktiv und sichtbar für den Hauptbenutzer des Postfaches (Siehe Teil 2.1) ist.
Hier eine Liste der Farben und Status der Portalanfragen in einem Postfach für den Anfragenmanager (die allgemeine Variante für Portalanfragen gibt es hier):
- schwarze Sterne zeigen eine Portalanfrage, die auf Ihre Verarbeitung wartet
- orange Sterne zeigen eine Portalanfrage, bei denen auf eine Bestätigung oder Adressangaben durch den Interessenten gewartet wird.
- grüne Sterne zeigen eine Portalanfrage, die bearbeitet wurde und denen eine Adresse zugeordnet wurde.
- blaue Sterne zeigen eine Portalanfrage, die beantwortet wurde.
rote Sterne zeigen eine Portalanfrage deren Verarbeitung abgebrochen wurde.
Anfragen, die der Anfragenmanager bearbeitet, können in einem Widget im Dashboard angezeigt werden.
Sie können einen eigenen Reiter “Anfragenmanager” im Dashboard einrichten und dort das Widget wie gewohnt hinzufügen, am besten 4 mal, dann können Sie für die unterschiedlichen Status der Anfragen ein eigenes Widget nutzen.
Konfigurieren können Sie die Widgets über das Schraubenschlüssel-Symbol im Widget-Rahmen.
Im ersten Widget sehen Sie die aktuellen in Arbeit befindlichen Anfragen (Bitte setzen Sie ein Häkchen bei “Ausgewählte Status verbergen” Abgeschlossen und Automation abgebrochen und Anfrage abgelaufen), im 2. die abgelaufenen Anfragen (Bitte setzen Sie bei “Ausgewählte Status verbergen” alle Häkchen bis auf Anfrage abgelaufen) im 3. die abgebrochenen Anfragen (Bitte setzen Sie bei “Ausgewählte Status verbergen” alle Häkchen bis auf Anfrage abgebrochen) und im 4. die abgeschlossenen Anfragen (Bitte setzen Sie bei “Ausgewählte Status verbergen” alle Häkchen bis auf Anfrage abgeschlossen).
Wenn Sie allen festgelegten Postfächern für den Anfragenmanager zugeordnet sind, sehen Sie auch alle Anfragen in der Liste – ansonsten sehen Sie nur die, deren Postfächer Sie zugeordnet sind. Das könnten z.B. bei Gruppen die für Ihre Bürogruppe sein.
Sie können die angezeigten Postfächer über die Widgetkonfiguration ändern.
In der Onlinehilfe für den Anfragenmanager finden Sie ein Beschreibung des Anfragenmanager-Widget und Status sowie der Informationen zu den Anfragen, die über die Lupenansicht möglich sind.
Was tun, wenn es nicht klappt? Hier ein paar erste Anlaufstellen für die Kontrolle.
- Anfragen werden bei der Bearbeitung abgebrochen
-> Schauen Sie bitte im Anfragenmanager-Widget in der Lupenanasicht nach den Details der Fehlermeldung. Je nachdem, zu welchem Teil der Konfiguration der Abbruch gehört, schauen Sie bitte dort unter “Es klappt nicht wie gewünscht?”. - Es werden nicht so viele Anfragen / keine Anfragen verarbeitet
-> Als erstes schauen Sie bitte in das Postfach, das der Anfragenmanager bearbeiten soll. Bitte prüfen Sie die E-Mails mit einem schwarzen Stern, die älter als eine Stunde sind. Öffnen Sie bitte die Mail und kontrollieren das Portal bzw. den Portalfilter, indem Sie oben im Header „Weitere Informationen anzeigen“ anklicken, und den Name des Portalfilter bei „E-Mail-Filter:“ mit denen in der Liste der “Aktiven Portale” (siehe Teil 2.2 ) vergleichen. Bitte kontrollieren Sie auch, ob die angefragte Immobilie vorhanden, aktiv und sichtbar für den Hauptbenutzer des Postfaches (Siehe Teil 2.1) ist.
Wenn das alles richtig aussieht prüfen sie bitte den nächsten Punkt. - Bitte öffnen Sie die Konfiguration des Anfragenmanager (Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Automatisierung >> Anfragenmanager) und prüfen, ob Warndreiecke vorhanden sind. Speziell bei den “Aktiven Postfächer”.
Mit einem Klick auf das Warndreieck wird der entsprechende Hinweis angezeigt. Bitte beheben Sie die Ursache.
Achtung zum Öffnen der Grundeinstellungen sind extra Benutzerrechte nötig, bitte fragen Sie gegebenenfalls ihren Administrator.