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Comunicazione clienti
Acquisizione dati e invio file
Il tema dell’acquisizione dati e dell’invio file a norma di legge – in particolare per quanto riguarda il GDPR, le informative sul diritto di recesso e gli accordi sulle provvigioni – è diventato complesso nell’attività quotidiana dell’agente immobiliare. Che si tratti del completamento dei contatti o dell’invio della brochure: Per soddisfare gli attuali requisiti legali, è necessario prestare attenzione a molti dettagli. onOffice ti offre strumenti specializzati con cui puoi adempiere a questi obblighi e automatizzarli in modo semplice e sicuro.
onOffice fornisce strumenti tecnici e suggerimenti di testo che devi adattare individualmente alla tua azienda. Poiché non ci è consentito fornire consulenza legale, non possiamo assumerci alcuna responsabilità per la conformità giuridica dei modelli.
Inhaltsverzeichnis
- Nuovi contatti e newsletter (GDPR)
- Invio file a clienti già in anagrafica
- Invio brochure e revoca
- Funzionamento e base tecnica
- Validità dei link
- Modulo gruppi e multilinguismo
- _agreementLink
- Procedura di base
- Attività e tracciabilità
- Utilizzo nei processi
- Documentazione legale
- Note importanti sulle macro obsolete
- Il consiglio dell’esperto
Se vuoi acquisire nuovi contatti o ottenere il consenso per newsletter e chiamate,il completamento del contatto con la macro _Adr_Vervollstaendigung(xxx) e le impostazioni del GDPR formano una squadra efficiente. In questo caso si tratta principalmente di informazione e acquisizione dati, senza il download diretto di file.
Invio file a clienti già in anagrafica
Se desideri inviare file a contatti già esistenti, la macro _downloadLink è l’ideale. Trasforma i file pesanti in link, rendendo le e-mail più leggere e velocizzando la consegna.
Invio brochure e revoca
Per il processo classico di invio della brochure interattiva, dell’informativa sul diritto di recesso e della conferma delle CGV, la macro _agreementLink è lo strumento perfetto. Copre in modo flessibile tutte le richieste legalmente rilevanti.
Un’importante nota tecnica:
Gli allegati non vengono inviati come file fisico tramite le macro _downloadLink/_agreementLink, ma vengono spediti come link per il download. Fanno eccezione solo i dati degli appuntamenti e i dati di contatto (vCard), in modo che i clienti possano continuare a importarli direttamente nel loro calendario o nella rubrica.
Funzionamento e base tecnica
Il principio di base è lo stesso per tutte le macro: Il destinatario riceve un’e-mail o un messaggio WhatsApp con un link a un sito web personalizzato. In quella sede vengono ottenuti i consensi necessari, dopodiché i dati vengono trascritti direttamente nel record del contatto e nelle attività di onOffice enterprise. Opzionalmente, l’agente riceve un’e-mail di conferma dell’operazione.
Validità dei link
I link per il download sono generalmente validi per 90 giorni.
Il link alla brochure interattiva ha una validità predefinita di 14 giorni e può essere personalizzato nelle impostazioni di base della brochure interattiva.
Il link per il completamento del contatto è valido per 14 giorni.
Modulo gruppi e multilinguismo
Se utilizzi il moduloGruppi– e/oil modulo multilingue il sistema dà priorità alle impostazioni del rispettivo gruppo e alla lingua del contatto prima di ricorrere alle impostazioni di base generali.
_agreementLink
Questa macro è estremamente flessibile e sostituisce soluzioni datate come la macro _Widerrufslink. Può essere gestita tramite diversi parametri (trovi i dettagli nell’elenco delle macro in Assistenza → Lista macro). Senza parametri, la macro utilizza i moduli attivati nelle impostazioni di base (Extra→ Impostazioni → Impostazioni di base → Scheda Revoca). Con i parametri vengono richiesti gli elementi selezionati, permettendoti di configurare individualmente diverse richieste di recesso. Una spiegazione dettagliata si trova alla voceRevoca.Procedura di base
- Invia l’e-mail con la macro _agreementLink (1) e la brochure come allegato (2). I modelli di esempio adatti si trovano in Modifica → Modelli / File nella cartella oO – Modelli con colore aziendale.
- Il tuo cliente clicca sul link e visualizza le richieste configurate (ad es. accordo sulla provvigione, informativa sul diritto di recesso, inizio anticipato, contatto). Solo quando tutti i campi obbligatori sono stati confermati (3), il download dei documenti sarà attivato. Per gli immobili con provvigione esterna, puoi forzare il download della presa visione di termini e condizioni (4).
- Al momento del salvataggio, i valori vengono inseriti nel contatto e viene creata una voce dettagliata nelle attività. Il tuo cliente riceve (se configurato) un’e-mail di conferma con i testi accettati.
- Se non viene dato il consenso all’inizio anticipato della prestazione, il download (5) resta bloccato. Il cliente viene invitato a mettersi in contatto con l’agente (6). Il mancato consenso all’inizio immediato viene registrato come attività (7) e l’oggetto della mail informativa all’agente cambia automaticamente per garantire immediata chiarezza.
Attività e tracciabilità
Grazie all’automazione, tutte le interazioni del cliente vengono documentate con precisione nella cronologia delle attività dell’agente immobiliare. Poiché il sistema utilizza tipi e caratteristiche di azione predefiniti, ogni passaggio rimane tracciabile.
Esempi di registrazione:
Primo accesso: Se un interessato scarica una brochure, l’operazione viene registrata con la categoria d’azione “Download” e la caratteristica d’azione “Primo download”.
Accessi ripetuti: Ogni clic successivo sullo stesso link viene automaticamente contrassegnato come “Download ripetuto”.
Dettagli: Il sistema inserisce il nome esatto del file nella nota dell’attività. Tramite la scheda “E-mail” all’interno dell’attività è possibile richiamare direttamente il messaggio originale completo di allegato.
Utilizzo nei processi
Un vantaggio essenziale di queste voci standardizzate è la loro funzione di Innesco. Dato che i tipi e le caratteristiche delle azioni sono assegnati dal sistema in modo uniforme, puoi usarli per avviare processi di follow-up automatici, ad esempio la creazione di un’attività non appena una brochure viene scaricata per la prima volta.
Documentazione legale
Per gli immobili con provvigione esterna, viene archiviato automaticamente un file PDF con la presa visione di termini e condizioni del cliente. Il cliente può recuperarli in qualsiasi momento nell’area di download.
Note importanti sulle macro obsolete
Ricorda che la macro _Widerrufslink non soddisfa più i requisiti legali per i contratti di mediazione (in vigore in Germania dal 23.12.2020). Anche le vecchie macro _PDFLink non vengono più aggiornate. Ti raccomandiamo caldamente di sostituirle con _agreementLink (per le richieste di consenso) o _downloadLink (per il puro trasferimento di file).
Il consiglio dell’esperto
Dopo ogni configurazione o modifica, effettua un test dal punto di vista del cliente. Inviati una mail di prova e verifica che i link, la visualizzazione web e soprattutto le voci in cronologia corrispondano esattamente alle tue aspettative.