Adressen manuell zuordnen

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Zuordnung setzen
Mehrfach Zuordnung
Aktivität aus der E-Mail öffnen
Zuordnung lösen
Adressdatensätze aktualisieren

Die Zuordnung zu einer Adresse oder einer Immobilie wird im sogenannten “Mailheader”, kurz “Header” auf der rechten Seite angezeigt.

Wenn in einem E-Mailheader der unten abgebildete Text zum Zuordnen sichtbar ist, konnte die Mail nicht automatisch zugeordnet werden, denn die Absenderadresse ist noch in keinem Adressdatensatz hinterlegt.

Zuordnung setzen

Suche

Mit Klick auf “Zuordnen / Anlegen” öffnet sich der Dialog zum Zuordnen eines Adressdatensatzes. Sie können über den Karteireiter “Suchen” eine bestehende Adresse zuordnen. Beim Zuordnen eines bestehenden Adressdatensatz funktionieren die Eingabefelder als Suche. Es genügt also z.B. der Eintrag des Namens und der anschließende Klick auf “Suchen”. Ist kein Suchfeld ausgefüllt, werden die zuletzt aufgerufenen Adressen angezeigt. Unter den Suchergebnissen kann der gewünschte Datensatz ausgewählt werden.

Neu

Mit Klick auf “Zuordnen / Anlegen” öffnet sich der Dialog zum Zuordnen eines Adressdatensatzes. Sie können über den Karteireiter “Neu” eine noch nicht vorhandene Adresse anlegen. Beim Neuanlegen können die Daten der Adresse in die Eingabefelder eingetragen werden. Die Anpassung der Eingabefelder können Sie in der Administration >> Listen vornehmen. Ein Klick auf “Anlegen” generiert einen neuen Adressdatensatz aus den eingetragenen Daten und verknüpft diesen mit der E-Mail.

Aus Zwischenablage

Über Aus Zwischenablage können Sie auch einen neuen Adressdatensatz anlegen. Der Vorteil ist, dass Sie eine Adresse direkt von einer anderen Seite oder der E-Mail selbst markieren und kopieren können.
Beispiel: Meldet sich bei Ihnen ein neuer Interessent oder Eigentümer, so können Sie die Signatur kopieren und in das Textfeld links kopieren. Stellen Sie bitte sicher, dass das richtige Land eingestellt ist, da es von Land zu Land Unterschiede in der Adressschreibweise gibt. Klicken Sie nun auf Werte übernehmen. Sollten nicht alle Felder richtig übernommen sein, können Sie händisch die Änderungen in den einzelnen Feldern rechts nachtragen.

Mehrfach Zuordnung

E-Mails lassen sich mehrere Adressen zuordnen. Nachdem Sie eine Adresse zugeordnet haben, klicken Sie anschließend im E-Mailheader erneut auf Zuordnen / Anlegen, um eine weitere Adresse mit der E-Mail zu verknüpfen.

Aktivität aus der E-Mail öffnen

Wenn Sie die Aktivität der E-Mail öffnen wollen, klicken Sie auf das Symbol neben dem Lösen-Button. Es öffnet sich die Aktivität, welche direkt editiert werden kann.

Zuordnung lösen

Ist bei einer E-Mail bereits eine Adressverknüpfung vorhanden, Sie möchten diese aber einem anderen Adressdatensatz zuordnen, kann die bestehende Zuordnung manuell durch Klick auf das X-Symbol gelöst werden. Nachdem Sie das getan haben, können Sie eine andere Adresse zuordnen.

Adressdatensätze aktualisieren

Eine Zuordnung zu einem Adressdatensatz geschieht über die im Adressdatensatz hinterlegte E-Mail. Wenn ein bekannter Kontakt von einer unbekannten E-Mailadresse aus schreibt, kann die automatische Adresszuordnung nicht funktionieren. Sie können diese zusätzliche E-Mailadresse im Adressdatensatz eintragen lassen. Dazu klicken Sie ebenfalls auf “Zuordnen / Anlegen” und suchen im Popup nach der entsprechenden Adresse und selektieren die Checkbox bei der passenden Adresse. Nun setzen Sie rechts oben ein Häkchen bei der Option “E-Mail-Adresse beispiel@onlinehilfe.onoffice im Adressdatensatz eintragen”. Bei einer vorhandenen Immobilienverknüpfung in der E-Mail, aktivieren / deaktivieren Sie das Häkchen bei “Automatische Suchkriterien anlegen” nach Ihren Wünschen. Ein Klick auf “Zuordnen” fügt die Absender-E-Mailadresse im Adressdatensatz hinzu.

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