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Faktura

Recibos

En onOffice enterprise, los buzones de Microsoft 365 / Buzones de Exchange ubicados en Microsoft se pueden conectar utilizando el formato propio de Microsoft (Microsoft Graph). Los buzones de Microsoft 365 también están disponibles en la aplicación onOffice.

Los buzones se configuran en la administración de correo electrónico en la pestaña “Buzones externos IMAP”. Puede activar las mismas opciones que para los buzones internos después de crearlos.

En esta página se explica cómo crear recibos a partir de entradas y enviarlos a los clientes. Los recibos pueden ser facturas o notas de crédito.

Siempre se crea un recibo en formato PDF que puede adjuntarse y enviarse a sus clientes por correo electrónico.

A través de la barra de acciones de una dirección puede crear un documento mediante Crear >> Faktura >> Factura o Abono.

Se pueden establecer derechos de usuario para leer y escribir documentos.

Se abre un Resumen – Facturar una vez, en el que primero debe seleccionar una cuenta para la que se va a crear una factura. Después de la selección, todas las reservas activas para esta cuenta de reserva se enumeran con la información más importante.
 
Todavía puede introducir descuentos en los artículos individuales. En la parte inferior de subtotal, un descuento adicional sobre el total para el que se puede introducir una descripción. El importe final de la factura aparecerá en Importe final.
 
Puede añadir más artículos a esta factura a través de Añadir artículo. Se abre la pantalla de reservas para pagos únicos. Una vez cumplimentado y guardado, el artículo se añade a la factura.
 
A través de Escribir factura se abre otra ventana emergente “Escribir factura”, en la que se obtiene una vista previa de la factura enviada.
 

Escribir factura

En Plantilla , seleccione la plantilla de faktura con la que se enviará la factura. La plantilla de factura PDF para facturas establecida en los ajustes básicos está preseleccionada.
 
El editor CK puede utilizarse para dar formato a los textos de Introducción y Otra información.
 
En introducción se formula el texto introductorio de la factura, que aún puede modificarse en caso necesario.
 
Las posiciones individuales se resumen de nuevo en las posiciones de los documentos.
 
En información adicional se pueden introducir más detalles o un texto de cierre para la factura, por ejemplo, información sobre las condiciones de pago o la obligación fiscal.
 
Aquí se pueden utilizar las macros de faktura , por ejemplo, para dar salida a los textos de documento introducidos a partir de los ajustes básicos de faktura en la factura.
 
En la barra de acciones aparecen las opciones Crear vista previa, Crear factura y Crear y enviar.
 
Vista previa: Puede previsualizar la factura. Las reservas permanecen activas hasta que se crea finalmente la factura.
 
Crear factura: Las reservas se liquidan, la factura se crea como PDF, pero aún no se envía ningún correo electrónico con la factura al cliente. La factura aparece en la lista global de documentos y en la lista de documentos del contacto. A partir de ahí, los vales pueden enviarse posteriormente a través de los iconos flotantes “Enviar vale”.
 
Una factura generada se anota como actividad en el contacto y la propiedad vinculadas.
 
Una factura creada podría tener este aspecto, por ejemplo:
Crear y enviar abre el compositor de correo electrónico donde se puede enviar el recibo directamente al cliente.
 

Crear y enviar

La plantilla de factura por correo electrónico almacenada en la configuración básica se preselecciona como plantilla de correo electrónico.  Aquí puede elegir entre todas las plantillas de facturas por correo. La factura se adjunta en formato PDF. Además, se pueden realizar todos los ajustes normales para enviar correos electrónicos.
 
Haga clic en Enviar para enviar el correo electrónico junto con la factura en PDF.
 

Nota de crédito

Vista general – Nota de crédito

La vista para crear una nota de crédito se abre a través de Crear >> Faktura >> Nota de crédito. Una nota de crédito es la contrapartida de una factura; se puede abonar un importe al cliente. El motivo de una nota de abono puede ser una factura incorrecta que debe anularse o importes parciales de la misma.

Para las notas de crédito, se utilizanlas plantillas de los ajustes básicos en Corrección de facturas / Nota de crédito para la plantilla PDF para el PDF yla plantilla de correo electrónico para el correo electrónico.

La caja de luz está configurada de forma ligeramente diferente a la factura, puede introducir menos información.

En Cuenta, seleccione la cuenta de reserva. Con el icono de la casa, puede vincular una propiedad al crédito. Sólo se pueden seleccionar las propiedades a las que se tiene acceso de lectura. En Periodo de beneficio, establezca el periodo del pasado cuyas facturas desea reembolsar.

En las columnas puede seleccionar artículo, cantidad, importe e introducir una descripción para la nota de crédito. Al igual que con la factura, se pueden añadir más elementos mediante Añadir articulo y eliminarlos mediante el icono de la papelera. El importe total aparece en Importe final.

A través de Escribir nota de crédito se accede a la vista “Crear nota de crédito”, análoga a las facturas.

Crear una nota de crédito

La vista está estructurada como para las facturas, existen las acciones Crear vista previa, Crear nota de crédito y Crear y enviar.

En la lista de documentos del contacto, así como en la lista global de documentos, aparece el icono Crear nota de crédito. Crea una nota de abono a partir de una factura, se abonan todos los conceptos de la factura original. Esta vista también se puede llamar desde allí.

Los créditos se anotan como actividad en el contacto y la propiedad vinculadas.

Tras crear una nota de abono, ésta aparece en la lista global de comprobantes, así como en la lista de comprobantes del contacto vinculado.

Lista de documentos

Puede encontrar una lista de todos los recibos de este contacto en la pestaña Faktura >> Recibos.

En la lista de comprobantes del contacto se resumen claramente en una lista todos los comprobantes, es decir, todas las facturas y notas de abono de este contacto.

Como en la mayoría de las listas, la configuración de las columnas puede ajustarse mediante el icono de tabla de la derecha.

El vencimiento de una factura, es decir, la columna Vencido el, viene determinado por la siguiente lógica: Para los tipos de pago “Transferencia bancaria” y “Otros”, el valor se calcula a partir de la fecha de facturación más los días del plazo de pago, que se almacena en los datos básicos del contacto. Para el método de pago “tarjeta de crédito”, se emite la fecha de facturación más un día. Para el método de pago “domiciliación bancaria”, se añaden tres días hábiles bancarios a la fecha de facturación.

La clasificación de la lista se establece haciendo clic en los títulos de las columnas.

Puede utilizar filtros para filtrar la lista de recibos según los siguientes estados de factura: Abierta y pagada parcialmente, pagada parcialmente, pagada, pagada en exceso, atrasada.

Se puede acceder a las siguientes funciones a través de los iconos que aparecen junto a cada documento:

  • Introduzca los pagos: Los pagos ya recibidos pueden registrarse para cada factura. La ventana emergente “Introducir pagos” se explica aquí.
  • Crear nota de crédito: Se puede crear una nota de abono para cada factura. Siempre se abona el importe total de la factura.
  • Leer recibo: Puede abrir o descargar el recibo en PDF.
  • Enviar recibo: Puede enviar el recibo al destinatario. Se abre la ventana emergente del correo electrónico, el destinatario y el documento adjunto ya están configurados.
  • Abrir inmueble Abre la propiedad asignada al documento.
  • Abrir actividad: Abre la actividad asignada al documento.

Cancelación

A través de “Otras acciones >> Faktura >> Cancelar inmediatamente”, se pueden facturar de una sola vez todas las suscripciones de un contacto hasta el final de su vigencia y facilitarlas al cliente en una factura final de cierre. 

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo, con una lista de todas las suscripciones activas para el contacto. Los asientos individuales pueden ajustarse en el plazo a través del campo “Terminado el” y el importe de la factura puede ajustarse en cada caso. 

 

Al hacer clic en “Cancelar y continuar»

  1. las entradas realizadas anteriormente en “Cancelado el” se devuelven a las reservas de suscripción y se guardan allí.
  2. Se desactivan todas las reservas de abonos que figuran en la lista para garantizar que no se vuelvan a facturar dichos abonos. Además, esto impide la renovación automática de las reservas.
  3. Abre la ventana para crear una factura para pagos únicos. La cuenta contable seleccionada previamente ya está seleccionada allí y los pagos únicos generados aparecen como partidas individuales. El importe final se calcula del siguiente modo: Número de meses [“Fin de plazo” – “Próxima factura el”] x (“Total (neto)” – Descuento) = “Importe de la factura”. Si se rellena “Terminó el”, esta fecha se utiliza para calcular el número de meses en lugar de “Fin de plazo”.

Los asientos creados y liquidados mediante la acción “Anular inmediatamente” reciben el tipo de documento “Anulación”.

Si en el contacto existen asientos del tipo de factura “aviso”, éstas pueden liquidarse a través de “Crear >> Faktura >> Aviso”.

Se abre la vista “Vista general – Anulación una vez”, que enumera todos los asientos afectados del contacto. Todavía se pueden aplicar descuentos. Tras hacer clic en “Escribir aviso”, se abre la vista habitual para crear y enviar facturas.

Anulación de faktura Los asientos cancelados se registran como actividad “Faktura – Cancelación” en el contacto y posiblemente en la propiedad vinculada. Los documentos del tipo “Aviso” reciben la actividad “Documento – Aviso”.

Ingresar pagos

A través del icono “ingresar pagos” de la lista global de comprobantes o de la lista de comprobantes de un contacto se accede a la ventana emergente “ingresar pagos”.

Aquí se muestran los pagos recibidos por una factura. Se pueden añadir nuevos pagos. Así podrá ver qué importe de la factura sigue abierto.

 

Para una factura, los elementos recibidos se muestran con la descripción, el importe del pago y la fecha de recepción del pago.

Utilice el botón “Introducir pago” de la barra de acciones para añadir una nueva posición. Utilice el icono de la papelera para eliminar un elemento.

Al añadir y eliminar pagos, las actividades para hacerlo se escriben en el contacto o propiedad afectada.

Los campos “Importe del pago”, “Pago recibido” y “Estado de la factura” pueden añadirse en la administración de listas como columnas para la lista local y global de comprobantes. El estado de la factura muestra qué parte de la factura ya se ha pagado con los valores “abierta”, “pagada parcialmente”, “pagada” y “pagada en exceso”.

Haga clic en Guardar para volver a la lista de documentos.

 

Campos relevantes de la factura

En el contacto de un destinatario de factura existe el campo Liberar factura. Si el valor es “No”, no se pueden crear recibos para este contacto.

Si un usuario tiene derecho a liberar facturas si un usuario tiene derecho a liberar facturas, puede liberar contactos para facturación seleccionando la opción correspondiente en “Liberar factura”. De lo contrario, el campo queda bloqueado para este usuario.

Dependiendo de si el usuario tiene el derecho de “Liberar factura”, también cambia el comportamiento con respecto a la tarea después de modificar los datos de dirección relevantes para la factura. Los campos relevantes para la factura son: Nombre, apellidos, empresa, calle, código postal, ciudad, país, tipo de correo electrónico: Dirección de facturación, idioma, estado.

-> “Liberar facturas” no está activo:
Los cambios en los campos relevantes para la factura cambian “Liberar factura” a “No”. Se asigna una tarea a la persona responsable de Responsabilidad liberación de facturas (configuración básica). Esta tarea contiene información sobre los cambios de dirección en los campos correspondientes.

-> “Liberar facturas” está activo:
Los cambios en los campos relevantes para la factura no cambian el valor de “Liberar factura” a “No”.

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