Adressdatensatz Pflege

Filtern der Interessenten

Bevor Sie die E-Mail zu Adressvervollständigung versenden, müssen Sie die Adressen, an die die E-Mail gehen soll auswählen. Hierfür können Sie einen Adressfilter anlegen, der nur die Adressen heraussucht, welche den gewünschten Kriterien entsprechen.

Als Beispiel nehmen wir Adressen von Mietinteressenten in Aachen, die noch keine Suchkriterien hinterlegt haben.

Dafür erstellen wir eine Adressfilter(Adresslistenansicht: Filter bearbeiten), “Filterart: Einfacher Filter” mit folgenden Kriterien:

• Kontaktart: Interessent Miete
• Ort: Aachen
• Suchkriterien: Checkbox – ohne Suchkriterien

Klicken Sie in der Aktionenleiste auf den Button “Filtern”, wodurch die Kriterien in die Box “Bisheriger Filter” eingetragen werden. Speichern Sie nun den Adressdatensatzfilter unter “Neuen Filter speichern” ab, und vergeben Sie einen Namen für den Filter. Unter “Zugriff” können Sie festlegen ob nur Sie diesen Filter sehen dürfen oder die Kollegen in der Gruppe bzw. ob Jeder diesen sehen und nutzen darf.
Im Beispiel haben wir uns für einen “Öffentlichen Filter” entschieden, da dieser auch für alle anderen Mitarbeiter nutzbar ist.

Natürlich können Sie auch explizit nach bestimmten Suchkriteien filtern, lassen Sie Hierzu das Häkchen für “ohne Suchkriterien” weg und geben bestimmte Kriterien in den vorgegebenen Feldern ein.

Öffnen Sie nun wieder das Adressmodul über das Modulicon, der gerade erstellte Filter ist bereits eingestellt.

Im Anschluss können Sie nun mit diesem Filter eine E-Mail schreiben.

Adressdatensatz Pflege durch E-Mail Vorlagen

Nun können alle Adressdatensätze, die dem Filter entsprechen, angeschrieben werden. Dies können Sie tun, indem Sie z.B. eine Serienmail versenden. onOffice hat für die Adressvervollständigung E-Mail-Vorlagen vorbereitet. Diese finden Sie, wenn Sie eine E-Mail schreiben, unter “Vorlagen >> Allgemein – HTML Design”. Sie können aus 3 verschiedenen Vorlagenvarianten auswählen:

• Vervollständigung der Kontaktdaten
• Vervollständigung der Kontaktdaten + Suchkriterien
• Vervollständigung der Suchkriterien

Beispiel

Als Beispiel nehmen wir den eben erstellten Adressfilter und die Vorlage “Vervollständigung der Kontaktdaten + Suchkriterien”.

• Öffnen Sie eine neue E-Mail
• Serienmail auswählen
• Neuen Adressfilter auswählen
• Vorlage auswählen

Wenn Sie möchten, können Sie auch noch Anhänge hinzufügen. Bitte kontrollieren Sie die E-Mail Vorschau bevor Sie die E-Mail versenden.

Eigene E-Mail Vorlagen erstellen

Sollten Ihnen unsere E-Mail Vorlagen nicht gefallen, können Sie diese anpassen oder auch selber eine eigene E-Mail Vorlage erstellen. In diese können Sie das Makro für die Adressvervollständigung “_Adr_Vervollstaendigung(x,y,z,bemerkung, newsletter, agb, kontakt, E-Mail, autoexpose)” einbauen.

Eine nähere Erklärung zum Arbeiten mit Makros bzw. zur Vorlagen-Erstellung können sie hier nachlesen.

Empfang einer E-Mail zur Adressvervollständigung

Wenn Sie nun die E-Mail abgeschickt haben, möchten Sie natürlich auch wissen, was ihr Kontakt erhält.

Einerseits erhält Ihr Kontakt diese E-Mail:

Und sobald er auf den in der E-Mail befindlichen Link klickt öffnet sich folgendes Formular zum Ausfüllen. Dieses kann sich von Kunde zu Kunde unterscheiden, je nach Einstellungen in der Administration:

Nach dem Speichern werden die Angaben direkt im Adressdatensatz aktualisiert.

Erstellung einer E-Mail ohne Serienmail

Sollten Sie eine E-Mail schreiben wollen, ohne eine Serienmail zu verfassen, können Sie auch in der Adressliste die Kontakte wählen an welche eine E-Mail geschrieben werden soll. Dies tun Sie, indem Sie in der Adressliste die Checkboxen der einzelnen Kontakte anklicken und in der Adressaktionsleiste unter Schreiben >> E-Mail
klicken.

Daraufhin können Sie eine E-Mail an “Getrennte Empfänger” schreiben, in welcher Sie auch wieder eine unserer Vorlagen oder die von Ihnen erstellte Vorlage nutzen können.