FAQ – onOffice Sync mit Outlook

FAQ Kalender

• Welche Kalender werden synchronisiert?
  Zur Auswahl stehen alle Microsoft-Kalender (auch geteilte Kalender). Es kann pro Benutzer immer nur ein Kalender synchronisiert werden. Termine werden nur mit Kalendern synchronisiert, wenn der Benutzer Zugriff auf den jeweiligen Kalender hat. Nur der angegebene Kalender wird synchronisiert.
• Ab wann werden Termine synchronisiert?
  Termine werden ab dem Zeitpunkt der Aktivierung synchronisiert. Zusätzlich gibt es die Option, vergangene Termine wahlweise 7, 30 und 60 Tage rückwirkend zu synchronisieren.
  Bitte beachten Sie, dass Microsoft für alle (auch für vergangene) Termine, die von onOffice zu Microsoft übertragen werden, erneut Termineinladungen versenden wird. Dies kann bedeuten, dass die Teilnehmer bzw. Empfänger per Mail von Microsoft über den Termin erneut informiert werden.
• Was geschieht, wenn ich Termine anlege oder ändere?
  Sobald Sie einen neuen Termin in onOffice enterprise oder im ausgewählten Microsoft-Kalender anlegen, wird dieser mit allen relevanten Feldern in das jeweils andere System synchronisiert. Änderungen am Termin werden ebenfalls in das jeweils andere System übertragen.

  Änderungen an Teilnehmern oder Adressen des Termins werden ebenfalls übertragen, z. B. wenn sich die E-Mail-Adresse eines Benutzers oder einer Adresse im Termin geändert hat. Oder wenn Benutzer aus einer Gruppe entfernt oder hinzugefügt wurden und die Gruppe im Termin als Teilnehmer verknüpft ist.

  Nach Gruppenänderungen oder Änderungen der E-Mail-Adressen werden jedoch nur Termine aktualisiert, die bereits mit Microsoft synchronisiert wurden und nur zukünftige Termine.

• Was geschieht mit gelöschten Terminen?
  Es gibt drei Fälle für den Umgang mit gelöschten und abgesagten Terminen:
  Sollten Sie einen Termin in Microsoft 365 löschen, wird dieser in onOffice enterprise auf „Abgesagt“ gesetzt. Ist der Benutzer lediglich als Teilnehmer angegeben, wird er aus dem Termin entfernt.
  Löschen Sie einen Termin in onOffice enterprise, wird dieser ebenfalls in Microsoft 365 gelöscht.
  Sollten Sie einen Termin in onOffice enterprise auf „Abgesagt“ setzen, wird dieser in Microsoft 365 ebenfalls gelöscht.
• Werden Links zu Online-Meetings im Termin übertragen?
  Ja, hinterlegte Meeting-Links werden in beide Richtungen übertragen.
  Bitte beachten Sie: für Meetings zu Microsoft Teams nutzt Microsoft spezielle Einträge in der Terminnotiz. Bitte ändern Sie die Notiz in diesen Terminen nicht, da sonst die Verbindung zu Microsoft Teams verloren geht.

• Können Serientermine und Terminwiederholungen synchronisiert werden?
  Ja, allerdings wird nur die Synchronisation von Serienterminen bzw. Terminwiederholungen unterstützt, die in onOffice enterprise abgebildet werden können. Serientermine aus Outlook mit Wiederholungen wie „Erster Freitag im Monat“ können leider nicht synchronisiert werden.

• Was passiert, wenn ich einen einzelnen Termin aus einer Serie verschiebe?
  In Microsoft 365 kann ein einzelner Termin aus einem Serientermin verschoben werden, sodass er nicht mehr zum Zeitpunkt des ursprünglichen Serientermins stattfindet. Diese Art von Terminen können wir nicht synchronisieren. Idealerweise sollte der verschobene Termin eine eigene Kennung erhalten, indem er neu angelegt wird, ähnlich wie es in onOffice enterprise geschieht, wenn ein Termin aus der Serie genommen wird.

• Berücksichtigt das System die Einstellungen für Terminerinnerungen?
  Ja, die Konfiguration für Terminerinnerungen wird in beide Richtungen übertragen.

• Wird zwischen privaten und öffentlichen Terminen unterschieden?
  Ja, die Unterscheidung zwischen privaten und öffentlichen Terminen wird synchronisiert.

• Was geschieht, wenn Gruppen als Terminteilnehmer ausgewählt werden?
  Microsoft 365 hat eine andere Logik bei der Gruppenfunktion im Vergleich zu onOffice enterprise. Wenn Sie einen Termin in onOffice enterprise erstellen und eine Gruppe als Teilnehmer hinzufügen, wird die Gruppe bei der Synchonisation nach Microsoft 365 als einzelner Benutzer / einzelne Adresseteilnehmer mit ihren entsprechenden E-Mail-Adressen angezeigt und synchronisiert. Wenn Sie einen Benutzer / Adresseteilnehmer in Microsoft 365 aus einem Termin entfernen, in onOffice enteprise jedoch noch immer die gesamte Gruppe als Teilnehmer verzeichnet ist, wird der zuvor gelöschte Gruppenteilnehmer erneut nach Microsoft 365 synchronisiert und wiederhergestellt, weil er nach wie vor Teil einer Gruppe in onOffice enterprise ist.
• Wie kann man bestimmen, wer als Terminteilnehmer übertragen wird?
  Über die Einstellung Synchronisation von Terminteilnehmern können Sie steuern, ob alle Terminteilnehmer zu Microsoft synchronisiert werden.

  Wenn Sie einen Termin ändern oder neu anlegen, versendet Microsoft automatisch Benachrichtigungs-E-Mails an die Teilnehmer des betreffenden Termins. Um dieses Verhalten zu vermeiden, bietet Ihnen diese Einstellung an, nur Sie als Ersteller des Termins zu synchronisieren.

  Sie können weiterhin Terminteilnehmer in onOffice oder Microsoft hinterlegen, jedoch wird die Synchronisierung der Terminteilnehmer ausschließlich in die Sync-Richtung von onOffice zu Microsoft unterbunden. Jeder Terminteilnehmer, der in onOffice als Benutzer hinterlegt ist, wird in Microsoft als Ersteller des Termins eingetragen.

  Möchten Sie keine automatischen Benachrichtigungsmails von Microsoft, sollten Sie diese Einstellung nicht aktivieren.

  Damit die onOffice Benutzer untereinander Ihre Termine auf Microsoft-Seite sehen können, muss jeder onOffice Benutzer die Microsoft-Outlook-Synchronisation aktiviert haben. Diese Einstellung wird nur bei neu angelegten Terminen berücksichtigt.

• Was passiert bei Termin-Duplikaten?
  Es gibt eine Duplikat-Erkennung für Termine. Mit dieser Funktion können Sie Termin-Duplikate auflösen und flexibel entscheiden, welchen Termin Sie behalten möchten. Anschließend werden danach alle Termine auf beiden Plattformen synchron gehalten.

• Werden Terminanhänge synchronisiert?
  Ja, Anhänge im Termin werden sowohl in onOffice enterprise als auch in Microsoft synchronisiert.

• Werden Terminarten übertragen?
  Nein, die Übertragung der Terminarten aus onOffice enterprise nach Outlook ist jedoch in Planung. Wir werden die Synchronisierung zu einem späteren Zeitpunkt um die Terminarten erweitern.

• Können Ressourcen von Terminen übertragen werden?
  Nein, aktuell werden Ressourcen wie Firmenfahrzeuge oder Besprechungsräume nicht an Microsoft übertragen. Die Umsetzung ist jedoch geplant, die Funktion wird also später ergänzt.

• Wie reagiert das System auf Fehler?
  Falls bei einer Synchronisation etwas Unvorhergesehenes passiert, wird dies im „Status“ festgehalten. Dieser erscheint als Icon im Termin-Pop-up oben rechts.
• Was geschieht, wenn Teilnehmer eines Termins keine E-Mail-Adresse haben?
  In Microsoft basieren alle Zuordnungen auf der E-Mail-Adresse. Daher kann Microsoft nicht damit umgehen, wenn z. B. ein Termin-Teilnehmer in onOffice enterprise ohne E-Mail-Adresse angelegt wurde oder mehrere Teilnehmer die gleiche E-Mail-Adresse haben. Solche Sonderfälle werden abgefangen und im Synchronisationsstatus des Termins ausgegeben.
• Welche E-Mail-Adresse wird für Benutzer synchronisiert?
  Falls ein onOffice Benutzer den Sync aktiv hat und Terminteilnehmer ist, wird für ihn die E-Mail-Adresse des verknüpften Outlook-Kontos zu Outlook synchronisert. Sonst wird die E-Mail-Adresse des Benutzers aus den Benutzergrunddaten genommen.
• Werden die HTML-Formatierungen aus den Terminnotizen in Outlook unterstützt?
  Nein, onOffice enterprise berücksichtigt keine HTML-Formatierungen im Notizfeld.