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Einstieg

Grundeinrichtung

Mit der Grundeinrichtung wird die Basis für das einfache und schnelle Arbeiten gelegt, sowie die Angaben rund um Impressum / Signatur, Widerruf und DSGVO hinterlegt.

Grundeinstellungen

Der größte Teil wird in den Grundeinstellungen durchgeführt. Öffnen Sie dazu bitte im Menü Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen. Hier finden Sie die unten aufgeführten Tabs. Daneben gibt es noch weitere Tabs, eine Erklärung zu allen finden Sie in den Einstellungen.

Es kann sein, dass Sie schon an verschiedenen Stellen auf das Ausfüllen der Grunddaten hingewiesen worden sind. Neben den rechtlichen Aspekten gibt es einige Stellen, an denen diese Daten den genutzt werden, daher wird hier nochmals darauf eingegangen.

Wird zum Beispiel bei einer Immobilie kein Ansprechpartner verwendet, werden die Kontaktdaten aus den Grunddaten in Exposés genannt oder zum Portal übertragen.

Auch beim Anlegen von neuen Benutzern werden die Grunddaten in diese übernommen.

Für die Standardsignatur bei E-Mails werden ebenfalls die Grunddaten genutzt.

Grunddaten eingeben

Stammdaten / Impressum

Bitte geben Sie hier die entsprechenden Daten ein.

Merkmale / CI

Um Ihre Kommunikation noch individueller zu gestalten, haben Sie die Möglichkeit, Ihr Firmenlogo und Ihre Firmenfarben hier zu hinterlegen. 

Rechtshinweise hinterlegen

Der hier eingetragene Rechtshinweis kann in den Exposés dargestellt werden und kann außerdem per Makro _mdtrechtshinweis in jede gewünschte Vorlage eingebunden werden.

AGBs hinterlegen

Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre AGB´s als PDF-Dokument hochzuladen. Diese AGB’s werden dann bei der Adressvervollständigung, Widerruf etc. genutzt. Für den Widerruf können Sie noch weitere Einstellungen für die AGB’s konfigurieren.

Die Handhabung des Widerrufs ist komplex, genauso wie das Thema selbst. Wir haben eine allgemeine Anleitung für den Widerruf und seine Nutzung in onOffice enterprise edition.

Die Anpassung der Basistexte im Tab „Widerruf“ und welche der Textbausteine Sie nutzen wollen muss von Ihnen selbst vorgenommen werden.

Hinweis:

Wir können für den Gebrauch der Vorlage keine Gewähr auf Rechtssicherheit geben. Wir bitten Sie um Verständnis, dass wir als Unternehmen keine verbindliche Rechtsberatung geben können.

Das Thema DSGVO ist noch schwieriger als der „Widerruf“. onOffice unterstützt Sie auch hierbei. In den Hilfeeinträgen zu Adressen finden Sie ein Überblick.

Bitte prüfen Sie die Texte und Einstellungen zur DSGVO und passen diese wenn nötig an.

Hinweis:

Wir können für den Gebrauch der Vorlage keine Gewähr auf Rechtssicherheit geben. Wir bitten Sie um Verständnis, dass wir als Unternehmen keine verbindliche Rechtsberatung geben können.

Die Einrichtung Ihrer E-Mails unterscheidet sich dadurch, ob Sie bereits existierende E-Mail-Adressen bzw. Postfächer verwenden und diese behalten möchten (importieren), oder ob Sie neue E-Mail-Adressen, die Ihnen von onOffice in beliebiger Anzahl bereitgestellt werden, nutzen möchten.

Nach dem Anlegen / Importieren müssen Sie den entsprechenden Benutzern noch Zugriff auf die Postfächer gewähren.

Detaillierte Angaben zur Verwaltung der Postfächer finden Sie hier.

Um Ihre Immobilien bei den Immobilien-Portalen zu veröffentlichen, müssen Sie die jeweiligen Portale aktivieren. Unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Portale finden Sie die Verwaltung der Portalschnittstellen. Einige kostenlose Portale sind bereits eingerichtet und aktiviert.

Zum Einrichten einer neuen Schnittstelle klicken Sie auf das Plussymbol Icon Neuer Datensatz oben rechts und wählen Sie das gewünschte Portal aus der Liste. Dabei können Sie nach Preis und Heimatland des Portals filtern.

Konfiguration der Immobilienportale

Anschließend geben Sie die dazu gehörigen FTP-Zugangsdaten ein. Diese erhalten Sie problemlos auf Anfrage beim Portalanbieter. Klicken Sie danach bitte auf die Speicherdiskette Speichern Button in der Werkzeigleiste oben links. Kann mit den Angaben eine Verbindung zum Portal erstellt werden, leuchtet der Schriftzug „FTP Verbindung in Ordnung“ in grüner Farbe auf.

Nun können Sie das Portal über die Checkbox „Aktiv“ aktivieren und nach einem erneutem Speichern in Ihren Immobilien nutzen.

Nicht immer nutzen Portale die gleichen Begriffe für die FTP-Daten, hier ein paar Beispiele:
Kunden-Nummer = Anbieter-Nummer
Host = FTP Server
Nutzer = FTP User
Kennwort = FTP Passwort

Vorlagen

In enterprise sind Mustervorlagen für die wichtigsten E-Mails und Schreiben sowie Exposés enthalten. Sie können diese an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Die Exposés im Word-Format passen Sie selbst gemäß Ihren Vorstellungen an – leicht verständliche Anleitungen unterstützen Sie dabei. Mit dem PDFdesigner können Sie auch eigen PDF-Exposés erstellen.

Anpassungen an Vorlagen und Exposés durch onOffice sind kostenpflichtig möglich, bitte kontaktieren sie dazu Ihren vertrieblichen Ansprechpartner.

Browser?

onOffice programmiert auch Browser? Nein, wir sind die Spezialisten rund um Immobilien.
Der Browser ist jedoch ihr Arbeitsgerät mit dem Sie onOffice enterprise edition nutzen – Ausnahmen sind die Nutzer der Apps .

onOffice enterprise edition nutzt Popups, daher muss in den Einstellungen für Popups eine Ausnahme für onOffice hinzugefügt werden bzw. diese allgemein erlaubt sein.

In der Anleitung ihres Browser ist der Umgang mit Popups erklärt. Für die wichtigsten Browser finden Sie hier eine kurze Anleitung.