Revisionssichere Mailarchivierung

Allgemeines

Die revisionssichere Mailarchivierung erstellt eine Kopie aller eingehenden und ausgehenden E-Mails inklusive der E-Mails innerhalb des Hauses. Die Archivierung erfolgt ausschließlich für E-Mails, die ab dem Zeitpunkt der Aktivierung ein- und ausgehen.

Die Archivierung erfolgt auf Servern innerhalb der onOffice GmbH und nutzt die Software Benno MailArchiv.

Voraussetzungen

Die revisionssichere Mailarchivierung kann nur erfolgen, wenn der E-Mailserver von der onOffice GmbH betrieben wird und gilt dann für alle E-Mailpostfächer dieser Domain – also alle E-Mail-Adressen, bei denen der Teil nach dem “@” gleich ist. Bei Fragen zum Umzug der E-Mailpostfächer zu onOffice kontaktieren Sie bitte Ihren vertrieblichen Ansprechpartner.

Zugang zum Archiv

Für den Zugang zum Archiv ist ein eigenes, administratives Benutzerrecht (Zugriff auf externes E-Mail-Archiv) nötig, dass Sie nur an ausgesuchte Benutzer vergeben sollten.
Mit diesem Recht kann der Benutzer aus seinem Postfach heraus das Mailarchiv öffnen und durchsuchen. Dabei hat er Zugriff auf alle Postfächer, denen er zugeordnet ist.
Über die E-Mailverwaltung in den Grundeinstellungen kann ein Benutzer mit diesem Recht alle Postfächer einsehen.

Die archivierten E-Mails können Sie jederzeit über den Quicksearch öffnen. Auf Reiter E-Mail wird Ihnen unter “Detailsuche” und “Detailfilter” “Zugang E-Mail Archiv” angezeigt.

Auch wenn ein Postfach in enterprise gelöscht wird, bleiben die zugehörigen E-Mails im Mailarchiv erhalten. Sollten noch E-Mails auf die nun nicht mehr aktive Mailadresse eingehen, werden diese nicht mehr im Archiv abgelegt.

Nutzung des Mailarchivs

Innerhalb des Mailarchivs können Sie nach E-Mails suchen, dabei können mit der “erweiterten Suche” auch komplexe Suchaufträge erstellt werden. Details zu Nutzung finden Sie in der Anleitung Benno MailArchiv 2.0 Tutorial: E-Mails schnell und einfach finden des Herstellers.