Dati di base

La maggior parte delle informazioni si spiegano da sé. Tuttavia, alcuni punti devono essere esaminati più approfonditamente.

Se sono stati impostati campi obbligatori , verranno visualizzati in rosso. È possibile salvare il record di dati di contatto solo dopo aver compilato tutti i campi obbligatori. È inoltre possibile specificare se si deve bloccare anche la modifica dello stato del contatto e l’apertura di altre schede.

Attenzione: Se si attiva questa opzione, essa si applicherà anche ai record dei dati di contatto già creati ma non completamente compilati.

Quando si creano i contatti, è possibile specificare il valore predefinito o standard per i campi di selezione (a selezione singola o multipla). Questo viene generalmente fatto nell’ amministrazione, mentre per campi come il paese o la lingua, ogni utente può definirli individualmente. Per farlo, andare su extra>> impostazioni >> utente >> nome utente >> scheda impostazioni >> categoria nuovo inserimento. Qui è possibile configurare le impostazioni predefinite per la creazione di contatti e altri record di dati.

Quando si creano nuovi contatti, è possibile selezionare un singolo valore per un campo a selezione multipla direttamente tramite la tendina di selezione. Se devi selezionare più valori, usa il metodo standard con l’icona della matita per la modifica.

Dati di base

Nei dati di base vengono salvate le informazioni di base, come il nome e l’indirizzo del contatto. Nella scheda “Dati di base -2” è possibile creare un altro contatto.

Geovalidazione

Se l’indirizzo inserito non è corretto, la località sarà contrassegnato da una croce rossa a destra.

Affinché un indirizzo venga visualizzato come valido, i campi “via”, “codice postale”, “città” e “paese” devono essere compilati e corrispondere a un indirizzo valido. Il numero civico non ha alcun ruolo nella convalida.

Se l’indirizzo è stato memorizzato correttamente, appare un segno di spunta verde sulla localizzazione 

Inserire altri numeri di telefono

Per inserire i vari numeri di telefono, accedere all’icona di modifica .

Nota: I numeri di telefono sono visualizzati in blu se sono stati memorizzati più di un numero.

Contatti

Qui è possibile inserire ulteriori dettagli sulle informazioni di contatto. Questo include i dettagli dell’indirizzo email, della homepage e della lingua del contatto, se si utilizza il modulo multilingue .

Il campo “ultimo contatto” indica quando è avvenuto l’ultimo contatto. È possibile impostare quali attività conteggiare. Nelle impostazioni di base , si ha la possibilità di definire gli eventi a partire dal tipo di azione, dalla categoria di azione e da altri criteri, che poi impostano la data.

Nota:

Se hai bisogno di campi aggiuntivi in cui caricare file (immagini, documenti), crea campi con il tipo “file” nell’ amministrazione .

Social Media

Nella categoria “Social Media” è possibile salvare gli indirizzi dei social media Facebook, Twitter, YouTube, Instagram, LinkedIn e Xing.

client di posta elettronica esterno

Per scrivere all’indirizzo tramite un client di posta elettronica esterno come Microsoft Outlook, è possibile cliccare direttamente sulla parola “email” davanti all’indirizzo di posta elettronica inserito. Qui è memorizzata una funzione che avvia il client di posta elettronica standard e trasferisce l’indirizzo email principale del record di dati.

Forma di saluto automatica

Per impostazione predefinita, viene memorizzata una forma di saluto automatica, composta dal saluto e dal cognome. Se si desidera scrivere un saluto personalizzato, deselezionare la casella e inserire il saluto desiderato.

Immobili offerti

Questa panoramica mostra gli immobili già offerti al contatto.

Antiriciclaggio

Qui è possibile registrare tutti i dati importanti sui potenziali acquirenti e venditori in conformità l’antiriciclaggio. Prendendo come esempio la persona fisica, è necessario registrare i seguenti dati e inserirli negli appositi campi:

• Nome (cognome e almeno un nome)
• Luogo e data di nascita
• Nazionalità
• Indirizzo (no caselle postali)
• Tipo di documento d’identità (ad es. carta d’identità o passaporto)
• Numero del documento
• Autorità emittente

Informati sugli attuali obblighi di documentazione e conservazione.

Amministrazione

Qui è possibile, tra l’altro, modificare lo stato del contatto. Se si utilizza lo “stato aggiuntivo”, è possibile modificare anche lo stato di tutti i criteri di ricerca quando si cambia lo stato del contatto. Se non sei sicuro di utilizzare lo “stato aggiuntivo”, consulta le informazioni qui di seguito per scoprire come verificarlo e, se necessario, modificarlo.

È possibile utilizzare lo stato per definire vari “stati” per un contatto (vedere le informazioni ) e proporli per la selezione nel campo “Stato”. In questo modo è facile filtrare in base a questo stato o analizzarlo nelle Statistiche .

Se una modifica dello stato del contatto cambia lo stato dei criteri di ricerca, viene chiesto se la modifica deve essere effettuata (OK) o meno (Annulla).

Informazioni per gli esperti

• lo “stato aggiuntivo” viene indicato se nei contatti è attivo “Stato2” invece di “Stato”. Si può controllare in extra >> impostazioni >> amministrazione >> campi di inserimento TAB >> MODULO contatti >> CATEGORIA amministrazione.
• Nell’amministrazione dei singoli stati del contatto è possibile specificare se una modifica influisce anche sullo stato dei criteri di ricerca. In questo modo vengono sempre disattivati/attivati tutti; l’ultimo stato non viene ripristinato.
• Stato2 contiene le voci “archiviato e attivo”, che corrispondono ai rispettivi “stati semplici” È anche possibile definire stati aggiuntivi e assegnarli a uno dei due stati semplici.

Nella categoria “Amministrazione” è possibile specificare la persona responsabile del contatto.

Ie tipologie di contatto possono essere ampliate secondo le esigenze dall’ amministrazione . Si noti che a due tipi di contatto sono assegnate delle funzioni. Se un record di dati di contatto è collegato a un immobile come persona di contatto, deve essere impostato sul tipo di contatto “agente immobiliare”. Il contatto viene quindi trasmesso anche ai portali.

Per rilasciare il contatto di un immobile per l’elenco delle agenzie immobiliari Immobilienscout 24, è necessario anche il tipo di contatto “contatto dell’elenco delle agenzie IS24”.

Anche le parti interessate devono essere indicate in qualche forma come “interessato” (o “interessato A”, “acquirente”).

La data attuale viene automaticamente inserita nel campo “Cliente dal” quando si seleziona il tipo di contatto “Cliente”. La data viene impostata anche quando si aggiunge un tipo di contatto che è un sottoelemento di “Cliente”. Tuttavia, è possibile modificare questa data anche in un secondo momento.

È inoltre possibile espandere le voci “Origine dei contatti” come si desidera. Tuttavia, ci sono origini assegnate dal sistema. Ad esempio, “System_Immobilienscout24” viene inserito automaticamente come origine per un potenziale acquirente che si è informato tramite il sito ImmoScout24.

È possibile collegare un altro contatto sotto “segnalatore”.

I record di dati contrassegnati come “privati” non possono essere visualizzati da nessun altro utente. Utilizza questa opzione per contatti che devi vedere solo tu.

Notifica

Nella categoria “Amministrazione”, il campo “notifica” consente di contrassegnare con una barra di notifica arancione le informazioni importanti sui contatti. Questo avviso viene visualizzato anche quando si scrivono email nel campo A e a destinatari separati. Se si scrive a destinatari separati, accanto al simbolo del destinatario appare un triangolo di avvertimento.

Nota:

Se il campo “Notifica” non è attivo, puoi attivarlo nell’amministrazione nella scheda “Campi di inserimento”, modulo “Gestione contatto”, categoria “Amministrazione”.

Attività

Nell’edizione enterprise di onOffice è possibile aggiungere ai dati di base dell’indirizzo 3 diverse caselle di attività tramite l’ amministrazione .

Attività

È possibile aggiungere il riquadro “Attività” ai dati di base del contatto solo una volta. In questo riquadro vengono visualizzate tutte le attività del record di dati del contatto, senza limitazioni.

Clicca sui simboli nella colonna “Tipo” per accedere direttamente all’email o all’appuntamento in questione. È possibile creare una nuova attività tramite il simbolo ““.

Box attività

È possibile utilizzare il “Box attività” per visualizzare determinate attività; è possibile impostare quale tipo di azione e/o quale categoria di azione appare qui nell’ amministrazione . Per visualizzare attività diverse, questa casella può essere aggiunta più volte ai dati di base del contatto nell’ amministrazione .

Per aprire le impostazioni dei vari riquadri di attività è necessario essere un amministratore. Le impostazioni vengono effettuate nell’ amministrazione .

riquadro ‘Utenti da attività

La terza opzione è la casella “Utenti da attività”. È possibile impostare questo riquadro in modo simile a quello delle attività nell’amministrazione. A differenza del riquadro delle attività, questo riquadro visualizza solo gli utenti specificati nelle attività.

Promemoria

Tutti gli utenti a cui è stata assegnato un promemoria per questo record di dati appaiono nel riquadro “promemoria”. Il motivo del promemoria è riportato nella colonna “Commento”. È possibile cancellare il proprio promemoria solo con l’icona del cestino.

Arancione = promemoria creati automaticamente dal sistema
Verde = promemoria creati da altri utenti
Nero = promemoria creati dall’utente

È possibile creare un nuovo promemoria tramite l’icona ““. Nella finestra pop-up che appare, è possibile inserire l’utente, la data e il commento per il promemoria.

Proprietà

Se il record di dati di contatto selezionato è un proprietario, è possibile collegare qui la proprietà corrispondente o crearne una nuova.

Se è stato collegato l’immobile corrispondente nel record di dati di contatto del proprietario nella categoria Immobili, è presente il simbolo del libro  . Se si clicca sull’icona del libro, si viene automaticamente reindirizzati alla cronologia collegato.

Referente supplementare

È possibile dare facilmente ad altri utenti l’accesso al record di dati del contatto tramite al referente supplementare; è possibile inserire più utenti. La categoria deve essere attivata nell’amministrazione.

Nota:

Attenzione: Il referente supplementare è disponibile solo se si utilizza il sistema dei diritti .

Quali diritti ha il referente di backup?

I diritti sono valutati allo stesso modo di quelli del referente. Sono presenti 3 caratteristiche speciali:

• I diritti del referente hanno la priorità. Se, ad esempio, il referente impedisce esplicitamente la lettura, ma il referente di backup assegna un’autorizzazione di lettura, si applica l’autorizzazione assegnata tramite il referente. In questo caso, nessun accesso in lettura.
• Al contrario, se i permessi di lettura sono concessi a un utente per i referenti di backup e impediti a un altro, la situazione si riassume in “lettura consentita”.
• Il record di dati di contatto conta anche come “record di dati propri” per il referente di backup, per cui si applica, ad esempio, il diritto dell’utente “Le attività dei record di dati propri sono visibili”.

Indipendentemente da ciò, vale la regola generale che i diritti assegnati per un record di dati sovrascrivono i diritti generali di utente dei referenti o dei referenti di backup.

Chi può assegnare/cambiare il referente di backup?

Tutti gli utenti che hanno l’autorizzazione di scrittura per il record di dati di contatto possono aggiungere o rimuovere altri referenti di backup.