FAQ – Sincronizzazione di onOffice con Outlook

FAQ Calendario

• Quali calendari vengono sincronizzati?
  È possibile selezionare tutti i calendari di Microsoft (compresi i calendari condivisi). Per ciascun utente è possibile sincronizzare un solo calendario alla volta. Gli appuntamenti vengono sincronizzati con i calendari solo se l’utente dispone dei relativi permessi di accesso. Viene sincronizzato esclusivamente il calendario specificato.

• A partire da quando vengono sincronizzati gli appuntamenti?
  Gli appuntamenti vengono sincronizzati a partire dal momento dell’attivazione. Inoltre, è disponibile l’opzione per sincronizzare a ritroso gli appuntamenti passati di 7, 30 o 60 giorni.
  Nota bene: Microsoft invierà nuovamente gli inviti per tutti gli appuntamenti (compresi quelli passati) trasferiti da onOffice a Microsoft. Ciò significa che i destinatari/partecipanti potrebbero ricevere una nuova Email di notifica da parte di Microsoft.

• Cosa succede quando creo o modifico un appuntamento?
  Non appena crei un nuovo appuntamento in onOffice enterprise o nel calendario Microsoft selezionato, questo viene sincronizzato nell’altro sistema con tutti i campi rilevanti. Anche le modifiche all’appuntamento vengono trasferite all’altro sistema. Vengono trasferiti anche i cambiamenti relativi ai partecipanti o ai contatti, ad es. se è cambiato l’indirizzo Email di un utente o di un contatto legato all’appuntamento. Questo succede anche se sono stati aggiunti o rimossi utenti da un gruppo collegato all’appuntamento. In seguito a modifiche ai gruppi o agli indirizzi email, verranno aggiornati solo gli appuntamenti futuri e già sincronizzati con Microsoft.

• Cosa succede se gli appuntamenti vengono spostati nel passato?
  Gli appuntamenti spostati nel passato non vengono elaborati dalla sincronizzazione, al fine di evitare l’invio automatico di Email di promemoria da parte di Outlook. Questo processo si verifica esclusivamente durante la sincronizzazione da onOffice a Microsoft.

• Cosa succede con gli appuntamenti eliminati?
  Gestione degli appuntamenti eliminati e annullati:
  Se elimini un appuntamento in Microsoft 365, questo verrà impostato su “Annullato” in onOffice enterprise. Se l’utente è indicato solo come partecipante, verrà rimosso dall’appuntamento.
  Se elimini un appuntamento in onOffice enterprise, verrà eliminato anche in Microsoft 365.
  Se imposti un appuntamento su “Annullato” in onOffice enterprise, verrà eliminato anche in Microsoft 365.

• I link ai meeting online vengono trasferiti nell’appuntamento?
  Sì, i link ai meeting inseriti vengono trasferiti in entrambe le direzioni.
  Nota bene: per i meeting di Microsoft Teams, Microsoft utilizza voci speciali nelle note dell’appuntamento Non modificare le note di questi appuntamenti, altrimenti il collegamento a Microsoft Teams andrà perso.

• È possibile sincronizzare appuntamenti ricorrenti e serie di appuntamenti?
  Sì, tuttavia è supportata solo la sincronizzazione delle serie di appuntamenti che possono essere rappresentate all’interno di onOffice enterprise. Le serie di appuntamenti da Outlook con ricorrenze del tipo “Primo venerdì del mese” purtroppo non possono essere sincronizzate.

• Cosa succede se sposto un singolo appuntamento all’interno di una serie?
  In Microsoft 365 è possibile spostare un singolo appuntamento appartenente a una serie. Su onOffice, questo appuntamento verrà rimosso dalla serie e gestito/sincronizzato come appuntamento singolo. In Microsoft 365 rimarrà invece parte della serie originale.

• Il sistema tiene conto delle impostazioni per i promemoria degli appuntamenti?
  Sì, la configurazione dei promemoria viene trasferita in entrambe le direzioni.

• Viene fatta una distinzione tra appuntamenti privati e pubblici?
  Sì, la distinzione tra appuntamenti privati e pubblici viene mantenuta durante la sincronizzazione.

• Cosa succede se vengono selezionati gruppi come partecipanti all’appuntamento?
  Microsoft 365 utilizza una logica di gestione dei gruppi diversa rispetto a onOffice enterprise. Quando crei un appuntamento in onOffice enterprise e aggiungi un gruppo come partecipante, durante la sincronizzazione verso Microsoft 365 il gruppo verrà visualizzato e sincronizzato come insieme di singoli utenti/indirizzi con le rispettive Email. Se rimuovi un utente/contatto da un appuntamento in Microsoft 365, ma in onOffice enterprise l’intero gruppo risulta ancora associato come partecipante, il membro rimosso verrà di nuovo sincronizzato e ripristinato in Microsoft 365, poiché fa ancora parte del gruppo in onOffice.

• Come si definisce chi viene trasferito come partecipante all’appuntamento?
  Tramite l’impostazione “Sincronizzazione dei partecipanti all’appuntamento” puoi stabilire se tutti i partecipanti debbano essere sincronizzati da onOffice enterprise a Microsoft (la sincronizzazione da Microsoft a onOffice enterprise è esclusa da questo filtro). Il motivo è che quando un appuntamento viene creato o modificato in Microsoft, quest’ultimo invia automaticamente Email di notifica ai partecipanti.
  Con questa opzione abilitata, viene creato un appuntamento dedicato su Microsoft per ciascun partecipante con la sincronizzazione attiva; in questo modo, in caso di modifiche viene aggiornato solo quell’appuntamento specifico e non viene inviata alcuna email automatica agli altri. Verranno creati solo gli appuntamenti per i partecipanti con la sincronizzazione attiva (i partecipanti senza sync non saranno visibili su Microsoft). È comunque possibile continuare ad aggiungere partecipanti sia in onOffice che in Microsoft: i nuovi partecipanti verranno sempre sincronizzati da Microsoft a onOffice. Da onOffice enterprise a Microsoft vengono inseriti solo i nuovi utenti che hanno attivato la sincronizzazione.

• Cosa succede in caso di appuntamenti duplicati?
  Il sistema integra un rilevamento dei duplicati. Grazie a questa funzione è possibile risolvere i duplicati scegliendo in modo flessibile quale appuntamento mantenere. Successivamente, tutti gli appuntamenti verranno mantenuti allineati su entrambe le piattaforme.

• Gli allegati degli appuntamenti vengono sincronizzati?
  Sì, gli allegati presenti negli appuntamenti vengono sincronizzati sia in onOffice enterprise che in Microsoft.

• I tipi di appuntamento vengono trasferiti?
  No. Tuttavia, il trasferimento dei tipi di appuntamento da onOffice enterprise a Outlook è in fase di pianificazione. Verrà integrato in un successivo aggiornamento.

• È possibile trasferire le risorse degli appuntamenti?
  No, al momento le risorse (come veicoli aziendali o sale riunioni) non vengono trasferite a Microsoft. L’implementazione è comunque prevista per il futuro.

• Come reagisce il sistema in caso di errori?
  Se si verifica un imprevisto durante la sincronizzazione, questo verrà registrato nello “Stato”. Questo è visibile tramite un’icona in alto a destra nel pop-up dell’appuntamento.

• Cosa succede se i partecipanti a un appuntamento non hanno un indirizzo Email?
  In Microsoft tutte le associazioni si basano sull’indirizzo Email. Pertanto, Microsoft non è in grado di gestire i casi in cui un partecipante sia stato creato in onOffice enterprise senza indirizzo Email o se più partecipanti condividono la stessa Email. Questi casi particolari vengono rilevati e segnalati nello stato di sincronizzazione dell’appuntamento.

• Quale indirizzo Email viene sincronizzato per gli utenti?
  Se un utente onOffice ha la sincronizzazione attiva ed è partecipante a un appuntamento, viene sincronizzato verso Outlook l’indirizzo Email dell’account Outlook collegato. In caso contrario, l’indirizzo Email dell’utente verrà ricavato dai dati anagrafici dell’utente.
• Cosa occorre considerare se più utenti condividono lo stesso indirizzo Email nei dati di base?
  Se crei un appuntamento in onOffice enterprise con partecipanti che hanno lo stesso indirizzo Email nei dati utente, dopo la sincronizzazione i partecipanti verranno rimossi dall’appuntamento e al loro posto verrà inserito un unico contatto/indirizzo. Se esiste già un scheda contatto con quell’indirizzo Email verrà usata quella, altrimenti ne verrà creata una nuova.
• Blocco sincronizzazione per Email mancanti: Gli appuntamenti che contengono contatti con indirizzo Email vuoto o non valido vengono bloccati per la sincronizzazione bidirezionale. Non appena l’indirizzo Email viene corretto in onOffice, l’appuntamento viene automaticamente sbloccato per l’allineamento.

• Le formattazioni HTML nelle note dell’appuntamento sono supportate in Outlook?
  No, onOffice enterprise non gestisce la formattazione HTML nel campo delle note.