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onOffice Sync über Z-Push

Vorteil von Z-Push ist die einfache Konfiguration und der direkte sync der Daten. Möchten Sie nur in eine Richtung synchronisieren müssen sie den onOffice Sync über memotoo nutzen.

Damit die Synchronisation über Z-Push möglich ist, muss:

  • Das Modul Z-Push und die Nutzung von Sync für Sie aktiviert sein.
  • In den Benutzerrechten der Sync und die Nutzung von Z-Push aktiviert sein
  • In den Einstellungen des Benutzers die Nutzung von Z-Push für die einzelnen Arten aktiviert sein.

Aktuell können Adressen, Aufgaben und Termine synchronisiert werden.
E-Mails können bei onOffice generell nicht über Z-Push synchronisiert werden.

Die Einrichtung am Smartphone oder in weiteren Synczielen müssen Sie selbst vornehmen, die entsprechende Anleitung finden Sie nach den Hinweisen.

Art und Umfang der synchronisierten Daten und wie synchronisiert wird finden Sie in Einrichten in onOffice.

Sicherheitshinweis: Bitte sichern Sie auf dem Smartphone und in Microsoft Outlook ihre Daten vor der ersten Synchronisation.

Achtung, bei aktivem Sync über memotoo:

Wenn Sie bereits den Sync über memotoo nutzen, müssen Sie diesen am Smartphone  zuerst abschalten, sonst sind die Termine doppelt im Smartphone eingetragen.

Hinweise

Meist haben Sie ihr Smartphone schon länger im Einsatz, wenn Sie das erste Mal mit onOffice enterprise synchronisieren. Damit im Smartphone und auch in Microsoft Outlook keine Dubletten entstehen, empfehlen wir dort eigene Ordner bzw. Kalender anzulegen. Diese sollten als Ziel für die Synchronisation genutzt werden.

Bitte ändern Sie danach das Ziel der Synchronisation nicht mehr. Es können Daten bei der nächsten Synchronisation fehlen oder Dubletten entstehen.

Wie Sie neue Ordner und Kalender anlegen, ist je nach Gerät und Software unterschiedlich. Bitte konsultieren Sie die jeweiligen Hilfen für weitere Erklärungen.

Haben Sie bereits ähnliche Daten in ihrem Client (z.B. Microsoft Outlook oder Smartphone) wie in onOffice enterprise, löschen Sie bitte die doppelten Daten in Ihrem Client vor der ersten Synchronisation. Ansonsten entstehen Duplikate.

Einschränkungen

In diesem Abschnitt gehen wir auf nicht unterstützte Funktionalitäten und Einschränkungen ein.

Kein E-Mail-Versand aus Terminen

Der Versand von E-Mails über Z-Push wird nicht unterstützt. Das bedeutet, dass manche Kalender-Apps keine Einladungen oder Terminaktualisierungen per Mail versenden können, wenn dafür das ActiveSync-Protokoll genutzt wird. Diese Einschränkung kann auch für weiter Funktionalitäten gelten, die den Versand von E-Mails beinhalten.

Exchange-Server

Für die Synchronisierung nutzt Z-Push das ActiveSync-Protokoll für Mobilgeräte. Einige Clients, z.B Outlook unter MacOS, unterstützen dieses Protokoll nicht. Eine Synchronisierung ist mit diesen Clients leider nicht möglich.

Termin-Limits

Derzeit können maximal 500 Termine synchronisiert werden. Wenn der Client keinen Zeitraum vorgibt, werden nur Termine gesynct, die maximal einen Monat in der Vergangenheit liegen. Wir synchronisieren anstehende Termine maximal bis zu 6 Monate in die Zukunft. Diese Limitierung werden wir in Zukunft verbessern.

Achtung: Es können weitere Limitierungen durch den Client bestehen.

Telefonnummern, Faxnummern und E-Mail-Adressen

Ist eine Adresse für die Synchronisation freigegeben, kann im Pop-up für die Telefonnummern (analog Faxnummern und E-Mails) ein Feld für die Zuordnung bei der Synchronisation festgelegt werden. Z-Push unterstützt diverse Felder, die dann entsprechend auf dem Client angezeigt werden. Der Screenshot zeigt die Auswahlmöglichkeiten für Telefonnummern.

Beachten Sie: Es kann jeweils jede Auswahl nur einmal getroffen werden. Wird eine Zuordnung erneut verwendet, wird die Nummer, die bisher diese Zuordnung hatte zurückgesetzt auf „keine Zuordnung“.

Die Auswahl in der Spalte „Sync“ ist dabei völlig unabhängig davon, welchen Typ sie in der ersten Spalte ausgewählt haben.

Ändern Sie auf dem Smartphone eine Telefonnummer, wird diese Nummer in onOffice enterprise als
neue Nummer hinterlegt und mit der entsprechenden Zuordnung für die Synchronisation eingetragen.
Die alte Nummer bleibt in onOffice enterprise erhalten, wird aber nicht mehr synchronisiert.

Löschen Sie auf dem Smartphone eine Telefonnummer, wird diese beim synchronisieren in onOffice
enterprise NICHT gelöscht, sondern nur aus der Synchronisation herausgenommen.

Hinweis: Löschen Sie in einer Adresse auf dem Smartphone alle Telefonnummern (oder Faxnummern
bzw. E-Mail-Adressen), wird bei der nächsten Synchronisation von onOffice enterprise erneut das Fallback-Verhalten ausgelöst, da keine Zuordnungen mehr bekannt sind. Die aktuelle Standardnummer
wieder zum Client übertragen, sofern Sie keine neuen Telefonnummern zur Synchronisation festgelegt
haben. Möchten Sie diese Nummern wirklich löschen, muss dies in onOffice enterprise geschehen.

Termin-Sync Einschränkungen (nicht unterstützte Terminarten)

Bei der Synchronisierung von Terminen gibt es gewisse Einschränkungen, da einige mobile Geräte und
Outlook Terminoptionen unterstützen, die in enterprise nicht zur Verfügung stehen.

Folgende Terminarten (kein Anspruch auf Vollständigkeit, da Funktionalität der Clients sich ändern kann):
  • Serientermine mit definierten Wochentagen
  • Serientermine nach dem Muster (z.B. jeder x. Dienstag im Monat)

Werden inkompatible Termine über ein Endgerät eingepflegt, wird zwar ein Termin angelegt, bei diesem kann es aber zu unerwünschten Abweichungen kommen.

Für einen sauberen Sync zu onOffice sollten grundsätzlich nur Termine in den Clients angelegt werden, die auch in enterprise in dieser Form angelegt werden können.

Passwort Änderung

Sollten Sie ihr onOffice Passwort geändert haben, wird das Passwort auf den gesyncten Geräten nicht automatisch geändert. Wird der Sync, z.B. im Kalender auf ihrem Mobilgerät, angestoßen, kommt es zu einer Meldung. Wenn Sie dieser Meldung folgen, werden Sie zu den Einstellungen der Exchange-Verbindung geleitet. Dort können Sie das neue Passwort ihres onOffice-Accounts hinterlegen.
Funktioniert der Sync weiterhin nicht bzw. es kommt zu einer Meldung auf Ihrem Mobilgerät, müssen sie ihren zPush-Account freischalten. Diesen können Sie unter Extras >> Einstellungen >> Benutzer >> Benutzername >> Reiter Einstellungen über den Button „Z-Push-Zugang entsperren“ freischalten. Haben Sie diese Schritte ausgeführt sollte der Sync auf Ihrem Mobilgerät wieder problemlos funktionieren.

Bitte achten Sie darauf, dass der Schritt der Passwortänderung auf allen Geräten durchgeführt wird, da es sonst zu einer erneuten Sperrung kommen kann.

Meldung bei gesperrtem zPush-Account nach dem Login.

Fehlerhafte Anmeldedaten

Das Smartphone meldet plötzlich, dass die Synchronisierung wegen fehlerhafter Anmeldedaten nicht
möglich ist. Dafür gibt es verschiedene Ursachen.

Möglicherweise haben Sie in onOffice enterprise das Passwort neu vergeben. Wenn im Smartphone
noch die alten Zugangsdaten hinterlegt sind, funktioniert die Synchronisation wegen fehlerhafter Zugangsdaten nicht mehr. Folgendes können Sie dann tun:

Passwort ändern: Ändern Sie auf allen (!) über diesen Benutzer verbundenen Smartphones das Passwort.

Automatische Sperrung des Accounts prüfen & aufheben: Sollte immer noch die Meldung
kommen, dass die Zugangsdaten nicht stimmen, überprüfen Sie, ob der Z-Push-Zugang wegen zu häufiger Anmeldeversuche mit dem falschen Passwort automatisch gesperrt worden ist. Gehen Sie dazu
in die Einstellungen Ihres onOffice enterprise Benutzers unter „Extras > Einstellungen > Benutzer >
Benutzername > Reiter: Einstellungen“. Ist Ihr Z-Push-Zugang momentan gesperrt, erscheint dort ein
Button, mit dem Sie den Zugang wieder entsperren können. Ist dieser Button nicht sichtbar, liegt ein
anderes Problem vor.

Nachdem Sie den Button betätigt haben und der Account erfolgreich entsperrt wurde, erscheint der
folgende Text: „Ihr Z-Push Zugang wurde entsperrt!“

Beachten Sie, dass dieser Text nur temporär direkt nach dem Entsperren erscheint. Bei einem erneuten Laden der Benutzereinstellungen wird er nicht mehr angezeigt.

Zugang freigegeben: Nachdem Sie den gesperrten Zugang freigegeben haben, sollte die Synchronisation wieder funktionieren, sofern die Zugangsdaten vor der Freigabe korrigiert wurden.

Durch Wartungsarbeiten oder ein serverseitiges Software-Update kann es zu einer temporären Nichtverfügbarkeit der Synchronisationsdienste kommen. Die meisten Smartphones melden dann, dass die Zugangsdaten überprüft werden müssen, weil der Login nicht möglich ist.

Es kann aber auch vorkommen, dass der Account auf dem Smartphone stillgelegt wird, sodass ab einem
gewissen Zeitpunkt kein Versuch mehr unternommen wird, die Synchronisierung durchzuführen. Üblicherweise reicht es in einem solchen Fall, die Kontodaten ohne Änderungen an den Einstellungen erneut aufzurufen.

Bitte beachten Sie, dass eine Störung zwar immer vorübergehend ist, aber durchaus eine Zeitlang anhalten kann. Falls beim ersten Versuch, das Konto erneut anzumelden, die Fehlermeldung erneut auftritt, bedeutet das meist, dass die Störung noch anhält. In diesem Fall gedulden Sie sich bitte und warten eine Zeitlang, ehe sie es erneut versuchen.

Wenn ihr Passwort nicht abgelaufen ist, keine Software-Updates oder Wartungsarbeiten durchgeführt werden und der Zugang auch nach Ablauf einer gewissen Wartezeit (>1h) nicht möglich ist, liegt wahrscheinlich eine andere Ursache vor.

Bitte kontaktieren Sie dann unseren technischen Support.

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