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FAQ – Sincronizzazione di onOffice con Outlook

Rispondiamo alle vostre domande sulla sincronizzazione di Microsoft 365

Abbiamo raccolto le domande più frequenti e le risposte più importanti su Microsoft 365 Sync e abbiamo risposto in modo semplice.

Calendario FAQ

  • Quali calendari sono sincronizzati?
    Tutti i calendari Microsoft (compresi quelli condivisi) sono disponibili per la selezione. È possibile sincronizzare un solo calendario per utente. Gli appuntamenti vengono sincronizzati con i calendari solo se l’utente ha accesso al rispettivo calendario. Viene sincronizzato solo il calendario specificato.
  • Da quando vengono sincronizzati gli appuntamenti?
    Gli appuntamenti vengono sincronizzati dal momento in cui vengono attivati. Inoltre, è possibile sincronizzare gli appuntamenti passati in modo retroattivo per 7, 30 e 60 giorni.
  • Cosa succede quando creo o modifico un appuntamento?
    Non appena si crea un nuovo appuntamento in onOffice enterprise o nel calendario Microsoft selezionato, questo viene sincronizzato con tutti i campi pertinenti nell’altro sistema. Le modifiche vengono trasferite anche all’altro sistema.
  • Cosa succede agli appuntamenti cancellati?
    Esistono tre casi per gestire gli appuntamenti cancellati e annullati:
    Se si cancella un appuntamento in Microsoft 365, questo verrà impostato come “Annullato” in onOffice enterprise. Se l’utente è specificato solo come partecipante, sarà rimosso dall’appuntamento.
    Se cancellate un appuntamento in onOffice enterprise, sarà cancellato anche in Microsoft 365.
    Se impostate un appuntamento in onOffice enterprise su “Annullato”, sarà cancellato anche in Microsoft 365.
  • I collegamenti alle riunioni online vengono trasmessi nell’appuntamento?
    Sì, i collegamenti alle riunioni memorizzate vengono trasmessi in entrambe le direzioni.
    Tenere presente
    che per le riunioni su Microsoft Teams Microsoft utilizza voci speciali nella nota dell’appuntamento. Non modificare la nota in questi appuntamenti, altrimenti la connessione a Microsoft Teams andrà persa.
  • È possibile sincronizzare appuntamenti seriali e ripetizioni di appuntamenti?
    Sì, ma è supportata solo la sincronizzazione di appuntamenti seriali o ripetizioni di appuntamenti che possono essere mappati in onOffice enterprise. Gli appuntamenti in serie da Outlook con ripetizioni come “Primo venerdì del mese” non possono purtroppo essere sincronizzati.
  • Cosa succede se sposto un singolo appuntamento da una serie?
    In Microsoft 365, è possibile spostare un singolo appuntamento da una serie in modo che non si svolga più all’ora dell’appuntamento originale della serie. Non è possibile sincronizzare questo tipo di appuntamenti. Idealmente, all’appuntamento spostato dovrebbe essere assegnato un proprio identificatore creandolo di nuovo, in modo simile a quanto accade in onOffice enterprise quando un appuntamento viene tolto dalla serie.
  • Il sistema tiene conto delle impostazioni dei promemoria?
    Sì, la configurazione dei promemoria viene trasferita in entrambe le direzioni.
  • Viene fatta una distinzione tra nomine private e pubbliche?
    Sì, la distinzione tra nomine private e pubbliche è sincronizzata.
  • Cosa succede quando si selezionano gruppi come partecipanti a un appuntamento?
    Microsoft 365 ha una logica diversa per la funzione di gruppo rispetto a onOffice enterprise. Se create un appuntamento in onOffice enterprise e aggiungete un gruppo come partecipante, il gruppo verrà visualizzato e sincronizzato come un singolo utente/un singolo indirizzo partecipante con i rispettivi indirizzi Email durante la sincronizzazione con Microsoft 365. Se rimuovete un utente/indirizzo partecipante da un appuntamento in Microsoft 365, ma in onOffice enteprise l’intero gruppo è ancora elencato come partecipante, il partecipante del gruppo precedentemente eliminato verrà sincronizzato nuovamente in Microsoft 365 e ripristinato, perché fa ancora parte di un gruppo in onOffice enterprise.
  • Cosa succede con gli appuntamenti duplicati?
    Esiste un rilevamento dei duplicati per gli appuntamenti. Con questa funzione è possibile risolvere i duplicati di appuntamenti e decidere in modo flessibile quale appuntamento mantenere. Successivamente, tutti gli appuntamenti vengono mantenuti sincronizzati su entrambe le piattaforme.
  • Gli allegati agli appuntamenti sono sincronizzati?
    Sì, gli allegati agli appuntamenti sono sincronizzati sia in onOffice enterprise che in Microsoft.
  • Itipi di appuntamento vengono trasferiti?
    No, ma è in programma il trasferimento dei tipi di appuntamento da onOffice enterprise ad Outlook. Estenderemo la sincronizzazione ai tipi di appuntamento in un secondo momento.
  • Lerisorse possono essere trasferite dagli appuntamenti?
    No, attualmente le risorse come i veicoli aziendali o le sale riunioni non vengono trasferite a Microsoft. Tuttavia, l’implementazione è prevista, quindi la funzione sarà aggiunta in seguito.
  • Come reagisce il sistema agli errori?
    Se durante una sincronizzazione si verifica un imprevisto, questo viene registrato nello “Stato”. Questo appare come un’icona nel pop-up degli appuntamenti in alto a destra.
  • Cosa succede se i partecipanti a un appuntamento non hanno un indirizzo Email?
    In Microsoft, tutte le assegnazioni si basano sull’indirizzo Email. Pertanto, Microsoft non è in grado di gestire se, ad esempio, un partecipante a un appuntamento è stato creato in onOffice enterprise senza un indirizzo Email o se più partecipanti hanno lo stesso indirizzo Email. Questi casi speciali vengono intercettati e presentati nello stato di sincronizzazione dell’appuntamento.
  • Le formattazioni HTML delle note degli appuntamenti in Outlook sono supportate?
    No, onOffice enterprise non considera le formattazioni HTML nel campo delle note.

Contatti FAQ

  • Quali contatti vengono sincronizzati?
    I contatti di onOffice enterprise rilasciati per la sincronizzazione vengono sincronizzati. Tutti i contatti del gruppo aziendale sono sincronizzati da Outlook. Anche i permessi di lettura, cioè chi è autorizzato a vedere quale indirizzo, sono sincronizzati.
  • Cosa succede agli indirizzi che creo o modifico?
    Se un indirizzo viene creato in onOffice enterprise o in Microsoft 365, viene sincronizzato nell’altro sistema con tutti i campi pertinenti (a condizione che l’indirizzo sia abilitato alla sincronizzazione). Le modifiche vengono sincronizzate anche nell’altro sistema.
  • Cosa succede se cancello un indirizzo?
    Se un indirizzo viene cancellato, il processo viene trasferito all’altro sistema.
  • Vengono riconosciuti i duplicati degli indirizzi?
    Tutti i contatti di Microsoft 365 vengono trasferiti durante la prima sincronizzazione. Potete quindi eseguire un controllo dei duplicati in onOffice enterprise e decidere quali sono i record più aggiornati e ripulire i duplicati. In questo modo è possibile valutare in modo indipendente quali dati devono essere sovrascritti. È quindi necessario prevedere un certo tempo per il controllo dei duplicati dopo la prima sincronizzazione.

FAQ Generale

  • È supportata la sincronizzazione delle proprietà?
    No, il collegamento delle proprietà e delle loro informazioni non è sincronizzato perché Microsoft 365 non supporta questi dati.
  • In quali direzioni funziona la sincronizzazione?
    Attualmente la sincronizzazione scambia dati in entrambe le direzioni (sincronizzazione a 2 vie). La sincronizzazione in una direzione è attualmente in fase di sviluppo.
  • Cosa succede se l’accesso all’account Microsoft viene revocato?
    Se l’accesso dell’utente all’account Microsoft è stato revocato, la password è stata modificata o il calendario selezionato è stato eliminato, la sincronizzazione viene interrotta automaticamente e l’utente riceve un’Email con questa informazione.
  • La sincronizzazione interferiscecon il mio lavoro?
    Il processo di sincronizzazione avviene in background, in modo da non influenzare il lavoro.
  • I collegamenti degli indirizzi vengono presi in considerazione durante la sincronizzazione?
    Sì, il trasferimento degli indirizzi per le Email e dei partecipanti agli appuntamenti funziona in entrambe le direzioni. I partecipanti agli appuntamenti vengono creati nel software, se applicabile, se non si è ancora nel sistema. Il presupposto è che la sincronizzazione dei contatti sia attiva.
  • Posso utilizzare più strumenti per la sincronizzazione?
    No, è possibile attivare una sola sincronizzazione. Pertanto, se si utilizza Sync per Microsoft 365, non è possibile utilizzare contemporaneamente Z-Push o Memotoo.
  • Posso collegare più utenti a un account Microsoft 365?
    No, è possibile autenticare un solo utente per ogni account Microsoft 365, quindi non è possibile collegare lo stesso account Microsoft 365 ad altri utenti.
  • Microsoft Exchange è supportato?
    No, Microsoft Exchange non è supportato. La sincronizzazione funziona solo con gli account Microsoft 365. I server Exchange autogestiti non possono essere sincronizzati.
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