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Rechnen mit Formeln

Verwaltung

Voraussetzung für die Berechnung ist das Aktivieren der automatischen Feldberechnung und das Hinterlegen einer Rechenformel  in der Administration.

Berechnung: Das Ergebnis einer Formel wird immer erst beim Speichern des Datensatzes berechnet. Das bedeutet, wenn Sie für ein Feld eine Formel hinterlegt haben, wird das Rechenergebnis in einem Datensatz erst dann eingetragen, wenn Sie den Datensatz erneut speichern.

Formel eingeben

Die Formeln für Felder werden in der Administration eingegeben. Mit einem Klick auf das Bearbeitensymbol Bearbeiten Symbol in der Spalte “Formel” öffnen Sie den Formeleditor. Das Symbol für die Formeleingabe wird nur für die erlaubten Feldtypen (Zahlenfelder, Checkboxen, Textfelder und individuelle Felder) angezeigt. Ist in einem Feld eine Formel hinterlegt, wird in der Übersicht das Formel-Symbol  angezeigt. Um zu erfahren Welche Formel dort hinterlegt ist, klicken Sie entweder auf das Formel-Symbol oder Sie lassen die Maus kurz über dem Symbol stehen, dann wird Ihnen die Formel als Mouseover angezeigt.

pop-up formeleingabe

Sobald eine Formel eingegeben und gespeichert wurde, erscheint neben dem Eingabefeld ebenfalls ein Formelsymbol  um kenntlich zu machen, dass eine Formel für dieses Feld existiert.

Übersicht, Löschen, Überschreiben, Editieren und Reihenfolge der Berechnung

Übersicht

Wenn Sie auf das Stiftsymbol Bearbeiten Symbol in der Spaltenüberschrift klicken, bekommen Sie eine Übersicht aller Formeln, die angelegt wurden.

Formelpopup für Adressen
Erstellte Formeln für Immobilien

Dabei werden die Formeln aller Kategorien eines Moduls (Adressen oder Immobilien) gesammelt angezeigt.

Löschen

In der Übersicht können Sie auch Formeln über das Mülleimer-Symbol Mülleimersymbol löschen. Indirekt werden Formeln gelöscht, wenn Sie ein Feld löschen, das in einer Formel verwendet wird. Beim Feldlöschen erscheint ein entsprechender Warnhinweis: “Das Feld wird in Formeln bei folgenden Feldern verwendet: xyz Beim Löschen des Feldes werden die Formeln ebenfalls entfernt.”

Überschreiben

Wenn in einem Feld, für das eine Formel hinterlegt ist, schon ein Wert hinterlegt ist, können Sie diesen Wert überschreiben lassen. Diese Einstellung können Sie über den Editierstift neben der Überschrift der Formelspalte tätigen. Das kann für jede individuelle Formel angegeben werden. Dabei werden Felder, die überschrieben werden, ausgegraut und nicht editierbar angezeigt

Standardmäßig wird die Einstellung für die Systemformeln übernommen.

Editieren

Bei Feldern, welche automatische berechnet werden, also die, die den Haken bei Überschreiben gesetzt haben, kann zusätzlich die Option Editieren angehakt werden. Dies hat zur Folge, dass dieses Feld in Immobilien oder Adressen von Ihnen editiert werden darf. Macht auf den ersten Blick keinen Sinn? Hier ein Bsp.:

Ein Interessent kauft ein Haus bei einem Makler und bezahlt die Provision in Raten. Der Makler möchte neu gezahlte Raten hinzufügen und automatisch aufsummieren lassen. Dafür fügt er das Feld “Provisionsrate” und “Summe Provision” hinzu.

Für die Summe hinterlegt er die Formel “Summe Provision = Summe Provision + Provisionsrate”. Die Provisionsrate soll aber immer wieder auf “0” gesetzt werden, nachdem der Makler die Rate eingetragen hat und die Immobilie speichert – daher muss die Option “Überschreiben” aktiv sein, um einen Eintrag im Feld Provisionsrate zu tätigen.

Reihenfolge

In einigen Fällen wird ein berechnetes Ergebnis in einer weiteren Formel genutzt. Dann ist die Reihenfolge der Berechnung wichtig. Generell gilt, Systemformeln werden immer zuerst berechnet, danach die individuell eingegebenen in der Reihenfolge, wie sie in der Übersichtsliste aufgeführt sind. Über eine Eingabe in der Spalte “Pos” können Sie die Reihenfolge ändern.

Berechnung – Wann rechnen Formeln

Damit Formeln rechnen müssen einige Voraussetzungen zutreffen.

  1. Für die Berechnung müssen alle zu berechnenden Felder in der Administration aktiviert sein.
  2. Sind Felder deaktiviert, aber ihre Werte noch in den Feldern hinterlegt, werden diese nicht zur Berechnung herangezogen.
  3. Felder, welche per Feldfilter ausgeblendet sind, egal, ob Formel oder Wert, werden zur Berechnung herangezogen.

Neuberechnung über Benutzerrecht

In den Benutzerrechten kann für Adressen und Immobilien das Recht “Neuberechnung der Formeln für alle beschreibbaren Felder” gesetzt werden. Dadurch kann der Benutzer über die Aktionenleiste Weitere Aktionen >> Neuberechnung der Felder die Ergebnisse, in einzelnen Adressen oder Immobilien, für die überschreibbaren Felder neu berechnen lassen. Händisch eingetragene Werte werden so überschrieben.

Rechnen mit Formeln