Inviare email

Nella scheda contenuto si definisce il tipo di email che si sta scrivendo (area di invio), a chi si sta scrivendo (area del destinatario) e quale modello (area del modello) / testo (area del testo) deve essere incluso.

Quali tipi di email esistono in enterprise? Oltre alla semplice email, sono disponibili anche email di massa, il fax e la combinazione di email e fax.

La scheda “Contenuto” offre le seguenti funzioni:

• Area di invio
  • Identità: qui è possibile selezionare l’indirizzo email del mittente se si gestisce più di una casella di posta elettronica. L’indirizzo selezionato è quello attualmente aperto come casella postale.
  • Fax: può essere utilizzato per inviare fax . Viene visualizzata la riga Fax per l’immissione dei numeri di fax.
  • Email di massa: Con questo pulsante è possibile attivare la funzione di email di massa.
  • BCC: attiva il campo dell’indirizzo “BCC” nell’area dei destinatari.
• Area destinatario:
  • A: Digita l’inizio del nome o dell’indirizzo email nel campo, onOffice enterprise edition cercherà le voci adatte tra di dati dei contatti / gli ultimi indirizzi email inseriti e gli immobili.
    Nel campo possono essere inseriti più destinatari, che riceveranno la stessa email. Ogni destinatario può vedere a chi è stata inviata l’email. Per ogni destinatario viene creata anche una voce in attività. Attenzione: L’uso di macro di contatto non è possibile in questo caso (poiché non c’è un chiaro riferimento ai singoli contatti).
    I promemoria e gli aggiornamenti delle informazioni di contatto (ultimo contatto, ecc.) sono impostati per ciascun destinatario nel campo “A”.
  • Se viene inserita una voce nel campo “A”, la selezione viene impedita nella scheda “Destinatari separati”.
    Se nella scheda “Destinatari separati” sono presenti dei destinatari (attivi), la selezione viene impedita nel campo “A”.
  • CC: È possibile inviare una copia dell’email ad altri destinatari. Per aggiungere un destinatario BCC, è necessario aggiungere il campo corrispondente tramite il pulsante “BCC” nell’area di invio

    Hinweis:

    Beachten Sie bitte: bei BCC-Empfängern erfolgt kein Eintrag in den Aktivitäten.

• Modelli:
  • Modello: Selezionate un modello dalla vostra cartella o selezionate una bozza di email salvata. È possibile selezionare anche un modello standard.
  • Salva / Elimina: Queste icone appaiono solo se l’ utente ha il diritto di modificare o eliminare i modelli. Il pulsante Salva può essere utilizzato per salvare un’email scritta come modello o per salvare le modifiche a un modello esistente. Se si dispone dei diritti utente necessari, è possibile contrassegnare il nuovo modello di email come privato.
    Utilizzare l’icona del “cestino” per eliminare i modelli non necessari.
  • Modello predefinito; una volta selezionato un modello, è possibile impostarlo come modello predefinito o rimuovere un modello impostato. Il modello predefinito viene caricato direttamente all’apertura della finestra email.
• Area di contenuto:
  • Formato: Se si desidera formattare il testo o includere immagini nell’email, il formato deve essere cambiato da testo a HTML. Il valore predefinito può essere impostato nelle impostazioni dell’utente nella scheda E-mail .
    È possibile impostare anche altre impostazioni predefinite, come il carattere, i prefissi per le risposte, ecc.
  • Oggetto: Qui si può inserire solo il testo, non è possibile la formattazione ecc. Tuttavia, si possono utilizzare le macro.
  • Email: Qui è possibile creare il testo o personalizzare il modello selezionato. È possibile inserire formulazioni di uso frequente tramite i testi rapidi  .
    È inoltre possibile utilizzare il CKEditor per inserire nel testo immagini, link e formattazione del testo. Questo è possibile solo per le email in formato HTML.
  • Firma: Selezionare una firma. Le firme possono essere create nelle impostazioni dell’utente. Esiste un tutorialal riguardo.
  • Collegare un progetto: Qui è possibile collegare un progetto all’email se è stato attivato il modulo dei progetti. I numeri e i titoli dei progetti possono essere trovati utilizzando la funzione di ricerca.

È possibile contrassegnare l’email come privata utilizzando l’icona del lucchetto a sinistra vicino al “Salva come bozza”. Ciò significa che le attività generate da questa email sono visibili solo agli utenti che hanno accesso alla casella di posta del mittente o del destinatario. Si noti che il diritto dell’utente “Segna le email come private” deve essere impostato. È anche possibile utilizzare l’impostazione“emailVIP” per impostare questa funzione per l’intera casella email.

Fare clic sul pulsante “Salva come bozza” per salvare il testo nella cartella “Bozze”. Queste bozze di email possono essere consultate solo nella finestra di creazione email e non tramite i modelli / la gestione dei file.

Se si risponde o si inoltra un email, si ha la possibilità di eliminare il messaggio originale dopo averlo inviato o di spostarlo in una delle proprie cartelle di posta elettronica. A tal fine, spuntare la casella “messaggio originale dopo l’invio” e selezionare la cartella in cui spostare l’email originale.

Se si invia un email a più destinatari, è possibile inviarla in copia (CC) o in copia nascosta (BCC). Tuttavia, viene inviata un email identica a tutti. La personalizzazione, soprattutto dei saluti, non è possibile.

Con “Destinatari separati” potete anche inviare un email singolarmente a più destinatari. Poiché ogni email viene creata singolarmente, nessuno può vedere che l’email è stata inviata a più destinatari.

Se non si conosce il nome esatto, è possibile cercare i contatti tramite “Ricerca dettagliata”. È possibile effettuare una ricerca dettagliata, aggiungere delle liste di contatti tramiteliste di lavoro / filtri o aggiungere indirizzi di proprietari, interessati, acquirenti / inquilini a un immobile collegato.

Nell’elenco di contatti visualizzati, è possibile utilizzare la casella a spunta per determinare quali contatti devono essere trasferiti all’elenco dei destinatari.

I contatti selezionati appaiono nell’elenco. I contatti senza un indirizzo email valido sono visualizzati in rosso nell’elenco e non hanno un segno di spunta nella colonna “A”. Solo i contatti con la spunta verranno considerati per l’invio. Se il contatto dispone di un numero di fax, la colonna Fax viene visualizzata con un segno di spunta e il contatto viene visualizzato in verde.

I contatti con un’ messaggio di avviso sono contrassegnati da un – il testo dell’avvertenza viene visualizzato al passaggio del mouse.

Il numero accanto al simbolo del contatto nella parte inferiore della finestra email indica il numero di contatti collegati con un indirizzo email valido.

Volete proporre un immobile a un potenziale acquirente e allegare una brochure adeguata? L’invio dell’email deve essere documentato in cronologia? Tutto questo è possibile se si collega un immobile.

Ad esempio, digitare l’inizio dell’ext. ImmoNr. nel campo “Ricerca rapida”, onOffice enterprise edition cercherà le voci adatte e le proporrà.

È possibile cercare gli immobili tramite “Ricerca dettagliata”. È possibile effettuare una ricerca dettagliata o aggiungere interi elenchi di immobili con liste di lavoro / filtri .

Dall’elenco degli immobili visualizzati, è possibile utilizzare la casella di spunta per determinare quali devono essere trasferiti all’elenco dei destinatari.

Qui è possibile aggiungere allegati alle email, ad esempio i propri file, i file degli immobili o dei contatti collegati e le brochure. Qui vengono creati anche gli allegati standard.
Le brochure vengono create come allegati per ogni immobile collegato.

L’”Archivio online” contiene tutti i file salvati nella scheda Modifica >> modelli / file >> file .

Un allegato standard è allegato a ogni email e non può essere selezionato sotto la voce “personale”. Il file appare sempre tra gli allegati attivi e nell’elenco degli allegati selezionati. Se non si desidera che l’allegato standard venga inviato con un email, è possibile eliminare il file dall’elenco degli “allegati attivi”.

All’estrema sinistra, selezionare l’area da cui deve provenire l’allegato. Al centro viene visualizzato l’elenco degli “allegati disponibili”. Gli allegati attivati sono visualizzati a destra e quelli standard in basso a destra.

Qui è possibile effettuare ulteriori impostazioni, che si applicano all’invio.

Vengono salvate in modo permanente tramite il pulsante “salva le impostazioni per le nuove email come predefinite”.
Non è possibile salvare la seconda categoria “altre impostazioni”.

Impostazioni generali della posta elettronica

• Conferma
  Selezionando “richiedi conferma di lettura”, viene chiesto al destinatario se desidera inviare una conferma di ricezione quando riceve l’email. Se il destinatario è d’accordo, riceverai una conferma di lettura via email.
• Copia
  Se è attiva l’opzione “crea una copia conoscenza nascosta per me”, al momento dell’invio dell’email viene inviata una copia al proprio indirizzo email.

Creare dopo l’invio di un email

Compito

• Rinvio: Indica il periodo di tempo dopo l’invio dell’email entro il quale il compito generato deve essere posticipato. Se non inserisci nulla o inserisci 0 per il campo “Giorni”, ma indichi un’ora, il compito viene posticipato alla data odierna.
• Responsabilità: Specificare qui chi è responsabile del compito.
• Esecutore: L’esecutore viene inserito qui a seconda del gruppo responsabile.
• Oggetto:  L’oggetto del compito può essere inserito qui. Se non viene inserito alcun oggetto, viene utilizzato come oggetto, l’oggetto dell’email inviata.
• Descrizione: Qui puoi definire il testo di descrizione per il compito. Se non inserisci un oggetto, verrà utilizzato il testo dell’email come oggetto predefinito.
• Tipo:  Tipo di compito.

Promemoria:

• Impostate un promemoria tra X giorni per un utente
  Volete ricontattare questo interessato dopo qualche giorno? Quindi imposta un promemoria con un commento adeguato.
• Non scrivere agli interessati che sono già stati contattati
  Se si dispone di un ampia lista di interessati collegati, è opportuno attivare questa opzione. In questo modo si evita che un potenziale acquirente riceva una seconda volta la brochure di un determinato immobile.
  Attenzione: Se ci sono diversi immobili collegati, e almeno uno di essi è nuovo, l’interessato contattato in precedenza verrà nuovamente contattato.

Quipotete trovare un video dettagliato sul tema dei promemoria via email.

Salva l’impostazione come predefinita in modo permanente

• È possibile salvare le impostazioni come predefinite per tutte le email future. Queste impostazioni predefinite si applicano anche alle email a cui si risponde.

Le configurazioni attualmente indicate non vengono memorizzate come impostazioni predefinite.

Invio email posticipata

• Può essere impostato per inviare l’email solo in una data e ora selezionate. Qui è possibile specificare la data e l’ora di invio. L’invio posticipato di email è possibile solo se onOffice è anche il provider della casella di posta. Il tuo amministratore può fornirti ulteriori dettagli in merito. Attenzione: Le email di massa con più di 100 destinatari non possono essere inviate come email posticipate.

Brochure in PDF e lettera in PDF

• Se stai inviando un’email con una lettera e una brochure in formato PDF, hai la possibilità di scegliere se inviare i due documenti separatamente o combinati in un unico file.

Ulteriori impostazioni

• Cronologia: Per quanto riguarda le email di massa, è possibile decidere se creare o meno una voce in cronologia. Se nelle impostazioni di base ( extra >> impostazioni >> impostazioni di base >> scheda altro) è stata attivata l’opzione ” inserisci generazione della brochure nella cronologia”, le voci vengono sempre create e l’opzione è grigiata.
• Priorità: La priorità può essere impostata qui.

È possibile visualizzare un’anteprima dell’email in qualsiasi momento. Le macro utilizzate sono già sostituite con i dati dei contati e degli immobili collegati. Vengono creati anche degli allegati.

L’anteprima non può visualizzare i dati di tutti i destinatari. Nell’anteprima viene visualizzato solo il primo contatto o immobile.

Controllare sempre l’anteprima e la firma corretta prima dell’invio.

Invio

Una volta che il testo e tutti gli allegati ecc. sono disponibili, l’email può essere inviata cliccando sul pulsante “Invia”. Per facilitare il controllo, il numero di contatti, immobili e allegati collegati viene visualizzato nella parte inferiore del pop-up accanto alle icone. Accanto ad esso si trovano i pulsanti “Crea anteprima”, “Invia come email” e “Crea PDF”.

Qui puoi anche salvare il testo dell’email come bozza. Le bozze vengono ricaricate tramite la selezione del modello.

Quando si risponde o si inoltra una mail, la mail originale può essere spostata direttamente (campo a spunta e selezione per “messaggio originale dopo l’invio”)