Gruppen

Die Nutzung von Gruppen erfordert ein sicheres Verständnis der relativ komplexen Einstellungen. Fehler, die in diesem Zusammenhang gemacht werden, können die kompletten Einstellungen Ihrer Software verändern.

Wenn Sie in onOffice enterprise Gruppen einsetzen wollen, empfehlen wir dringend, vorher mit unserem Support über das System zu sprechen.

Einsatz von Gruppen

Mit Gruppen bilden Sie Ihre Organisationsstrukturen oder geografische Verteilungen der Büros ab. Dazu erstellen Sie Bürogruppen und Regionengruppen. Für besondere Aufgaben können Sie weitere Gruppen anlegen, die nicht an die hierarchische Struktur von Region und Büro gebunden sind.

Gruppen – Einstellungen

Es gibt eine feste Reihenfolge, in der Einstellungen für Mitglieder von Gruppen ausgelesen werden.

Ist ein Benutzer in einer Gruppe, dann werden die Einstellungen / Werte, wie freigegebene Portale oder Impressum, aus der Bürogruppe entnommen. Sollten dort keine Werte hinterlegt sein, werden die Daten der übergeordneten Regionengruppe und alternativ die aus Grundeinstellungen genutzt.

Zur einfachen Festlegung, welche Einstellungen für einen Benutzer gelten, kann er ausschließlich in einer Bürogruppe Mitglied sein. Einer Regionengruppe können nur Gruppen und keine Benutzer hinzugefügt werden.

In den Gruppen werden bestimmte Benutzer als Gruppenleiter definiert. Diese können dann z. B. die Einstellungen der eigenen Bürogruppe einsehen und ändern, können Urlaubsgenehmigungen für Gruppenmitglieder vornehmen, etc.

Gruppen – Rechtevergabe

Neben den individuellen Einstellungen für Bürogruppen gibt es noch einen weiteren großen Bereich, auf den sich Büro- und Regionengruppen auswirken: die Rechte auf Datensätze.

Über die Benutzerrechte können Sie einem Büro oder einer ganzen Region z. B. Leserechte auf Immobilien geben.

Beispiel: Wenn der Immobilienbetreuer Mitglied der Bürogruppe Gruppe1 ist und die Mitglieder der Bürogruppe haben bei Immobilien als Leserecht den Eintrag „Bürogruppe“ stehen, dann können alle Benutzer aus diesem Büro die Immobilie sehen.

Wenn nun Gruppe1 und Gruppe2 zur Regionengruppe Region1 gehören, dann kann mit dem Benutzerrecht „Regionengruppe“ auch den Mitgliedern aus Gruppe2 Zugriff auf die Immobilie der Gruppe1 gegeben werden.

Für diese Rechte ist der Betreuer einer Immobilie bzw. Adresse maßgebend. Bei Aufgaben, Projekten, Prozessen etc. ist es der Bearbeiter / Verantwortliche.

Gruppen – weitere

Falls für bestimmte Funktionen oder weitere Strukturierungen zusätzliche Gruppen nötig sind, kann man Gruppen „ohne Art“ anlegen. In diesen Gruppen können KEINE Einstellungen und Werte hinterlegt werden. Auch bei der Rechtevergabe an einem Datensatz können Gruppen „ohne Art“ NICHT ausgewählt werden.

Dadurch wird ein Konflikt mit Daten aus Bürogruppen verhindert. Ein Benutzer kann daher in beliebig vielen Gruppen ohne Art sein.

Diese Gruppen können bei der Verantwortung von z. B. Aufgaben oder in Terminen wie auch alle anderen Gruppen ausgewählt werden.