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Ajustes

Datos básicos

En los datos básicos encontrará los datos de usuario y de acceso, así como los datos para una aviso legal o una firma.

Usuario:

Aquí puede cambiar los datos de usuario y los datos de acceso – especialmente la contraseña. Si el usuario tiene el derecho “Gestión de usuarios”, puede actualizar él mismo la información en la pestaña “Datos básicos”. Sin el derecho de “Administración”, sólo ve los datos de su usuario.

Nombre de usuario

El nombre de usuario se asigna cuando se crea el usuario y no se puede cambiar.

Es obligatorio al iniciar sesión en onOffice, pero también aparece en los campos responsable, etc. detrás del nombre completo.

Contraseña

Aquí puede cambiar la contraseña para el inicio de sesión en onOffice enterprise. La contraseña debe confirmarse de nuevo debido a posibles errores ortográficos.

Inicio de sesión automático

Aquí puede generar un enlace de acceso a onOffice. Se crean datos de acceso que puede almacenar en un marcador de su navegador, por ejemplo.
También puede crear un enlace de inicio de sesión para su versión móvil inteligente.

Correo electrónico

Introduzca aquí la dirección de correo electrónico de su usuario. Se envían notificaciones del sistema a esta dirección de correo electrónico, como por ejemplo la notificación de cambio cuando el usuario ha completado el formulario de actualización del contacto .

Con nombre de correo electrónico puede mostrar un nombre sencillo legible junto a la dirección de correo electrónico. El nombre puede elegirse libremente y suele aparecer en los programas de correo electrónico antes del paréntesis angular que encierra la dirección de correo electrónico.

Puede encontrar un vídeo de formación sobre el tema de la definición de nombres de correo electrónico aquí.

E-mail para el envío de los datos de inicio de sesión, este campo debe ser rellenado por usted. Introduzca aquí una dirección de correo electrónico a la que también pueda acceder independientemente de onOffice enterprise. Si olvida su contraseña, puede pedir que le envíen una nueva a la dirección que introduzca aquí. Además, esta dirección de correo electrónico es muy importante si ha introducido su contraseña incorrectamente varias veces. Si no hay ninguna dirección de correo ingresada, deberá ponerse en contacto con el servicio de asistencia de onOffice para restablecer su contraseña.

Asignación de contactos

Aquí puede asignar un registro de contacto al usuario. Este registro de contactos recibe el tipo de contacto “Usuario del sistema” además de sus tipos de contacto existentes, lo que facilita el filtrado de los registros de contactos de los empleados.
Si en los ajustes básicos está activada la opción “Asignar persona de contacto automáticamente al ingresar inmuebles nuevos” y la base de datos de contactos vinculada tiene el tipo de contacto “Agente”, esta base de datos de contactos se almacena automáticamente como persona de contacto para los inmuebles nuevos creados por usted. En resumen, cuando crea una propiedad, no tiene que vincular usted mismo a la persona de contacto, onOffice lo hace por usted. En la mayoría de los casos, se trata de su denominado registro de contacto del agente, es decir, un registro de contacto en el que se almacenan sus datos de contacto y que tiene el tipo de contacto “agente”. Estos datos se transfieren a los portales inmobiliarios y se mencionan en los exposés.

Reconocimiento de proveedores

Si las propiedades con el ID de reconocimiento de proveedores se importan a través de OpenImmo, el registro de usuario actual se introduce como responsable de la nueva propiedad.
Si se selecciona la opción “Utilizar registro de contacto vinculado como persona de contacto de la(s) propiedad(es) importada(s)”, el registro de contacto vinculado se introduce como persona de contacto.

Cuenta

El acceso a onOffice puede bloquearse o desbloquearse mediante esta función.

Nota:

Tenga en cuenta que los usuarios bloqueados siguen teniendo acceso a los buzones a través de clientes de correo electrónico externos. Por razones de seguridad, puede cambiar las contraseñas de los buzones correspondientes a través de la administración de correo electrónico.

Nota: Si un usuario ha introducido una contraseña incorrecta 5 veces, el usuario es bloqueado por el sistema. Después, un administrador debe desbloquear de nuevo al usuario. No se puede solicitar por correo electrónico una nueva contraseña para un usuario bloqueado.

Idioma del sistema y zona horaria

Estos campos sólo están disponibles si dispone del módulo multilingüe.

Con el “Idioma del sistema” puede especificar el idioma de la edición de onOffice enterprise. La lista de idiomas corresponde a los que pueden seleccionarse en los contactos. La lista puede configurarse en la administración para los campos de selección singular en el módulo contactos bajo el campo clave “Idioma”.

“Zona horaria” establece la zona horaria del usuario. Europa/Berlín se introduce por defecto. Por ejemplo, la zona horaria se tiene en cuenta a la hora de introducir fechas en los mensajes de correo electrónico.

Enlace a la reunión

Aquí se puede almacenar un enlace a una reunión de vídeo de proveedores como Google Meet o Zoom. Este enlace puede utilizarse en las citas y en Messenger, así como en las plantillas de correo electrónico y en la confirmación de la cita. 5 minutos antes del inicio de la reunión, aparece un icono naranja de reunión en la barra de herramientas superior, que conduce directamente a la reunión.

Imagen de usuario

Puede almacenar una imagen para los usuarios que se utiliza en exposés, firmas, etc. Para una visualización óptima en, por ejemplo, exposés, recomendamos un formato aproximado de 3:4 (ancho:alto) para la imagen del usuario. La foto puede leerse mediante la macro “_UserFoto(Alto,Ancho,Unidad)”.

Si no hay ninguna foto almacenada en el usuario, se comprueba si hay algún registro de contacto vinculado y, si es posible, se toma la foto de ahí.

Firma

También puede almacenar una firma para los usuarios análoga a la foto de usuario, pero sólo puede incluirse en los mensajes de correo electrónico: La macro “_FirmaDelUsuario(Alto, Ancho, Unidad” integra la imagen almacenada con las dimensiones especificadas (de forma análoga a la foto del usuario). La macro “_AdrBenutzerUnterschrift” emite la firma almacenada del gestor de contactos y la macro “_FixBenutzerUnterschrift” emite la firma almacenada del responsable de la propiedad.

Desactivar permanentemente el usuario

Los usuarios no se pueden eliminar en onOffice. Si un usuario ya no es necesario, configúrelo como desactivado permanentemente. Esto libera una licencia para un nuevo usuario.

Atención, los usuarios desactivados permanentemente NO PUEDEN ser reactivados.

Por favor, no recicle un usuario cambiando la contraseña y dándosela después a otra persona. Por lo tanto, la asignación de qué persona hizo qué y cuándo lleva mucho tiempo.

Aviso legal

Introduzca aquí todos los datos generales del usuario. Por favor, también manténgalos siempre actualizados. Estos datos también pueden hacerse visibles para el exterior.

Por ejemplo:

  • ¿Puede ser emitido automáticamente a través de macro en la firma de correo electrónico
  • O se utilizan en parte como datos de contacto de inmuebles
  • Para las citas, se forma una entrada para el lugar de la cita a partir del contacto especificado aquí
  • A través de las citas/confirmaciones de citas, los clientes también pueden ver la ubicación y los nombres de los empleados

Pero también dentro de onOffice enterprise, el nombre, los apellidos y la abreviatura del usuario se muestran en varios campos de selección, se introducen en comentarios, citas y en el diario del agente o actividades.

Los días festivos que aparecen en el registro de la jornada laboral dependen del estado federal del usuario.

Visible en la búsqueda de Messenger

Si la marca de verificación está activada, la búsqueda en Messenger puede encontrarlos. Si un agente quiere añadirle al chat, por supuesto debe hacer una solicitud previa, que puede aceptar o rechazar.