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Gestión de proyectos

Crear un nuevo proyecto

Para crear un nuevo proyecto, haga clic en el icono del módulo “Proyectos” de la barra de módulos. Utilice el icono “Nuevo registro» Icono de nuevo registro para crear un nuevo proyecto.
En todas las demás vistas, puede utilizar la flecha pequeña situada junto al icono más -a través de la entrada “Nuevo proyecto”- para crear a partir de una plantilla o un proyecto completamente nuevo.

Después de asignar un título de proyecto adecuado, puede asignar una fecha de inicio y un plazo para el proyecto. Guarde el proyecto mediante el símbolo de disquete. En el siguiente paso se pueden realizar más ajustes y enlaces.

Información sobre el proyecto

Están disponibles, entre otros, los siguientes campos:

  • Descripción del proyecto Describa aquí en qué consiste el proyecto.
  • Requisitos del proyecto Defina aquí los requisitos del proyecto. Si se rellena este campo, también será visible en todas las tareas vinculadas al proyecto.
  • Nota en las tareas del proyecto: Introduzca aquí notas útiles para el proyecto.
  • Responsable del proyecto Introduzca aquí la persona responsable del proyecto.
  • Tipo Especifique el tipo de proyecto.
  • Etiqueta Asigne aquí una o varias de las etiquetas almacenadas en la administración.
  • Estatus Estado del proyecto con las opciones “En planificación”, “En marcha”, “Terminado”.
  • Prioridad Asigne al proyecto una prioridad de “menor” a “mayor”.

Puede crear cualquier entrada para el “Tipo de proyecto” en Extras >> Configuración >> Administración >> Pestaña Selección singular >> Módulo Gestión de proyectos >> Campo clave Tipo.

Estatus del proyecto

Al asignar el estado del proyecto, observe qué funciones están vinculadas a él:

  • En planificación: En el estado “en planificación”, las tareas vinculadas en el proyecto no se muestran ni al responsable ni al editor. La única forma de ver las tareas es a través de la gestión de proyectos.
  • En marcha: El proyecto ha comenzado. Todas las tareas vinculadas se remiten a los supervisores/responsables correspondientes.
  • Terminado: En el estado “terminado”, todas las tareas se establecen como finalizadas. Si una de las tareas del proyecto aún no está configurada como terminada, se emite una advertencia.

Para ello, se recomienda el siguiente procedimiento: Cree el proyecto hasta que se hayan introducido todas las subtareas que sean necesarias. Las tareas que ha introducido no son visibles inicialmente para otros usuarios. Sólo cuando se establece el estado en “marcha” aparecen las tareas con los usuarios responsables.

Asignar propiedades y contactos

A continuación, se crea un proyecto para el simple registro de una nueva propiedad. En el proceso deben crearse e introducirse las fotos, los textos libres, los planos de planta y los planos del sitio. Además, la propiedad debe publicarse en los portales. Un enlace a la propiedad y la dirección del propietario tendría sentido aquí.

Al vincular un contacto o propiedad, tiene la opción de asignar también las tareas asociadas al proyecto.

En el siguiente paso, se crean nuevas tareas para la propiedad. Las tareas se asignan directamente al empleado responsable. Para más detalles, consulte la entrada correspondiente sobre gestión de tareas.

Los símbolos de colores a la izquierda de las tareas muestran el estado de las mismas:

  • símbolo verde = estado “Terminado”.
  • símbolo amarillo = estado “En marcha”.
  • símbolo rojo = estado “No iniciado”.
  • símbolo rojo con interrogación = estado sin cambios desde hace más de 7 días, por ejemplo, “En marcha”.

Nota:

También es posible vincular tareas a varios proyectos diferentes.

Póngase en contacto con el contacto vinculado

El contacto vinculado puede contactarse a través de la barra de acciones. Puede elegir entre carta o correo electrónico. También se puede enviar información sobre el proyecto a través de varias macros.

Vista de lupa

Una vez que el proyecto ha sido creado y las tareas, citas y actividades restantes han sido vinculadas al proyecto respectivo, es posible obtener una visión general rápida de la tarea respectiva, la cita respectiva o las actividades restantes respectivas en la pestaña respectiva a través del símbolo de la lupa.

Archivos

Los archivos pueden guardarse en una tarea a través de la casilla Archivos. Se pueden cargar varios archivos al mismo tiempo.
En las tareas vinculadas, además de los archivos de la tarea, se enumeran los archivos del proyecto a través de la casilla “Archivos del proyecto”.

Nota:

Tenga en cuenta que la gestión de proyectos es un módulo adicional de pago. Tiene la opción de adquirirlo a través del centro comercial.

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