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Passo dopo passo
Notifica di assenza
Nota:
La notifica di assenza deve sempre essere impostata con il provider della casella di posta. L’opzione qui descritta può quindi essere impostata solo per le caselle di posta di onOffice.
Se stai per partire per un lungo viaggio di lavoro o per le meritate vacanze e non puoi rispondere alle richieste dei clienti durante questo periodo, puoi creare una nota fuori ufficio con onOffice.
Questa viene inviata direttamente al cliente quando viene fatta una richiesta via e-mail. Esistono due modi per creare una notifica di assenza.
- Creazione di una notifica di assenza specifica per l’utente
- Opzione centralizzata per la creazione di notifiche di assenza da parte degli amministratori
Hier finden Sie
Creazione di una notifica di assenza specifica per l’utente
Per creare una notifica di assenza come utente, andare su . Selezionare l’utente e andare alla scheda “E-mail”. Qui è possibile creare una notifica di assenza specifica alla voce “Notifica di assenza”.
se si gestisce più di una casella di posta, è necessario creare una notifica di assenza per ciascuna di esse. Seleziona quindi il primo indirizzo e-mail tramite il menu a tendina, scrivi una nota fuori ufficio e salva. Seleziona il secondo indirizzo e-mail e ripeti la procedura.
Qui è possibile inserire il testo dell’assenza alla voce “Modifica notifica di assenza”.
- Oggetto: inserire l’oggetto con cui generare l’e-mail automatica.
- Messaggio: inserire il messaggio speciale che spiega il motivo dell’assenza.
Il testo può essere memorizzato in formato testo e HTML. Utilizza il selettore sopra il campo dell’oggetto.
ATTENZIONE: Non utilizzare macro, poiché queste non funzionano per le notifiche fuori ufficio.
Una volta creata la notifica fuori ufficio, è possibile attivarla. È possibile farlo selezionando la casella di controllo “Notifica di assenza attiva”. In questa casella di controllo è possibile specificare un periodo in cui e per quanto tempo la notifica di assenza è attiva.
ATTENZIONE: Se non è stato impostato alcun periodo, questa rimane attiva finché non viene disattivata. Ciò significa che è necessario disattivare manualmente quando si ricomincia a lavorare.
Opzione centralizzata per la creazione di notifiche di assenza da parte degli amministratori
Per impostare una notifica fuori ufficio per una casella di posta in modo centralizzato, è necessario disporre di diritti amministrativi.
Questa funzione amministrativa è prevista in caso di improvvisa indisponibilità di uno dei collaboratori a causa di una malattia. Apri innanzitutto l’amministrazione della posta elettronica all’indirizzo: e passare alla scheda E-Mail.
A questo punto, selezionare la casella di posta per la quale deve essere impostata la nota fuori ufficio e aprire i dettagli della casella di posta cliccando sull’indirizzo e-mail corrispondente.
È possibile attivare o disattivare la nota qui. Cliccando su “Modifica notifica di assenza” si apre una lightbox in cui è possibile inserire l’oggetto e il messaggio in formato testo o HTML, proprio come al punto 2.
I messaggi di posta elettronica ricevuti ricevono ora una risposta con questa nota, ma rimangono nella casella di posta elettronica a disposizione dell’utente.