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Comunicación con los clientes

Consulta de revocación, CGC, etc.

Enviar exposiciones, etc. ya no es tan sencillo como lo era antes de la época de DSGVO, revocación, CGC y … .
Para todos estos temas, onOffice dispone de las herramientas y sugerencias de texto adecuadas, pero siempre deberá adaptarlas a su empresa.

No podemos garantizar la seguridad jurídica del uso de la plantilla / textos de muestra. Le rogamos que comprenda que, como empresa, no podemos ofrecer asesoramiento jurídico vinculante.

Recomendamos enviar siempre un correo electrónico de prueba con un enlace después de la configuración y comprobar el correo electrónico / las consultas desde el punto de vista del cliente. Sólo así podrá comprobar también las entradas de actividad y el correo de confirmación / correo de información.

Para explicarlo, lo dividimos a grandes rasgos en 4 áreas:

  1. Introducir un nuevo contacto / confirmación para la devolución de llamada al boletín y co? El GDPR y la cumplimentación de direcciones forman un equipo cuando se trata de introducir un nuevo contacto o de proporcionar información sobre los datos almacenados.
  2. Enviar un enlace a un contacto existente / ¿Adjuntar archivos grandes? Entonces la macrodescargaLink es lo correcto.
  3. ¿Despacho de exposé, revocación o consultas en general? Entonces la macro agreementLink es la herramienta adecuada para registrar todas las consultas, etc.

En la lista de macros ( “?”) encontrará un resumen de los parámetros y opciones de las macros. >> Lista de macros ). 

Pista: Las anteriores macros _PDFLink y macros de revocación se sustituyen por macros _agreementLink. Las macros anteriores siguen funcionando, pero no se mantendrán. Encontrará una breve explicación de estas macros al final del artículo. 

En lugar de modificar una macro de revocación existente, recomendamos utilizar directamente la macro _agreementLink, que controla todas las consultas directamente mediante parámetros.

General

En todos los casos, se envía por correo electrónico un enlace a una página web, excepto en el caso de la macro downloadLink. Las consultas / consentimientos se registran en el sitio web y se introducen en la dirección y se almacenan en las actividades. Si se establece, se envía un correo al broker sobre la consulta realizada.

Las actividades pueden utilizarse, por ejemplo, para iniciar automáticamente los procesos de .

La DSGVO y la finalización de direcciones siempre están sin opción de descarga de archivos.

Con estas macros _downloadLink y _agreementLink, todos los archivos adjuntos a un correo electrónico no se envían como archivos adjuntos, sino que se ofrecen como descargas a través de un enlace. La excepción son los ficheros de citas y datos de contacto. Se siguen enviando como archivos adjuntos para que pueda importar la cita directamente o crear una dirección.

Los enlaces de descarga son válidos durante 30 días o 14 días para el “_downloadLink”.

Cuando se utilizan grupos, los ajustes de los grupos se evalúan en primer lugar. Sólo si no se introduce nada allí, se utilizan los ajustes básicos.

Re 1. Introducir un nuevo contacto / confirmación para la devolución de llamada al boletín y co.

Con la cumplimentación de la dirección, además de los datos de la dirección, puede hacer que se confirmen las CGC o el boletín para un nuevo contacto.

Encontrará explicaciones detalladas con todas las opciones en la ayuda del módulo de direcciones en los capítulos. DSGVO y Finalización de direcciones.

Re 2. Envío de un enlace de exposición a un contacto existente / Archivos adjuntos de gran tamaño

Con la macro _downloadLink(Text), los archivos adjuntos de correo electrónico pueden estar disponibles para su descarga en general.
Con el parámetro Texto, también puede especificar directamente el texto del enlace en el correo electrónico.

Un enlace de descarga tiene la ventaja de que el propio correo electrónico no es tan grande, se carga más rápido y que la recuperación del archivo se documenta mediante entradas de actividad.

El enlace a la descarga es válido aquí durante 14 días en lugar de 30.

Todas las actividades / entradas del libro de corretaje tienen la dirección / propiedad correspondiente vinculada, por supuesto.

El envío del correo electrónico se anota como es habitual en el libro de actividades / corredor. Además, se establece la función de acción “Enlace de descarga”. Si se envía una exposición, se añade la función de acción “Envío de exposición”.

Tras hacer clic en el enlace del e-mial, se almacena una actividad con el tipo de acción “Descarga” y la característica de acción “Provision Download”. Se anota el / el nombre del archivo proporcionado.

Si el interesado abre / descarga los archivos disponibles, se almacena una actividad con el tipo de acción “Descarga” y el tipo de acción “Descarga”, así como las características de acción “Primera descarga” y “Primera descarga expuesta”. Si el archivo se descarga de nuevo, se vuelve a crear una entrada de actividad, esta vez con la característica de acción “Descarga repetida”. El nombre del archivo se anota en cada caso y el correo electrónico original en el que se almacena el archivo adjunto se puede ver en la entrada del libro de actividades/corretaje en la pestaña de correo electrónico junto con el archivo adjunto.

Re 3. Envío de exposiciones, revocación o consultas en general

La macro “_agreementLink” puede utilizarse de forma flexible para las consultas y su documentación. Una posibilidad sería la revocación o el inicio anticipado, tal como lo realizaba la macro anterior _Widerrufslink para Alemania. Para otros requisitos/países, puede adaptarlo en consecuencia con la macro _agreementLink.

El texto para el enlace en el correo electrónico, así como los textos en la página web se pueden configurar (Extras >> Configuración >> Configuración básica >> Revocación TAB). Los textos de la política de cancelación se basan en la formulación modelo del Ministerio Federal de Justicia y Protección del Consumidor.

Se puede enviar un correo electrónico de confirmación al usuario. En el correo electrónico de confirmación se detallan los módulos de texto que el cliente ha aceptado y su contenido. Este correo también puede enviarse al cliente que realizó la revocación.

Encontrará una explicación sobre cómo crear consultas individuales y las opciones de configuración individuales en Configuración básica (Extras >> Configuración >> Configuración básica>> Revocación TAB).

La macro _agreementLink está pensada para uso individual, por lo tanto NO hay plantillas de muestra, en el apéndice hay algunos ejemplos.

Recomendamos enviar siempre un correo electrónico de prueba con un enlace después de la configuración / cambios y comprobar el correo electrónico / consultas desde el punto de vista del cliente. Sólo así podrá comprobar también las entradas de actividad y el correo de confirmación / correo de información.

Envíe un correo electrónico al interesado con la macro _agreementLink. A continuación, el correo electrónico contiene un enlace a una página web a través de la cual se realizan las consultas correspondientes. La presentación en el sitio web es configurable.

En caso de que existan anexos (a excepción de los datos de contacto y de cita) / enlaces, éstos sólo se pondrán a disposición del interesado tras el consentimiento de las consultas obligatorias.

Cuando se “guardan” las consultas, se establecen los valores predefinidos en los registros de direcciones o propiedades y se almacena una entrada de actividad con todas las consultas y decisiones del cliente.

Salvo que se configure de otro modo, el interesado recibe un correo electrónico con las consultas confirmadas, siempre que se haya incluido una plantilla de confirmación (plantilla de correo electrónico) con la macro _agreementLinkConfirmations.

Se envía un correo electrónico de información al remitente original del correo electrónico sobre la finalización de las consultas. El destinatario puede personalizarse, son posibles el remitente del correo electrónico, el gestor de direcciones, el gestor de propiedades, cualquier buzón o ningún correo. Si no se ha aceptado el inicio inmediato (si se incluye la consulta), el asunto cambia de “PDF exposé download” a “No PDF exposé download”.

Si también se solicita la revocación, también se ejecutan las funciones correspondientes (inicio anticipado, envío de la declaración de revocación y de la muestra de revocación, así como reenvío).

A continuación se ofrece un ejemplo de revocación.

Encontrará instrucciones detalladas sobre las consultas y su configuración en Configuración básica. Aquí sólo se ofrece una breve descripción.

El texto que puede mostrarse para el enlace en el correo electrónico, las consultas que deben aparecer, si es obligatorio, la posición de las confirmaciones, etc. pueden especificarse mediante parámetros en la macro _agreementLink(). Encontrará más información en la lista de macros . Todas las opciones que no se especifican explícitamente se adoptan con los ajustes de la configuración básica.

En las consultas individuales, puede utilizar “Establecer valores” para especificar qué valores deben establecerse en los registros de datos de direcciones o propiedades asignados, en cada caso para estar de acuerdo y para estar en desacuerdo.

Además de las consultas estándar disponibles en la configuración básica, se pueden especificar otras consultas individuales. El nombre del módulo de texto -no el “Título para el cliente”- se introduce como parámetro en la macro. Consulte a su administrador si no tiene acceso a Extras >> Configuración >> Configuración básica >> Pestaña de revocación.

Si la macro se utiliza sin parámetros, se muestran los ajustes especificados en los ajustes básicos y las consultas activadas.

Si utiliza el módulo de grupo y/o el módulo multilingüe , podrá crear sus propios textos y consultas en cada caso. Se aplica el siguiente orden: Textos en el idioma del contacto, si no los textos en alemán y la información del grupo antes de la información de los ajustes básicos. Si se ha almacenado información en un grupo para un módulo de texto, el resto de la información también se elimina del grupo.

Todas las entradas del libro de actividades / agentes tienen la dirección / propiedad correspondiente vinculada, por supuesto.

El envío del correo electrónico con la macro _agreementLink se anota como de costumbre en el libro de actividades / corredor. Además, se establece la función de acción “Enlace de descarga”. Si se envía una exposición, se añade la función de acción “Envío de exposición”.

Si el cliente realiza la consulta (completa las consultas con Continuar para descargar), se anota una entrada en el libro de actividades / corredor con el tipo de acción “Confirmación” y el tipo de acción “Recepción”. Además, se establece la función de acción “agreementLink”. Para todas las demás consultas, el nombre del módulo de texto se añade como característica de acción.

Si se consulta:

  • Si, después de que el interesado haya aceptado la revocación, se crea una actividad con el tipo de acción “Revocación confirmada” y el tipo de acción “Inicio anticipado” o “Sin inicio anticipado”.
    El texto contiene los elementos consultados con el acuerdo / desacuerdo del cliente en cada caso. Por supuesto, también se introduce el correo electrónico con la información de revocación / muestra de revocación al cliente.
  • Si el consentimiento a las CGC se deposita adicionalmente como una entrada separada con el tipo de acción “CGC confirmadas”, así como los elementos consultados adicionales y los archivos proporcionados se anotan. La casilla de verificación “AGB Aceptada” en el registro de datos de dirección (Pestaña Datos Básicos >> Categoría Administración) está activada.
  • Si se solicita, se crea una actividad para el pedido del boletín de noticias con el tipo de acción “Boletín de noticias” y el tipo de acción “encargado”. No hay más consultas. Se establece el estado del boletín en el conjunto de datos de direcciones (pestaña Datos básicos >> Gestión de categorías).
  • Si en la ficha de datos de la dirección (pestaña Datos básicos >> Administración de categorías) al contactar está activada la casilla correspondiente “Devolución de llamada aceptada:”.

El intermediario recibe un correo electrónico sobre el resultado de la consulta, con los elementos consultados y el resultado, así como la lista de archivos / enlaces proporcionados. En el correo electrónico, se asignan la dirección y la propiedad.

Si el interesado abre/descarga los archivos disponibles, se almacena una actividad con el tipo de acción “Descarga” y la característica de acción “Primera descarga”. Si se trata de un Exposé, también se introduce en la actividad la característica de acción “Primera descarga de Exposé”. Si el archivo se descarga de nuevo, se escribe la característica de acción “Descarga repetida”. El nombre del archivo se anota y el correo electrónico original en el que se almacena el archivo adjunto se puede ver en la entrada del libro de actividades/corretaje en la pestaña de correo electrónico junto con el archivo adjunto.

He aquí una explicación, para la consulta de revocación con inicio anticipado.

Puede sustituir la macro anterior _revocationLink por agreementLink utilizando la macro “_agreementLink(AGB, Belehrung, Musterwiderruf, Beginning, Contact, Newsletter, nopileupconfirm, mail, loggedInUser)”. utilizar.

La macro _revocation link tenía algunas peculiaridades para mostrar las consultas que no son fáciles de explicar

Por lo tanto, recomendamos tomar la revocación pura y sólo ampliarla con las consultas necesarias. Puede consultar la revocación con la siguiente macro:
_agreementLink(instrucción, muestra revocación, inicio, correo)

Ahora se utiliza la configuración de los ajustes básicos para la posición de los textos de confirmación y las casillas de verificación.
Si lo desea, puede ampliar la consulta, por ejemplo, mediante la confirmación AGB y recoger las confirmaciones al final:
_agreementLink(CCC, instrucción, muestra revocación, inicio, correo, pileupconfirm)

Redactar correo electrónico

Como ejemplo, aquí tiene un correo electrónico con consulta de exposición y revocación con la macro _agreementLink(AGB, Belehrung, Beginning, mail, pileupconfirm).

Vincule una propiedad / dirección en el cuadro de diálogo de correo electrónico y seleccione Exponer / Archivos adjuntos. La vista previa tendrá entonces este aspecto:

E-Maildarstellung mit PDFLink

Correo electrónico del destinatario / diálogo web

Cuando el interesado lea el correo electrónico, podrá hacer clic en el enlace para la exposición/descarga y se mostrará el siguiente diálogo.

Webseite mit Widerrufsbelehrung und der Abfrage

Cuando el interesado confirma los campos obligatorios (todos excepto el de inicio anticipado), se activa el enlace “Continuar con la descarga”. Aquí está la confirmación de los campos obligatorios sin inicio anticipado.

Se informa al cliente en una ventana emergente de que no ha aceptado el inicio anticipado y de que los documentos aún no están disponibles para su descarga. Puede volver para un cambio de selección o proceder sin consentimiento.

Hinweis, dass dem sofortigen Beginn nicht zugestimmt wurde

La descarga no es posible sin el consentimiento de la salida anticipada. Se aconseja al posible comprador que se ponga en contacto con la agencia inmobiliaria a tal efecto. A continuación, el intermediario puede enviar otro correo electrónico al cliente con un nuevo enlace. En este momento ya no es posible cambiar la salida anticipada.

Hinweis, sofortigem Beginn nicht zugestimmt, Keine Datei verfügbar

Independientemente de ello, el interesado ha aceptado la política de cancelación, por lo que se le envía automáticamente un correo electrónico con el inmueble, el cortejo exterior, el texto de la política de cancelación y un modelo de política de cancelación. El agente también recibe un correo electrónico informativo sobre el consentimiento con los detalles de las confirmaciones, la dirección y la propiedad.
Se introduce un reenvío (+14 días) en el registro de direcciones si no se ha introducido ya un reenvío actual o futuro.

Si está de acuerdo con el inicio anticipado, la exposición o exposiciones se ofrecerán para su descarga o se mostrarán enlaces a ellas cuando haga clic en “Continuar”. Sin archivos adjuntos, simplemente se guardan los datos.

Sofortigem Beginn zugestimmt, Datei download verfügbar

Una vez aceptada la política de cancelación, se envía automáticamente al cliente un correo electrónico con la propiedad, el cortejo exterior, el texto de la política de cancelación y un ejemplo de política de cancelación. El agente recibe un correo electrónico informativo sobre el consentimiento con los detalles de las confirmaciones, la dirección y la propiedad.

Actividades y acciones

En el ejemplo, las casillas de verificación “Condiciones generales aceptadas” y “Devolución de llamada aceptada” están configuradas en Conjunto de datos de dirección >> Datos básicos >> Gestión de categorías.

Las anotaciones en el libro de actividades/correduría para la revocación se almacenan en la dirección y la propiedad junto con las consultas de condiciones generales, contacto. También figura la consulta para el inicio inmediato y si el interesado ha aceptado o no. También se incluye la lista de archivos / enlaces proporcionados.
Se crea una entrada adicional para la confirmación del CCC; esta entrada también contiene los demás elementos consultados y la lista de archivos / enlaces proporcionados.

Tras aceptar el inicio inmediato, el interesado recibirá un correo electrónico con el texto de la declaración de revocación a la que ha accedido y el inmueble para el que se ha solicitado la revocación. Incluye un modelo de formulario de cancelación como texto adjunto. El envío del correo electrónico se almacena en el libro de actividades / corredor.

Si el interesado abre/descarga los archivos disponibles, se almacena una actividad con el tipo de acción “Descarga” y la característica de acción “Primera descarga”. Si la descarga es una exposición, también se almacena “Primera descarga de exposición” como característica de acción. Si el archivo se descarga de nuevo, se vuelve a crear una entrada de actividad, esta vez con la característica de acción “Descarga repetida”. El nombre del archivo se anota en cada caso y el correo electrónico original en el que se almacena el archivo adjunto se puede ver en la entrada del libro de actividades/corretaje en la pestaña de correo electrónico junto con el archivo adjunto.

El remitente del correo electrónico con el enlace a la parte interesada recibe un correo electrónico con los elementos consultados y el resultado, así como la lista de archivos / enlaces proporcionados. En el correo electrónico, se asignan la dirección y la propiedad.

Un expediente o exposición puede preceder a la consulta de las CGC. Para ello puede utilizar la macro _agreementLink(AGB). Se pueden añadir otras consultas, como la devolución de llamada _agreementLink(AGB, Contact).

Un caso especial es la macro PDFLinkWithoutAGB, que se sustituye por la macro _downloadLink.

El envío del correo electrónico se anota como es habitual en el libro de actividades / corredor. Además, se establece la función de acción “Enlace de descarga”. Si se envía una exposición, se añade la función de acción “Envío de exposición”.

Después de que el interesado haya aceptado las CGC, depositado en una actividad con el tipo de acción “CGC confirmadas” junto con las CGC. En él se indica la confirmación de la retirada y se enumeran los archivos facilitados.

Si el interesado abre/descarga los archivos disponibles, se almacena una actividad con el tipo de acción “Descarga” y la característica de acción “Primera descarga”. Si la descarga es una exposición, también se almacena “Primera descarga de exposición” como característica de acción. Si el archivo se descarga de nuevo, se escribe la característica de acción “Descarga repetida”. El / el nombre del archivo se anota y el correo electrónico original en el que se almacena el archivo adjunto se puede ver en la actividad / entrada del libro de corretaje en la pestaña Correo electrónico incluyendo archivo adjunto.

Macros anteriores para revocación y consultas

Las macros siguen funcionando, pero ya no están desarrolladas.

ATENCIÓN: La macro _Widerrfuslink no cumple con los requisitos del nuevo contrato de corretaje a partir del 23.12.2020.

Su gama de funciones y opciones de configuración son significativamente menores que las del agreementLink.

Recomendamos sustituir gradualmente las macros existentes por una macro agreementLink (en torno a la revocación) o la macro _downloadLink (sustitución de PDFLink*) con los parámetros correspondientes; encontrará ejemplos en el agreementLink anterior.

A continuación se ofrece un breve resumen de las macros.

Procedimiento básico

Envía un correo electrónico al interesado con el enlace de la macro _revocación. A continuación, el correo electrónico contiene un enlace a una página web a través de la cual se realizan las consultas correspondientes.

Algunas de las consultas pueden configurarse mediante parámetros en la macro, otras no tienen parámetros y se muestran siempre que tengan contenido.

En lugar de modificar una macro de revocación existente, recomendamos utilizar directamente la macro _agreementLink, que controla todas las consultas directamente mediante parámetros.

Todos los archivos adjuntos sólo se pondrán a disposición del interesado previo consentimiento de revocación / nuevas consultas.
Si no se acepta el inicio anticipado, aparece un aviso; si no se acepta el inicio anticipado, la descarga no es posible y el interesado recibe el mensaje correspondiente. Si el cambio ya no es posible, el interesado deberá ponerse en contacto con el corredor para obtener un nuevo enlace.

Una vez aceptada la política de cancelación, se envía automáticamente al cliente un correo electrónico con la propiedad, el cortejo exterior, el texto de la política de cancelación y un ejemplo de política de cancelación. El agente recibe un correo electrónico detallado sobre las autorizaciones con los datos de la confirmación, la dirección y la propiedad. 

Los valores correspondientes se establecen automáticamente en la dirección y se crean entradas de actividad con los textos que se han confirmado.
Si no se acuerda un inicio anticipado, se crea una nueva presentación (+14 días) para la dirección. Se introduce con el usuario del correo electrónico de confirmación. La nueva presentación sólo se crea si aún no se ha introducido una nueva presentación actual o futura. La nueva presentación no se elimina si el cliente acepta posteriormente el inicio anticipado.

Der Widerruf kann nur für eine Immobilie pro E-Mail durchgeführt werden. Sie können eine Immobilie jedoch an mehrere getrennte Empfänger auf einmal versenden.

Actividades y acciones

El envío de los correos electrónicos, el consentimiento del interesado a la revocación y cualquier consulta posterior crearán una entrada en el libro de actividades / corretaje.

Si se han confirmado las Condiciones Generales, el Boletín de Noticias o el Contacto, se activan las casillas correspondientes en el registro de datos de la dirección (Pestaña Datos básicos >> Categoría Administración).

Procedimiento básico

Con las macros PDFLink*, los archivos adjuntos se ofrecen para su descarga. Una propiedad siempre debe estar vinculada si se van a utilizar las macros. Existe una macro distinta para cada uno de los casos de consulta fija disponibles _PDFLink (con consulta AGB), _PDFLinkWithoutAGB, _PDFLinkReturnCall, _PDFLinkReturnCallWithoutAGB).

El enlace se incluye en el correo electrónico con un texto fijo, sin el consentimiento en el sitio web no se puede descargar el archivo, etc.

Actividades y acciones

El envío de los correos electrónicos, el consentimiento del interesado creará una actividad / entrada en el libro de corretaje.

Si se han confirmado las condiciones generales o los datos de contacto, se activan las casillas correspondientes en el registro de datos de la dirección (Pestaña Datos básicos >> Categoría Administración).