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Usted está aquí: Home / Módulo / Contactos / Guía de inicio rápido de la jerarquía de contactos
Contactos
Guía de inicio rápido de la jerarquía de contactos
Puede utilizar las categorías de contactos para clasificar sus contactos y utilizarlas para asignar jerarquías de contactos, por ejemplo, para empresas o para crear comunidades de propietarios/herederos. Es posible crear jerarquías individuales de múltiples niveles.
Aquí tiene un breve video sobre cómo configurar la jerarquía de contactos:
Hier finden Sie
Activar la categoría de contactos
Por favor, active la categoría de contacto de la siguiente manera:
En cuanto haya activado la categoría de contacto, se activarán los campos y filtros de campo correspondientes. Ya están preconfigurados, pero usted puede personalizarlos. ¿Tiene un campo personalizado que solo debe mostrarse para una empresa, por ejemplo? A continuación, añada la categoría de contacto “Empresa” al filtro de este campo. Encontrará más información aquí.
¿Qué cambia después de activar y seleccionar la categoría de contacto?
Al activar la categoría de contacto, aparece un nuevo campo de selección única “Categoría de contacto” en los contactos bajo el campo de número de cliente. Con este campo puede determinar si el registro abierto es, por ejemplo, una empresa o un cliente particular.
Esto muestra directamente los campos apropiados para la categoría del contacto. Entre otras cosas, se muestran”campos de enlace“, que puede utilizar para añadir rápidamente un registro de contactos a una jerarquía de contactos 
existente o crear 
un nivel superior .
Es bueno saberlo
La dirección postal de un registro de contactos de nivel superior se transfiere al registro de contacto de nivel inferior.
Relaciones
Puede utilizar la pestaña de relaciones para gestionar las relaciones y estructuras de los contactos. Allí se distingue entre dos áreas:
nivel superior y nivel inferior / contacto > Representación jerárquica de vínculos y relaciones jerárquicas.
Contactos principales y subcontactos > La vinculación de personas (físicas) entre sí, relación personal.
A través de la tabla ‘nivel superior/contacto’, asigna el contacto abierta a una persona jurídica (por ejemplo, una empresa) o a una asociación (como una comunidad hereditaria). En “Nivel/contacto subordinada” se asignan otros contactos al contacto abierto según corresponda; esta tabla solo está disponible en todas las personas jurídicas y asociaciones.
Puede asignar registros existentes o crear nuevos en las tablas.
Es bueno saberlo
La dirección postal de un registro de contactos de nivel superior se transfiere al registro de contacto de nivel inferior.
Vista gráfica de la jerarquía
Puede utilizar el botón “Vista jerárquica” para visualizar una representación gráfica de las relaciones / enlaces. En la vista, es posible abrir el registro correspondiente en una nueva pestaña haciendo clic sobre él. La vista jerárquica también puede abrirse en la barra de información mediante el icono 
.
Configuración de la lista
Las configuraciones de listas existentes deben adaptarse en la administración para que, por ejemplo, los nombres de las comunidades de herederos puedan aparecer en una lista. En la administración, hay que ajustar, en particular, las siguientes listas del módulo “Conatctos”:
- Lista principal
- Lista de resultados de la búsqueda
- Registros a los que se ha accedido recientemente
Añada aquí los campos “Contacto” (Campos disponibles – Avanzado) y “Categoría de contacto” (Campos disponibles – General) a los campos Aplicado. En la columna “Contacto” se muestran todos los campos de etiquetado de todas las categorías de contactos. (por ejemplo, nombre de la comunidad de herederos, de la empresa, etc.)
Nota: OnOffice no automatizó estos pasos manuales, ya que lo más probable es que la disposición en columnas de las listas ya se haya adaptado a los requisitos de muchos clientes y se produciría una categorización posiblemente inadecuada.
En varias listas de direcciones, cada usuario puede utilizar el botón de configuración de la lista
para añadir o mover los campos Contacto y Categoría de contactos de forma independiente.
Nueva pestaña de lista de contactos - Filtro
En una pestaña separada de la lista de contactos, puede restringir la visualización a una categoría de contactos seleccionando “Categoría de contactos” como “Modo” en la configuración de la pestaña y restringiendo la lista a una lista de todas las empresas, por ejemplo. Si esta pestaña de lista está abierta y crea un nuevo registro con el botón más, éste se creará inmediatamente como empresa, por ejemplo.
Enviar correos electrónicos a subcontactos
Si está trabajando con categorías de contactos y el contacto abierto pertenece a una categoría de contactos con la entidad jurídica “persona jurídica” o “asociación”, las dos opciones “Enviar a la dirección de correo electrónico principal” y “Establecer direcciones subordinadas en CC” aparecen en la vista detallada de una dirección en la barra de acciones en “Contacto >> Correo electrónico”.
“Enviar a la dirección de correo electrónico principal” abra el compositor de correo electrónico con la dirección abierta en el campo “Para”.
Con “Establecer direcciones subordinadas en CC”, las direcciones de correo electrónico de todos los subcontactos del primer nivel también se establecen como CC en el correo electrónico.
