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Impostazioni

Casella di posta Microsoft 365

In onOffice enterprise, le caselle di posta elettronica di Microsoft 365 situate presso Microsoft possono essere collegate utilizzando il formato proprio di Microsoft (Microsoft Graph). Le caselle di posta elettronica di Microsoft 365 sono disponibili anche nell’app onOffice.

Le caselle di posta elettronica sono configurate nell’amministrazione della posta elettronica nella scheda “Caselle di posta IMAP esterne”. Dopo la creazione, è possibile attivare le stesse opzioni delle caselle di posta interne.

Integrare la casella di posta elettronica di Microsoft 365

La configurazione è divisa in due aree, la “creazione” con l’assegnazione dell’utente e l'”autenticazione” con l’account Microsoft per ottenere l’accesso.

Per le caselle di posta elettronica che non si trovano direttamente in Microsoft (@outlook.de/@outlook.com), l’accesso tramite l’interfaccia MS Graph potrebbe dover essere autorizzato da onOffice. Questa operazione deve essere eseguita dall’amministratore delle caselle postali.

Creare

La casella postale viene creata nelle impostazioni di base. Se non si dispone dell’ autorizzazione utente appropriata per le impostazioni di base, contattare l’amministratore.

Per creare la casella di posta elettronica, aprire l’amministrazione della posta elettronica (Extra>> Impostazioni >> Impostazioni di base >> Posta elettronica) e passare alla scheda “Caselle di posta IMAP esterne”.

Inserite la casella di posta elettronica completa nella categoria “Importazione IMAP” sotto “Indirizzo e-mail” e fate clic su “Importa Office 365”.

In questo modo si crea la casella di posta nell’elenco e si possono assegnare gli utenti.

Autenticazione / Accesso

ATTENZIONE, dopo l’autenticazione, tutti gli utenti assegnati possono accedere al contenuto della cassetta postale, anche se NON hanno accesso all’account Microsoft.

A questo punto è possibile aprire la casella e-mail appena creata nel modulo E-mail.
Quando si apre per la prima volta, appare la consueta schermata di login per un account Microsoft.

Inserite la password nella finestra di dialogo per la mailbox importata e autorizzate l’accesso a onOffice.

Authentifizieren bei Microsoft
Kennwort bei outlook eingeben
Zugriff auf

Caratteristiche speciali – Nota bene

Tenete presenteche quando si utilizzano contemporaneamente più programmi di posta elettronica per una stessa casella, possono sempre esserci differenze nella struttura delle cartelle, nel numero di e-mail lette, ecc. Questo vale in generale e non solo per le caselle postali di Microsoft 365.

Nuova casella di posta: Dopo l’autenticazione, la casella di posta in uscita può cambiare: Le e-mail in uscita vengono quindi salvate nella cartella “Posta inviata” e non più nella cartella “Posta inviata” di onOffice. Se volete che le e-mail in uscita appaiano nella cartella “Posta inviata” come prima, seguite la procedura seguente:

  1. Nell’interfaccia di Outlook, spostare tutti i messaggi di posta elettronica dalla cartella “Posta inviata” alla cartella “Posta inviata”.
  2. Quindi eliminate la cache di onOffice tramite “Extra>> Impostazioni >> Svuota cache”.

Attività: Le e-mail inviate tramite Outlook vengono registrate come attività del tipo “E-mail – Posta in uscita” con la caratteristica di azione “Invio di e-mail esterne”. L’utente principale assegnato alla casella di posta (utente con il simbolo della corona nella scheda“Impostazioni di base >> Posta elettronica“) è impostato come supervisore dell’attività. Quando si inviano e-mail da un client di posta elettronica esterno, è possibile impostare in “Impostazioni >> Impostazioni di base >> E-mail >> Caselle di posta IMAP esterne” se le attività devono essere pubblicate.

Limiti di posta:  L’invio di più e-mail con allegati tramite una casella di posta elettronica di Microsoft Office 365 può causare problemi a causa dei limiti imposti da Microsoft. In questo caso, quindi, non è possibile inviare mail e messaggi di posta elettronica in serie con più di 10 destinatari. In questo caso, utilizzare le macro _downloadLink(Text) o _agreementLink per garantire che il destinatario riceva e possa scaricare gli allegati tramite un link di download. Queste macro consentono di scaricare gli allegati entro 14 giorni.

Caselle postali alias

È anche possibile importare “caselle postali alias di Outlook”. Sono integrati nell’azienda come una normale casella di posta elettronica.

L’amministratore di Azure / Microsoft 365 deve effettuare le impostazioni appropriate in modo da poter inviare le e-mail tramite la “casella di posta elettronica alias Outlook”.

Sulla piattaforma Azure, l’opzione “Abilita l’invio di alias” deve essere attivata nella nuova amministrazione di Microsoft 365 in “Impostazioni >> Flusso di messaggi”.
Su altre piattaforme, l’impostazione potrebbe trovarsi in una posizione diversa.

In alternativa, è possibile eseguire questa operazione tramite Powershell con il comando:
Set-OrganisationConfig -SendFromAliasEnabled $true