Casella di posta Microsoft 365

Integrare la casella di posta elettronica di Microsoft 365

In onOffice enterprise è possibile integrare le caselle di posta di Microsoft 365 tramite l’interfaccia ufficiale Microsoft Graph . In questo modo, le Email saranno disponibili sia in onOffice enterprise che nell’ app onOffice .

Requisiti e preparazione

Prima di iniziare la configurazione in onOffice, assicurati che siano soddisfatti i seguenti requisiti:

Diritti utente in onOffice: Per la configurazione sono necessari i diritti di amministratore per le impostazioni di base (Extras → Einstellungen → Grundeinstellungen → E-Mail). Se necessario, rivolgiti all’amministratore interno di onOffice.
Autorizzazioni nell’account Microsoft 365:
- Nel caso di domini personalizzati (ad es. domini aziendali, non direttamente @outlook.de / @outlook.com), l’accesso da parte di applicazioni di terze parti tramite Microsoft Graph potrebbe dover essere autorizzato nel Centro di amministrazione di Microsoft 365.
- Caselle di posta condivise di Microsoft (Microsoft Shared Mailboxes): Devono essere state configurate e autorizzate in precedenza dal proprio amministratore di Microsoft 365 nella gestione di Exchange.
- Per tutte le impostazioni al di fuori di onOffice, rivolgiti al tuo amministratore di Microsoft 365 / Exchange oppure consulta la pagina ufficiale di supporto e guida di Microsoft.

Passaggio 1: Creare una casella postale in onOffice

La configurazione iniziale viene effettuata nelle impostazioni di base di onOffice enterprise:

Nella barra dei menu, seleziona:

Extras → Einstellungen → Grundeinstellungen → E-Mail
Passa alla scheda Caselle di posta IMAP esterne.
Nella sezione Importazione IMAP , alla voce Indirizzo Email , inserisci l’indirizzo Email completo dell’account Microsoft 365 desiderato.
Clicca sul pulsante Importa Office 365.
La casella postale viene quindi creata nell’elenco. Assegna poi alla casella di posta gli utenti onOffice desiderati.

Passaggio 2: Autenticazione e autorizzazione all’accesso

Dopo la creazione, la casella di posta deve essere collegata una sola volta a Microsoft:

In onOffice, passa al modulo Email.
Nella lista delle cartelle o delle caselle di posta, fai clic sulla casella di posta Microsoft 365 appena creata.
Alla prima apertura compare la finestra di accesso di Microsoft.
Accedi con le credenziali dell’account Microsoft e conferma l’autorizzazione dell’interfaccia per onOffice enterprise. (A seconda delle politiche di sicurezza della propria organizzazione, potrebbe essere richiesta un’autenticazione a due fattori (2FA/MFA) tramite app di autenticazione, SMS o codice.)

Avviso di sicurezza:

Una volta completata con successo l’autenticazione, tutti gli utenti assegnati in onOffice hanno pieno accesso al contenuto delle Email di questa casella di posta, anche se non dispongono di un proprio account Microsoft 365.

Caratteristiche particolari e avvertenze importanti

Sincronizzazione e struttura delle cartelle

Se si utilizzano contemporaneamente più programmi di posta elettronica (ad esempio Outlook e onOffice), potrebbero verificarsi discrepanze nei nomi delle cartelle o nello stato di lettura dei messaggi.

Elementi inviati: Microsoft 365 utilizza di default la cartella “Elementi inviati” (nome interno onOffice: “Posta inviata”).

Registrazione delle attività relative alle Email esterne

Le Email inviate direttamente tramite Outlook vengono registrate automaticamente in onOffice come attività di tipo E-mail – In uscita (caratteristica: “Invio di Email esterne”).

Come responsabile viene inserito automaticamente l’utente principale assegnato alla casella di posta (contrassegnato dal simbolo della corona sotto Grundeinstellungen → E-Mail quando la registrazione della posta è attiva)
Se necessario, è possibile disattivare la registrazione delle Email esterne alla voce:
Extras → Einstellungen → Grundeinstellungen → E-Mail → Reiter: externe IMAP Postfächer.

Limiti di invio e di dimensione di Microsoft

Microsoft 365 è soggetto a politiche restrittive per quanto riguarda il numero di destinatari e le dimensioni degli allegati:

L’invio di Email di massa e di Email a più di 10 destinatari con allegati può essere bloccato da Microsoft a livello di server.
Suggerimento: In caso di allegati di grandi dimensioni, utilizza le macro di onOffice _downloadLink(Text) o _agreementLink. In questo modo i file vengono messi a disposizione sotto forma di link di download sicuro (validità del download: (14 giorni), il che impedisce in modo affidabile le interruzioni di trasmissione.

Integrazione delle caselle di posta alias

È inoltre possibile integrare in onOffice gli indirizzi alias di Microsoft 365. La creazione in onOffice avviene allo stesso modo di una normale casella di posta (vedi passaggio 1).

Requisiti richiesti da Microsoft:

Per poter inviare Email tramite un contatto alias, è necessario che la funzionalità “Invia come alias” (Send from Alias) sia attivata nella propria organizzazione Microsoft 365.

Questa impostazione non è inclusa in onOffice enterprise.

Si prega di contattare il proprio amministratore di Microsoft 365 / Exchangeper abilitare questa opzione nel Centro di amministrazione di Microsoft 365 (nelle impostazioni del flusso di messaggi) o tramite Exchange Online PowerShell.