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Comunicazione clienti
Lettera
È possibile creare lettere nei record di contatto e di immobili tramite la barra delle azioni, via . Nelle viste tabellari di immobili e contatti, le email possono essere inviate direttamente a più destinatari tramite la barra delle azioni . I record di dati del contatto o i record di dati dell’immobile sono collegati di conseguenza.
Ci sono anche alcuni altri punti in cui sono disponibili le funzioni “Crea lettera” o “Crea Word”. Le lettere provenienti dall’elenco dei risultati della ricerca immobiliare (contatti/immobili) sono un caso particolare; le lettere create tramite le azioni dell’elenco hanno già il collegamento dell’immobile e del contatto.
Le lettere sono in Word, lettere PDF e moduli PDF. Tutte vengono create tramite il dialogo delle lettere (il pop-up “Crea lettera”).
La finestra di dialogo delle email contiene schede simili a quelle della finestra delle lettere e mostra anche il numero di contatti collegati, gli immobili e gli allegati nella parte inferiore.
Le email sono scritte a “contatti” come destinatari, ma spesso si riferiscono anche a immobili. Pertanto, è possibile creare collegamenti a entrambi e quindi utilizzare anche i valori di contatti e degli immobili tramite macro . Come sempre in enterprise, il record di dati da cui è stata creata l’email è già collegato. È possibile aggiungerne altri in qualsiasi momento.
È possibile utilizzare modelli e macro per creare lettere in modo rapido e semplice.
La creazione di email è annotata nelle attività dei record di contatti e di immobili assegnati. Se una caratteristica è stata definita nella gestione dei modelli, viene impostata anche questa. Le lettere create possono essere modificate attraverso le attività.
Le lettere a più destinatari vengono create come un’unione di lettere e possono essere ordinate per codice postale o nome.
Word è la classica lettera che conosci. I modelli di lettere vengono creati nella gestione dei modelli .
Le voci dell’attività vengono create come tipo di azione “Lettera” con il tipo di azione “Posta in uscita” e la caratteristica dell’azione “Lettera in Word”.
Le lettere come documenti Word possono essere create nei record di contatto e di immobili e nelle rispettive liste tramite la barra delle azioni, ad esempio con . Si apre il pop-up “Crea lettera”.
Selezionare “Modello di Word” come formato e poi il modello desiderato.
Se per il modello selezionato è stata memorizzata una nota, questa viene visualizzata in una finestra di note.
Nelle lettere di Word, non è possibile modificare il contenuto della lettera nella finestra di dialogo della lettera stessa. La lettera creata viene scaricata alla fine e modificata in MS Office Word.
Qui si collega il destinatario (o i destinatari) della lettera. Digitando l’inizio del nome nel campo “Ricerca rapida”, onOffice enterprise edition cercherà le voci corrispondenti nel database dei contatti e le proporrà. Vengono visualizzati il tipo di contatto e l’assistente.
Se non si conosce il nome esatto, è possibile cercare gli indirizzi tramite “Ricerca dettagliata”. È possibile effettuare una ricerca dettagliata, aggiungere intere liste di contatti con liste di lavoro / filtri o aggiungere contatti di proprietari, interessati, acquirenti / inquilini a un immobile collegato.
Dalla lista di contatti visualizzata, è possibile utilizzare la casella di spunta per determinare quali contatti devono essere trasferiti alla lista dei destinatari.
Hinweis:
Beachten Sie bitte bei Verwendung der Immobilienverknüpfung:
- Es dürfen keine Makros mit Immobilienbezug genutzt werden. Verwenden Sie frei formulierte Texte.
- Als “Interessenten der ausgewählten Immobilien” werden nur die manuell zugeordneten Interessenten aus den Immobilien ausgelesen.
Qui è possibile collegare gli immobili. Ad esempio, digitare l’inizio del riferimento Num.immobile nel campo “Ricerca rapida”, onOffice enterprise edition cercherà le voci adatte e gli immobili.
È possibile cercare gli immobili tramite “Ricerca dettagliata”. È possibile effettuare una ricerca dettagliata o aggiungere intere liste di immobili con liste di lavoro / filtri .
Dalla lista degli immobili visualizzati, è possibile utilizzare la casella di spunta per determinare quali devono essere trasferite alla lista dei destinatari.
Hinweis:
Für Immobilienmakros wird nur die erste Immobilie aus der Liste ausgewertet. Um für alle Immobilien Einträge zu bekommen, müssen Sie die entsprechenden Makros (“rekursive Makros“) in der Vorlage eingetragen haben.
Qui è possibile aggiungere alla lettera le brochure, i file provenienti da archivi di contatti/immobili collegati o dal proprio computer.
Le brochure vengono generate come allegati per ogni immobile collegato.
Qui è possibile effettuare ulteriori impostazioni:
- È possibile impostare un nuovo invio per i destinatari.
- Specificare un testo di commento individuale per le attività.
- La creazione di voci di attività può essere controllata, a meno che non ci sia un’impostazione generale predefinita, “Creazione di lettere seriali in cronologia”.
- Se alla lettera in PDF sono stati collegati uno o più brochure, è possibile utilizzare l’opzione “Brochure e lettera di presentazione” per decidere se emetterli come documenti separati o come un unico documento.
- Per una lettera a più destinatari /lettera in serie, è possibile specificare se le lettere devono essere create non ordinate o ordinate (cognome o codice postale).
Una volta che il testo e tutti gli allegati ecc. sono disponibili, è possibile creare la lettera. Per facilitare il controllo, il numero di contatti, immobili e allegati collegati viene visualizzato nella parte inferiore del pop-up accanto alle icone. Fare clic su Crea lettera per creare il documento e renderlo disponibile per il download.
Per le lettere Word, viene creato un file zip con tutti i documenti e gli allegati e il documento Word e gli allegati vengono elencati come singoli file da scaricare.
Le lettere PDF sono lettere come le “precedenti” lettere Word, ma offrono alcuni vantaggi e miglioramenti.
Le lettere PDF possono essere create molto più facilmente in conformità alla norma DIN 5008 utilizzando un modello. La lettera PDF può anche essere inviata direttamente come allegato email (vedere Anteprima / Creare email / lettera). Se non riusci a continuare a scrivere una lettera, puoi anche salvarla come bozza.
I modelli di lettera PDF vengono generalmente creati nella gestione dei modelli .
Non tutte le aree possono essere modificate, ma solo i “campi” contrassegnati a questo scopo nel modello. A differenza delle lettere Word, le lettere finite possono essere salvate direttamente dal dialogo delle lettere come modello (scheda Lettera).
Le voci dell’attività vengono create come tipo di azione “Lettera PDF” con il tipo di azione “Posta in uscita” o “Crea allegato email” e la caratteristica dell’azione “Lettera PDF”.
Le lettere PDF possono essere create nei record di contatti e di immobili e nelle rispettive liste tramite la barra delle azioni, ad esempio con . Si apre il pop-up “Crea lettera”.
Als Format wählen Sie bitte “PDF-Briefvorlage” und danach die gewünschte Vorlage.
Wenn zu der gewählten Vorlage ein Hinweis hinterlegt wurde, wird er in einem Hinweisfenster angezeigt.
Bei PDF-Briefen kann der Inhalt direkt im Briefdialog erstellt / geändert werden.
Je nach PDF-Briefvorlage erscheinen ein oder mehrere Textboxen. In den Textboxen kann vorhandener Text angepasst oder eigener eingegeben werden. Dafür können fertige Formulierungen aus den Textbausteinen 
verwendet werden. Wenn Sie viel Text eingegeben, wird automatisch eine zweite Seite erstellt.
Sie können auch das Format für den Text an ihre Wünsche anpassen, in der Menüleiste über jeder Textbox finden Sie die entsprechenden Befehle. Das funktioniert wie beim Schreiben von E-Mails mit den Symbolen des CKEditors.
Über “Vorschau erstellen” können Sie den aktuellen Stand des PDF-Briefes zur Ansicht herunterladen. Wollen Sie den Brief bei gegebener Zeit weiter schreiben, können Sie den Brief als Entwurf Speichern.
Über das Speichern-Symbol 
neben dem Vorlagennamen können Sie eine neue Vorlage erzeugen. Wenn Sie das Benutzerrecht zum Ändern von Vorlagen besitzen, können Sie die bestehende Vorlage auch ändern.
Hier verknüpfen Sie den / die Adressaten des Schreibens. Tippen Sie den Anfang des Namens in das Feld “Schnellsuche”, onOffice enterprise edition sucht dann passende Einträge aus der Adressdatenbank und schlägt Sie vor. Dabei werden die Kontaktart und der Betreuer angezeigt
Wenn Sie den Namen gerade nicht genau kennen, können Sie über “Adressen verknüpfen” nach Adressen suchen. Dabei können Sie eine Detailsuche durchführen, ganze Listen von Adressen mit Arbeitslisten / Filter hinzufügen oder zu einer verknüpften Immobilie Adressen von Eigentümer, Interessenten, Käufer / Mieter hinzufügen.
Aus der Liste der angezeigten Adressen können Sie über das Häkchen bestimmen, welche in die Liste der Empfänger übernommen werden sollen.
Hinweis:
Beachten Sie bitte bei Verwendung der Immobilienverknüpfung:
- Es dürfen keine Makros mit Immobilienbezug genutzt werden. Verwenden Sie frei formulierte Texte.
- Als “Interessenten der ausgewählten Immobilien” werden nur die manuell zugeordneten Interessenten aus den Immobilien ausgelesen.
Entsprechend funktioniert die Verknüpfung von Immobilien.
Hinweis:
Für Immobilienmakros wird nur die erste Immobilie aus der Liste ausgewertet. Um für alle Immobilien Einträge zu bekommen, müssen Sie die entsprechenden Makros (“rekursive Makros“) in der Vorlage eingetragen haben.
Hier haben Sie die Möglichkeit dem Schreiben Exposés, Dateien aus verknüpften Adress- / Immobiliendatensätzen oder vom eigenen Rechner hinzuzufügen.
Exposés als Anhang werden dabei für jede verknüpfte Immobilie erzeugt.
Hier können Sie weitere Einstellungen vornehmen:
- Sie können eine Wiedervorlage für die Empfänger setzen.
- Eine individuellen Bemerkungstext für die Aktivitäten vorgeben.
- Das Erzeugen von Aktivitäteneinträgen kann gesteuert werden, es sei denn, es gibt eine generelle Vorgabe, “Serienbrieferstellung im Maklerbuch verbuchen“.
- Haben Sie ein oder mehrere Exposés mit dem PDF-Brief verknüpft, können Sie durch die Option ‘Exposé und Anschreiben’ entscheiden, ob Sie diese in separaten Dokumenten oder einem Dokument ausgeben möchten.
- Bei einem Brief an mehrere Empfänger / Serienbriefe können Sie vorgeben, ob die Briefe unsortiert oder sortiert (Nachname oder PLZ) erstellt werden.
Nachdem der Text und alle Anhänge etc. vorhanden sind, kann der Brief erstellt werden. Zur einfacheren Kontrolle werden ganz unten im Popup neben den Icons die Anzahl der verknüpften Empfänger, Immobilien sowie Anhänge angezeigt. Daneben sind die Buttons für “Vorschau erstellen”, “Als E-Mail versenden” und Brief erstellen”.
- Vorschau erstellen; Die Vorschau erstellt ebenfalls ein PDF-Dokument, jedoch nur für den ersten hinzugefügten Adressdatensatz – das muss nicht der erste in der Listenansicht sein.
- Als E-Mail versenden; Damit wird der aktuelle PDF-Brief als Anhang in den E-Mail Dialog übernommen. Übertragen werden auch die verknüpften Immobilien und Adressen (als getrennte Empfänger).
Bei der Übernahme werden keine Makros ersetzt, erst beim Versand der E-Mail werden in dem / den angehängten PDF-Dokumenten die Makros ersetzt.
Brief erstellen: Über den Button “Brief erstellen” wird der PDF-Brief für alle Empfänger erstellt und wenn gewählt auch die Exposé-Anhänge sowie Dateien hinzugefügt und zum Download zur Verfügung gestellt.
Dabei wird eine Zip-Datei aus allen Dokumenten und Anhängen erstellt sowie der PDF-Brief und die Anhänge als einzelne Dateien zum Download aufgelistet.
I moduli PDF consentono di compilare i campi del modulo con i dati dei contatti e degli immobili collegati. I modelli vengono creati nella gestione dei modelli .
Inoltre, i moduli PDF possono essere inviati direttamente come allegato email (vedere Creare anteprima / email / PDF).
Le voci dell’attività vengono create come tipo di azione “Lettera PDF” con tipo di azione “Posta in uscita” o “Crea allegato email” e caratteristica dell’azione “Modulo PDF”.
I moduli PDF possono essere creati nei record di contatto e di immobili e nelle rispettive liste tramite la barra delle azioni, ad esempio con . Si apre il pop-up “Crea lettera”.
Als Format wählen Sie bitte “PDF-Formularvorlage” und danach die gewünschte Vorlage.
Wenn zu der gewählten Vorlage ein Hinweis hinterlegt wurde, wird er in einem Hinweisfenster angezeigt.
Bei PDF-Formularen kann kein Text / Feld manuell geändert werden.
Hier verknüpfen Sie den / die Adressaten des Schreibens. Tippen Sie den Anfang des Namens in das Feld “Schnellsuche”, onOffice enterprise edition sucht dann passende Einträge aus der Adressdatenbank und schlägt Sie vor. Dabei werden die Kontaktart und der Betreuer angezeigt.
Wenn Sie den Namen gerade nicht genau kennen, können Sie über “Adressen verknüpfen” nach Adressen suchen. Dabei können Sie eine Detailsuche durchführen, ganze Listen von Adressen mit Arbeitslisten / Filter hinzufügen oder zu einer verknüpften Immobilie Adressen von Eigentümer, Interessenten, Käufer / Mieter hinzufügen.
Aus der Liste der angezeigten Adressen, können Sie über das Häkchen bestimmen, welche in die Liste der Empfänger übernommen werden sollen.
Hinweis:
Beachten Sie bitte bei Verwendung der Immobilienverknüpfung:
- Es dürfen keine Makros mit Immobilienbezug genutzt werden. Verwenden Sie frei formulierte Texte.
- Als “Interessenten der ausgewählten Immobilien” werden nur die manuell zugeordneten Interessenten aus den Immobilien ausgelesen.
Entsprechend funktioniert die Verknüpfung von Immobilien.
Hinweis:
Für Immobilienmakros wird nur die erste Immobilie aus der Liste ausgewertet. Um für alle Immobilien Einträge zu bekommen, müssen Sie die entsprechenden Makros (“rekursive Makros“) in der Vorlage eingetragen haben.
Hier haben Sie die Möglichkeit dem Schreiben Exposés, Dateien aus verknüpften Adress- / Immobiliendatensätzen oder vom eigenen Rechner hinzuzufügen.
Exposés als Anhang werden dabei für jede verknüpfte Immobilie erzeugt.
Hier können Sie weitere Einstellungen vornehmen:
- Sie können eine Wiedervorlage für die Empfänger setzen.
- Einen individuellen Bemerkungstext für die Aktivitäten vorgeben.
- Das Erzeugen von Aktivitäteneinträgen kann gesteuert werden, es sei denn, es gibt eine generelle Vorgabe, “Serienbrieferstellung im Maklerbuch verbuchen“.
- Bei einem Brief an mehrere Empfänger / Serienbriefe können Sie vorgeben, ob die Briefe unsortiert oder sortiert (Nachname oder PLZ) erstellt werden.
Nachdem der Text und alle Anhänge etc. vorhanden sind, kann der Brief erstellt werden. Zur einfacheren Kontrolle werden ganz unten im Popup neben den Icons die Anzahl der verknüpften Empfänger, Immobilien sowie Anhänge angezeigt. Daneben sind die Buttons für “Vorschau erstellen”, “Als E-Mail versenden” und “PDF erstellen”.
- Vorschau erstellen: Die Vorschau erstellt ebenfalls ein PDF-Dokument, jedoch nur für den ersten hinzugefügten Adressdatensatz – das muss nicht der erste in der Listenansicht sein.
- Als E-Mail versenden: Damit wird das aktuelle PDF-Formular als Anhang in den E-Maildialog übernommen. Übertragen werden auch die verknüpften Immobilien und Adressen (als getrennte Empfänger).
Bei der Übernahme werden keine Makros ersetzt, erst beim Versand der E-Mail werden in dem / den angehängten PDF-Dokumenten die Makros ersetzt. - PDF erstellen: Über den Button “Brief erstellen” wird das PDF-Formular für alle Empfänger erstellt und wenn gewählt auch die Exposé-Anhänge sowie Dateien hinzugefügt und zum Download zur Verfügung gestellt.
Dabei wird eine Zip-Datei aus allen Dokumenten und Anhängen erstellt sowie die PDF-Brief und die Anhänge als einzelne Dateien zum Download aufgelistet.