Dati di base dell’appuntamento

Tipologia di appuntamento

Seleziona qui la tipologia di appuntamento, ad esempio una visita o un sopralluogo. La tipologia di appuntamento viene inserita come tipo di azione nella rubrica dell’agente e nelle attività. È possibile personalizzare la lista di tipologie di appuntamento nell’ Amministrazione , nella scheda Tipi di azione.

Qui è possibile definire i partecipanti all’appuntamento tra gli utenti e i gruppi disponibili con un semplice clic. Se si desidera eliminare un utente dall’appuntamento, cliccare sulla piccola X rossa sul lato destro accanto all’utente. Oltre agli utenti, è possibile specificare anche le risorse, ad esempio sale conferenze o veicoli aziendali, in modo che vengano bloccate per la durata dell’appuntamento.

Le risorse devono essere prima create nell’ amministrazione nel modulo “Calendario” e nel campo chiave “Risorse”. Se le risorse sono già occupate al momento della creazione dell’appuntamento, vengono visualizzate in grigio nella ricerca utente/risorsa, ma possono comunque essere selezionate.

È possibile collegare contatti, un immobile o un progetto a un appuntamento. Se colleghi un immobile all’appuntamento, questo verrà inserito anche in cronologia . Se colleghi un contatto all’appuntamento, questo apparirà anche nella scheda Attività.

A tal fine, cliccare sul simbolo più nelle aree “contatti collegati”, “immobile collegato” o “Progetto collegato”. È possibile creare un nuovo contatto anche nel dialogo di assegnazione dei contatti, passando alla scheda “Nuovo” del dialogo di assegnazione.

Se il follow-up degli appuntamenti è attivo, è possibile gestire anche il follow-up automatico degli appuntamenti per ogni contatto collegato.

Appuntamenti sovrapposti

Se per il periodo specificato è già stato inserito un appuntamento per almeno un utente o una risorsa, appare un messaggio in alto che indica la sovrapposizione. Se clicchi sull’icona dell’informazione nel campo delle informazioni, vengono visualizzati l’appuntamento o gli appuntamenti che si sovrappongono. Vengono visualizzati anche gli appuntamenti per i quali l’utente non ha l’autorizzazione di lettura. Per questi, tutte le risorse e i partecipanti sono visualizzati, mentre l’oggetto non è visibile.

Cerca appuntamento libero

Hai una sovrapposizione di appuntamenti e vuoi trovare un appuntamento per tutti gli utenti, i gruppi e le risorse senza sovrapposizioni? Utilizza il cerca appuntamento libero per trovare slot per appuntamenti senza sovrapposizioni.

Impostazioni

Per la ricerca di slot per appuntamenti, è possibile specificare l’orario di inizio e fine del proprio lavoro in Extra>> Impostazioni >> Impostazioni di base >> Generale . Questo dato viene poi inserito nella ricerca di slot liberi.

Inoltre, è possibile specificare nella ricerca delle fasce orarie quando avviene una pausa pranzo e se questa è rilevante per la fascia oraria dell’appuntamento.

Funzione

Se ci sono sovrapposizioni in un appuntamento, è possibile aprirlo nella barra delle azioni tramite Azioni successive >> Cerca appuntamento libero . La funzione è disattivata se non ci sono sovrapposizioni o se l’appuntamento non è ancora stato salvato. È quindi possibile trovare le fasce orarie adatte nella lightbox semplicemente cliccando sul pulsante “cerca appuntamento”. Utilizzare il pulsante dietro lo slot appropriato per selezionarlo e quindi fare clic su “Crea appuntamento”.

Si noti che la fascia oraria completa viene inizialmente inserita nel nuovo appuntamento. Se si specifica l’ora esatta di inizio dell’appuntamento, l’ora di fine viene regolata automaticamente in modo che la durata dell’appuntamento corrisponda a quella dell’appuntamento originale.