Entrada
Panel de control
Contactos
Inmuebles
Correo electrónico
Calendario
Tareas
Configurador de estadísticas
Estadística del inmueble / contactos
Gestor de solicitudes
Presentación modo TV escaparate
Seguimiento de la actividad comercial
Panel de captación
Marketing-Box
Panel de resultados
Gestión de procesos
Grupos
onOffice Sync
Presentaciones PDFs
Faktura
Gestión de proyectos
Registro de la jornada laboral
Módulo multilingüe
Envío automático de exposés
Módulo multipropiedad
Intranet
Marketplace
Enlaces favorito
Módulos de texto
Importación de inmuebles
onOffice-MLS
Portales
Contactos desde el Portapapeles
Actualización masiva
Cálculo con fórmulas
Acceso rápido
Plantillas
Ajustes
Comunicación con los clientes
Herramientas externas
Tutoriales
Paso a paso
Usted está aquí: Home / Extras / Comunicación con los clientes / Carta
Comunicación con los clientes
Carta
Puede crear cartas en los contactos y propiedades a través de la barra de acciones, mediante . En el listado de propiedades y contactos, también se pueden escribir cartas directamente a varios destinatarios mediante la barra de acciones . Los registros de datos de contactos o propiedades se vinculan en consecuencia. Además, hay otros lugares donde se encuentra la opción “Crear carta” o “Crear documento de Word”.
Un caso especial son las cartas generadas desde la lista de resultados de búsqueda de inmuebless (contactos / propiedades); las cartas creadas a través de las acciones de lista ya están vinculadas con la propiedad y el contacto.
En Enterprise, el término “cartas” incluye tanto documentos generados con Word como cartas y formularios en formato PDF. Todas ellas se crean juntas a través del diálogo de cartas (la ventana emergente “Crear carta”).
El diálogo de cartas incluye pestañas similares a las del diálogo diálogo de correo electrónico y también muestra en la parte inferior el número de contactos, propiedades y archivos adjuntos vinculados.
Las cartas se dirigen a “contactos” como destinatarios, pero a menudo están relacionadas con inmuebles. Por lo tanto, se pueden hacer enlaces a ambos y así también utilizar valores de contactos y propiedades a través de macros. Como es habitual en enterprise, el registro desde el cual se creó la carta ya está vinculado. Puede añadir más si lo desea.
Se pueden utilizar plantillas y macros para crear cartas de forma rápida y sencilla.
La creación de cartas se anota en las actividades de los registros de contactos y propiedades asignadas. Si se ha definido una característica en la administración de plantillas, también se establece. Las cartas creadas pueden editarse a través de las actividades.
Las cartas dirigidas a varios destinatarios se crean como cartas en serie y pueden ser ordenadas por código postal o nombre.
Las cartas en Word son el formato clásico de carta que usted conoce de su trabajo diario. Las plantillas para cartas se crean en la gestión de plantillas.
Las entradas de actividades se registran como tipo de acción “Carta” con tipo de acción “Salida” y característica de acción “Carta Word”.
Las cartas como documentos de Word pueden crearse en los contactos y propiedades, así como en los listados a través de la barra de acciones, por ejemplo con . Se abrirá la ventana emergente “Crear carta”.
Als Format wählen Sie bitte “Word-Vorlage” und danach die gewünschte Vorlage.
Wenn zu der gewählten Vorlage ein Hinweis hinterlegt wurde, wird er in einem Hinweisfenster angezeigt.
Den Inhalt des Briefes können Sie bei Word-Briefen nicht im Briefdialog selbst ändern. Der erstellte Brief wird am Ende heruntergeladen und in MS-Office Word bearbeitet.
Hier verknüpfen Sie den / die Adressaten des Schreibens. Tippen Sie den Anfang des Namens in das Feld “Schnellsuche”, onOffice enterprise edition sucht dann passende Einträge aus der Adressdatenbank und schlägt Sie vor. Dabei werden die Kontaktart und der Betreuer angezeigt.
Wenn Sie den Namen gerada nicht genau kennen, können Sie über “Adressen verknüpfen” nach Adressen suchen. Dabei können Sie eine Detailsuche durchführen, ganze Listen von Adressen mit Arbeitslisten / Filter hinzufügen oder zu einer verknüpften Immobilie Adressen von Eigentümer, Interessenten, Käufer / Mieter hinzufügen.
Aus der Liste der angezeigten Adressen, können Sie über das Häkchen bestimmen, welche in die Liste der Empfänger übernommen werden sollen.
Hinweis:
Beachten Sie bitte bei Verwendung der Immobilienverknüpfung:
- Es dürfen keine Makros mit Immobilienbezug genutzt werden. Verwenden Sie frei formulierte Texte.
- Als “Interessenten der ausgewählten Immobilien” werden nur die manuell zugeordneten Interessenten aus den Immobilien ausgelesen.
Hier verknüpfen Sie Immobilien. Tippen Sie z.B. den Anfang der ext. ImmoNr. in das Feld “Schnellsuche”, onOffice enterprise edition sucht dann passende Einträge aus und schlägt Sie vor.
Über “Immobilien verknüpfen” können Sie nach Immobilien suchen. Dabei können Sie eine Detailsuche durchführen oder ganze Listen von Immobilien mit Arbeitslisten / Filter hinzufügen.
Aus der Liste der angezeigten Immobilien, können Sie über das Häkchen bestimmen, welche in die Liste der Empfänger übernommen werden sollen.
Hinweis:
Für Immobilienmakros wird nur die erste Immobilie aus der Liste ausgewertet. Um für alle Immobilien Einträge zu bekommen, müssen Sie die entsprechenden Makros (“rekursive Makros“) in der Vorlage eingetragen haben.
Hier haben Sie die Möglichkeit dem Schreiben Exposés, Dateien aus verknüpften Adress- / Immobiliendatensätzen oder vom eigenen Rechner hinzuzufügen.
Exposés als Anhang werden dabei für jede verknüpfte Immobilie erzeugt.
Hier können Sie weitere Einstellungen vornehmen:
- Sie können eine Wiedervorlage für die Empfänger setzen.
- Einen individuellen Bemerkungstext für die Aktivitäten vorgeben.
- Das Erzeugen von Aktivitäteneinträgen kann gesteuert werden, es sei denn, es gibt eine generelle Vorgabe, “Serienbrieferstellung im Maklerbuch verbuchen”.
- Haben Sie ein oder mehrere Exposés mit dem PDF-Brief verknüpft, können Sie durch die Option ‘Exposé und Anschreiben’ entscheiden, ob Sie diese in separaten Dokumenten oder einem Dokument ausgeben möchten.
- Bei einem Brief an mehrere Empfänger / Serienbrief können Sie vorgeben, ob die Briefe unsortiert oder sortiert (Nachname oder PLZ) erstellt werden.
Nachdem der Text und alle Anhänge etc. vorhanden sind, kann der Brief erstellt werden. Zur einfacheren Kontrolle werden ganz unten im Popup neben den Icons die Anzahl der verknüpften Empfänger, Immobilien sowie Anhänge angezeigt. Mit einem Klick auf Brief erstellen wird das Dokument erstellt und zum Download zur Verfügung gestellt.
Dabei wird bei Word-Briefen eine Zip-Datei aus allen Dokumenten und Anhängen erstellt sowie das Word-Dokument und die Anhänge als einzelne Dateien zum Download aufgelistet.
Las cartas PDF son cartas similares a las “anteriores” cartas de Word, pero ofrecen algunas ventajas y funcionalidades adicionales.
Las cartas en PDF pueden crearse mucho más fácilmente de acuerdo con la norma DIN 5008 utilizando una plantilla.
La carta en PDF también puede enviarse directamente como archivo adjunto a un correo electrónico (véase Vista previa / Crear correo electrónico / carta). Si no puede seguir escribiendo una carta, también puede guardarla como borrador.
Las plantillas de cartas en PDF suelen crearse en la gestión de plantillas . En este caso, no todas las áreas son editables, sino solo los “campos” señalados en la plantilla.
A diferencia de las cartas de Word, las cartas terminadas se pueden guardar directamente desde el diálogo de cartas como plantilla (pestaña Carta).
Las entradas de actividad se crean como tipo de acción “Carta PDF” con tipo de acción “Bandeja de salida” o “Crear archivo adjunto de correo electrónico” y característica de acción “Carta PDF”.
Las cartas PDF pueden crearse en los contactos y propiedades, así como en los listados a través de la barra de acciones, por ejemplo con . Se abre la ventana emergente “Crear carta”.
Als Format wählen Sie bitte “PDF-Briefvorlage” und danach die gewünschte Vorlage.
Wenn zu der gewählten Vorlage ein Hinweis hinterlegt wurde, wird er in einem Hinweisfenster angezeigt.
Bei PDF-Briefen kann der Inhalt direkt im Briefdialog erstellt / geändert werden.
Je nach PDF-Briefvorlage erscheinen ein oder mehrere Textboxen. In den Textboxen kann vorhandener Text angepasst oder eigener eingegeben werden. Dafür können fertige Formulierungen aus den Textbausteinen 
verwendet werden. Wenn Sie viel Text eingegeben, wird automatisch eine zweite Seite erstellt.
Sie können auch das Format für den Text an ihre Wünsche anpassen, in der Menüleiste über jeder Textbox finden Sie die entsprechenden Befehle. Das funktioniert wie beim Schreiben von E-Mails mit den Symbolen des CKEditors.
Über “Vorschau erstellen” können Sie den aktuellen Stand des PDF-Briefes zur Ansicht herunterladen. Wollen Sie den Brief bei gegebener Zeit weiter schreiben, können Sie den Brief als Entwurf Speichern.
Über das Speichern-Symbol 
neben dem Vorlagennamen können Sie eine neue Vorlage erzeugen. Wenn Sie das Benutzerrecht zum Ändern von Vorlagen besitzen, können Sie die bestehende Vorlage auch ändern.
Hier verknüpfen Sie den / die Adressaten des Schreibens. Tippen Sie den Anfang des Namens in das Feld “Schnellsuche”, onOffice enterprise edition sucht dann passende Einträge aus der Adressdatenbank und schlägt Sie vor. Dabei werden die Kontaktart und der Betreuer angezeigt
Wenn Sie den Namen gerade nicht genau kennen, können Sie über “Adressen verknüpfen” nach Adressen suchen. Dabei können Sie eine Detailsuche durchführen, ganze Listen von Adressen mit Arbeitslisten / Filter hinzufügen oder zu einer verknüpften Immobilie Adressen von Eigentümer, Interessenten, Käufer / Mieter hinzufügen.
Aus der Liste der angezeigten Adressen können Sie über das Häkchen bestimmen, welche in die Liste der Empfänger übernommen werden sollen.
Hinweis:
Beachten Sie bitte bei Verwendung der Immobilienverknüpfung:
- Es dürfen keine Makros mit Immobilienbezug genutzt werden. Verwenden Sie frei formulierte Texte.
- Als “Interessenten der ausgewählten Immobilien” werden nur die manuell zugeordneten Interessenten aus den Immobilien ausgelesen.
Entsprechend funktioniert die Verknüpfung von Immobilien.
Hinweis:
Für Immobilienmakros wird nur die erste Immobilie aus der Liste ausgewertet. Um für alle Immobilien Einträge zu bekommen, müssen Sie die entsprechenden Makros (“rekursive Makros“) in der Vorlage eingetragen haben.
Hier haben Sie die Möglichkeit dem Schreiben Exposés, Dateien aus verknüpften Adress- / Immobiliendatensätzen oder vom eigenen Rechner hinzuzufügen.
Exposés als Anhang werden dabei für jede verknüpfte Immobilie erzeugt.
Hier können Sie weitere Einstellungen vornehmen:
- Sie können eine Wiedervorlage für die Empfänger setzen.
- Eine individuellen Bemerkungstext für die Aktivitäten vorgeben.
- Das Erzeugen von Aktivitäteneinträgen kann gesteuert werden, es sei denn, es gibt eine generelle Vorgabe, “Serienbrieferstellung im Maklerbuch verbuchen“.
- Haben Sie ein oder mehrere Exposés mit dem PDF-Brief verknüpft, können Sie durch die Option ‘Exposé und Anschreiben’ entscheiden, ob Sie diese in separaten Dokumenten oder einem Dokument ausgeben möchten.
- Bei einem Brief an mehrere Empfänger / Serienbriefe können Sie vorgeben, ob die Briefe unsortiert oder sortiert (Nachname oder PLZ) erstellt werden.
Nachdem der Text und alle Anhänge etc. vorhanden sind, kann der Brief erstellt werden. Zur einfacheren Kontrolle werden ganz unten im Popup neben den Icons die Anzahl der verknüpften Empfänger, Immobilien sowie Anhänge angezeigt. Daneben sind die Buttons für “Vorschau erstellen”, “Als E-Mail versenden” und Brief erstellen”.
- Vorschau erstellen; Die Vorschau erstellt ebenfalls ein PDF-Dokument, jedoch nur für den ersten hinzugefügten Adressdatensatz – das muss nicht der erste in der Listenansicht sein.
- Als E-Mail versenden; Damit wird der aktuelle PDF-Brief als Anhang in den E-Mail Dialog übernommen. Übertragen werden auch die verknüpften Immobilien und Adressen (als getrennte Empfänger).
Bei der Übernahme werden keine Makros ersetzt, erst beim Versand der E-Mail werden in dem / den angehängten PDF-Dokumenten die Makros ersetzt.
Brief erstellen: Über den Button “Brief erstellen” wird der PDF-Brief für alle Empfänger erstellt und wenn gewählt auch die Exposé-Anhänge sowie Dateien hinzugefügt und zum Download zur Verfügung gestellt.
Dabei wird eine Zip-Datei aus allen Dokumenten und Anhängen erstellt sowie der PDF-Brief und die Anhänge als einzelne Dateien zum Download aufgelistet.
Puede utilizar formularios PDF para rellenar campos de formulario con contactos y propiedades vinculadas. Las plantillas se crean en la gestión de plantillas .
Además, los formularios PDF también pueden enviarse directamente como archivo adjunto por correo electrónico (véase Crear vista previa / correo electrónico / PDF).
Las entradas de actividad se crean como tipo de acción “Carta PDF” con tipo de acción “Bandeja de salida” o “Crear archivo adjunto de correo electrónico” y característica de acción “Formulario PDF”.
Los formularios PDF pueden crearse en las fichas de contactos y propiedades, así como en los listados a través de la barra de acciones, por ejemplo con Se abre la ventana emergente “Crear carta”.
Als Format wählen Sie bitte “PDF-Formularvorlage” und danach die gewünschte Vorlage.
Wenn zu der gewählten Vorlage ein Hinweis hinterlegt wurde, wird er in einem Hinweisfenster angezeigt.
Bei PDF-Formularen kann kein Text / Feld manuell geändert werden.
Hier verknüpfen Sie den / die Adressaten des Schreibens. Tippen Sie den Anfang des Namens in das Feld “Schnellsuche”, onOffice enterprise edition sucht dann passende Einträge aus der Adressdatenbank und schlägt Sie vor. Dabei werden die Kontaktart und der Betreuer angezeigt.
Wenn Sie den Namen gerade nicht genau kennen, können Sie über “Adressen verknüpfen” nach Adressen suchen. Dabei können Sie eine Detailsuche durchführen, ganze Listen von Adressen mit Arbeitslisten / Filter hinzufügen oder zu einer verknüpften Immobilie Adressen von Eigentümer, Interessenten, Käufer / Mieter hinzufügen.
Aus der Liste der angezeigten Adressen, können Sie über das Häkchen bestimmen, welche in die Liste der Empfänger übernommen werden sollen.
Hinweis:
Beachten Sie bitte bei Verwendung der Immobilienverknüpfung:
- Es dürfen keine Makros mit Immobilienbezug genutzt werden. Verwenden Sie frei formulierte Texte.
- Als “Interessenten der ausgewählten Immobilien” werden nur die manuell zugeordneten Interessenten aus den Immobilien ausgelesen.
Entsprechend funktioniert die Verknüpfung von Immobilien.
Hinweis:
Für Immobilienmakros wird nur die erste Immobilie aus der Liste ausgewertet. Um für alle Immobilien Einträge zu bekommen, müssen Sie die entsprechenden Makros (“rekursive Makros“) in der Vorlage eingetragen haben.
Hier haben Sie die Möglichkeit dem Schreiben Exposés, Dateien aus verknüpften Adress- / Immobiliendatensätzen oder vom eigenen Rechner hinzuzufügen.
Exposés als Anhang werden dabei für jede verknüpfte Immobilie erzeugt.
Hier können Sie weitere Einstellungen vornehmen:
- Sie können eine Wiedervorlage für die Empfänger setzen.
- Einen individuellen Bemerkungstext für die Aktivitäten vorgeben.
- Das Erzeugen von Aktivitäteneinträgen kann gesteuert werden, es sei denn, es gibt eine generelle Vorgabe, “Serienbrieferstellung im Maklerbuch verbuchen“.
- Bei einem Brief an mehrere Empfänger / Serienbriefe können Sie vorgeben, ob die Briefe unsortiert oder sortiert (Nachname oder PLZ) erstellt werden.
Nachdem der Text und alle Anhänge etc. vorhanden sind, kann der Brief erstellt werden. Zur einfacheren Kontrolle werden ganz unten im Popup neben den Icons die Anzahl der verknüpften Empfänger, Immobilien sowie Anhänge angezeigt. Daneben sind die Buttons für “Vorschau erstellen”, “Als E-Mail versenden” und “PDF erstellen”.
- Vorschau erstellen: Die Vorschau erstellt ebenfalls ein PDF-Dokument, jedoch nur für den ersten hinzugefügten Adressdatensatz – das muss nicht der erste in der Listenansicht sein.
- Als E-Mail versenden: Damit wird das aktuelle PDF-Formular als Anhang in den E-Maildialog übernommen. Übertragen werden auch die verknüpften Immobilien und Adressen (als getrennte Empfänger).
Bei der Übernahme werden keine Makros ersetzt, erst beim Versand der E-Mail werden in dem / den angehängten PDF-Dokumenten die Makros ersetzt. - PDF erstellen: Über den Button “Brief erstellen” wird das PDF-Formular für alle Empfänger erstellt und wenn gewählt auch die Exposé-Anhänge sowie Dateien hinzugefügt und zum Download zur Verfügung gestellt.
Dabei wird eine Zip-Datei aus allen Dokumenten und Anhängen erstellt sowie die PDF-Brief und die Anhänge als einzelne Dateien zum Download aufgelistet.