Grupos

Sin embargo, el uso de grupos requiere una comprensión firme de los entornos relativamente complejos. Los errores cometidos en este contexto pueden cambiar la configuración completa de su software.

Si desea utilizar grupos en su edición empresarial de onOffice, le recomendamos encarecidamente que hable previamente con nuestro servicio de asistencia sobre el sistema.

Uso de grupos

Con los grupos se trazan las estructuras organizativas o la distribución geográfica de las oficinas. Para ello, se crean grupos de oficinas y grupos de regiones. Para tareas especiales, puede crear grupos adicionales que no estén vinculados a la estructura jerárquica de región y oficina.

Grupos – Ajustes

Si un usuario está en un grupo, los ajustes / valores, como portales compartidos o impresión, se toman del grupo de oficina. Si no hay valores almacenados allí, se utilizan los datos del grupo de regiones superiores y, alternativamente, los de los ajustes básicos.

Para determinar fácilmente qué ajustes se aplican a un usuario, éste puede ser miembro de un solo grupo de oficina. Sólo se pueden añadir grupos y no usuarios a un grupo de regiones.

En los grupos, determinados usuarios se definen como jefes de grupo. Así, por ejemplo, podrán ver y modificar la configuración de su propio grupo de oficinas, aprobar las vacaciones de los miembros del grupo, etc.

Grupos – Asignación de derechos

Además de los ajustes individuales de los grupos de oficinas, hay otra gran área a la que afectan los grupos de oficinas y regiones: los derechos sobre los registros.

Puede utilizar los derechos de usuario para otorgar a una oficina o a toda una región, por ejemplo, derechos de lectura sobre las propiedades.

Ejemplo: Si el responsable de inmuebles es miembro del grupo de oficinas Grupo1 y los miembros del grupo de oficinas tienen la entrada “Grupo de oficinas” como permiso de lectura para propiedades, entonces todos los usuarios de esta oficina pueden ver la propiedad.

Si el grupo 1 y el grupo 2 pertenecen al grupo de regiones región 1, los miembros del grupo 2 también pueden acceder a la propiedad del grupo 1 con el derecho de usuario “grupo de regiones”.

El responsable de un inmueble o contacto es la autoridad competente para estos derechos. En el caso de tareas, proyectos, procesos, etc., es el encargado/responsable.

Grupos – Otros

Si se necesitan grupos adicionales para determinadas funciones o una mayor estructuración, pueden crearse grupos “sin tipo”. En estos grupos NO se pueden almacenar ajustes ni valores. Los grupos “sin tipo” tampoco pueden seleccionarse al asignar derechos a un conjunto de datos.

De este modo se evita un conflicto con los datos de los grupos de oficinas. Por lo tanto, un usuario puede estar en cualquier número de grupos sin necesidad de un tipo.

Estos grupos pueden seleccionarse en la responsabilidad de, por ejemplo, tareas o en citas como todos los demás grupos.