E-Mail lesen

E-Mails lesen

Ungelesen E-Mails sind in der E-Mailliste fett dargestellt.

Mit einem Klick auf einen Listeneintrag erscheint dann darunter oder daneben – je nach Ansichtseinstellung / – die Vorschau der ausgewählten E-Mail. Ein Doppelklick öffnet die E-Mail in der Vollbildansicht und die E-Mail-Liste wird ausgeblendet. Über den Zurückpfeil oben links kommen Sie zur alten Ansicht.
Zusätzlich können Sie die Mail in einem neuen Tab öffnen. Hovern Sie dafür über die Mail und klicken „In neuem Tab öffnen“.

Das Pfeil-Symbol neben dem Empfänger zeigt weitere Informationen zur E-Mail. Mit einem Klick auf das Info-i in der Kachel finden Sie das Spamlevel, das Ergebnis des Virenchecks und weitere technische Details.

E-Mails drucken

Um eine E-Mail auszudrucken, öffnen Sie die entsprechende E-Mail und klicken anschließend in der Toolbar auf das Drucken-Symbol . Befinden sich Anhänge an dieser E-Mail, wird der jeweilige Titel mit ausgegeben.

In der Druckansicht sehen Sie zusätzlich im Adress- und Immobiliendatensatz den verknüpften Betreuer.

Adress- oder Immobiliendatensätze zuordnen

Informationen finden Sie bei E-Mail zuordnen.

Anhänge

Dateianhänge an E-Mails finden Sie am Ende einer E-Mail. Die Anhänge werden einzeln gelistet. Um direkt zu den Anhängen zu kommen , klicken Sie im Header der Mail neben dem Eingangsdatum auf die Büroklammer .

Um die Mail samt Anhängen herunterzuladen klicken Sie im Mailheader auf das Drei-Punkte-Menü und dort auf den Eintrag „E-Mail speichern“

Funktionen für E-Mail-Anhänge

Die Funktionen der E-Mail-Anhänge sehen Sie rechts oben im Bereich der Anhänge. Sie können eine ZIP-Datei aller Anhänge über herunterladen. Haben Sie die Einstellung „E-Mail mit Anhängen zum Download bereitstellen“ auf dem Reiter Sonstiges der Grundeinstellungen aktiviert, wird Ihnen zusätzlich die E-Mail zusammen mit den Anhängen zum Download über „E-Mail speichern“ bereitgestellt.
Neben dem Download auf Ihre Festplatte können Sie die Dateien auch gesammelt in der verknüpften Immobilie oder den Adressen hinterlegen. Die entsprechenden Schaltflächen / erscheinen, sobald Datensätze der E-Mail zugeordnet sind. Möchten Sie nur einzelne Dateien in einem Datensatz speichern, wählen Sie den entsprechenden Datensatz neben der jeweiligen Datei über aus.

Termine oder Visitenkarten, die Sie per E-Mail erhalten, können problemlos in onOffice enterprise importiert werden. Sind Termin-Dateien der E-Mail angehangen, klicken Sie auf „Termin ‚Dateiname‘ importieren“ oder auf die Kachel selber .
Bei Visitenkarten mit der Endung .vcf klicken Sie auf die Kachel mit , um einen neuen Adressdatensatz anzulegen.
Bei einem Termin öffnet sich das Terminfenster. Die E-Mail-Adressen der Teilnehmer in der Datei werden mit den Benutzern und danach mit den Adressen abgeglichen. Passende Personen werden dem Termin hinzugefügt. Das System importiert weder Serientermine noch Terminerinnerungen.
Bei Visitenkarten öffnet sich der Dialog „Adresse anlegen“. Die Infos aus der Datei werden in die entsprechenden Felder eingetragen. Sie können diese Daten kontrollieren und gegebenenfalls ändern.

Termine und Visitenkarten laden Sie mit einem Klick auf den Anhang wie gehabt herunter.

Weitere Funktionen

Anworten

Im E-Mail-Header finden Sie verschiedene Symbole. Eines davon ( ) ist das Symbol zum Antworten auf die E-Mail.

Weiterleiten

Über das Symbol können Sie die E-Mail an andere Postfächer weiterleiten.

Adresse anlegen/zuordnen

Über diese Funktion können Sie Adressen anlegen und direkt mit der E-Mail verknüpfen.

Projekt zuordenen

Nutzen Sie diese Funktion, um der E-Mail eines Ihrer Projekte zuzuordnen. Das Projekt wird neben den Kontakten und der Immobilie angezeigt.

Termin anlegen

Legen Sie direkt aus der E-Mail einen Termin an. Wenn aus der E-Mail ein Termin angelegt wurde, sehen Sie im E-Mail-Header, dass und von wem ein Termin angelegt wurde. Mit einem Klick darauf gelangen Sie direkt zum Termin.

Aufgabe anlegen

Sie können aus der E-Mail eine Aufgabe anlegen. Entscheiden Sie, ob die E-Mail verknüpft werden soll oder nicht. Wenn die E-Mail verknüpft wird, können Sie über den Text, dass eine Aufgabe angelegt wurde, direkt zur Aufgabe navigieren.

Prozess starten

Starten Sie direkt aus der E-Mail einen Ihrer Prozesse. Die verknüpften Daten (Kontakt und Immobilie) werden übernommen.

E-Mail speichern

Mit dieser Funktion wird die E-Mail samt Anhängen als ZIP-Datei auf Ihrem PC gespeichert.

Externe Postfach Benachrichtigung

Wenn Sie das Passwort für ein externes Postfach geändert haben, dieses aber unter Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen >> E-Mail >> externe IMAP Postfächer nicht aktualisiert haben, wird Ihnen beim Öffnen des Postfachs im E-Mail-Modul ein entsprechender Hinweis angezeigt.

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