FAQ – Sincronización de onOffice con Outlook

FAQ Calendario

• ¿Qué calendarios se sincronizan? Puede elegir entre todos los calendarios de Microsoft (incluidos los calendarios compartidos). Solo se puede sincronizar un calendario por usuario. Las citas solo se sincronizan con los calendarios si el usuario tiene acceso al calendario correspondiente. Solo se sincroniza el calendario especificado.
• ¿Desde cuándo se sincronizan las citas?
  Las citas se sincronizan desde el momento de su activación. Además, existe la opción de sincronizar citas pasadas de forma retroactiva durante 7, 30 y 60 días.
  Tenga en cuenta que Microsoft volverá a enviar invitaciones para todas las citas (incluidas las citas pasadas) que se transfieran de onOffice a Microsoft. Esto puede significar que los participantes o destinatarios vuelvan a ser informados de la cita por correo electrónico de Microsoft.
• ¿Qué ocurre cuando creo o modifico citas?
  En cuanto crea una nueva cita en onOffice enterprise o en el calendario de Microsoft seleccionado, se sincroniza con todos los campos relevantes del otro sistema. Los cambios en la cita también se transfieren al otro sistema.

  También se transfieren los cambios en los participantes o en los contactos de la cita, por ejemplo, si ha cambiado el contacto de correo electrónico de un usuario o un contacto de la cita. O si se han eliminado o añadido usuarios de un grupo y el grupo está vinculado como participante en la cita.

  Sin embargo, tras los cambios de grupo o los cambios en los contactos de correo electrónico, solo se actualizan las citas que ya se han sincronizado con Microsoft y solo las citas futuras.

• ¿Qué ocurre con las citas borradas?
  Hay tres casos para tratar las citas borradas y canceladas:
  Si borra una cita en Microsoft 365, se establecerá como “Cancelada” en onOffice enterprise. Si el usuario solo está especificado como participante, se eliminará de la cita.
  Si elimina una cita en onOffice enterprise, también se eliminará en Microsoft 365.
  Si establece una cita en onOffice enterprise como “Cancelada”, también se eliminará en Microsoft 365.
• ¿Los enlaces a reuniones en línea se transfieren en la cita? Sí, los enlaces de reuniones guardados se transfieren en ambas direcciones.
  Tenga en cuenta
  que Microsoft utiliza entradas especiales en la nota de la cita para las reuniones con Microsoft Teams. Por favor, no cambie la nota en estas citas, de lo contrario se perderá la conexión con Microsoft Teams.

• ¿Se pueden sincronizar citas en serie y citas periódicas?
  Sí, pero solo se admite la sincronización de citas en serie y citas periódicas que se puedan asignar en onOffice enterprise. Lamentablemente, las citas en serie de Outlook con repeticiones como “Primer viernes de mes” no se pueden sincronizar.

• ¿Qué ocurre si muevo una cita individual de una serie?
  En Microsoft 365, se puede mover una cita individual dentro de una serie de citas, de modo que ya no tenga lugar en el momento original de la serie. No podemos sincronizar este tipo de citas. Lo ideal sería que la cita reprogramada recibiera una identificación propia, creando una nueva cita, de manera similar a como se hace en onOffice enterprise cuando se extrae una cita de la serie.

• ¿El sistema tiene encuenta la configuración de los recordatorios de citas?
  Sí, la configuración de los recordatorios de citas se transfiere en ambas direcciones.

• ¿Se distingue entre nombramientos privados y públicos?
  Sí, la distinción entre nombramientos privados y públicos está sincronizada.

• ¿Qué sucede cuando se seleccionan grupos como participantes de una cita?
  Microsoft 365 tiene una lógica diferente para la función de grupo en comparación con onOffice enterprise. Si crea una cita en onOffice enterprise y añade un grupo como participante, el grupo se mostrará y sincronizará como un único usuario / participante de dirección individual con sus correspondientes direcciones de correo electrónico durante la sincronización con Microsoft 365. Si elimina un participante usuario/contacto de una cita en Microsoft 365, pero todo el grupo sigue figurando como participante en onOffice enterprise, el participante de grupo eliminado anteriormente se sincronizará de nuevo con Microsoft 365 y se restaurará porque sigue formando parte de un grupo en onOffice enterprise.
• ¿Cómo se puede determinar quién se transfiere como participante en una cita?
  Puede utilizar el ajuste Sincronización de los participantes en la cita para controlar si todos los participantes en la cita se sincronizan con Microsoft.

  Cuando cambie o cree una cita, Microsoft enviará automáticamente correos electrónicos de notificación a los participantes de la cita correspondiente. Para evitar este comportamiento, esta configuración le permite sincronizar solo al creador de la cita.

  Puede seguir agregando participantes a las citas en onOffice o Microsoft; sin embargo, la sincronización de los participantes de las citas se detiene exclusivamente en la dirección de sincronización de onOffice a Microsoft. Cada participante en la cita que existe como usuario en onOffice se introduce en Microsoft como creador de la cita.

  Si no desea recibir correos electrónicos de notificación automática de Microsoft, no debe activar esta configuración.

  Para que los usuarios de onOffice puedan ver las citas de los demás en la parte de Microsoft, cada usuario de onOffice debe tener activada la sincronización con Microsoft Outlook. Este ajuste solo se tiene en cuenta para las citas de nueva creación.

• ¿Qué ocurre con las citas duplicadas?
  Existe una función de detección de citas duplicadas. Esta función le permite resolver las citas duplicadas y decidir con flexibilidad qué cita desea conservar. Todas las citas se sincronizan en ambas plataformas.

• ¿Se sincronizan losarchivos adjuntos de la cita?
  Sí, los archivos adjuntos de la cita se sincronizan tanto en onOffice enterprise como en Microsoft.

• ¿Se transfieren los tipos de citas?
  No, pero se está planificando la transferencia de los tipos de citas de onOffice enterprise a Outlook. Más adelante ampliaremos la sincronización para incluir los tipos de citas.

• ¿Se pueden transferir los recursos de las citas?
  No, actualmente los recursos como los vehículos de empresa o las salas de reuniones no se transfieren a Microsoft. Sin embargo, la implantación está prevista, por lo que la función se añadirá más adelante.

• ¿Cómo reacciona el sistema ante los errores?
  Si ocurre algo imprevisto durante la sincronización, se registra en el “Estado”. Aparece como un icono en la ventana emergente de citas, arriba a la derecha.
• ¿Qué ocurre si los participantes en una cita no tienen una dirección de correo electrónico?
  En Microsoft, todas las asignaciones se basan en la dirección de correo electrónico. Por lo tanto, Microsoft no puede gestionar si, por ejemplo, un participante en una cita se creó en onOffice enterprise sin dirección de correo electrónico o si varios participantes tienen la misma dirección de correo electrónico. Estos casos especiales se interceptan y se muestran en el estado de sincronización de la cita.
• ¿Qué dirección de correo electrónico se sincroniza para los usuarios?
  Si un usuario de onOffice tiene la sincronización activada y es participante de una cita, se sincroniza la dirección de correo electrónico de su cuenta de Outlook vinculada. De lo contrario, la dirección de correo electrónico del usuario se tomará de los datos básicos del usuario.
• ¿Es compatible el formato HTML de las notas de citas en Outlook?
  No, onOffice enterprise no reconoce el formato HTML en el campo de notas.