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Anfragemanager

Einstellungen Anfragenmanager

Die Einstellungen für den Anfragenmanager finden Sie in den Grundeinstellungen >> Automation >> Anfragenmanager.

Nach der Beschreibung der Einstellungen finden Sie 2 Beipielkonfigurationen.

Wenn Sie Fragen haben oder sich nicht ganz sicher sind, kontaktieren Sie bitte den onOffice Support (+49 241 44 686 122 | support@onoffice.com | support Chat im Messenger) bevor Sie Änderungen durchführen.

Grundlagen, Postfach / Portal

Damit eine Anfrage vom Anfragemanager verarbeitet wird müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

  • Die E-Mail muss als Portalanfrage erkannt werden
  • Das Postfach (intern und importierte) und das Portal muss für den Anfragemanager aktiviert sein
  • Die Anfrage muss sich auf eine Immobilie beziehen die aktiv vermarktet wird.
  • Zusätzlich wird geprüft, ob der der beim Postfach zugeordnete Hauptbenutzer (Benutzer mit dem Kronensymbol in Tab Grundeinstellungenn >> E-Mail) Leserecht besitzt.
    Das kann durchaus ein anderer Benutzer sein als der, der hier bei der Konfiguration des Anfragemanager in der Liste für das Postfach aufgeführt ist.

Achtung, es können im Tab E-Mail mehr Postfächer für den Anfragenmanager eingerichtet sein, als in diesem aktiviert sind.

Portalanfragen, die diese Bedingungen nicht erfüllen, werden nicht vom Anfragenmanager bearbeitet und erscheinen auch nicht im Widget.

Aktive Postfächer

Es können nur Postfächer für den Anfragenmanager freigeschaltet werden, die in der E-Mailverwaltung (Checkbox aktivieren in der Spalte Icon der Spalte Postfach für den Anfragenmanager vorbereiten ) dafür eingerichtet wurden. Der beim aktiven Portal angegebene Benutzer wird für die Makros in E-Mail und Signaturen genutzt, die der Anfragenmanager verschickt.

Welches Postfach für den Versand der Bestätigungen und später auch für eine Antwort genutzt wird kann hier ebenfalls eingestellt werden.

Als Einganspostfach können prinzipiell alle in onOffice eingerichteten Postfächer und alle importierten Postfächer genutzt werden.
Nur Benutzer die dem Postfach zugeordnet sind können hier ausgewählt werden.

Als Ausgangspostfach sind alle Postfächer – die bei onOffice liegen – des gewählten Benutzers möglich. Es sind keine POP3 oder IMAP Postfächer möglich.

Wenn die Zuordnung der Benutzer zu den Postfächern auf dem Tab E-Mail geändert wird und die Auswahl nicht mehr gültig ist, erscheint hier in der Liste ein Warndreieck.

Wenn ein Benutzer zugeordnet wird, der in einer Gruppe ist, erscheint ein Warndreieck als Hinweis, dass das die Daten der Bürogruppe für Signaturen etc. genutzt werden. 

Aktivierte Postfächer für den Anfragenmanager

Aktive Portale

Für Anfragen von diesen Portalen an die aktiven Postfächern wird der Anfragenmanager gestartet.

Die Liste enthält alle Portale, die für die Portalanfragen konfiguriert sind. Ist ein gewünschtes Portal nicht in der Liste vorhanden, wenden Sie sich bitte an den onOffice Support (+49 241 44 686 122 | support@onoffice.com | support Chat im Messenger).

Aktivierte Portale

Weitere Einstellungen

Hier legen Sie fest, wie lange der Anfragenmanager auf eine Antwort warten soll und ob er bis zum Versand einer Antwort / Exposés gehen soll.

Für den Versand der Anwortmail wählt der Anfragenmanager die Vorlage / Exposé anhand der Einstellungen für Portalanfragen aus den Grundeinstellungen >> Tab Allgemein.

Hier können Sie auch einige Bedingungen angeben, bei denen der Anfragenmanager NICHT automatisch arbeiten soll, sondern eine manuelle Weiterbearbeitung stattfinden soll.

Weitere Konfigurationsmöglichkeiten für den Anfragenmanager

Adressen anlegen

Dublettenprüfung

Der Anfragenmanager legt zu jeder Anfrage, die alle Bedingungen erfüllt, eine Adresse an. Dabei wird eine Dublettenprüfung durchgeführt. Welche Daten dabei geprüft werden und wie im Fall unzureichender Angaben verfahren werden soll wird hier angegeben.

Sind weitere Angaben nötig,  wird eine E-Mail (Vorlage kann hier festgelegt werden) mit einem Link an die E-Mailadresse aus der Portalanfrage verschickt. Der Link führt zu einer Webseite, auf der der Interessent die Angaben ergänzen muss.
Falls die E-Mailadresse bestätigt werden muss, wird dies direkt mit erfragt.

Die angegebene E-Mailvorlage muss dazu zwingend dass Makro _AdresseingabeWebformular() enthalten.

Dabei werden keine Angaben zur DSGVO, AGB etc. erfasst.

Dublettenprüfung für den Anfragenmanager

Adresserstellung

Unter den Adresseinstellungen, kann spezifiziert werden wie und mit welchen Merkmalen Adressen über den Anfragenmanager angelegt werden.

Einstellung für die Adresserstellung des Anfragenmanagers

Bestätigungsmail

Kommt die Anfrage wirklich von einem Interessenten? Eine Möglichkeit das zu prüfen, ist die Bestätigung der E-Mailadresse durch den Interessenten.

Dabei wird eine E-Mail (Vorlage kann hier festgelegt werden) mit einem Link an die in der Portalanfrage angegebene E-Mailadresse verschickt. Der Link führt zu einer Webseite, auf der der Interessent die diese Bestätigen muss.
Falls noch Angaben zur Dublettenprüfung erforderlich sind, werden diese direkt mit erfragt.

Die angegebene E-Mailvorlage muss dazu zwingend dass Makro _PostfachBestaetigen() enthalten.

Dabei werden keine Angaben zur DSGVO, AGB etc. erfasst.

Bestätigungsmail des Anfragenmanagers

Beispielkonfigurationen

In diesem Beispiel soll der Anfragenmanager die Absender E-Mailadresse prüfen und danach die Adressen „einfach nur anlegen“ – also keine fehlenden Angaben erfragen oder ein Exposé zu versenden.

Konfiguration

Dazu wird bei „Weitere Einstellungen“ die Option:

  • „Portalanfragen automatisch beantworten“ NICHT angehakt
  • „Für gewählte Ausnahmen (erkannte Dubletten eingeschlossen) zusätzlich eine Aufgabe erstellen“ angehakt und konfiguriert (Verantwortung und Aufgabenart)
  • weitere Ausnahmen / Abbruchbedingungen wenn gewünscht aktivieren

Dazu wird bei „Dublettenprüfung“:

  • Die Felder für die Dublettenprüfung auswählen
  • Die Option „Adresse unvollständig anlegen“ auswählen

Dazu wird bei „Adresserstellung“:

  • Adressbetreuer ausgewählt (Benutzer der im Anfragenmanager dem Postfach zugeordnet ist, Immobilienbetreuer oder ein fester Benutzer)
  • Kontaktarten gesetzt
  • Erstellung der Suchkriterien aktiviert / deaktiviert

Dazu wird bei „Bestätigungsmail“ die Option „Bestätigungsfunktion aktivieren“ angehakt.

In diesem Beispiel soll der Anfragenmanager die Absender E-Mailadresse prüfen und die Adressdaten für eine Dublettenprüfung gegebenenfalls erfragen und danach ein Exposé versenden.

Konfiguration

Dazu wird bei „Weitere Einstellungen“ die Option:

  • „Portalanfragen automatisch beantworten“angehakt
  • „Für gewählte Ausnahmen (erkannte Dubletten eingeschlossen) zusätzlich eine Aufgabe erstellen“ angehakt und konfiguriert (Verantwortung und Aufgabenart)
  • weitere Ausnahmen / Abbruchbedingungen wenn gewünscht aktivieren

Dazu wird bei „Dublettenprüfung“:

  • Die Felder für die Dublettenprüfung auswählen
  • Die Option „Basis Adressangaben über Webformular einholen“ auswählen

Dazu wird bei „Adresserstellung“:

  • Adressbetreuer ausgewählt (Benutzer der im Anfragenmanager dem Postfach zugeordnet ist, Immobilienbetreuer oder ein fester Benutzer)
  • Kontaktarten gesetzt
  • Erstellung der Suchkriterien aktiviert / deaktiviert

Dazu wird bei „Bestätigungsmail“ die Option „Bestätigungsfunktion aktivieren“ angehakt.