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Preguntas Frecuentes – Sincronización de onOffice con Outlook

Respondemos sus preguntas sobre la Sincronización con Microsoft 365

Hemos recopilado las preguntas más frecuentes y las respuestas más importantes sobre la Sincronización con Microsoft 365 y las explicamos de manera sencilla.

Preguntas Frecuentes – Calendario

  • ¿Qué calendarios se sincronizan?
    Todos los calendarios de Microsoft (incluidos los calendarios compartidos) están disponibles para su selección. Sólo se puede sincronizar una agenda por usuario. Las citas sólo se sincronizan con los calendarios si el usuario tiene acceso al calendario correspondiente. Sólo se sincroniza el calendario especificado.
  • ¿Cuándo comienzan a sincronizarse las citas?
    Las citas se sincronizan a partir del momento de la activación. Además, existe la opción de sincronizar citas pasadas opcionalmente de 7, 30 y 60 días hacia atrás.
  • ¿Qué ocurre cuando creo o modifico citas?
    En cuanto crea una nueva cita en onOffice o en el calendario de Microsoft seleccionado, se sincronizará en el otro sistema con todos los campos relevantes. Los cambios también se transfieren al otro sistema.
  • ¿Qué ocurre con las citas eliminadas?
    Existen tres casos para tratar las citas eliminadas y canceladas: Si elimina una cita en Microsoft 365, se establecerá como “Cancelada” en onOffice enterprise. Si el usuario sólo está especificado como participante, se eliminará de la cita. Si elimina una cita en onOffice, también se eliminará en Microsoft 365. Si establece una cita en onOffice como “Cancelada”, también se eliminará en Microsoft 365.
  • ¿Se transfieren los enlaces a reuniones en línea en la cita?
    Sí, los enlaces a reuniones almacenados se transmiten en ambas direcciones. Tenga en cuenta
    que para las reuniones en Microsoft Teams, Microsoft utiliza entradas especiales en la nota de la cita. Por favor, no cambie la nota en estas citas, de lo contrario se perderá la conexión con Microsoft Teams.
  • ¿Se pueden sincronizar citas periódicas y repeticiones de citas?
    Sí, pero sólo se admite la sincronización de citas periódicas o repeticiones de citas que se puedan asignar en onOffice enterprise. Lamentablemente, las citas periódicas de Outlook con repeticiones como “Primer viernes de mes” no se pueden sincronizar.
  • ¿Qué ocurre si muevo una cita individual de una serie?
    En Microsoft 365, una cita individual de una serie puede moverse para que ya no ocurra en el momento original de la serie. No podemos sincronizar este tipo de citas. Lo ideal sería dotar a la cita trasladada de su propio identificador creándola de nuevo, de forma similar a lo que ocurre en onOffice enterprise cuando se saca una cita de la serie.
  • ¿El sistema tiene en cuenta la configuración de recordatorios de citas?
    Sí, la configuración de los recordatorios de citas se transfiere en ambas direcciones.
  • ¿Se diferencia entre citas privadas y públicas?
    Sí, la distinción entre citas privadas y públicas se sincroniza.
  • ¿Qué sucede cuando se seleccionan grupos como participantes de una cita?
    Microsoft 365 tiene una lógica diferente para la función de grupo en comparación con onOffice enterprise. Cuando crea un evento en onOffice enterprise y agrega un grupo como participante, en la sincronización a Microsoft 365, el grupo se muestra como un único usuario/participante con sus respectivas direcciones de correo electrónico y se sincroniza. Si elimina un usuario/participante en Microsoft 365 de un evento, pero en onOffice enterprise, la lista de participantes aún contiene todo el grupo, el usuario/participante del grupo que se eliminó anteriormente se sincronizará nuevamente en Microsoft 365 y se restaurará porque todavía es parte de un grupo en onOffice enterprise.
  • ¿Qué ocurre con las citas duplicadas?
    Existe una detección de citas duplicadas. Con esta función puede resolver las citas duplicadas y decidir con flexibilidad qué cita desea conservar. Posteriormente, todas las citas se mantienen sincronizadas en ambas plataformas.
  • ¿Se sincronizan los archivos adjuntos de la cita?
    Sí, los archivos adjuntos de la cita se sincronizan tanto en onOffice enterprise como en Microsoft.
  • ¿Se transfieren los tipos de citas?
    No, pero se está planificando la transferencia de los tipos de citas de onOffice enterprise a Outlook. Más adelante ampliaremos la sincronización para incluir los tipos de citas.
  • ¿Se pueden transferir los recursos de citas?
    No, actualmente recursos como vehículos de empresa o salas de reuniones no se transfieren a Microsoft. Sin embargo, la aplicación está prevista, por lo que la función se añadirá más adelante.
  • ¿Cómo reacciona el sistema ante los errores?
    Si ocurre algo imprevisto durante una sincronización, se registra en el “Estado”. Aparece como un icono en la ventana emergente de citas, arriba a la derecha.
  • ¿Qué ocurre si los participantes de una cita no tienen una dirección de correo electrónico?
    En Microsoft, todas las asignaciones se basan en la dirección de correo electrónico. Por lo tanto, Microsoft no puede gestionarlo si, por ejemplo, un participante en una cita se creó en onOffice sin una dirección de correo electrónico o si varios participantes tienen la misma dirección de correo electrónico. Tales casos especiales se detectan y se informan en el estado de sincronización del evento.
  • ¿Se admiten los formatos HTML de las notas de citas en Outlook?
    No, onOffice enterprise no tiene en cuenta los formateos HTML en el campo de notas.

Preguntas Frecuentes – Contactos

  • ¿Qué contactos se sincronizan?
    Se sincronizan los contactos de onOffice enterprise que se liberan para la sincronización. Todos los contactos del grupo corporativo se sincronizan desde Outlook. También se sincroniza el permiso de lectura, es decir, quién puede ver qué dirección.
  • ¿Qué ocurre con las direcciones que creo o modifico?
    Si se crea una dirección en onOffice empresa o en Microsoft 365, se sincroniza en el otro sistema respectivo con todos los campos relevantes (siempre que la dirección esté habilitada para la sincronización). Los cambios también se sincronizan en el otro sistema.
  • ¿Qué ocurre si borro una dirección?
    Si se borra una dirección, este proceso se transfiere al otro sistema.
  • ¿Se reconocen los duplicados de contactos?
    En la primera sincronización, se transfieren todos los contactos de Microsoft 365. Luego, en onOffice enterprise, puede realizar una verificación de duplicados y decidir cuáles son los registros de datos más recientes y eliminar los duplicados. uede evaluar de manera independiente qué datos deben sobrescribirse. Por lo tanto, después de la primera sincronización, debe planificar tiempo para verificar duplicados.

Preguntas Frecuentes – General

  • ¿Se admite la sincronización de propiedades inmobiliarias?
    No, la vinculación de propiedades inmobiliarias y sus datos no se sincronizan porque Microsoft 365 no admite estos datos.
  • ¿En qué direcciones funciona la sincronización?
    Actualmente, la sincronización intercambia datos en ambas direcciones (sincronización bidireccional). La sincronización en una sola dirección está en desarrollo.
  • ¿Qué sucede si se revoca el acceso a la cuenta de Microsoft?
    Si se ha revocado el acceso del usuario a la cuenta de Microsoft, se ha cambiado la contraseña o se ha eliminado el calendario seleccionado, la sincronización se detiene automáticamente y el usuario recibe un correo electrónico con esta información.
  • ¿Interfiere la sincronización en mi trabajo?
    El proceso de sincronización ocurre en segundo plano, por lo que no afectará su trabajo.
  • ¿Se tienen en cuenta los vínculos de contactos durante la sincronización?
    Sí, la transferencia de contactos para correos electrónicos y participantes para citas funciona en ambas direcciones. Los participantes de las citas se crean en el software, en su caso, si aún no está en el sistema. El requisito previo para ello es que la sincronización de contactos esté activa.
  • ¿Puedo utilizar varias herramientas para la sincronización?
    No, sólo puede activarse una sincronización. Por lo tanto, si utiliza Sync para Microsoft 365, no podrá utilizar Z-Push o Memotoo al mismo tiempo.
  • ¿Puedo conectar varios usuarios a una cuenta de Microsoft 365?
    No, sólo se puede autenticar un usuario por cuenta de Microsoft 365, por lo que no se puede conectar la misma cuenta de Microsoft 365 a usuarios adicionales.
  • ¿Es compatible con MicrosoftExchange?
    No, Microsoft Exchange no es compatible. La sincronización solo funciona con cuentas de Microsoft 365. Los servidores Exchange autónomos no pueden sincronizarse.