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Schritt für Schritt
Sie befinden sich hier: Home / Module / E-Mail / E-Mail lesen
E-Mail lesen
Starten Sie Ihre E-Mail-Verwaltung mit Klick auf das E-Mail-Symbol auf der linken Seite.
E-Mails lesen
Haben Sie neue / ungelesen E-Mails, werden diese fett in der E-Mailliste dargestellt.
Per Klick auf einen Listeneintrag erscheint dann darunter die Vorschau der ausgewählten E-Mail. Bei Doppelklick wird die E-Mailliste ausgeblendet, um mehr Platz für den Inhalt der E-Mail zu haben.
Um Platz für den Inhalt der E-Mail zu bekommen, wird der Header der E-Mail und eventuelle Anhänge ebenfalls eingeklappt angezeigt. Über Pfeilsymbole (
/ 
) können Sie diese ausklappen. Dabei wird der Letzte Zustand (Aus- / eingeklappt) als Standard für die nächste E-Mail genutzt, Ausnahmen sind Portalanfragen, diese werden immer ausgeklappt angezeigt.
Unabhängig davon, wie der Header geklappt ist, Betreff, Absender und Empfangsdatum sind immer sichtbar. Für mehr Informationen z.B. über weitere Empfänger, Adress- und Immobilienzuordnung, können Sie den Header ausklappen.
Über „weitere Informationen anzeigen“ können Sie sich dann noch Informationen wie „Cc“, den Spamlevel und das Ergebnis des Virenchecks anzeigen lassen. Jetzt wird auch die Option „E-Mail-Header anzeigen“ sichtbar, über die Sie sich die technischen Details des E-Mail-Headers anzeigen lassen können.
Möchten Sie den Status Ihrer E-Mails aktualisieren, um zu sehen, ob Sie zwischenzeitlich neue Mails empfangen haben, klicken Sie einfach auf das Briefumschlagsymbol Ihrer E-Mailverwaltung, die E-Mails werden nun mit dem onOffice Server abgeglichen.
Sobald sich mehr als 100 E-Mails im Posteingang befinden, erscheint die Auswahl „Weitere 100 E-Mails laden“. Die Anzahl können Sie in den Benutzereinstellungen anpassen.
E-Mails drucken
Wenn Sie eine E-Mail ausdrucken möchten, klicken Sie die entsprechende E-Mail an und anschließend oben in der Toolbar auf das Drucker-Symbol 
. Befinden sich Anhänge an dieser E-Mail, so wird von diesen der jeweilige Titel mit ausgegeben.
In der Druckansicht sehen Sie zusätzlich zum Adressdatensatz sowie zum Immobiliendatensatz jeweils die verknüpften Betreuer.
E-Mails, Adress- oder Immobiliendatensätze manuell zuordnen
Wenn die Mailadresse des Absenders in onOffice bei einem Adressdatensatz hinterlegt ist, wird die Adresse automatisch zugeordnet. Dabei wird nach Möglichkeit eine Adresse gewählt, bei der der Empfänger auch als Betreuer eingetragen ist. Bei Portalanfragen werden Immobilien ebenfalls automatisch zugeordnet. Um eine E-Mail manuell einem Adress- oder Immobiliendatensatz zu zuordnen, klicken Sie auf den Link zuordnen / anlegen. Es öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie einen bereits bestehenden Datensatz suchen oder eine unbekannte Adresse (gilt nur für das Zuordnen eines Adressdatensatzes) neu anlegen können.
Sie können außerdem ein Projekt einer E-Mail zuordnen, wenn mindestens eine Adresse oder eine Immobilie mit der E-Mail verknüpft sind, wenn Sie das Modul für die Projektverwaltung aktiviert haben.
Die nachfolgenden Bilder geben einen schnellen Überblick, im Kapitel E-Mail zuordnen finden Sie weitere detaillierte Informationen.
Beim Anlegen eines Adressdatensatzes werden Pflichtfelder geprüft. Allerdings sind als Pflichtfelder nur Name und Anrede möglich, da beim Anlegen von Adressen aus einer E-Mail oft nicht alle notwendigen Informationen vorhanden sind.
Mehrfach Verknüpfung von Adressen
Sie haben die Möglichkeit einer E-Mail mehrere Adressen zuzuordnen. Klicken Sie dafür, nachdem Sie die erste Adressen zugeordnet haben, auf „Zuordnen / Anlegen“.
Aktivitäten aus der E-Mail öffnen
Wenn Sie die Aktivität der E-Mail öffnen wollen, klicken Sie auf das Symbol neben dem Lösen-Button der Adressen und der Immobilie. Es öffnet sich die Aktivität, welche direkt editiert werden kann.
E-Mails, Anhänge
Dateianhänge an E-Mails werden am Ende der E-Mail eingeblendet. Der Bereich kann ein- / ausgeklappt werden, im eingeklappten Zustand wird eine Büroklammer als zusätzlicher Hinweis angezeigt, dass Anhänge vorhanden sind. Die Anhänge werden einzeln gelistet.
Funktionen für E-Mailanhänge
Sie können unter der fertigen E-Mail eine ZIP-Datei „attachments.zip“ der Anhänge herunterladen. Wenn Sie das Feld „E-Mail mit Anhängen zum Download bereitstellen“ im Tab „Sonstiges“ der Grundeinstellungen aktiviert haben, dann wird Ihnen auch der Text der E-Mail zusammen mit den Anhängen zum Download bereitgestellt.
Neben dem Download der Anhänge auf Ihre Festplatte können Sie die Dateien auch bei der verknüpften Immobilie bzw. Adresse hinzufügen. Die entsprechenden Schaltflächen erscheinen, sobald die Datensätze zugeordnet sind.
Kontakte / Visitenkarten oder Termine, die Sie per E-Mail erhalten haben, können Sie in onOffice enterprise importieren. Bei den Dateianhängen mit einem Visitenkarten- / Kalendersymbol klicken Sie bitte auf „Termin erstellen“ bzw. den Dateinamen mit der vcf-Endung neben dem Symbol.
Für Kontakte öffnet sich der „Adresse anlegen“-Dialog, die Daten aus der Datei werden dabei in die entsprechenden Felder eingetragen. Sie können die Daten nun kontrollieren und gegebenenfalls ändern.
Bei Terminanhängen wird das Terminfenster geöffnet. Die E-Mail-Adresse der Teilnehmer in der Datei wird mit den Benutzern und danach mit den Adressen abgeglichen. Passende Personen werden dem Termin hinzugefügt. Es werden keine Serientermine importiert und auch keine Terminerinnerungen.
Visitenkarten und Termine können durch einen Klick auf das Symbol auch weiterhin normal heruntergeladen werden.
E-Mail Aktionenleiste
In der Aktionenleiste ganz unten können Sie die momentan in der E-Mailliste ausgewählte E-Mail beantworten, weiterleiten oder löschen.
Außerdem können aus der ausgewählten E-Mail über „Anlegen“ eine Aufgabe, einen Termin oder einen Prozess starten, die dann mit der E-Mail verknüpft sind.
Beim Anlegen einer Aufgabe werden der Text der E-Mail als Aufgabenbeschreibung eingefügt, Anhänge werden in die Aufgabe übernommen und sind dort im Bereich Dateien zu finden. Der Ansprechpartner und / oder eine Immobilie, falls in der E-Mail eine Verknüpfung vorliegt, werden automatisch mit der Aufgabe verknüpft. Bitte denken Sie daran, dass wenn Sie die E-Mail mit der Aufgabe verknüpfen, der Bearbeiter der Aufgabe diese einsehen kann, obwohl er evtl. keinen Zugriff auf das Postfach hat.
Aus der Aufgabe heraus kann anschließend – bei verknüpfter E-Mail – direkt die E-Mail gelesen oder eine Antwort geschrieben werden. Möchten Sie die Aufgabe öffnen, welche aus der E-Mail erstellt wurde öffnen, so können Sie in der E-Mail im E-Mail-Composer den Link zur Aufgabe anklicken.
Über weitere Aktionen können Sie nach E-Mails suchen oder filtern, die E-Mail in einen anderen Ordner verschieben oder Allen antworten, d.h. dem Sender und allen, die als CC eingetragen sind.
