KI-Telefon-Agent – KI-Telefon-Agent

Schnellstart: Ihr KI-Telefonagent in 7 Schritten

Herzlich willkommen bei KI Telefonagent! Diese Anleitung führt Sie durch die 7 essenziellen Schritte, um Ihren intelligenten Assistenten in Rekordzeit startklar zu machen. Nehmen Sie sich 10 Minuten Zeit – es lohnt sich!

Schritt 1: Service starten und Tarif wählen

Der erste Schritt beginnt direkt in Ihrer gewohnten onOffice-Umgebung. Nach der Freischaltung im Marketplace rufen Sie unseren Service auf, indem Sie zu Adressen navigieren, einen beliebigen Kontakt öffnen und im unteren Aktionsmenü auf KI Telefonagent klicken. Sie landen direkt in unserem Onboarding, wo Sie den passenden Tarif für Ihr erwartetes Anrufvolumen auswählen. Dieser Schritt stellt sicher, dass Ihr Agent von Anfang an die richtigen Kapazitäten für Ihr Geschäft hat.

Info: Bei der ersten Buchung fällt eine einmalige Setup-Gebühr an. Diese deckt die gesamte Onboarding ab und wird bei zukünftigen Tarifwechseln nicht erneut berechnet.

Schritt 2: Ihren ersten Agenten erstellen

Nach der Tarifwahl ist es Zeit, Ihren digitalen Mitarbeiter zum Leben zu erwecken. Anstatt bei null anfangen zu müssen, bieten wir Ihnen Agentenrollen an – das sind vorkonfigurierte Vorlagen für typische Aufgaben wie z.B. „Lena – Rezeption“. Wählen Sie die Rolle, die am besten zu Ihren Zielen passt. Dies spart Ihnen wertvolle Einrichtungszeit, da alle grundlegenden Fähigkeiten und Gesprächsabläufe bereits hinterlegt sind. Nach der Auswahl wird Ihr Agent im Hintergrund automatisch eingerichtet.

Schritt 3: Agenten-Einstellungen öffnen

In der Übersicht „Meine Agenten“ sehen Sie nun Ihren neuen Mitarbeiter. Eine pulsierende blaue Wolke signalisiert, dass die Einrichtung noch läuft. Sobald diese verschwindet, ist der Agent bereit.. Klicken Sie jederzeit auf „Bearbeiten“, um das Kontrollzentrum Ihres Agenten zu betreten. Hier passen Sie die Persönlichkeit, die Fähigkeiten und das Wissen Ihres Agenten im Detail an.

Schritt 4: Wichtig: Fallback-Mitarbeiter festlegen

Dies ist der wichtigste Schritt für einen reibungslosen Betrieb. Ein Fallback-Mitarbeiter ist Ihr Sicherheitsnetz. Wenn der KI-Agent einen Termin vereinbart oder eine Aufgabe erstellt, aber aus dem Gespräch nicht eindeutig zuordnen kann, für welchen Mitarbeiter diese ist, wird sie automatisch diesem festgelegten Fallback-Kontakt zugewiesen. So stellen Sie sicher, dass keine wertvollen Anfragen oder Termine verloren gehen.

Navigieren Sie zum Reiter „Aktionen“ und wählen Sie bei den Modulen „OnOffice-Aufgabe erstellen“ und „OnOffice Kalender-Termine“ einen entsprechenden Mitarbeiter aus dem Dropdown-Menü aus.

Schritt 5: Den Agenten mit Wissen füttern

Ein intelligenter Agent ist nur so gut wie sein Wissen. Damit er spezifische Fragen zu Ihrem Unternehmen beantworten kann (z.B. zu Öffnungszeiten, Team-Mitgliedern oder Serviceangeboten), müssen Sie ihm diese Informationen zur Verfügung stellen. Wechseln Sie zum Reiter „Wissensdatenbank“ und klicken Sie auf „+ Quelle hinzufügen“. Fügen Sie hier die Links zu den wichtigsten Seiten Ihrer Webseite (z.B. „Über Uns“, „Leistungen“, „Kontakt“) oder laden Sie relevante PDFs hoch.

Pro-Tipp: Fügen Sie nicht nur Ihre Startseite hinzu, sondern die direkten Links zu den relevanten Unterseiten. Je präziser die Quellen, desto genauer die Antworten des Agenten.

Schritt 6: Agenten anrufen und den Erfolg live erleben

Jetzt wird es spannend: der Praxistest! Oben auf der Einstellungsseite sehen Sie die Telefonnummer Ihres Agenten. Rufen Sie diese Nummer an und testen Sie die Fähigkeiten, die für seine Rolle definiert sind.

Test-Szenarien für die Rolle „Rezeption“:

    • Bitten Sie darum, ein Suchprofil für ein Haus zum kaufen in einer bestimmten Stadt anzulegen.
    • Fragen Sie nach einem Beratungstermin für den Verkauf einer Immobilie
    • Stellen Sie eine Frage, deren Antwort in der Wissensdatenbank hinterlegt ist 
(z.B. „Wer ist der Ansprechpartner für Gewerbeimmobilien?“).

Prüfen Sie anschließend die Ergebnisse direkt in onOffice: Wurde der Kontakt aktualisiert? Ist das Suchprofil angelegt? Steht der Termin im Kalender? Ist eine Aufgabe angelegt worden? Funktioniert die Weiterleitung der Gespräche?

Schritt 7: Detailkonfiguration & weitere Schritte

Herzlichen Glückwunsch! Ihr KI-Telefonagent ist nun voll funktionsfähig und erledigt seine ersten Aufgaben. Sie haben die Grundlage für eine massive Effizienzsteigerung geschaffen.

Die hier gezeigten Schritte decken die Inbetriebnahme ab. Die wahre Stärke des Agenten liegt jedoch in der Detailanpassung. Sie können die Stimme weiter verfeinern, Gesprächsabläufe im „Prompt“ anpassen oder viele weitere Aktionen hinzufügen. Für eine detaillierte Anleitung zu allen fortgeschrittenen Möglichkeiten empfehlen wir Ihnen unsere vollständige Softwaredokumentation.