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Comunicación con los clientes
Carta
Puede crear cartas en los registros de contacto y propiedades a través de la barra de acciones, mediante . También en la lista de propiedades y contactos, se pueden escribir cartas directamente a varios destinatarios a través de la barra de acciones . Los contactos o propiedades se vinculan en consecuencia. Además, hay algunos otros lugares donde “Crear carta” o “Crear Word” están presentes.
Un caso especial son las cartas de la lista de resultados de la búsqueda de inmuebles (contactos/ propiedades), las cartas creadas a través de las acciones de lista ya tienen inmuebles y contactos vinculados.
Las cartas en enterprise son representativas para escribir con Word, cartas en PDF y formularios en PDF. Todos juntos se crean a través del diálogo de carta (la ventana emergente “Crear carta”).
La ventana emergente de la carta contiene pestañas similares a las del cuadro de diálogo del correo electrónico y también muestra el número de contactos vinculados, los inmuebles y los archivos adjuntos en la parte inferior.
Las cartas se escriben a “contactos” como destinatarios, pero a menudo se refieren a inmuebles. Por lo tanto, se pueden hacer enlaces a ambos y así utilizar también valores de contactos e inmuebles a través de macros. Como es habitual en enterprise, el registro a partir del cual se creó la carta ya está vinculado. Puede añadir más a la vez.
Para crear cartas de forma rápida y sencilla, se pueden utilizar las plantillas y las macros .
La creación de cartas se anota en las actividades de los registros de contactos e inmuebles asignados. Si se ha definido una característica en la administración de plantillas, también se establece. Las cartas creadas pueden editarse a través de las actividades.
Las cartas a varios destinatarios se crean como una carta en serie y pueden clasificarse por código postal o nombre.
La carta en word es la carta clásica tal y como la conoce de su trabajo diario. Las plantillas para las cartas se crean en la administración de plantillas .
Las entradas de actividad se crean como tipo de acción “Carta” con subtipo de acción “Saliente” y característica de acción “Carta en word”.
Las cartas como documentos de Word pueden crearse en los registros de contactos e inmuebles, así como en las respectivas listas a través de la barra de acciones, por ejemplo con . Se abre la ventana emergente “Crear carta”.
Als Format wählen Sie bitte “Word-Vorlage” und danach die gewünschte Vorlage.
Wenn zu der gewählten Vorlage ein Hinweis hinterlegt wurde, wird er in einem Hinweisfenster angezeigt.
Den Inhalt des Briefes können Sie bei Word-Briefen nicht im Briefdialog selbst ändern. Der erstellte Brief wird am Ende heruntergeladen und in MS-Office Word bearbeitet.
Hier verknüpfen Sie den / die Adressaten des Schreibens. Tippen Sie den Anfang des Namens in das Feld “Schnellsuche”, onOffice enterprise edition sucht dann passende Einträge aus der Adressdatenbank und schlägt Sie vor. Dabei werden die Kontaktart und der Betreuer angezeigt.
Wenn Sie den Namen gerada nicht genau kennen, können Sie über “Adressen verknüpfen” nach Adressen suchen. Dabei können Sie eine Detailsuche durchführen, ganze Listen von Adressen mit Arbeitslisten / Filter hinzufügen oder zu einer verknüpften Immobilie Adressen von Eigentümer, Interessenten, Käufer / Mieter hinzufügen.
Aus der Liste der angezeigten Adressen, können Sie über das Häkchen bestimmen, welche in die Liste der Empfänger übernommen werden sollen.
Hinweis:
Beachten Sie bitte bei Verwendung der Immobilienverknüpfung:
- Es dürfen keine Makros mit Immobilienbezug genutzt werden. Verwenden Sie frei formulierte Texte.
- Als “Interessenten der ausgewählten Immobilien” werden nur die manuell zugeordneten Interessenten aus den Immobilien ausgelesen.
Hier verknüpfen Sie Immobilien. Tippen Sie z.B. den Anfang der ext. ImmoNr. in das Feld “Schnellsuche”, onOffice enterprise edition sucht dann passende Einträge aus und schlägt Sie vor.
Über “Immobilien verknüpfen” können Sie nach Immobilien suchen. Dabei können Sie eine Detailsuche durchführen oder ganze Listen von Immobilien mit Arbeitslisten / Filter hinzufügen.
Aus der Liste der angezeigten Immobilien, können Sie über das Häkchen bestimmen, welche in die Liste der Empfänger übernommen werden sollen.
Hinweis:
Für Immobilienmakros wird nur die erste Immobilie aus der Liste ausgewertet. Um für alle Immobilien Einträge zu bekommen, müssen Sie die entsprechenden Makros (“rekursive Makros“) in der Vorlage eingetragen haben.
Hier haben Sie die Möglichkeit dem Schreiben Exposés, Dateien aus verknüpften Adress- / Immobiliendatensätzen oder vom eigenen Rechner hinzuzufügen.
Exposés als Anhang werden dabei für jede verknüpfte Immobilie erzeugt.
Hier können Sie weitere Einstellungen vornehmen:
- Sie können eine Wiedervorlage für die Empfänger setzen.
- Einen individuellen Bemerkungstext für die Aktivitäten vorgeben.
- Das Erzeugen von Aktivitäteneinträgen kann gesteuert werden, es sei denn, es gibt eine generelle Vorgabe, “Serienbrieferstellung im Maklerbuch verbuchen”.
- Haben Sie ein oder mehrere Exposés mit dem PDF-Brief verknüpft, können Sie durch die Option ‘Exposé und Anschreiben’ entscheiden, ob Sie diese in separaten Dokumenten oder einem Dokument ausgeben möchten.
- Bei einem Brief an mehrere Empfänger / Serienbrief können Sie vorgeben, ob die Briefe unsortiert oder sortiert (Nachname oder PLZ) erstellt werden.
Nachdem der Text und alle Anhänge etc. vorhanden sind, kann der Brief erstellt werden. Zur einfacheren Kontrolle werden ganz unten im Popup neben den Icons die Anzahl der verknüpften Empfänger, Immobilien sowie Anhänge angezeigt. Mit einem Klick auf Brief erstellen wird das Dokument erstellt und zum Download zur Verfügung gestellt.
Dabei wird bei Word-Briefen eine Zip-Datei aus allen Dokumenten und Anhängen erstellt sowie das Word-Dokument und die Anhänge als einzelne Dateien zum Download aufgelistet.
Las cartas PDF son cartas como las “anteriores” de Word, pero ofrecen algunas ventajas y extensiones.
Las cartas en PDF pueden crearse mucho más fácilmente con una plantilla conforme a la norma DIN 5008.
Además, la carta en PDF también puede enviarse directamente como archivo adjunto por correo electrónico (véase “Crear vista previa” / correo electrónico / carta). Si no puede seguir escribiendo una carta, también puede guardarla como borrador.
Por lo general, las plantillas de cartas en PDF se crean en la administración de plantillas . No se pueden editar todas las áreas, sino sólo los “campos” marcados a tal efecto en la plantilla.
A diferencia de las cartas de Word, las cartas ya preparadas pueden guardarse como plantillas directamente desde el diálogo de cartas (pestaña Carta).
Las entradas de actividad se crean como tipo de acción “Carta PDF” con subtipo de acción “saliente” o “Crear archivo adjunto de correo electrónico” y característica de acción “Carta PDF”.
Las cartas PDF pueden crearse en los registros de contactos e inmuebles, así como en las respectivas listas a través de la barra de acciones, por ejemplo con . Se abre la ventana emergente “Crear carta”.
Als Format wählen Sie bitte “PDF-Briefvorlage” und danach die gewünschte Vorlage.
Wenn zu der gewählten Vorlage ein Hinweis hinterlegt wurde, wird er in einem Hinweisfenster angezeigt.
Bei PDF-Briefen kann der Inhalt direkt im Briefdialog erstellt / geändert werden.
Je nach PDF-Briefvorlage erscheinen ein oder mehrere Textboxen. In den Textboxen kann vorhandener Text angepasst oder eigener eingegeben werden. Dafür können fertige Formulierungen aus den Textbausteinen 
verwendet werden. Wenn Sie viel Text eingegeben, wird automatisch eine zweite Seite erstellt.
Sie können auch das Format für den Text an ihre Wünsche anpassen, in der Menüleiste über jeder Textbox finden Sie die entsprechenden Befehle. Das funktioniert wie beim Schreiben von E-Mails mit den Symbolen des CKEditors.
Über “Vorschau erstellen” können Sie den aktuellen Stand des PDF-Briefes zur Ansicht herunterladen. Wollen Sie den Brief bei gegebener Zeit weiter schreiben, können Sie den Brief als Entwurf Speichern.
Über das Speichern-Symbol 
neben dem Vorlagennamen können Sie eine neue Vorlage erzeugen. Wenn Sie das Benutzerrecht zum Ändern von Vorlagen besitzen, können Sie die bestehende Vorlage auch ändern.
Hier verknüpfen Sie den / die Adressaten des Schreibens. Tippen Sie den Anfang des Namens in das Feld “Schnellsuche”, onOffice enterprise edition sucht dann passende Einträge aus der Adressdatenbank und schlägt Sie vor. Dabei werden die Kontaktart und der Betreuer angezeigt
Wenn Sie den Namen gerade nicht genau kennen, können Sie über “Adressen verknüpfen” nach Adressen suchen. Dabei können Sie eine Detailsuche durchführen, ganze Listen von Adressen mit Arbeitslisten / Filter hinzufügen oder zu einer verknüpften Immobilie Adressen von Eigentümer, Interessenten, Käufer / Mieter hinzufügen.
Aus der Liste der angezeigten Adressen können Sie über das Häkchen bestimmen, welche in die Liste der Empfänger übernommen werden sollen.
Hinweis:
Beachten Sie bitte bei Verwendung der Immobilienverknüpfung:
- Es dürfen keine Makros mit Immobilienbezug genutzt werden. Verwenden Sie frei formulierte Texte.
- Als “Interessenten der ausgewählten Immobilien” werden nur die manuell zugeordneten Interessenten aus den Immobilien ausgelesen.
Entsprechend funktioniert die Verknüpfung von Immobilien.
Hinweis:
Für Immobilienmakros wird nur die erste Immobilie aus der Liste ausgewertet. Um für alle Immobilien Einträge zu bekommen, müssen Sie die entsprechenden Makros (“rekursive Makros“) in der Vorlage eingetragen haben.
Hier haben Sie die Möglichkeit dem Schreiben Exposés, Dateien aus verknüpften Adress- / Immobiliendatensätzen oder vom eigenen Rechner hinzuzufügen.
Exposés als Anhang werden dabei für jede verknüpfte Immobilie erzeugt.
Hier können Sie weitere Einstellungen vornehmen:
- Sie können eine Wiedervorlage für die Empfänger setzen.
- Eine individuellen Bemerkungstext für die Aktivitäten vorgeben.
- Das Erzeugen von Aktivitäteneinträgen kann gesteuert werden, es sei denn, es gibt eine generelle Vorgabe, “Serienbrieferstellung im Maklerbuch verbuchen“.
- Haben Sie ein oder mehrere Exposés mit dem PDF-Brief verknüpft, können Sie durch die Option ‘Exposé und Anschreiben’ entscheiden, ob Sie diese in separaten Dokumenten oder einem Dokument ausgeben möchten.
- Bei einem Brief an mehrere Empfänger / Serienbriefe können Sie vorgeben, ob die Briefe unsortiert oder sortiert (Nachname oder PLZ) erstellt werden.
Nachdem der Text und alle Anhänge etc. vorhanden sind, kann der Brief erstellt werden. Zur einfacheren Kontrolle werden ganz unten im Popup neben den Icons die Anzahl der verknüpften Empfänger, Immobilien sowie Anhänge angezeigt. Daneben sind die Buttons für “Vorschau erstellen”, “Als E-Mail versenden” und Brief erstellen”.
- Vorschau erstellen; Die Vorschau erstellt ebenfalls ein PDF-Dokument, jedoch nur für den ersten hinzugefügten Adressdatensatz – das muss nicht der erste in der Listenansicht sein.
- Als E-Mail versenden; Damit wird der aktuelle PDF-Brief als Anhang in den E-Mail Dialog übernommen. Übertragen werden auch die verknüpften Immobilien und Adressen (als getrennte Empfänger).
Bei der Übernahme werden keine Makros ersetzt, erst beim Versand der E-Mail werden in dem / den angehängten PDF-Dokumenten die Makros ersetzt.
Brief erstellen: Über den Button “Brief erstellen” wird der PDF-Brief für alle Empfänger erstellt und wenn gewählt auch die Exposé-Anhänge sowie Dateien hinzugefügt und zum Download zur Verfügung gestellt.
Dabei wird eine Zip-Datei aus allen Dokumenten und Anhängen erstellt sowie der PDF-Brief und die Anhänge als einzelne Dateien zum Download aufgelistet.
Con los formularios PDF puede rellenar los campos del formulario con datos de contactos e inmuebles vinculados. Las plantillas se crean en la administración de plantillas .
Además, los formularios PDF también pueden enviarse directamente como archivos adjuntos por correo electrónico (véase Vista previa / Crear correo electrónico / PDF).
Las entradas de actividad se crean como tipo de acción “Carta PDF” con subtipo de acción “Bandeja de salida” o “Crear archivo adjunto de correo electrónico” y característica de acción “Formulario PDF”.
Los formularios PDF pueden crearse en los registros de contacto y propiedades, así como en las respectivas vistas de lista a través de la barra de acciones, por ejemplo con . Se abre la ventana emergente “Crear carta”.
Als Format wählen Sie bitte “PDF-Formularvorlage” und danach die gewünschte Vorlage.
Wenn zu der gewählten Vorlage ein Hinweis hinterlegt wurde, wird er in einem Hinweisfenster angezeigt.
Bei PDF-Formularen kann kein Text / Feld manuell geändert werden.
Hier verknüpfen Sie den / die Adressaten des Schreibens. Tippen Sie den Anfang des Namens in das Feld “Schnellsuche”, onOffice enterprise edition sucht dann passende Einträge aus der Adressdatenbank und schlägt Sie vor. Dabei werden die Kontaktart und der Betreuer angezeigt.
Wenn Sie den Namen gerade nicht genau kennen, können Sie über “Adressen verknüpfen” nach Adressen suchen. Dabei können Sie eine Detailsuche durchführen, ganze Listen von Adressen mit Arbeitslisten / Filter hinzufügen oder zu einer verknüpften Immobilie Adressen von Eigentümer, Interessenten, Käufer / Mieter hinzufügen.
Aus der Liste der angezeigten Adressen, können Sie über das Häkchen bestimmen, welche in die Liste der Empfänger übernommen werden sollen.
Hinweis:
Beachten Sie bitte bei Verwendung der Immobilienverknüpfung:
- Es dürfen keine Makros mit Immobilienbezug genutzt werden. Verwenden Sie frei formulierte Texte.
- Als “Interessenten der ausgewählten Immobilien” werden nur die manuell zugeordneten Interessenten aus den Immobilien ausgelesen.
Entsprechend funktioniert die Verknüpfung von Immobilien.
Hinweis:
Für Immobilienmakros wird nur die erste Immobilie aus der Liste ausgewertet. Um für alle Immobilien Einträge zu bekommen, müssen Sie die entsprechenden Makros (“rekursive Makros“) in der Vorlage eingetragen haben.
Hier haben Sie die Möglichkeit dem Schreiben Exposés, Dateien aus verknüpften Adress- / Immobiliendatensätzen oder vom eigenen Rechner hinzuzufügen.
Exposés als Anhang werden dabei für jede verknüpfte Immobilie erzeugt.
Hier können Sie weitere Einstellungen vornehmen:
- Sie können eine Wiedervorlage für die Empfänger setzen.
- Einen individuellen Bemerkungstext für die Aktivitäten vorgeben.
- Das Erzeugen von Aktivitäteneinträgen kann gesteuert werden, es sei denn, es gibt eine generelle Vorgabe, “Serienbrieferstellung im Maklerbuch verbuchen“.
- Bei einem Brief an mehrere Empfänger / Serienbriefe können Sie vorgeben, ob die Briefe unsortiert oder sortiert (Nachname oder PLZ) erstellt werden.
Nachdem der Text und alle Anhänge etc. vorhanden sind, kann der Brief erstellt werden. Zur einfacheren Kontrolle werden ganz unten im Popup neben den Icons die Anzahl der verknüpften Empfänger, Immobilien sowie Anhänge angezeigt. Daneben sind die Buttons für “Vorschau erstellen”, “Als E-Mail versenden” und “PDF erstellen”.
- Vorschau erstellen: Die Vorschau erstellt ebenfalls ein PDF-Dokument, jedoch nur für den ersten hinzugefügten Adressdatensatz – das muss nicht der erste in der Listenansicht sein.
- Als E-Mail versenden: Damit wird das aktuelle PDF-Formular als Anhang in den E-Maildialog übernommen. Übertragen werden auch die verknüpften Immobilien und Adressen (als getrennte Empfänger).
Bei der Übernahme werden keine Makros ersetzt, erst beim Versand der E-Mail werden in dem / den angehängten PDF-Dokumenten die Makros ersetzt. - PDF erstellen: Über den Button “Brief erstellen” wird das PDF-Formular für alle Empfänger erstellt und wenn gewählt auch die Exposé-Anhänge sowie Dateien hinzugefügt und zum Download zur Verfügung gestellt.
Dabei wird eine Zip-Datei aus allen Dokumenten und Anhängen erstellt sowie die PDF-Brief und die Anhänge als einzelne Dateien zum Download aufgelistet.