Automatischer Exposéversand

Unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter „Automatisierung“ >> Unterreiter „Allgemein“ >> Kategorie „Automatischer Exposéversand“ nehmen Sie die grundlegenden Einstellungen vor.

Bevor die E-Mails an die Interessenten verschickt werden, müssen einige Einstellungen vorgenommen werden. Für den Versand ist es notwendig, dass die Suchprofile ,Umkreis’ oder ,Regionaler Zusatz’ als KO-Kriterium enthalten. Füllen Sie außerdem bei den in Frage kommenden Adressen und Immobilien alle Pflichtfelder aus.

Haben Sie unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> Reiter „Allgemein“ >> Kategorie „Vermarktung sperren bei“ eine der Checkboxen aktiviert? In dem Fall muss Ihre Immobilie die gewählten Optionen erfüllen, damit die Vermarktung nicht gesperrt ist. Ansonsten wird sie beim automatischen Exposéversand nicht berücksichtigt.

Über die Felder in den Grundeinstellungen konfigurieren Sie den automatischen Exposéversand.

Bitte beachten Sie die Hinweise oberhalb der Einstellungen.

Aktiviert

Mit dieser Checkbox aktivieren und deaktivieren Sie den automatischen Exposéversand.

Uhrzeit für den Versand

Dabei handelt es sich um den Zeitpunkt für den Versand der E-Mails. Die eingegebene Zeit ist der früheste Zeitpunkt, je nach Auslastung der Server kann der Vorgang auch einige Minuten dauern. Liegt die eingestellte Ausführungszeit vor der Uhrzeit des Aktivierungszeitpunktes, wird der automatische Exposéversand an diesem Tag nicht ausgeführt.

Vorlauf in Tagen

Hier geben Sie ein, wie viele Tage der Immobiliendatensatz angelegt sein soll, bevor er im automatischen Exposéversand berücksichtigt wird. So haben Sie die Möglichkeit, Ihren VIP-Kunden die Immobilie anzubieten, bevor sie für alle weiteren verfügbar sind.

Exposé-Vorlage

Wählen Sie aus, ob und welches Exposé für die Immobilien mitgeschickt werden soll. Die genaue Anzahl an Immobilien, die maximal versendet werden kann, stellen Sie unter dem Punkt „Anzahl angebotener Objekte“ ein.

E-Mail-Vorlage

An dieser Stelle legen Sie die E-Mail-Vorlage für den Versand fest. Wir empfehlen eine Mailvorlage mit dem Makro „_AutoExposeLogoutLink(x)“ anzulegen, damit sich Interessenten vom automatischen Exposéversand abmelden können. Die Anmeldung zum automatischen Exposéversand ist für Interessenten ganz einfach. Nutzen Sie dazu den Parameter „autoexpose“ oder die Checkbox „Automatischer Exposéversand“ in der Adressvervollständigung.

E-Mail-Adresse des Absenders

Das System nutzt die hier eingestellte Adresse als Absenderadresse. Wählen Sie entweder eines Ihrer Postfächer, die E-Mail-Adresse des Betreuers des Adressdatensatzes oder die E-Mail-Adresse der Bürogruppe des Betreuers. Die E-Mail-Adressen der Bürogruppen finden Sie in der Gruppenverwaltung unter Grunddaten >> Kontaktdaten der Geschäftsstelle: E-Mail.

E-Mail-Adresse BCC

Sie möchten eine Kopie der E-Mails, die per automatischem Exposéversand verschickt werden? Dann geben Sie hier eine E-Mail-Adresse an.

Anzahl angebotener Objekte

Stellen Sie hier ein, wieviele Objekte beim automatischen Exposéversand maximal angeboten werden sollen. Beachten Sie: Verwenden Sie das Makro „_agreementLink“, kann nur 1 Objekt verschickt werden. Die Anzahl wird beim Speichern der Konfiguration angepasst.

Trefferprozentzahl

Mit dieser Einstellung geben Sie an, wie genau die Immobilien auf die Suchkriterien passen müssen, damit der Interessent eine E-Mail erhält.

Adressen

Den automatischen Exposéversand für eine bestimmte Adresse aktivieren Sie im jeweiligen Adressdatensatz. Markieren Sie dazu im Reiter „Grunddaten“ in der Kategorie „Verwaltung“ die entsprechende Checkbox und prüfen Sie alle Pflichtfelder. Sollten Pflichtfelder nicht ausgefüllt sein, weist das System Sie darauf hin.

Damit der automatische Exposéversand funktioniert, muss die Adresse sowohl einen Betreuer als auch mindestens ein Suchprofil enthalten, in dem der regionale Zusatz oder eine Umkreissuche als KO-Kriterium angegeben sind. Um KO-Kriterien einzustellen, suchen Sie unter Extras >> Einstellungen >> Administration >> Tab „Suchkriterien“ das gewünschte Merkmal. Über die Checkbox „Suchkriterium“ aktivieren Sie das Feld für die Suchprofile, in der Spalte „KO“ setzen Sie dieses als KO-Kriterium.

Mit der Massenaktualisierung aktivieren Sie die Checkbox „Automatischer Exposéversand“ auch ganz einfach für mehrere Adressen gleichzeitig. Ihre Interessenten können ihr Suchprofil über die Adressvervollständigung selbständig hinterlegen und den Versand einschalten.

In Ihrer Benutzerverwaltung gibt es die Einstellung, einen Interessent nach dem Exposéversand für eine gewisse Dauer zu blocken. Ist diese Option bei Ihnen aktiv, erscheint in den Grunddaten Ihrer Adressen in der Kategorie „Kontakt“ das Feld „geblockt bis“. Hierüber stellen Sie individuell ein, bis wann eine Adresse keinen automatischen Exposéversand erhalten soll.

Immobilien

Das System berücksichtigt nur die Immobilien für den automatischen Exposéversand, die Sie aktiviert haben. Die Checkbox dafür finden Sie in den Grunddaten Ihres Immobiliendatensatzes unter „Technische Angaben“. Wie auch in der Adresse ist es notwendig, einen Betreuer festzulegen. Dieser muss jedoch nicht derselbe sein, wie in der Adresse.

Sie können über die Massenaktualisierung den automatischen Exposéversand auch für mehrere Immobilien gleichzeitig aktivieren.

Automatischen Exposéversand automatisch aktivieren

Bei neu angelegten Adressen und Immobilien soll der automatische Exposéversand immer direkt aktiviert werden?  Kein Problem! Unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer >> Benutzername >> Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, diese Einstellung für jeden Benutzer individuell vorzunehmen.

Das System erstellt zu den verschickten E-Mails automatisch eine Aktivität im Maklerbuch der Immobilien, bzw. im Aktivitäten-Reiter der Adressen. Zudem setzt es die Merkmale „Exposéversand“ und „Autoexposeversand“.

Bei Adressen ohne eine hinterlegte E-Mail-Adresse erzeugt das System einen Aktivitäteneintrag nach dem folgenden Muster:

• Art: System
• Typ: –
• Aktionsmerkmal: Autoexposéversand
• Inhalt/Bemerkung: „Exposé kann nur per Post zugesandt werden. Über den automatischen Exposéversand wurde ermittelt, dass die verknüpfte Immobilie auf die Suchkriterien des verknüpften Interessenten passt. Da beim Interessenten keine E-Mailadresse eingetragen ist, konnte das Angebot nicht zugesandt werden.“

Mit der Aktionsart und dem Merkmal lassen sich Adressfilter und Listen-Widgets einrichten. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, im Aktivitätenwidget danach zu filtern. So sehen Sie auf einen Blick, welche der Adressen nicht erreicht werden konnten und können die Erfassung der Kontaktdaten, z. B. über die Adressvervollständigung, starten.