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Usted está aquí: Home / Módulo / Calendario / Citas (Calendario) / Crear una nueva cita / Datos básicos de la cita
Calendario
Datos básicos de la cita
Aquí se introducen los datos básicos de la cita. Tipo de cita, inicio y fin de la cita, lugar o también los participantes. Toda la información relativa a la cita puede introducirse aquí.
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Tipo de cita:
Seleccione aquí el tipo de cita, por ejemplo, visita o captación inmobiliaria. El tipo de cita se introduce en el diario del agente y las actividades como subtipo de acción. Puede personalizar la lista de tipos de cita en la Administración, en la pestaña Tipos de acción.
Asunto
Aquí puede introducir el asunto de la cita. Se muestra en la vista de calendario.
Estado de la cita
Puede establecer su cita como activa, cancelada, terminada o participante disponible. Si selecciona el estado “participante disponible”, se ignoran todos los posibles plazos incumplidos de los usuarios vinculados.
A menudo ocurre que los compañeros introducen citas informativas en el calendario, por ejemplo, “en la oficina”, “en la oficina de casa”, etc. Estas citas se reportan como interferencia cuando se quiere introducir citas con las personas.
Para evitarlo, existe el estado de cita “Participante disponible”. (Datos de la cita >> Estado de la cita).
Una vez que se selecciona este estado, la cita sigue siendo visible para todos, pero no se reporta como una interferencia de citas.
Notas
Aquí puede crear notas para la cita correspondiente. Sin embargo, sólo se muestran en la vista previa detallada de la cita.
Inicio/fin, eventos de varios días
Estableciendo “Empieza el” y “Termina el” puede definir la duración de la cita. También puede prolongarse durante varios días.
Trayecto
Con el ajuste tiempo de viaje, puede establecer tiempos ida y vuelta de la cita (idénticos o diferentes), que utilizará para representar el tiempo de viaje. El tiempo de viaje se muestra sombreado en gris antes y después de la cita. La hora de viaje se incluye en el solapamiento.
La hora de viaje sólo se muestra en el calendario de onOffice. Se inserta ida y vuelta de la cita y se tiene en cuenta si hay solapamiento con otras citas. No es posible la sincronización con otros calendarios (por ejemplo, Outlook) ni los recordatorios antes de la hora límite.
Cita de día completo
En cuanto marque la casilla, la cita se creará como cita para todo el día. En la vista general de la agenda, la cita aparece en la parte superior en el campo 0-24. En el caso de citas de día completo que duren varios días, los días completos también se introducen en la línea de jornada completa.
Lugar de la cita
Aquí puede elegir entre varios lugares de cita:
- Dirección del grupo de datos básicos / oficina
- Dirección del inmueble
- Dirección del contacto vinculado
- Dirección del usuario vinculado
- Otro
- Videoconferencia
- Videoconferencia del usuario
Las direcciones que haya introducido en los datos básicos o en el grupo de oficinas se almacenan siempre con el campo “Lugar de la cita”.
En cuanto se vincula un contacto, un inmueble o un usuario, la dirección o los datos de la dirección creados allí se añaden automáticamente a la selección de lugares de cita.
Si configura el lugar de la cita como “Otro”, puede introducir libremente el lugar que no se encuentra en la lista de selección.
En “Videoconferencia”, introduzca un enlace de reunión para una videoconferencia como lugar de la cita. Para “Videoconferencia desde usuario”, se introduce el enlace de reunión del usuario desde la configuración básica de usuario.
5 minutos antes del inicio, aparece un icono naranja en la barra de herramientas superior que conduce a la videoconferencia.
Aquí puede especificar los participantes de la cita a partir de los usuarios y grupos disponibles con un simple clic. Si desea eliminar un usuario de la cita, haga clic en la pequeña X roja situada a la derecha junto al usuario. Además de los usuarios, también puede especificar los recursos, por ejemplo, salas de conferencias o vehículos de la empresa, para que queden bloqueados durante el periodo de la cita.
Los recursos deben crearse primero en la administración en el módulo “Calendario” y el campo clave “Recursos”. Si los recursos ya están ocupados cuando se crea la cita, aparecen en gris en la búsqueda de usuarios/recursos, pero aún pueden seleccionarse.
Puede asignar contactos, una propiedad o un proyecto a una cita. Si asigna una propiedad a su cita, también se incluirá en el diario del agente. Si asigna una dirección a su cita, ésta también aparecerá en la pestaña Actividades.
Para ello, haga clic en el signo más en las áreas “asignadas”, “propiedades asignadas” o “proyecto asignado”. En el diálogo de asignación de contactos también puede crear un nuevo contacto; para ello, vaya a la pestaña “Nuevo” del diálogo de asignación.
Si el seguimiento de citas está activo, también puede gestionar el seguimiento automático de citas para cada contacto asignado.
Solapamiento de citas
Si ya se ha introducido una cita para el periodo especificado para al menos un usuario o recurso, aparecerá una nota indicando el solapamiento en la zona superior. Si hace clic en el icono de información del campo de nota, se mostrarán la cita o citas que se solapan. También se muestran las citas a las que el usuario no tiene acceso de lectura. En estos casos, se muestran todos los recursos y participantes, el tema no es visible.
Buscador de citas
¿Tiene un solapamiento en la cita y desea encontrar una cita para todos los usuarios, grupos y recursos sin solapamiento? Utilice el buscador de citas para encontrar citas sin solapamientos.
Ajustes
Para el buscador de citas, puede establecer tiempo de trabajo en . Esto después se introduce en el buscador de citas.
Además, puede definir en el buscador de de citas cuándo tiene lugar una pausa para comer y si es relevante para la ventana de citas.
Función
Si hay solapamientos en una cita, puede abrirla en la barra de acciones a través de . La función se desactiva si no hay solapamientos o si la cita aún no se ha guardado. En la caja de diálogo, podrá encontrar franjas horarias adecuadas simplemente haciendo clic en el botón “Buscar cita”. Seleccione la franja horaria adecuada utilizando el botón situado detrás y después, haga clic en “Crear cita”.
Por favor, tenga en cuenta que la franja horaria completa se introduce por el momento en la nueva cita. Si fija la hora exacta de inicio de la cita, la hora de finalización se ajusta automáticamente para que la duración de la cita vuelva a ser la misma que la de la cita original.