Acción distribuidor de leads (Clientes potenciales)

Por regla general, para que un usuario pueda recibir un lead, debe tener asignado un contacto en su registro de usuario. Después, se asigna al registro de direcciones el tipo de contacto “usuario del sistema”.

El grupo de posibles asesores puede seleccionarse especificando las personas de contacto en la propiedad (selección “Todas las personas de contacto de las propiedades”) o se toman los asesores de un grupo de oficinas / regiones. En el caso de la primera, los registros de contactos de los asesores previstos deben asignarse entonces a la propiedad como personas de contacto.

La selección puede limitarse aún más seleccionando un tipo de contacto. El registro de contacto vinculado al registro de usuario del responsable debe tener entonces el tipo de contacto de usuario del sistema y el tipo de contacto seleccionado.

La carga de trabajo del asesor se determina en función del número de actividades con el tipo de acción seleccionado aquí. Este tipo de acción debe haber sido creado por usted con antelación.

El objetivo es que cada asesor reciba una carga de trabajo del 100% y que las solicitudes se distribuyan entre los asesores. Para garantizar que no se pierda ninguna solicitud, puede alcanzarse una carga de trabajo superior al 100%.

En el caso de un registro de contacto existente, el cliente se asigna preferentemente a su responsable -o a una persona de contacto anterior del contacto, en caso de que la persona de contacto actual no esté disponible-. 
Esto significa que un responsable puede recibir un lead aunque ya se le hayan asignado más leads que a sus colegas o su carga de trabajo ya haya sido sobrepasada.

Si sólo se desea equilibrar la distribución en la propiedad correspondiente, active la casilla de verificación en “Contabilizar sólo las actividades en la propiedad vinculada”.

La carga de trabajo se considera por mes y se distribuye entre los asesores disponibles en ese momento.

Para la Carga de trabajo en % se aplica lo siguiente:
[Carga de trabajo %] = [Carga de trabajo] / [objetivo de Carga de trabajo] * 100

Con la carga de trabajo estándar, se cuenta el número de clientes potenciales asignados y el objetivo es idéntico para todos los asesores. La cifra introducida es la directriz mensual.

Si hay que definir diferentes números de clientes potenciales para los asesores, hay que crear un campo aparte en los registros de datos de contactos asignados a los usuarios, en el que se almacenará el número.

¿Recibe el asesor leads en vacaciones o no? Si la casilla está marcada, no recibirá ningún leads. Para que no se le acumulen las tareas tras su regreso hasta que haya alcanzado una carga de trabajo análoga a la de sus colegas, se le añade un factor de compensación. Se basa en la media de las solicitudes recibidas.

Para asegurarse de que un cliente potencial no vaya a un asesor que pronto no estará disponible, puede introducirse aquí el número de días correspondiente.

Basándose en las normas anteriores, se asigna el cliente a un asesor. Además, para no confrontar repetidamente a los clientes existentes con nuevos contactos, en este punto se incorporó un algoritmo de priorización en la distribución de clientes potenciales:  A una dirección existente que ya cuenta con uno (o más) asesor(es) y que realiza una nueva solicitud se le asigna el asesor actual como prioridad o, en segundo lugar, otro responsable conocido previamente como asesor – si son elegibles para la distribución de clientes.

NOTA:
Esto se aplica especialmente a los nuevos clientes a los que el gestor de solicitudes ya ha asignado un responsable antes del inicio del proceso de distribución de leads. Tenga en cuenta a la hora de configurar el gestor de solicitudes, hay que asignar un usuario para el buzón del que proceden las solicitudes, que no puede ser asesor.

También puede especificar aquí cuándo el asesor seleccionado que recibe un cliente se introduce también como responsable del contacto.

• Sobrescribir siempre responsable; El responsable especificado anteriormente se establece siempre como responsable del contacto. Esto NO anula la asignación prioritaria del cliente a un asesor como responsable.
• Si aún no hay ningún responsable; El asesor sólo se convierte en responsable del contacto si aún no tiene ningún responsable. Si, por ejemplo, se introduce como responsable a un usuario que no pertenece al grupo de responsables, el responsable del contacto permanece sin cambios
  El cliente también se contabiliza sin establecer al responsable. En este caso, asegúrese de que todos los posibles asesores puedan ver también los registros de datos de contactos correspondientes.

Para garantizar que no se pierda ninguna consulta, se envía un correo electrónico a la dirección almacenada aquí si no se puede identificar a ningún asesor para una consulta o si hay otro problema.

Con el fin de llevar un seguimiento, también se envía a esta dirección un correo electrónico con los detalles de la asignación para cada asignación principal.

Aquí en el distribuidor de leads no debe realizar ningún cambio. Aquí deben seleccionarse siempre “Asignar propiedad relacionada con el proceso” y “Asignar contacto relacionado con el proceso”.

En general, a través de estos dos símbolos se decide a qué propiedad o contacto se refiere este paso del proceso. Las anotaciones de actividades en el libro del agente se realizarán entonces en estos registros.