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Leggere le email
Apri il modulo delle email cliccando sul simbolo della posta elettronica sul lato sinistro.
Leggere le email
Le email nuove o non lette vengono visualizzate in grassetto nella lista delle email.
Cliccando su una voce della lista, sotto di essa appare un’anteprima dell’email selezionata. Fare doppio clic per nascondere la lista delle email, in modo da avere più spazio per il loro contenuto.
Per fare spazio al contenuto dell’email, l’intestazione dell’email e gli eventuali allegati verranno visualizzati in modalità ridotta. È possibile espanderli utilizzando i simboli delle frecce (
/ 
). In questo modo, l’ultimo stato (espanso / compresso) viene utilizzato come impostazione predefinita per la prossima email, fatta eccezione per le richieste del portale che verranno sempre visualizzate aperte.
Indipendentemente dal fatto che l’intestazione sia compressa, l’oggetto, il mittente e la data di ricezione sono sempre visibili. Per ulteriori informazioni, ad esempio sugli altri destinatari, sul contatto e sull’assegnazione dell’immobile, è possibile espandere l’intestazione.
Con “Mostra altre informazioni” è possibile visualizzare informazioni come “Cc”, il livello di spam e il risultato del controllo dei virus. È ora visibile anche l’opzione “Mostra intestazione email”, che può essere utilizzata per visualizzare i dettagli tecnici dell’intestazione dell’email.
Per aggiornare lo stato delle tue email e vedere se nel frattempo hai ricevuto nuove email, basta cliccare sull’icona della busta del modulo email. Le email saranno quindi sincronizzate con il server onOffice.
Non appena ci sono più di 100 email nella casella di posta, appare la selezione “Carica altre 100 email”. È possibile regolare il numero nelle impostazioni utente .
Stampare email
Se si desidera stampare un’email, cliccare sull’email corrispondente e poi sul simbolo della stampante nella parte superiore della barra degli strumenti 
. Se ci sono allegati a questa email, viene emesso anche il rispettivo titolo.
Nella vista di stampa, oltre al record di dati del contatto e a quello dell’immobile, vengono visualizzati i referenti collegati.
Assegnare manualmente email, contatti o record di dati immobiliari
Se l’indirizzo email del mittente è memorizzato in onOffice per un record di dati di contatto, il contatto viene assegnato automaticamente. Se possibile, si deve scegliere un contatto per il quale il destinatario è registrato anche come referente. Gli immobili vengono inoltre assegnati automaticamente alle richieste del portale. Per assegnare manualmente un’email a un contatto o a un immobile, cliccare sul link Assegna / crea. Si apre una finestra pop-up in cui è possibile cercare un record di dati esistente o creare un nuovo contatto sconosciuto (vale solo per l’assegnazione di un record di dati di contatto).
È inoltre possibile assegnare un progetto a un’email se almeno un contatto o un immobile è collegato all’email, se è stato attivato il modulo di gestione dei progetti.
Le immagini seguenti forniscono una rapida panoramica; informazioni più dettagliate sono disponibili nel capitolo Assegnazione di email.
I campi obbligatori vengono controllati quando si crea un record di dati di indirizzo. Tuttavia, solo il nome e il saluto sono possibili come campi obbligatori, poiché spesso non tutte le informazioni necessarie sono disponibili quando si creano contatti da un’email.
Collegamento multiplo di contatti
È possibile assegnare più contatti a un’unica email. Una volta assegnato il primo contatto, cliccare su “collega/crea”.
Aprire le attività dalla posta elettronica
Se si desidera aprire l’attività di posta elettronica, cliccare sull’icona accanto al pulsante di cancellazione dei contatti e immobili. Si apre l’attività, che può essere direttamente modificata.
Email, allegati
I file allegati alle email vengono visualizzati alla fine dell’email. La sezione può essere aperta o chiusa. Quando è chiusa, viene mostrata una graffetta come ulteriore indicazione che sono presenti allegati. Gli allegati sono elencati singolarmente.
Funzioni per gli allegati di posta elettronica
È possibile scaricare un file ZIP “allegati.zip” degli allegati sotto l’email finita. Se è stato attivato il campo “Rendi disponibili per il download le email con allegati” nella scheda “Altro” delle impostazioni di base, il testo dell’email sarà disponibile per il download insieme agli allegati.
Oltre a scaricare gli allegati sul disco rigido, è possibile aggiungere i file all’immobile o al contatto collegato. I pulsanti corrispondenti appaiono non appena vengono assegnati i record di dati.
È possibile importare in onOffice enterprise i contatti, fogli visita o gli appuntamenti ricevuti via email. Per i file allegati con il simbolo di un biglietto da visita/calendario, cliccare su “Crea appuntamento” o sul nome del file con estensione vcf accanto al simbolo.
Si apre la finestra di dialogo “Crea contatto” per i contatti e i dati del file vengono inseriti nei campi corrispondenti. A questo punto è possibile controllare i dati e modificarli se necessario.
Si apre la finestra dell’appuntamento per gli allegati all’appuntamento. L’indirizzo email dei partecipanti al file viene confrontato con gli utenti e poi con i contatti. Le persone appropriate saranno aggiunte all’appuntamento. Non vengono importati gli appuntamenti in serie né i promemoria per gli appuntamenti.
I biglietti da visita e gli appuntamenti possono essere scaricati normalmente facendo clic sull’icona.
Barra d’azione della posta elettronica
Nella barra delle azioni in basso, è possibile rispondere, inoltrare o eliminare l’email attualmente selezionata nella lista delle email.
È inoltre possibile avviare un’attività, un appuntamento o un processo dall’email selezionata tramite “Crea”, che vengono poi collegati all’email.
Quando si crea un’attività, il testo dell’email viene inserito come descrizione dell’attività, gli allegati vengono trasferiti all’attività e si trovano nella sezione File. La persona di contatto e/o un immobile, se è presente un link nell’email, vengono automaticamente collegati all’attività. Ricorda che se collegate l’email all’attività, la persona che sta lavorando all’attività può visualizzarla, anche se non ha accesso alla casella di posta elettronica.
L’email può essere letta direttamente dall’attività, se è collegata, oppure si può scrivere una risposta. Se si desidera aprire l’attività creata dall’email, è possibile cliccare sul collegamento all’attività nell’email nel compositore di email.
È possibile utilizzare altre azioni per cercare o filtrare le email, spostare l’email in un’altra cartella o rispondere a tutti, cioè al mittente e a tutti coloro che sono stati inseriti in CC.
