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Sincronizzazione onOffice
onOffice si sincronizza con Microsoft Outlook
Ricordiamo che per la sincronizzazione è necessario un account Microsoft 365.
L’inclusione della casella di posta elettronica aziendale di onOffice in un Outlook locale sul PC non è sufficiente.
Prima della prima sincronizzazione, è necessario disattivare altri metodi di sincronizzazione, come z-Push.
Verificate anche in anticipoquali dati sono disponibili e dove. Ad esempio, se ci sono indirizzi e/o appuntamenti in Microsoft che sono stati inseriti anche in onOffice enterprise, dopo la prima sincronizzazione appariranno due volte!
Si prega di ripulire preventivamente i dati in un unico luogo o di utilizzare calendari diversi.
Con onOffice Sync with Outlook , gli appuntamenti e i contatti possono essere sincronizzati tra onOffice Enterprise e Microsoft 365. Inoltre, è possibile sincronizzare le Email. Questi devono essere integrati separatamente. È possibile visualizzarequesta struttura qui.
Durante la configurazione è necessario specificare un account Microsoft 365.
Ricordate che un account Microsoft 365 può essere incluso una sola volta in un utente aziendale .
Si noti che la funzione è inclusa solo nelle versioni complete di onOffice enterprise. Contattare il proprio rappresentante di vendita.
Qui potete trovare le esercitazioni video sulla sincronizzazione di Microsoft Outlook.
Sincronizzazione di Microsoft 365 con onOffice
Nelle impostazioni dell’utente , dopo che gli è stata concessa l’autorizzazione per la “Sincronizzazione di Microsoft Outlook”, le opzioni per la “Sincronizzazione di Microsoft Outlook” diventano visibili nella categoria “Sincronizzazione”.
Collegare prima l’account Microsoft 365 corrispondente. È quindi possibile collegare un calendario e/o una rubrica. Al momento, la sincronizzazione del calendario è sempre a due vie. Per la sincronizzazione degli indirizzi, attualmente è possibile scegliere tra sincronizzazione a due vie e sincronizzazione a una via da Enterprise a Outlook.
Per il calendario, selezionare il calendario di Outlook desiderato. Se, oltre agli appuntamenti attuali/futuri, si vogliono includere anche quelli passati, è possibile impostare un periodo fino a 60 giorni tramite“Includi appuntamenti precedenti“.
Si noti che è possibile autenticare un solo utente per ogni account Microsoft 365, pertanto non è possibile collegare lo stesso account Microsoft 365 ad altri utenti.
Differenze di sincronizzazione
Non tutto ciò che è possibile fare in onOffice enterprise funziona in Microsoft e viceversa.
Qui troverete un elenco delle differenze.
Generale
- Si prega di sincronizzare un solo utente in un account Microsoft 365.
Appuntamento”)
I seguenti appuntamenti/proprietà non sono sincronizzati:
- Date della serie, date individuali, 1. / ultimo / XX giorno del mese ecc.
- Date della serie quando le singole date della serie vengono posticipate o modificate
- Lerisorse inserite in Enterprise non sono disponibili in Microsoft.
- Partecipanti facoltativi, vengono trasmessi solo i partecipanti programmati con certezza.
- Igruppi, i gruppi sono diversi da onOffice enterprise di Microsoft. Gli appuntamenti di gruppo vengono trasmessi individualmente per tutti i membri. Per mantenere la proprietà del gruppo, i membri del gruppo che si annullano in Microsoft saranno reinseriti nell’appuntamento alla successiva sincronizzazione.
- Organizzatore di appuntamenti, viene inserito in modo permanente in Microsoft per un appuntamento e non può essere rimosso dall’appuntamento. In Enterprise, se l’organizzatore dell’appuntamento viene rimosso dall’appuntamento, la sincronizzazione per quell’appuntamento viene sospesa.
Contatti completi e ben curati sono importanti, soprattutto in Microsoft 365 per i partecipanti agli appuntamenti. I contatti senza o con indirizzi Email non validi possono causare problemi durante la sincronizzazione.
Sincronizzare gli indirizzi
Cosa viene sincronizzato?
I contatti e i dati di base, come la data di nascita, sono sincronizzati.
Quali contatti sono sincronizzati?
Dalla rubrica Microsoft dell’account Microsoft 365, tutti i contatti vengono trasferiti in azienda e le modifiche vengono sincronizzate.
Al contrario, è possibile definire quali contatti vengono sincronizzati dall’azienda a Microsoft e questo per ogni singolo utente.
Tutti i contatti non archiviati per i quali l’utente ha attivato la sincronizzazione con onOffice vengono sincronizzati con Microsoft 365. È necessario attivare la casella di controllo “onOffice Sync” tramite l’ amministrazione , se non è già stato fatto.
Se è impostata la sincronizzazione a 1 via da impresa a Outlook, vengono sincronizzati solo gli indirizzi da impresa a Outlook.
Eliminare i contatti
L’eliminazione dei contatti è diversa a seconda che si eliminino i dati in Microsoft 365 o in onOffice enterprise. Si tratta di una misura di sicurezza per evitare di cancellare accidentalmente dati e collegamenti in onOffice enterprise.
Se si elimina un contatto in Microsoft 365, questo viene impostato come “Archiviato” in onOffice enterprise.
Se cancellate i contatti in onOffice enterprise, questi verranno cancellati anche in Microsoft 365.
Duplicati
Può accadere che con la sincronizzazione vengano creati dei duplicati. Il controllo dei duplicati per i contatti () mostra i duplicati trovati e si può decidere quale unire/mantenere.
I duplicati sono un problema complesso; per il controllo dei duplicati esiste una guidaseparata.
Outlook, visualizzazione nuovi contatti
Non passare alla nuova visualizzazione dei contatti di Outlook quando la sincronizzazione è attivata. Nel processo, l’assegnazione agli indirizzi esistenti potrebbe andare persa.
Sincronizzare gli appuntamenti
Bitte beachten Sie, dass Microsoft für alle (auch für vergangene) Termine, die von onOffice zu Microsoft übertragen werden, erneut Termineinladungen versenden wird. Dies kann bedeuten, dass die Teilnehmer bzw. Empfänger per Mail von Microsoft über den Termin erneut informiert werden.
Cosa viene sincronizzato?
Gli appuntamenti con gli orari, il luogo dell’appuntamento, gli indirizzi e gli utenti, i promemoria e lo stato privato sono sincronizzati.
Le risorse o i partecipanti facoltativi non sono sincronizzati. Anche alcune date delle serie, come il secondo mercoledì del mese, non sono sincronizzate.
Quali appuntamenti sono sincronizzati?
Tutti gli appuntamenti in cui si è inseriti come utenti vengono sincronizzati, indipendentemente dal fatto che si trovino in Microsoft 365 o in onOffice enterprise.
Se l’utente è assegnato a un gruppo, anche gli appuntamenti del gruppo vengono presi in considerazione di conseguenza.
Per mantenere gli appuntamenti di gruppo come “gruppo”, questi appuntamenti vengono trasferiti completamente a ogni sincronizzazione. Se nel frattempo un membro del gruppo ha cancellato l’appuntamento in Microsoft, l’appuntamento viene reinserito per lui/lei.
Cancellare gli appuntamenti
L’eliminazione degli appuntamenti è diversa a seconda che si eliminino gli appuntamenti in Microsoft 365 o in onOffice enterprise. Si tratta di una misura di sicurezza per evitare di cancellare accidentalmente dati e collegamenti in onOffice enterprise.
Se si annulla o si elimina un appuntamento in Microsoft 365, questo viene impostato come annullato in onOffice enterprise. Se sono solo uno dei partecipanti all’appuntamento, solo il loro utente verrà rimosso dall’appuntamento
Se cancellate gli appuntamenti in onOffice enterprise, questi verranno cancellati anche in Microsoft 365.
Cosa è già stato sincronizzato?
Per tutti gli appuntamenti con un utente per il quale è stata impostata la sincronizzazione di Microsoft Outlook, in alto a destra del pop-up dell’appuntamento è presente un’icona che indica lo stato di sincronizzazione corrente. Facendo clic su questo punto si apre un popover che mostra i dettagli delle ultime 3 sincronizzazioni.
Duplicati
Può accadere che con la sincronizzazione vengano creati dei duplicati. Il controllo dei duplicati degli appuntamenti (“) mostra tutti i duplicati trovati e si può decidere quale dei due appuntamenti mantenere.
Sincronizzare le Email
Le Email non vengono recuperate tramite la sincronizzazione di onOffice con Outlook, ma possono essere integrate separatamente. È possibile visualizzarequesta struttura qui.