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Contactos
Guía de inicio rápido de la jerarquía de contactos
Puedes utilizar las categorías de contactos para clasificar tus contactos y utilizarlos para asignar jerarquías de contactos, por ejemplo, para empresas o para crear comunidades de propietarios/herederos. Es posible crear jerarquías individuales de múltiples niveles.
Aquí tienes un breve video sobre cómo configurar la jerarquía de contactos:
Por favor, activa la categoría de contacto de la siguiente manera:
En cuanto hayas activado la categoría de contacto, se activarán los campos y filtros de campo correspondientes. Ya están pre configurados, pero tu puedes personalizarlos. ¿Tienes un campo personalizado que solo debe mostrarse para una empresa, por ejemplo? A continuación, añade la categoría de contacto «Empresa» al filtro de este campo. Encontrarás más información aquí.
¿Qué cambia después de activar y seleccionar la categoría de contacto?
Por si no lo sabías
La dirección postal de un registro de contactos de nivel superior se transfiere al registro de contacto de nivel inferior.
Relaciones
Puedes utilizar la pestaña de relaciones para gestionar las relaciones y estructuras de los contactos. Allí se distingue entre dos áreas:
Por si no lo sabías
La dirección postal de un registro de contactos de nivel superior se transfiere al registro de contacto de nivel inferior.
Vista gráfica de la jerarquía
Puedes utilizar el botón «Vista jerárquica» para visualizar una representación gráfica de las relaciones / enlaces. En la vista, es posible abrir el registro correspondiente en una nueva pestaña haciendo clic sobre él. La vista jerárquica también puede abrirse en la barra de información mediante el icono.
Configuración de la lista
Las configuraciones de listas existentes deben adaptarse en la administración para que, por ejemplo, los nombres de las comunidades de herederos puedan aparecer en una lista. En la administración, hay que ajustar, en particular, las siguientes listas del módulo «Contactos»:
- Lista principal
- Lista de resultados de la búsqueda
- Registros a los que se ha accedido recientemente
Añade aquí los campos «Contacto» (Campos disponibles – Avanzado) y «Categoría de contacto» (Campos disponibles – General) a los campos Aplicado. En la columna «Contacto» se muestran todos los campos de etiquetado de todas las categorías de contactos. (por ejemplo, nombre de la comunidad de herederos, de la empresa, etc.)
Nota: onOffice no automatizó estos pasos manuales, ya que lo más probable es que la disposición en columnas de las listas ya se haya adaptado a los requisitos de muchos clientes y se produciría una categorización posiblemente inadecuada.
En varias listas de contactos, cada usuario puede utilizar el botón de configuración de la lista para añadir o mover los campos Contacto y Categoría de contactos de forma independiente.
Nueva pestaña de lista de contactos - Filtro
En una pestaña separada de la lista de contactos, puedes restringir la visualización a una categoría de contactos seleccionando «Categoría de contactos» como «Modo» en la configuración de la pestaña y restringiendo la lista a una lista de todas las empresas, por ejemplo. Si esta pestaña de lista está abierta y creas un nuevo registro con el botón más, este se creará inmediatamente como empresa, por ejemplo.
Selección de destinatarios
El requisito para la selección de destinatarios es que la categoría de contacto (jerarquía de contactos) esté activada. De este modo, por ejemplo, en el caso de comunidades de propietarios puedes definir si se debe contactar con la comunidad o con los contactos subordinados. Si un contacto tiene niveles subordinados, en la categoría «Contacto» aparece un campo desplegable «Selección de destinatarios» con las siguientes opciones:
- Solo este contacto
- Este contacto y los contactos subordinados
- Contactos subordinados
Mediante esta selección defines qué grupo de destinatarios de la jerarquía de contactos se tendrá en cuenta al enviar la comunicación. Si eliges una de las opciones que incluyen contactos subordinados, al realizar el envío se desglosará el árbol completo a través de varios niveles y se contactará con todos los contactos correspondientes. Si alguno de los contactos no tiene una dirección de correo electrónico registrada, esto no interrumpe el envío; simplemente se omitirá dicho contacto
La selección de destinatarios solo se muestra en las categorías de contacto cuyo sujeto jurídico sea «persona jurídica» o «asociación». Solo se aplica a las relaciones jerárquicas «nivel superior» y «nivel subordinado / contactos» de la jerarquía de contactos, no a las relaciones personales «contacto principal/contacto subordinado».
En general, la selección de destinatarios se tiene en cuenta cada vez que se envía un correo electrónico desde onOffice enterprise a los contactos mencionados. Una excepción son las facturas o justificantes del módulo de Faktura, en este caso, la selección de destinatarios no se aplica.