Entrada
Panel de control
Contactos
Inmuebles
Correo electrónico
Calendario
Tareas
Configurador de estadísticas
Estadística del inmueble / contactos
Gestor de solicitudes
Presentación modo TV escaparate
Seguimiento de la actividad comercial
Panel de captación
Marketing-Box
Panel de resultados
Gestión de procesos
Grupos
onOffice Sync
Presentaciones PDFs
Faktura
Gestión de proyectos
Registro de la jornada laboral
Módulo multilingüe
Envío automático de exposés
Módulo multipropiedad
Intranet
Marketplace
Enlaces favorito
Módulos de texto
Importación de inmuebles
onOffice-MLS
Portales
Contactos desde el Portapapeles
Actualización masiva
Cálculo con fórmulas
Acceso rápido
Plantillas
Ajustes
Comunicación con los clientes
Herramientas externas
Tutoriales
Paso a paso
Usted está aquí: Home / Módulos adicionales / onOffice Sync / onOffice Sync con Microsoft Outlook
onOffice Sync
onOffice Sync con Microsoft Outlook
Por favor, tenga en cuenta que se requiere una cuenta de Microsoft 365 para la sincronización.
La simple integración de la bandeja de entrada de onOffice enterprise en un cliente local de Outlook en su PC no resulta suficiente.
Antes de la primera sincronización, debe desactivar otros métodos de sincronización como z-Push.
Compruebe también de antemano qué datos están disponibles y en qué lugar. Por ejemplo, si en Microsoft tiene contactos y/o citas que también ha ingresado en onOffice enterprise, después de la primera sincronización podrían aparecer duplicados.
Le recomendamos que organice y limpie los datos antes de realizar la sincronización o utilice calendarios diferentes.
Cuando se realiza la onOffice Sync con Outlook, es posible sincronizar citas y contactos entre onOffice enterprise y Microsoft 365. Además, también es posible sincronizar correos electrónicos, los cuales deben configurarse por separado. Puede encontrar las instrucciones para esta configuración aquí.
Se debe especificar una cuenta de Microsoft 365 durante la configuración.
Por favor, tenga en cuenta que una cuenta de Microsoft 365 solo puede ser vinculada una vez a un usuario de enterprise.
Tenga en cuenta que esta función sólo está disponible en las versiones completas de onOffice enterprise. Para obtener más información al respecto, le rogamos que se comunique con su representante de ventas.
Aquí puede encontrar tutoriales en vídeo sobre Microsoft Outlook Sync.
Sincronización de Microsoft 365 con onOffice
En la configuración del usuario, una vez que se le ha concedido el derecho “Sincronización de Microsoft Outlook”, las opciones de “Sincronización de Microsoft Outlook” se hacen visibles en la categoría “Sincronización”.
Conecte primero la cuenta de Microsoft 365 correspondiente. Después, puede conectar un calendario y/o una libreta de direcciones. Actualmente, esto siempre implica una sincronización bidireccional.
Para el calendario, por favor seleccione el calendario de Outlook deseado. Si desea incluir citas pasadas junto con las actuales/futuras, puede establecer un período de hasta 60 días usando“Incluir citas anteriores“.
Tenga en cuenta que solo un usuario puede ser autenticado por cuenta de Microsoft 365, por lo que no puede conectar la misma cuenta de Microsoft 365 con usuarios adicionales.
Diferencias en la Sincronización
No todo lo que es posible en onOffice enterprise es posible en Microsoft y viceversa.
A continuación, encontrará una lista de las diferencias.
General
- Por favor, sincronice solo un usuario en una cuenta de Microsoft 365.
Fechas
Los siguientes tipos de citas/características no se sincronizan:
- Citas periódicas, citas individuales, 1. / último / XX día del mes, etc.
- Citas periódicas cuando se modifican o cambian citas individuales de la serie.
- Recursos registrados en onOffice enterprise no están disponibles en Microsoft.
- Participantes opcionales, solo se transfieren los participantes programados de manera fija.
- Grupos, los grupos en Microsoft son diferentes de onOffice enterprise. Las citas de grupo se transfieren individualmente para cada miembro. Para mantener la propiedad del grupo, los miembros del grupo que rechacen en Microsoft se volverán a agregar al evento en la próxima sincronización.
Los contactos completos y bien rellenados son importantes, especialmente en Microsoft 365 para los participantes en citas. Los contactos sin direcciones de correo electrónico válidas o sin ellas pueden causar problemas durante la sincronización.
Sincronizar de contactos
¿Qué se sincroniza?
Se sincronizan los datos de contacto y los datos básicos, como la fecha de nacimiento.
¿Qué contactos se sincronizan?
Se transfieren todos los contactos de la libreta de direcciones de Microsoft de la cuenta de Microsoft 365 a onOffice enterprise, y se sincronizan los cambios.
A la inversa, puede decidir qué contactos de onOffice enterprise se sincronizan con Microsoft, y esto se puede hacer de manera individual para cada usuario.
Todos los contactos no archivados para los que el usuario ha activado onOffice Sync se sincronizan con Microsoft 365.
Borrar contactos
La eliminación de contactos es diferente dependiendo de si se eliminan datos en Microsoft 365 o en onOffice enterprise. Se trata de una medida de seguridad para evitar la eliminación accidental de datos y enlaces en onOffice enterprise.
Si elimina un contacto en Microsoft 365, se establece como “Archivado” en onOffice enterprise.
Si elimina contactos en onOffice, estos también se eliminarán en Microsoft 365.
Duplicados
Puede ocurrir que se creen duplicados con la sincronización. La comprobación de duplicados de contactos () muestra los duplicados encontrados y le permite decidir cuál fusionar/ conservar.
Los duplicados son un tema complejo, hay una guía para la comprobación de duplicados.
Outlook, nueva vista de contactos
Por favor, no cambie a la nueva vista de contactos de Outlook mientras la sincronización esté activada. Esto puede resultar en la pérdida de la asignación a los contactos existentes.
Sincronizar citas
¿Qué se sincroniza?
Se sincronizan las citas con las horas, el lugar de la cita, los contactos y los usuarios, así como los recordatorios y el estado privado.
Los recursos o los participantes opcionales no están sincronizados. Algunas citas periódicas, como por ejemplo «los segundos miércoles de cada mes», tampoco están sincronizadas.
¿Qué citas se sincronizan?
Todas las citas en los que el usuario está registrado, ya sea en Microsoft 365 o en onOffice enterprise.
Si su usuario está asignado a un grupo, las citas del grupo también se tienen en cuenta en consecuencia.
Para mantener los eventos de grupo como “Grupo”, se transfieren completamente en cada sincronización. Si, en el intervalo, un miembro del grupo cancela en Microsoft, se volverá a agregar en la siguiente sincronización.
Borrar citas
La eliminación de eventos difiere según si se eliminan datos en Microsoft 365 o en onOffice enterprise. Se trata de una medida de seguridad para evitar la alimentación accidental de datos y enlaces en onOffice enterprise.
Si cancela o elimina una cita en Microsoft 365, se establece como cancelada en onOffice enterprise. Si sólo es uno de varios participantes en la cita, sólo se eliminará su usuario de la cita
Si elimina citas en onOffice, estas también se eliminarán en Microsoft 365.
¿Qué se ha sincronizado ya?
Para todas las citas con un usuario para el que se ha configurado Microsoft Outlook Sync, hay un icono del estado actual de la sincronización en la parte superior derecha de la ventana emergente de la cita. Al hacer clic, aparecerá una ventana emergente con los detalles de las 3 últimas sincronizaciones.
Duplicados
Puede ocurrir que se creen duplicados con la sincronización. La comprobación de citas duplicadas (“) muestra los duplicados encontrados y usted puede decidir cuál de las dos citas desea conservar.
Sincronizar correos electrónicos
Los mensajes de correo electrónico no se recuperan a través de la sincronización de onOffice con Outlook, pero pueden integrarse por separado. Puede encontrar las instrucciones para esta configuración aquí.