Gestione record dei dati di contatto.

Filtrare interessati

Prima di inviare l’e-mail per il completamento del contatto, è necessario selezionare i contatti a cui inviare l’e-mail. A tal fine, è possibile creare un filtro per contatti che cerca solo quelli che soddisfano i criteri desiderati.

Ad esempio, prendiamo i contatti dei potenziali inquilini di Aquisgrana che non hanno ancora inserito alcun criterio di ricerca.

A tal fine, si crea un filtro per i contatti (visualizzazione dell’elenco dei contatti): Modifica filtro), “Tipo di filtro: Filtro semplice” con i seguenti criteri:

• Tipologia di contatto: Futuro inquilino Affitto
• Città: Aquisgrana
• Criteri di ricerca: Casella di controllo – senza criteri di ricerca

Cliccare sul pulsante “Filtro” nella barra delle azioni per inserire i criteri nella casella “Filtro precedente”. Salvare ora il filtro del record di dati del contatto in “Salva nuovo filtro” e assegnare un nome al filtro.
Alla voce “Accesso” è possibile specificare se il filtro può essere visualizzato solo dall’utente o se i colleghi del gruppo o tutti possono vederlo e utilizzarlo. Nell’esempio, abbiamo optato per un “Filtro pubblico”, in quanto può essere utilizzato anche da tutti gli altri dipendenti.

Naturalmente, è possibile filtrare esplicitamente in base a determinati criteri di ricerca, deselezionando la casella “senza criteri di ricerca” e inserendo determinati criteri negli appositi campi.

Ora apri nuovamente il modulo dei contatti tramite il l’icona del modulo, il filtro appena creato è già impostato.

È quindi possibile scrivere un’e-mail utilizzando questo filtro.

Aggiornamento dei dati di contatto tramite modelli email

Ora è possibile scrivere a tutti i record di dati di contatto che corrispondono al filtro. Puoi farlo, ad esempio, inviando una mail di massa. onOffice ha preparato dei modelli e-mail per il completamento del contatto. Le troverai quando scrivi un’e-mail sotto “Modelli >> Generale – Design HTML”. È possibile scegliere tra 3 diverse varianti di modello:

• Completamento dei dati di contatto
• Completamento dei dati di contatto + criteri di ricerca
• Completamento dei criteri di ricerca

Esempio

Ad esempio, prendiamo il filtro del contatto appena creato e il modello “Completamento del contatto + criteri di ricerca”.

• Aprire una nuova e-mail
• Selezionare email di massa
• Selezionare un nuovo filtro per i contatti
• Selezionare il modello

Se lo desideri, puoi anche aggiungere degli allegati. Controllare l’anteprima dell’e-mail prima di inviarla.

Creare modelli e-mail personalizzati

Se non ti piacciono i nostri modelli e-mail, puoi personalizzarli o creare il tuo modello e-mail. È possibile inserire la macro per il completamento del contatto “_Adr_Vervollstaendigung(x,y,z,bemerkung, newsletter, agb, kontakt, E-Mail, autoexpose)”.

Per una spiegazione più dettagliata del funzionamento delle macro e della creazione di modelli, vediqui.

Ricezione email completamento del contatto

Una volta inviata l’e-mail, vorrai naturalmente sapere cosa riceve il contatto.

Da un lato, il tuo contatto riceverà questa e-mail:

Non appena l’utente clicca sul link contenuto nell’e-mail, si apre il seguente modulo da compilare. Questo può variare da cliente a cliente, a seconda delle impostazioni dell’amministrazione:

Dopo il salvataggio, i dettagli vengono aggiornati direttamente nel record dei dati del contatto.

Creazione di un’e-mail senza email di massa

Se si desidera scrivere un’e-mail senza comporre un’e-mail di massa, è anche possibile selezionare i contatti nell’elenco dei contatti a cui inviare un’e-mail.
A tal fine è possibile fare clic sulle caselle di controllo dei singoli contatti nell’elenco dei contatti e cliccare su Scrivi >> Emailnella barra delle azioni del contatto.

Puoi quindi scrivere un’e-mail a “Destinatari separati”, in cui puoi utilizzare uno dei nostri modelli o il modello che hai creato.