Datos básicos

La mayor parte de la información se explica por sí misma. Sin embargo, es necesario considerar algunos puntos con más detalle.

Si se han especificado campos obligatorios , se muestran en rojo. No puede guardar el registro de direcciones hasta que se hayan rellenado todos los campos obligatorios. Además, puede definir si se bloqueatambién el cambio de estado de la dirección y la apertura de otras pestañas.

Atención: Si activa esta opción, esto también afecta a los registros de direcciones que ya han sido creados pero que no han sido rellenados completamente.

Al crear direcciones, puede especificar el valor por defecto o estándar para los campos de selección (singleselect o multiselect). Esto se hace generalmente en la administración; para campos como el país o el idioma, cada usuario puede definirlo individualmente. Para ello, diríjase a Extras >> Configuración >> Usuario >> Nombre de usuario >> Pestaña de configuración >> Categoría entrada nueva. Allí puede establecer los valores predeterminados para la creación de direcciones y otros registros de datos.

Al crear nuevas direcciones, se puede seleccionar un único valor para un campo multiselección directamente a través del desplegable de selección. Si hay que seleccionar varios valores, utilice la forma habitual mediante el lápiz de edición.

Datos generales

En los datos maestros se almacena la información básica, como el nombre y la dirección del contacto. En la pestaña “Datos maestros-2” tiene la posibilidad de crear otra persona.

Geovalidación

Si la dirección introducida es incorrecta, el pin de localización recibe una cruz roja a la derecha de la localización.

Para que una dirección aparezca como válida, los campos “Calle”, “Código postal”, “Ciudad” y “País” deben rellenarse y coincidir con una dirección válida. El número de casa no desempeña ningún papel en la validación.

Si la dirección se ha almacenado correctamente, aparecerá una marca verde en el pin de localización 

Puede abrir la dirección directamente en OpenStreetMap utilizando el icono de mapa situado a la derecha de “Calle”.

Introducir números de teléfono adicionales

Para introducir los diferentes números de teléfono, vaya al icono de edición .

Nota: La visualización de los números de teléfono aparece en azul si ha almacenado más de un número.

Contacto

Aquí puede introducir más datos de contacto. Entre otras cosas, la información sobre el correo electrónico, la página de inicio y el idioma del contacto, si utiliza el módulo multilingüe .

El campo “último contacto” indica cuándo tuvo lugar el último contacto con el registro de la dirección. Puede establecer qué actividades se contabilizan. En los ajustes básicos, tiene la opción de definir los eventos a partir del tipo de acción, el tipo de acción y otros criterios, que luego establecen la fecha.

Nota:

Si necesita más campos en los que pueda cargar archivos (imágenes, documentos), cree campos con el tipo “Archivo” en la administración .

Medios de comunicación social

En la categoría “Medios de comunicación social”, puede almacenar direcciones de medios sociales para los conocidos servicios de medios sociales Facebook, Twitter, YouTube, Instagram, LinkedIn y Xing.

cliente de correo electrónico externo

Para escribir a la dirección a través de un cliente de correo electrónico externo como Microsoft Outlook, puede hacer clic directamente en la palabra “correo electrónico” delante de la dirección de correo electrónico introducida. Aquí se almacena una función que inicia el cliente de correo electrónico estándar y pasa la dirección de correo electrónico principal del registro.

saludo automático de la carta

Por defecto, se almacena una carta de saludo automática, que consiste en el saludo y el apellido. Si desea escribir un saludo de carta individual, desmarque la casilla e introduzca el saludo deseado.

objetos ofrecidos

Esta vista general le muestra los objetos ya ofrecidos por el contacto respectivo.

Ley de blanqueo de capitales

Aquí puede registrar todos los datos importantes sobre los cliente potencial y los vendedores de acuerdo con la Ley de Blanqueo de Capitales. Así, utilizando el ejemplo de la persona física, debe registrar los siguientes datos e introducirlos en los campos previstos:

• Nombre (apellido y al menos un nombre)
• Lugar y fecha de nacimiento
• Nacionalidad
• Dirección (sin apartados de correos)
• Tipo de documento de identidad (por ejemplo, documento de identidad o pasaporte)
• Número de licencia
• Autoridad emisora

Por favor, infórmese de las respectivas obligaciones de documentación y conservación vigentes.

Administración

Aquí puede cambiar el estado de la dirección, entre otras cosas. Si utiliza el “estado ampliado de la dirección”, al cambiar el estado de la dirección también puede cambiar el estado de todos los criterios de búsqueda . Si no está seguro de si está utilizando el “estado de dirección ampliado”, consulte la información de expertos que aparece a continuación sobre cómo comprobarlo y cambiarlo si es necesario.

Con el estado puede definir diferentes “estados” para una dirección (véase Información de expertos) y ofrecerlos para su selección en el campo “Estado”. Esto facilita el filtrado según este estado o la evaluación en el configurador de estadísticas .

Si un cambio de estado de la dirección modifica el estado de los criterios de búsqueda, se le pregunta si el cambio debe llevarse a cabo (Aceptar) o no (Cancelar).

Información de expertos

• “estado de la dirección extendida”, se da cuando “Estado2” está activo en las direcciones en lugar de “Estado”. Puede comprobarloen Herramientas >> Ajustes >> Administración >> Campos de entrada de las pestañas >> Direcciones del MÓDULO >> Gestión de la CATEGORÍA.
• En la administración de los estados individuales de las bases de datos de direcciones se puede definir si una modificación influye también en el estado de los criterios de búsqueda. Todos están siempre desactivados / activados, el último estado no se restablece.
• El estado2 contiene las entradas “Archivado y Activo” y éstas corresponden a los respectivos estados básicos del “estado simple de la dirección”. Además, puede definir otros estados y asignarlos a uno de los dos estados básicos.

En la categoría “Administración”, puede determinar el responsable de la dirección.

Los tipos de contacto pueden ampliarse como se desee en la administración . Tenga en cuenta que hay dos tipos de contactos con funciones asignadas. Si un registro de dirección está vinculado a un objeto como persona de contacto, debe establecerse el tipo de contacto “Agente”. A continuación, la dirección de la persona de contacto también se transmite a los portales.

Para dar de alta a la persona de contacto de un inmueble en el directorio de empresas de Immobilienscout 24, se requiere además el tipo de contacto “contacto del directorio de empresas IS24”.

Las partes interesadas también deben identificarse de alguna manera como “Parte interesada” (o “Parte interesada A”, “Posible comprador”).

El campo “Cliente desde” se rellena con la fecha actual cuando se añade el tipo de contacto “Cliente”. La fecha también se establece cuando se añade un tipo de contacto que es un subelemento de “Cliente”. Sin embargo, esta fecha también puede ser editada por usted más tarde.

También puede ampliar las entradas de “Contacto de origen” como desee. Sin embargo, hay orígenes asignados por el sistema. Por ejemplo, un cliente potencial que haya preguntado a través de la página de ImmoScout24 tendrá automáticamente introducido “System_Immobilienscout24” como origen.

En “Tipster” puede vincular otro registro de direcciones.

Los registros marcados como “privados” no pueden ser vistos por ningún otro usuario. Utilice esta opción sólo para las direcciones que definitivamente sólo puede ver usted personalmente.

Advertencia

En la categoría “Administración”, el campo “Advertencia” le da la opción de marcar la información importante de sus respectivos contactos con una barra de advertencia naranja. Esta advertencia también se emite cuando se escriben mensajes de correo electrónico en el campo Para y a destinatarios separados. Si se escribe en receptores separados, aparece un triángulo de advertencia junto al símbolo del receptor.

Nota:

Si el campo “Aviso” no está activo para usted, puede activarlo en la administración en la pestaña “Campos de entrada”, módulo “Gestión de direcciones”, categoría “Administración”.

Actividades:

En la edición de onOffice enterprise puede añadir 3 cuadros de actividad diferentes a los datos básicos de la dirección a través de la administración .

Historia de las actividades

Sólo se puede añadir una vez la “Casilla del historial de actividades” a los datos básicos de la dirección. Esta casilla le muestra todas las actividades del registro de direcciones, sin restricciones.

Haciendo clic en los símbolos de la columna “Tipo”, puede ir directamente al correo electrónico o a la cita correspondiente. Puede crear una nueva actividad mediante el símbolo ““.

Caja de actividades

Puede mostrar ciertas actividades a través del “Cuadro de Actividades”; puede establecer qué tipo de acción y/o qué tipo de acción aparece aquí en la administración . Para ver diferentes actividades, esta casilla puede añadirse a los datos básicos de la dirección varias veces en la administración .

Para abrir la configuración de los diferentes cuadros de actividad, debe ser un administrador. Los ajustes se realizan en la administración .

usuario de la caja de actividades

La tercera opción es la casilla “Usuarios de las actividades”. Puede configurar esta casilla de forma similar a la casilla de actividad en la administración. A diferencia del cuadro de actividades, este cuadro sólo muestra los usuarios especificados en las actividades.

Seguimientos

Todos los usuarios a los que se les ha asignado un reenvío para este registro aparecen en la casilla “Reenvíos”. En la columna “Observación” puede ver el motivo de esta nueva presentación. Sólo puede eliminar sus propios reenvíos con el icono de la papelera.

Naranja = reenvíos creados automáticamente por el sistema
Verde = reenvíos creados por otros usuarios
Negro = reenvíos creados por el usuario

Puede crear un nuevo reenvío a través del símbolo ““. En la ventana emergente que aparece, puede introducir el usuario, la fecha y el comentario para el reenvío.

Propiedad

Si el registro de la dirección seleccionada es un propietario, puede vincular o crear la propiedad correspondiente aquí.

Si ha vinculado la propiedad correspondiente en el registro de la dirección del propietario en la categoría Propiedad, hay un símbolo de libro allí  . Si hace clic en el símbolo de este libro, será redirigido automáticamente al libro del corredor vinculado.

Supervisor adicional

A través del supervisor adicional se puede dar acceso a otros usuarios al registro de direcciones, pudiendo introducirse varios usuarios. La categoría debe estar activada en la administración.

Nota:

Por favor, tenga en cuenta que: El supervisor adicional sólo está disponible si se utiliza el sistema de derechos de registro .

¿Qué derechos tiene el tutor adicional?

Los derechos se valoran de la misma manera que los del cuidador. Hay 3 características especiales:

• Los derechos sobre el tutor tienen prioridad. Si, por ejemplo, el supervisor impide explícitamente la lectura, pero el supervisor adicional concede un derecho de lectura, se aplica el derecho concedido a través del supervisor. En este caso, no hay acceso de lectura.
• Por el contrario, si los derechos de lectura se conceden a través de un usuario y se impiden a través de otro en el caso de los supervisores adicionales, entonces se resume como “lectura permitida”.
• El registro de la dirección también cuenta como un “registro propio” para el supervisor adicional, por lo que se aplica el derecho del usuario “Las actividades de los registros propios son visibles”.

Independientemente de esto, la regla general es que los derechos asignados a un registro anulan los derechos generales de usuario de los supervisores o de los supervisores adicionales.

¿Quién puede asignar/cambiar el supervisor adicional?

Todos los usuarios que tienen acceso de escritura al registro de direcciones pueden añadir o eliminar usuarios adicionales.