onOffice si sincronizza con Microsoft Outlook

Che cos’è la sincronizzazione?

Gli appuntamenti con gli orari, il luogo dell’appuntamento, i contatti e gli utenti, i promemoria e lo stato privato sono sincronizzati.

Se un utente di onOffice ha la sincronizzazione attiva e partecipa a un appuntamento, l’indirizzo e-mail dell’account Outlook collegato viene sincronizzato in Outlook per lui. In caso contrario, l’indirizzo e-mail dell’utente sarà ricavato dai dati utente di base.

Le risorse o i partecipanti facoltativi non sono sincronizzati. Anche alcune date delle serie, come il secondo mercoledì del mese, non sono sincronizzate.

Stato di sincronizzazione delle conferme di appuntamento

Anche lo stato delle conferme di appuntamento da parte dei contatti collegati all’appuntamento viene sincronizzato secondo le seguenti regole:

Da Microsoft a onOffice

onOffice a Microsoft

Quali appuntamenti sono sincronizzati?

Tutti gli appuntamenti in cui si è inseriti come utenti vengono sincronizzati, sia in Microsoft 365 che in onOffice enterprise.
Se l’utente è assegnato a un gruppo, anche gli appuntamenti del gruppo vengono presi in considerazione di conseguenza.

Per mantenere gli appuntamenti di gruppo come “gruppo”, questi appuntamenti vengono trasferiti per intero a ogni sincronizzazione. Se nel frattempo un membro del gruppo ha cancellato l’appuntamento in Microsoft, l’appuntamento verrà reinserito per lui.

Le modifiche ai dati degli appuntamenti vengono trasferite anche all’altro sistema.

Vengono trasferite anche le modifiche ai partecipanti o agli indirizzi dell’appuntamento, ad esempio se l’indirizzo e-mail di un utente o un indirizzo dell’appuntamento è cambiato. Oppure se gli utenti sono stati rimossi o aggiunti da un gruppo e il gruppo è collegato come partecipante all’appuntamento.

Tuttavia, dopo le modifiche al gruppo o agli indirizzi e-mail, vengono aggiornati solo gli appuntamenti già sincronizzati con Microsoft e solo quelli futuri.

Sincronizzazione dei partecipanti agli appuntamenti

Con l’impostazione “Sincronizzazione dei partecipanti agli appuntamenti” potete specificare se tutti i partecipanti agli appuntamenti vengono sincronizzati da onOffice enterprise a Microsoft – la sincronizzazione da Microsoft a onOffice enterprise è esclusa da questo!

Quando un appuntamento viene modificato o creato in Microsoft, quest’ultima invia automaticamente delle e-mail di notifica ai partecipanti all’appuntamento in questione. L’eccezione è rappresentata dal fatto che se vengono modificati solo i partecipanti, Microsoft non invia alcuna e-mail di notifica.
Con questa opzione, in Microsoft viene creato un appuntamento separato per ciascun partecipante all’appuntamento e viene modificato di conseguenza solo un appuntamento con un partecipante, pertanto non viene inviata alcuna e-mail. Vengono creati solo gli appuntamenti per i partecipanti con sincronizzazione attivata; i partecipanti senza sincronizzazione attivata non sono visibili sul lato Microsoft.

È ancora possibile aggiungere partecipanti agli appuntamenti in onOffice o in Microsoft, ma i partecipanti sono sempre sincronizzati da Microsoft a onOffice enterprise. Da onOffice enterprise a Microsoft, vengono inseriti solo i nuovi partecipanti che hanno attivato la sincronizzazione.

Date senza organizzatore di sola lettura

Gli appuntamenti di Microsoft il cui organizzatore non esiste in onOffice o non ha attivato la sincronizzazione del calendario vengono creati in onOffice, ma non possono essere modificati in onOffice se gli altri partecipanti all’appuntamento hanno la sincronizzazione del calendario attiva.

Questo serve a evitare problemi di sincronizzazione dovuti all’elaborazione multipla e all’invio multiplo di conferme di appuntamento da parte di Microsoft. L’elaborazione multipla e le conferme multiple dell’appuntamento potrebbero creare confusione tra i partecipanti e rendere difficile tenere traccia dello stato attuale dell’appuntamento.

Lo stato di sincronizzazione dell’appuntamento è impostato su arancione per indicare lo stato di elaborazione.

Le modifiche in Microsoft (sincronizzazione da Microsoft a onOffice), invece, funzionano perfettamente.

Se i partecipanti all’appuntamento sono stati aggiunti a un appuntamento di sola lettura nella scheda delle parti interessate di un immobile tramite “Appuntamento >> Collega appuntamento”, questi partecipanti non vengono presi in considerazione per la sincronizzazione.

Cancellare gli appuntamenti

L’eliminazione degli appuntamenti è diversa a seconda che si eliminino gli appuntamenti in Microsoft 365 o in onOffice enterprise. Si tratta di una misura di sicurezza per evitare di cancellare accidentalmente dati e collegamenti in onOffice enterprise.

Se si annulla o si cancella un appuntamento in Microsoft 365, questo verrà impostato come annullato in onOffice enterprise. Se siete solo uno dei partecipanti all’appuntamento, solo il vostro utente verrà rimosso dall’appuntamento

Se cancellate gli appuntamenti in onOffice enterprise, verranno cancellati anche in Microsoft 365.

Cosa è già stato sincronizzato?

Per tutti gli appuntamenti con un utente per il quale è impostata la sincronizzazione di Microsoft Outlook, nell’angolo in alto a destra del pop-up dell’appuntamento è presente un’icona che indica lo stato di sincronizzazione corrente. Fare clic su di esso per visualizzare un popover che mostra i dettagli degli ultimi 3 processi di sincronizzazione.

Duplicati

Può accadere che con la sincronizzazione vengano creati dei duplicati. Il controllo dei duplicati degli appuntamenti (“Azioni >> Sincronizzazione di Microsoft Outlook“) mostra i duplicati trovati e si può decidere quale dei due appuntamenti mantenere.