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Kundenkommunikation

Datenerfassung und Dateiversand

Das Thema rechtssichere Datenerfassung und Dateiversand – insbesondere in Bezug auf die DSGVO, Widerrufsbelehrungen und Provisionsvereinbarungen – ist im Makleralltag komplex geworden. Ob bei der Adressvervollständigung oder beim Exposéversand: Um den heutigen rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden, müssen viele Details beachtet werden. onOffice bietet Ihnen hierfür spezialisierte Werkzeuge, mit denen Sie diese Vorgaben einfach und rechtssicher erfüllen und automatisieren können.

onOffice stellt technische Werkzeuge und Textvorschläge bereit, die Sie individuell auf Ihr Unternehmen anpassen müssen. Da wir keine Rechtsberatung leisten dürfen, können wir keine Gewähr für die Rechtssicherheit der Vorlagen übernehmen.

Neukontakte und Newsletter (DSGVO)

Wenn Sie neue Kontakte erfassen oder die Zustimmung für Newsletter und Rückrufe einholen möchten, bilden die Adressvervollständigung mit dem Makro _Adr_Vervollstaendigung(xxx) und die DSGVO-Einstellungen ein effizientes Team. Hier geht es primär um Information und Datenerfassung ohne direkten Dateidownload.  

Dateiversand an Bestandskunden

Möchten Sie Dateien an bereits bekannte Kontakte senden, ist das Makro _downloadLink ideal. Es wandelt große Anhänge in Links um, was die E-Mails schlanker macht und die Zustellung beschleunigt.

Exposéversand und Widerruf

Für den klassischen Prozess aus (Web-)Exposéversand, Widerrufsbelehrung und AGB-Bestätigung ist das Makro _agreementLink das Werkzeug der Wahl. Es deckt alle rechtlich relevanten Abfragen flexibel ab.

Ein wichtiger technischer Hinweis:

Anhänge werden über die Makros _downloadLink/_agreementLink nicht als physische Datei verschickt, sondern als Download-Link bereitgestellt. Ausgenommen hiervon sind lediglich Termindaten und Kontaktdaten (vCard), damit Kunden diese weiterhin direkt in ihren Kalender oder ihr Adressbuch importieren können.

Funktionsweise und technische Basis

Das Grundprinzip ist bei den Makros gleich: Der Empfänger erhält eine E-Mail oder eine WhatsApp mit einem Link zu einer personalisierten Webseite. Dort werden die erforderlichen Zustimmungen eingeholt, woraufhin die Daten direkt in den Adressdatensatz und die Aktivitäten in onOffice enterprise zurückgeschrieben werden. Optional erhält der Makler eine Bestätigungsmail über den Vorgang.

Gültigkeit der Links

Links zum Download sind generell 90 Tage gültig. 
Der Link zum Webexposé ist standardmäßig 14 Tage gültig und kann in den Grundeinstellungen des Webexposés angepasst werden.
Der Link zur Adressvervollständigung ist 14 Tage gültig.

Gruppenmodul und Mehrsprachigkeit

Falls Sie das Gruppen– und/oder Mehrsprachenmodul nutzen, priorisiert das System die Einstellungen der jeweiligen Gruppe sowie die Sprache des Kontakts, bevor auf die allgemeinen Grundeinstellungen zurückgegriffen wird.

Der _agreementLink

Dieses Makro ist extrem flexibel und ersetzt ältere Lösungen wie das Makro _Widerrufslink. Es lässt sich über verschiedene Parameter steuern (Details dazu finden Sie in der Makro-Liste unter Hilfe → Makro-Liste). Ohne Parameter nutzt das Makro die aktivierten Bausteine aus den Grundeinstellungen (Extras → Einstellungen → Grundeinstellungen → Reiter Widerruf). Mit Parametern werden die ausgewählten Elemente abgefragt, so dass Sie individuell verschiedene Widerrufsabfragen konfigurieren können.  Eine ausführliche Erläuterung finden Sie unter Widerruf.

Grundlegender Ablauf

Aktivitäten und Nachweisbarkeit

Durch die Automatisierung werden alle Kundeninteraktionen präzise im Maklerbuch bzw. in den Aktivitäten dokumentiert. Da das System hierfür feste Aktionsarten und -Merkmale verwendet, bleibt jeder Schritt nachvollziehbar.

Beispiele für die Erfassung:

Erstmaliger Zugriff: Lädt ein Interessent ein Exposé herunter, wird dies mit der Aktionsart und dem Aktionstyp „Download“ und dem Aktionsmerkmal „Erstmaliger Download“ erfasst.

Erstmaliger Download

Wiederholte Aufrufe: Jeder weitere Klick auf denselben Link wird automatisch als „Wiederholter Download“ markiert.

Wiederholter Download

Details: Das System hinterlegt den exakten Dateinamen in der Bemerkung der Aktivität. Über den Reiter „E-Mail“ innerhalb der Aktivität lässt sich die ursprüngliche Nachricht mitsamt Anhang direkt aufrufen.

Exakter Dateinname Tab Email in Aktivität

Verwendung in Prozessen

Ein wesentlicher Vorteil dieser standardisierten Einträge ist ihre Funktion als Trigger. Da Aktionsarten/-typen und -merkmale systemseitig einheitlich vergeben werden, können Sie diese nutzen, um automatische Folgeprozesse zu starten – zum Beispiel die Erstellung einer Aufgabe, sobald ein Exposé zum ersten Mal abgerufen wurde.

Rechtliche Dokumentation

Bei Immobilien mit Außenprovision wird automatisch eine PDF-Datei mit den Vertragserklärungen des Kunden archiviert. Diese kann der Kunde jederzeit im Downloadbereich erneut abrufen.

Wichtige Hinweise zu veralteten Makros

Bitte beachten Sie, dass das Makro _Widerrufslink nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen für Maklerverträge (seit dem 23.12.2020) entspricht. Auch die alten _PDFLink-Makros werden nicht weiter gepflegt. Wir empfehlen dringend, diese durch _agreementLink (für Abfragen) oder _downloadLink (für reinen Dateiversand) zu ersetzen.

Unser Experten-Tipp

Führen Sie nach jeder Konfiguration oder Änderung einen Testlauf aus Kundensicht durch. Senden Sie sich selbst eine Testmail und prüfen Sie, ob die Verlinkungen, die Web-Darstellung und vor allem die Einträge im Maklerbuch genau Ihren Erwartungen entsprechen.

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