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Ajustes
Derechos
Inhaltsverzeichnis
- General
- Vídeo – Derechos de los usuarios
- Ampliar derechos en la pestaña «Derechos» de un usuario
- Extender derechos en un registro de datos
- Plantilla de usuario
- Asignación de derechos para grupos de oficina y grupos regionales
- Lista de los derechos de un usuario
- Gestión de contactos
- Seguimiento de la actividad comercial
- Criterios de búsqueda
- Gestión de tareas
- Gestión de proyectos
- Seguimientos
- Gestión de citas
- Seguimiento de la jornada laboral
- Derechos de registro
- Servicios internos (de pago)
- Marketplace – servicios externos
- Estadísticas de empleados
- Estadísticas
- Registro/estadística
- Descripción de derechos
- Faktura
- Inmuebles
- Diario del agente / Actividades
- Word/Plantillas de correo electrónico/Archivos
- Otros módulos
- Exportar / Imprimir listas
- Gestor de procesos
- Módulos del sitio web
- Smart site 2.0
- Panel de control
- Derechos administrativos
General
¿Qué contactos, inmuebles o tareas puede/debe ver cada usuario?
No siempre todos los usuarios deben poder verlo todo. Por eso, en onOffice enterprise edition puedes configurar los permisos de acceso de los usuarios, por un lado, mediante los permisos generales de usuario y, por otro, de forma individual para cada registro. Los permisos definidos para cada registro prevalecen sobre los permisos generales de usuario.
Naturalmente, solo los usuarios que dispongan de los derechos de usuario correspondientes pueden restringir o ampliar estos derechos.
Permisos de usuario
En los derechos de usuariodefines para cada usuario qué derechos tiene sobre determinados módulos (por ejemplo, contactos) o áreas (por ejemplo, leer correos electrónicos en las actividades).
Por lo general, puedes elegir entre los permisos «Todos / Grupo de oficinas / Sólo propios / Ninguno». El grupo de oficinas sólo está disponible con el módulo adicional Grupos.
Esta asignación de derechos puede distribuirse aún más finamente, por ejemplo, mediante ampliar derechos un usuario puede obtener acceso a los inmuebles del usuario XY además de a sus propios inmuebles.
Derechos por registro
En casi todos los registros de datos se puede acceder a los derechos de registro de datos a través de la barra de acciones (generalmente en la ) y ampliar o restringir allí los derechos de los usuarios / grupos.
Gestión de derechos
Los derechos pueden configurarse de forma muy precisa; configurar o ajustar los distintos derechos de cada usuario puede llevar mucho tiempo.
Por ello, recomendamos gestionar y asignar los derechos de los usuarios mediante las plantillas de derechos; los grupos también son una forma de estructurar los derechos. Esto permite modificar los derechos con facilidad y rapidez.
En general, asignar derechos individuales por conjunto de datos dificulta la gestión de derechos y sólo debería hacerse en casos concretos
Los derechos por registro para varios registros es posible a través de una actualización masiva, por lo que debes planificarlo cuidadosamente.
Además, existe la gestión de permisos sencilla, que se diferencia porque no dispone del icono del candado
en la esquina superior derecha de cada categoría. En este caso, no es posible configurar permisos a nivel de registro ni utilizar permisos de usuario avanzados. Una breve descripción de la administración de derechos simple contiene sólo los derechos de usuario que son diferentes.
A continuación, encontrarás información detallada sobre los derechos de usuario avanzados, los derechos por registro de datos y, a continuación, la lista de categorías de derechos de usuario con una breve descripción.
Vídeo – Derechos de los usuarios
Ampliar derechos en la pestaña «Derechos» de un usuario
Los ajustes básicos asignados en el campo de selección se refieren siempre al supervisor del registro. Según el alcance de tus módulos adicionales, están disponibles las siguientes opciones: Ninguno, propio, grupo de oficinas, grupo regional, todos. Con la asignación de derechos ampliados mediante el símbolo del candado, se añade el nivel «individual».
La ventana emergente de los derechos ampliados se abre mediante el símbolo del candado.
Se abre la ventana emergente con los derechos ampliados. Lista todos los usuarios y grupos existentes. Ahora puedes asignar permisos de lectura y escritura. Un cambio de derechos se indica con un símbolo de estrella después de guardar. Haz clic en el símbolo de la estrella para deshacer el cambio.
Ejemplo: El usuario «Carlos García» sólo puede ver sus propios contactos, es decir, sólo los contactos para los que está registrado como responsable. A través del derecho de registro, ahora se puede especificar en los derechos del usuario que también puede ver los contactos del usuario «Ana Sánchez». En total, puede ver y abrir todos los registros de contactos en los que él mismo o el usuario «Ana Sánchez» estén especificados como responsables.
, un administrador puede restablecer todos los permisos de registros modificados en los registros de datos individuales. Esto significa que se comprueban todos los registros de datos (contactos, inmuebles…) y se eliminan todos los derechos de registro de datos establecidos para el usuario actual. Esto sólo elimina los permisos de registro y no los permisos en la pestaña permisos del usuario.
Extender derechos en un registro de datos
Ceder derechos
En un único registro de datos – el responsable es el usuario 3 – los derechos ampliados también pueden utilizarse para asignar derechos específicos para usuarios individuales o grupos. Los derechos ampliados se asignan a través de o, si utilizas los sellos de derechos de registro, a través de .
La gestión de derechos de registros se puede utilizar en las respectivas vistas detalladas de inmuebles, contactos, tareas, proyectos, citas y procesos.
Se abre la ventana emergente con los derechos ampliados. Lista todos los usuarios y grupos existentes. Ahora puedes asignar derechos de lectura y escritura. Una modificación de los derechos se muestra después de guardarla mediante un símbolo de estrella. Al hacer clic en el símbolo de estrella, se deshace la modificación.
Ejemplo: El usuario «Carlos García» es miembro del grupo «chalets» y el encargado de mantener el registro de datos de contactos. Además, obtiene derechos de lectura sobre los registros de datos de contactos del grupo «inmuebles comerciales».
Visualizar y modificar los derechos existentes
Puedes comprobar qué derechos están asignados o son efectivos en cada registro. Para ello, abre el registro de datos y en la . En la ventana emergente, selecciona el usuario que quieras y podrás ver qué derechos tiene sobre ese registro. Si los derechos generales del usuario para este registro se han modificado mediante los derechos del registro, se muestra un símbolo de estrella en ese punto. Al hacer clic en el símbolo de estrella, se deshace la modificación.
No olvides guardar.
Sello de derechos de registro de datos
Con el sello de derechos del registro puedes establecer una determinada configuración de derechos en distintos registros mediante el popup de los derechos del registro.
Esto es posible en todos los lugares en los que aparece el sello de derechos del registro en el popup de los derechos del registro o en los que, dentro de la entrada de la barra de acciones para los derechos del registro, aparece un menú desplegable con los sellos de derechos del registro disponibles.
Los sellos de derechos del registro solo están disponibles para los usuarios que tienen el derecho de usuario «Ampliar y restringir los derechos del registro».
Crear y gestionar sellos de derechos del registro
Los sellos de derechos del registro se crean y gestionan en el popup de los derechos del registro. Para ello, se mantiene una lista propia de sellos para cada usuario.
Puedes guardar la selección de derechos actual como un sello. Para ello, introduce un nombre en el campo y haz clic en el símbolo del disquete 
para guardar.
Al seleccionar un sello, puedes modificar los derechos configurados y volver a guardar el sello o eliminarlo mediante el símbolo de la papelera
.
Al seleccionar un sello, la configuración de derechos correspondiente se introduce en el popup, pero todavía no se guarda. Para ello, es necesario guardar los derechos en el popup de los derechos del registro.
Aplicar un sello de derechos del registro
La aplicación del sello de derechos de registro de datos es posible en 2 lugares.
En la ventana emergente de derechos de registro de datos, selecciona el sello que quieras y, a continuación, guarda la nueva configuración mediante el botón Guardar. Al volver a abrir el popup de los derechos del registro, se mostrarán los derechos establecidos y el símbolo de estrella
junto a los derechos modificados.
El otro lugar es directamente en el propio registro de datos en la entrada de la barra de acciones, normalmente en la .
Allí, la entrada «Derechos del registro» se amplía con la lista de sellos existentes. Puedes seleccionar y fijar un sello directamente.
Un sello de derechos del registro establece exactamente los derechos indicados en el sello para los usuarios y grupos incluidos en él; al resto de usuarios/grupos se les retiran los derechos.
De este modo, un usuario conserva los derechos que se le han asignado incluso después de cambiar de grupo.
Atención, Un sello de derechos del registro aplicado no puede deshacerse simplemente.
Para ello, debes eliminar todas las asignaciones individuales realizadas mediante el sello, es decir, hacer clic en todos los símbolos de estrella de todos los usuarios.
Actualización masiva de los derechos de registro
También puedes modificar los derechos del registro para varios registros. Encontrarás una guía al respecto aquí.Plantilla de usuario
Las plantillas de usuario ofrecen una forma de asignar un conjunto de derechos predefinidos para los distintos roles de usuario, en lugar de tener que asignarlos manualmente.Puedes consultar cómo crear, modificar y editar plantillas de usuario en el siguiente enlace.
Asignación de derechos para grupos de oficina y grupos regionales
Si utilizas el módulo de grupos y el usuario pertenece a un grupo de oficina que, a su vez, pertenece a un grupo regional, puedes configurar para este usuario, en la mayoría de los selectores, si puede ver los datos del grupo de oficina o del grupo regional. Si has configurado algunos derechos como “grupo regional” y eliminas el grupo de oficina del grupo regional, los derechos se reducirán al nivel de “grupo de oficina”.
Lista de los derechos de un usuario
Gestión de contactos
En la gestión de derechos de la gestión de contactos puedes configurar qué contactos puedes leer, modificar o eliminar. Además, encontrarás otras opciones de configuración para la gestión de contactos, por ejemplo, si el número de cliente debe poder editarse.
Seguimiento de la actividad comercial
Criterios de búsqueda
En la configuración de derechos de los criterios de búsqueda puedes elegir sobre qué criterios de búsqueda tienes derechos de lectura, escritura y elimninar.
Al activar el campo “Derecho de ver/editar los criterios de búsqueda existentes en los registros de datos propios”, en los registros de contactos en los que el usuario correspondiente figura como responsable, se ignoran las demás configuraciones de derechos para los criterios de búsqueda y este usuario siempre tendrá derechos de lectura y escritura.
Mediante el derecho “Creación de nuevos criterios de búsqueda sin derecho de editar el contacto”, también se pueden crear criterios de búsqueda en contactos sobre los que el usuario no tiene derecho de escritura.
Gestión de tareas
En la configuración de derechos de la gestión de tareas puedes elegir qué tareas puedes leer y si puedes eliminar tareas individuales.
Gestión de proyectos
En la configuración de derechos de la gestión de proyectos puedes elegir qué derechos de lectura, escritura y eliminación quieres establecer para los proyectos. De este modo, puedes elegir si tú o el usuario cuyos derechos estás editando solo puede modificar sus propios proyectos o todos los proyectos.
Seguimientos
Establece qué seguimientos puede ver un usuario.
Gestión de citas
Aquí puedes configurar qué citas puede leer, editar o eliminar el usuario. Además, los derechos pueden ampliarse para las citas creadas por el propio usuario. También puedes decidir si el usuario puede consultar el seguimiento de la cita.
Seguimiento de la jornada laboral
En la categoría Seguimiento de la jornada laboral puedes configurar si el usuario puede consultar y modificar el seguimiento de la jornada laboral de otros usuarios.
Además, puedes determinar si el usuario tiene derecho a registrar o eliminar un cierre de la empresa, o a editar o eliminar las vacaciones de otros usuarios.
El derecho “Ver el estado del tiempo laboral” determina si el usuario puede consultar la opción de menú “Estado del registro laboral” en el menú “Estadísticas”. Allí se puede consultar información sobre el trabajo actual y las jornadas laborales de todos los usuarios, como, por ejemplo, el inicio de la jornada laboral, las pausas, las citas y las tareas actuales.
Mediante el selector “Horas de trabajo visibles” puedes configurar qué jornadas laborales son visibles para el usuario.
Derechos de registro
¿Quién puede ver o modificar los derechos de registro? Esto se regula a través de la categoría de derechos de usuario «Derechos de registro».
Servicios internos (de pago)
Aquí puedes definir para cada usuario si puede utilizar el saldo (p. ej., SMS) de la cuenta general o si debe crear una cuenta propia para su usuario. Por defecto, está configurado como cuenta de cliente. Para obtener más información sobre cómo crear una cuenta de usuario para el usuario, haz clic aquí.
Marketplace – servicios externos
En esta categoría, puedes especificar qué cuenta de Marketplace (cuenta de cliente/grupo/usuario) se utiliza para facturar los servicios de los distintos proveedores. Si se configura «Sin cuenta», sólo se podrán utilizar determinados servicios gratuitos sin una cuenta de facturación.
Además, es posible establecer qué proveedores puede utilizar el usuario.
Estadísticas de empleados
Para las estadísticas/estadísticas de empleados, se puede definir si sólo se pueden ver las propias, las del grupo de oficinas o todas.
Estadísticas
- Opción «estadísticas visible»
Las estadísticas evalúan los registros a los que tiene acceso el usuario. Aquí se definen los registros de datos del supervisor que el usuario puede utilizar generalmente para la evaluación. ADEMÁS, el usuario también debe tener acceso de lectura a los registros de datos individuales. - Opción «Gestión de estadísticas»
Determina para quién puede el usuario crear plantillas de estadísticas. - Opción «Configuración asignada»
Puedes utilizar este selector para asignar las configuraciones de el configurador de estadísticas que hayas almacenado al usuario seleccionado. Aparece como primera pestaña.
Registro/estadística
En esta categoría, es posible definir qué registros fueron recientemente consultados por el usuario. Normalmente está configurado que el usuario solo pueda consultar sus propios registros. Además, están disponibles los registros del grupo de oficina/grupo regional y todos los registros.
Descripción de derechos
Aquí tienes la posibilidad de indicar el motivo por el que se han asignado los derechos correspondientes a este usuario.
Faktura
Configura aquí los derechos de usuario para el módulo de facturación.- Autorizar facturas: Mediante “Autorizar facturas”, el usuario puede autorizar contactos para la facturación. Sin este derecho, el campo de contacto «Autorizar facturas» está bloqueado y, además, cuando un usuario con este derecho modifica datos relevantes para la factura, no se envía ninguna tarea al grupo / usuario introducido en Ajustes básicos >> Faktura para la «Responsabilidad activación de la factura».
- Editar el número del contador de facturas: Los números de factura y y números de crédito pueden editarse en los ajustes básicos. Ten en cuenta que, al emitir facturas, estás sujeto a los principios de correcta llevanza y conservación de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como al acceso a los datos (abreviado: GoBD). Estos principios, entre otras cosas, obligan a llevar una numeración de facturas correlativa. Tenlo en cuenta al asignar este derecho.
- Gestión de artículos: Derecho de acceso a la gestión de artículos en Faktura >> Artículos.
- Archivo de recibos
- Gestionar recibos
- Gestionar reservas
Inmuebles
Diario del agente / Actividades
Además de la visualización de las entradas, determina si el usuario puede eliminar o modificar las entradas y cuándo puede hacerlo. También se pueden configurar los derechos de lectura para “Correos electrónicos en actividades”.
Con “Creación masiva de actividades” puedes crear entradas para varios registros en la búsqueda de inmuebles / clientes potenciales .
Al activar “Marcar los correos electrónicos como privados”, las actividades de correo electrónico creadas solo podrán ser visibles para los usuarios que tengan acceso al buzón del remitente o del destinatario. En ese caso, en el editor de correos electrónicos aparece un icono de candado a la izquierda de “Guardar como borrador”. Activar para marcar este correo como privado.
Word/Plantillas de correo electrónico/Archivos
Pon aquí a disposición del usuario la administración de plantillas. A través de «Acceso a la lista de macros individuales» se da acceso al usuario a la lista individual de macros.
Otros módulos
Define aquí si el usuario puede utilizar los otros módulos o no. En el caso de messenger, también es posible especificar si se permite al usuario borrar conversaciones. Si tienes activada la función de sync, encontrarás aquí unaexplicación.
Si está activa la opción “Establecer onOffice-Sync en contactos para otros usuarios”, el usuario también puede activar el sync de contactos para otros usuarios mediante “Acciones >> Actualización masiva >> Contactos >> onOffice Sync”.
El módulo Whatsapp ofrece la posibilidad de abrir «WhatsApp Web» desde un contacto, incluyendo el contacto de destino y el mensaje, mediante una llamada URL y, si se desea, enviar exposés. Además, a través del popup de citas se pueden enviar confirmaciones de citas mediante “WhatsApp Web”.
Exportar / Imprimir listas
Aquí puedes establecer si el usuario puede realizar exportaciones e imprimir archivos. Si no se asigna el derecho para imprimir listas, el usuario podrá seguir imprimiendo sus citas.
Gestor de procesos
Aquí puedes definir qué derechos tiene el usuario para los procesos. Puedes asignar por separado los derechos para iniciar, diseñar, cancelar y omitir procesos. Además, puedes configurar si el usuario seleccionado también puede leer y modificar procesos de otros usuarios. Si está configurado el derecho “solo propios”, también se pueden modificar los procesos que están bajo la responsabilidad del grupo al que pertenece el usuario.
Módulos del sitio web
Aquí puedes establecer qué módulos de páginas web puede utilizar el usuario.
Smart site 2.0
Aquí puedes establecer si el usuario puede leer todas las páginas en smart site 2.0 o únicamente las páginas que él mismo ha creado.
Panel de control
Aquí encontrarás los derechos de usuario para el dashboard.
Mediante el selector situado detrás de “Configuración asignada” y “Configuración asignada 2”, puedes asignar al usuario las configuraciones del dashboard que hayas preparado previamente. Si la opción «Activo al acceder» está marcada, esta configuración se muestra después de iniciar sesión en onOffice enterprise.
«Configurar panel de control» define si el usuario puede configurar su panel de control o no. Si no se marca esta casilla, no aparecerá el icono de edición en el panel de control y el usuario no podrá añadir ni eliminar widgets. Los widgets, por ejemplo, para qué buzón debe mostrar el widget de correo electrónico los correos no leídos, pueden seguir siendo configurados por el usuario.
«Configurar estadísticas» es el ajuste equivalente para las pestañas del panel de control de tipo «estadísticas».
A través de «gestionar configuraciones» se determina si el usuario tiene derecho a gestionar las configuraciones del cuadro de mandos en «Panel de control >> Configuración». Éstas pueden distribuirse a otros usuarios mediante «configuración asignada».
«Estadísticas visibles»determina si el usuario puede ver únicamente sus propias estadísticas, las del grupo de oficina o todas las estadísticas.
Utiliza «Gestionar plantillas de estadísticas» para determinar qué plantillas de estadísticas puede gestionar el usuario.
Derechos administrativos
El derecho de administrador es el más importante de todos. Con este derecho, el usuario puede establecer sus propios derechos sin restricciones. Asigna este derecho únicamente a empleados de confianza.
Además, aquí puedes asignar al usuario otros derechos administrativos individuales, como, por ejemplo, la sincronización completa del portal.
Mediante el derecho “Puede activar el usuario soporte de onOffice” puedes controlar qué usuarios pueden habilitar el acceso de soporte desde el menú de ayuda o mediante un enlace incluido en un correo electrónico.
Si quieres otorgar a tu usuario derechos para administrar los campos, puedes utilizar el derecho “Crear y gestionar campos”. Para ello no es necesario el derecho de «Administrador».
