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Contactos

Datos básicos

Por defecto, las siguientes categorías aparecen en la pestaña de Datos Básicos:

La mayor parte de la información se explica por sí misma. Sin embargo, es necesario considerar algunos puntos con más detalle.

Si se han especificado campos obligatorios, se muestran en rojo. No puede guardar el registro de contactos hasta que se hayan rellenado todos los campos obligatorios. Además, puede definir si se bloquea también el cambio de estado del contacto y la apertura de otras pestañas.

Atención: Si activa esta opción, esto también afecta a los registros de contactos que ya han sido creados pero que no han sido rellenados completamente.

Al crear contactos, puede especificar el valor por defecto o estándar para los campos de selección (selección singular o selección múltiple). Esto se hace generalmente en la administración; para campos como el país o el idioma, cada usuario puede definirlo individualmente. Para ello, diríjase a Extras>> Configuración >> Usuario >> Nombre de usuario >> Pestaña configuración >> Categoría «entrada nueva». Allí puede establecer los valores predeterminados para la creación de contactos y otros registros de datos.

Al crear nuevos contactos, se puede seleccionar un único valor para un campo de selección múltiple directamente a través del desplegable de selección. Si hay que seleccionar varios valores, utilice la forma habitual mediante el lápiz de edición.

Datos generales

En los datos generales se almacena la información básica, como el nombre y la dirección del contacto. En la pestaña “Datos generales-2” tiene la posibilidad de crear otra persona.

Geovalidación

Si la dirección introducida no es correcta, el pin de localización  recibe una cruz roja.

¿No está seguro de la ortografía de la calle? ¿O el código postal y la ciudad?
Al hacer clic en la chincheta de localización se abre un diálogo para seleccionar una dirección adecuada:

Aquí se consultan, uno tras otro, los datos individuales relevantes para la dirección,

con sugerencias de lugares y calles existentes a medida que se escribe.

Si la dirección se ha almacenado correctamente, aparecerá una marca verde en el pin de localización 

Introducir números de teléfono adicionales

Para introducir los diferentes números de teléfono, vaya al icono de edición Icono editar.

Nota: La visualización de los números de teléfono aparece en azul si ha almacenado más de un número.

Guía telefónica

En los datos básicos de un registro de direcciones hay una interfaz con telefonbuch.de.

Al hacer clic en el hipervínculo “Números de teléfono” o “Números de fax”, se realiza una búsqueda de números en una ventana externa (Telefonbuch.de). Si selecciona Suiza o Austria como país, se abren automáticamente las guías telefónicas respectivas de estos países. Esta función sólo está disponible para Alemania, Suiza y Austria. Si selecciona otros países, esta función se desactiva.

Cuando haya encontrado el número de teléfono correcto, puede copiar este número y pegarlo en los datos básicos del registro de contactos.

Contacto

Aquí puede introducir más datos de contacto. Entre otras cosas, la información sobre el correo electrónico, la página de inicio y el idioma del contacto, si utiliza el módulo multilingüe.

El campo “último contacto” indica cuándo tuvo lugar el último contacto con el registro del contacto. Puede establecer qué actividades se contabilizan. En los ajustes básicos, tiene la opción de definir los eventos a partir del tipo de acción, el subtipo de acción y otros criterios, que luego establecen la fecha.

Nota:

Si necesita más campos en los que pueda cargar archivos (imágenes, documentos), cree campos con el tipo “Archivo” en la administración.

Redes sociales

En la categoría “Redes sociales”, puede almacenar direcciones de redes sociales sociales para los servicios de Facebook, Twitter, YouTube, Instagram, LinkedIn y Xing.
Vista detallada de la dirección Categoría Medios de comunicación social

Cliente de correo electrónico externo

Para escribir al contacto a través de un cliente de correo electrónico externo como Microsoft Outlook, puede hacer clic directamente en la palabra “correo electrónico” delante de la dirección de correo electrónico introducida. Aquí se almacena una función que inicia el cliente de correo electrónico estándar y pasa la dirección de correo electrónico principal del registro.

Saludo automático de carta

Por defecto, se almacena un saludo de carta automático, que consiste en el saludo y el apellido. Si desea escribir un saludo de carta individual, desmarque la casilla e introduzca el saludo deseado.

Propiedades ofrecidas

Esta vista general le muestra las propiedades ya ofrecidas por el contacto respectivo.

Ley de lavado de dinero

Aquí puede registrar todos los datos importantes sobre los interesados y los vendedores de acuerdo con la ley de lavado de dinero. Así, utilizando el ejemplo de la persona física, debe registrar los siguientes datos e introducirlos en los campos previstos:

  • Nombre (al menos un nombre y apellido)
  • Lugar y fecha de nacimiento
  • Nacionalidad
  • Dirección (sin apartados de correos)
  • Tipo de documento de identidad (por ejemplo, documento de identidad o pasaporte)
  • Número de identidad
  • Autoridad emisora

Por favor, infórmese de las respectivas obligaciones de documentación y conservación vigentes.

Administración

Aquí puede cambiar el estado del contacto, entre otras cosas. Si utiliza el “estado ampliado del contacto”, al cambiar el estado del contacto también puede cambiar el estado de todos los criterios de búsqueda. Si no está seguro de si está utilizando el “estado de contacto ampliado”, consulte la información de expertos que aparece a continuación sobre cómo comprobarlo y cambiarlo si es necesario.

Con el estado puede definir diferentes “estados” para un contacto (véase Información de expertos) y ofrecerlos para su selección en el campo “Estado”. Esto facilita el filtrado según este estado o la evaluación en el configurador de estadísticas.

Si un cambio de estado del contacto modifica el estado de los criterios de búsqueda, se le pregunta si el cambio debe llevarse a cabo (Aceptar) o no (Cancelar).

  • “estado del contacto extendida”, se da cuando “Estado2” está activo en los contactos en lugar de “Estado”. Puede comprobarlo en Extras>> Configuración>> Administración >> Pestaña Campos de entrada >> Módulo: Gestión de contactos >> Categoría: Administración.
  • En la administración de los estados individuales de las bases de datos de contactos se puede definir si una modificación influye también en el estado de los criterios de búsqueda. Todos están siempre desactivados / activados, el último estado no se restablece.
  • El estado2 contiene las entradas “Archivado y Activo” y éstas corresponden a los respectivos estados básicos del “estado simple del contacto”. Además, puede definir otros estados y asignarlos a uno de los dos estados básicos.

En la categoría “Administración”, puede determinar el responsable del contacto.

Los tipos de contacto pueden ampliarse como se desee en la administración. Tenga en cuenta que se asignan funciones a dos tipos de contactos. Si un registro de contacto está vinculado a una propiedad como persona de contacto, debe establecerse el tipo de contacto “Agente”. A continuación, el contacto de la persona de contacto también se transmite a los portales.

Para dar de alta a la persona de contacto de un inmueble en el directorio de empresas de agentes inmobiliarios de Immobilienscout 24, se requiere además el tipo de contacto “contacto del directorio de empresas IS24”.

Los clientes potenciales también deben identificarse de alguna manera como “Cliente potencial” (o “Cliente potencial A”, “Posible comprador”).

El campo “Cliente desde” se rellena con la fecha actual cuando se añade el tipo de contacto “Cliente”. La fecha también se establece cuando se añade un tipo de contacto que es un subelemento de “Cliente”. Sin embargo, esta fecha también puede ser editada por usted más tarde.

También puede ampliar las entradas de “Contacto de origen” como desee. Sin embargo, hay orígenes asignados por el sistema. Por ejemplo, un interesado que haya preguntado a través de la página de ImmoScout24 tendrá automáticamente introducido “System_Immobilienscout24” como origen.

En el “Recomendador” puede vincular otro registro de contacto.

Los registros marcados como “privados” no pueden ser vistos por ningún otro usuario. Utilice esta opción sólo para los contactos que definitivamente sólo puede ver usted personalmente.

Advertencia

En la categoría “Administración”, el campo “Advertencia” le da la opción de marcar la información importante de sus respectivos contactos con una barra de advertencia naranja. Esta advertencia también se emite cuando se escriben mensajes de correo electrónico en el campo «a» y a destinatarios separados. Si se escribe en destinatarios separados, aparece un triángulo de advertencia junto al símbolo del destinatario.

Nota:

Si el campo “Aviso” no está activo para usted, puede activarlo en la administración en la pestaña “Campos de entrada”, módulo “Gestión de contactos”, categoría “Administración”.

Actividades:

En onOffice enterprise edition puede añadir 3 cuadros de actividad diferentes a los datos básicos del contacto a través de la administración.

Historia de las actividades

Sólo se puede añadir una vez la “Casilla del historial de actividades” a los datos básicos del contacto. Esta casilla le muestra todas las actividades del registro de contactos, sin restricciones.

Haciendo clic en los símbolos de la columna “Tipo”, puede ir directamente al correo electrónico o a la cita correspondiente. Puede crear una nueva actividad mediante el símbolo ““.

Cuadro de actividades

Puede mostrar ciertas actividades a través del “Cuadro de Actividades”; puede establecer qué tipo de acción y/o qué subtipo de acción aparece aquí en la administración. Para ver diferentes actividades, esta casilla puede añadirse a los datos básicos del contacto varias veces en la administración.

Para abrir la configuración de los diferentes cuadros de actividad, debe ser un administrador. Los ajustes se realizan en la administración.

Usuario del cuadro de actividades

La tercera opción es la casilla “Usuarios de las actividades”. Puede configurar esta casilla de forma similar a la casilla de actividad en la administración. A diferencia del cuadro de actividades, este cuadro sólo muestra los usuarios especificados en las actividades.

Reenvíos

Todos los usuarios a los que se les ha asignado un reenvío para este registro aparecen en la casilla “Reenvíos”. En la columna “Observación” puede ver el motivo de esta nueva presentación. Sólo puede eliminar sus propios reenvíos con el icono de la papelera.

Naranja= Reenvíos creados automáticamente por el sistema
Verde = Reenvíos creados por otros usuarios
Negro= Reenvíos creados por el usuario

Puede crear un nuevo reenvío a través del símbolo ““. En la ventana emergente que aparece, puede introducir el usuario, la fecha y el comentario para el reenvío.

Propiedad

Si el registro del contacto seleccionada es un propietario, puede vincular o crear el inmueble correspondiente aquí.

Si ha vinculado el inmueble correspondiente en el registro del contacto del propietario en la categoría Inmueble, allí hay un símbolo de libro . Si hace clic en el símbolo de este libro, será redirigido automáticamente al diario del agente vinculado.

Responsable adicional

A través del responsable adicional se puede dar acceso a otros usuarios al registro de contactos, pudiendo introducirse varios usuarios. La categoría debe estar activada en la administración.

Nota:

Tenga en cuenta: El responsable adicional sólo está disponible si se utiliza el sistema de derechos de registro.

¿Qué derechos tiene el responsable adicional?

Los derechos se valoran de la misma manera que los del responsable. Hay 3 características especiales:

  • Los derechos sobre el responsable adicional tienen prioridad. Si, por ejemplo, el responsable impide explícitamente la lectura, pero el responsable adicional concede un derecho de lectura, se aplica el derecho concedido a través del responsable. En este caso, no hay acceso de lectura.
  • Por el contrario, si los derechos de lectura se conceden a través de un usuario y se impiden a través de otro en el caso de los responsables adicionales, entonces se resume como “lectura permitida”.
  • El registro del contacto también cuenta como un “registro propio” para el responsable adicional, por lo que se aplica el derecho del usuario “Las actividades de los registros propios son visibles”.

Independientemente de esto, la regla general es que los derechos asignados a un registro anulan los derechos generales de usuario de los responsables o de los responsables adicionales.

¿Quién puede asignar/cambiar el responsable adicional?

Todos los usuarios que tienen acceso de escritura al registro de contactos pueden añadir o eliminar usuarios adicionales.