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Tracciamento dell'orario di lavoro

Configurare il tracciamento dell’orario di lavoro

Affinché il tracciamento dell’orario di lavoro funzioni senza problemi nella tua azienda, è fondamentale un’accurata impostazione delle condizioni. Ciò comprende sia le impostazioni di base globali sia l’assegnazione mirata dei diritti utente, al fine di poter controllare e gestire efficacemente i tempi di lavoro.

Nella sezione seguente ti guideremo attraverso la configurazione – dall’attivazione iniziale fino alla messa a punto individuale per ogni dipendente e all’utilizzo del tracciamento dell’orario di lavoro.

A supporto visivo abbiamo inoltre raccolto per te dei pratici video tutorial che illustrano la configurazione passo dopo passo.

Prima che i dipendenti possano registrare i propri tempi, è necessario impostare i parametri e le autorizzazioni corrispondenti.

Diritti utente

Su Extra → Impostazioni → Utente → Diritti gestisci, nella categoria Tracciamento dell’orario di lavoro, quali diritti riceve ogni utente nel tracciamento dell’orario di lavoro:

  • Impostazioni utente per il tracciamento dell’orario di lavoro Autorizzato a modificare i tempi di lavoro (stimati/effettivi) e altre impostazioni per altri utenti.
  • Inserisci chiusura dell’azienda Consente di inserire giorni con 00:00 ore di tempo stimato per l’intero team (tramite il calendario).
  • Modifica le date delle ferie di tutti gli utenti Consente di impostare le richieste di ferie su “approvata” o “rifiutata” e di modificarle.
  • Orario di lavoro visibile Definisce se un utente può vedere solo i propri tempi, quelli del gruppo d’ufficio, del gruppo regionale o tutti i tempi.
Arbeitszeiterfassung - Benutzerrechte

Evidenziazioni colorate nella casella compiti / Ricerca rapida

Tramite il diritto amministrativo “Evidenziazioni colorate nella casella compiti” controlli la visibilità dello stato del tempo di lavoro all’interno del software. Ciò consente una rapida panoramica sull’attività corrente dei membri del team direttamente sotto la ricerca rapida nel riquadro dei compiti. Il proprio stato di tracking delle attività viene sempre mostrato, lo stato del tempo di lavoro solo se questo diritto è attivato.

Arbeitszeiterfassung - Administrative Rechte

 1. Attivazione

La funzione viene attivata nelle impostazioni utente → scheda Diritti → categoria „”Potere amministrativo”. Non appena il diritto è impostato, l’utente può distinguere chiaramente lo stato degli altri colleghi e il proprio stato di tracciamento.
Ulteriori utenti oltre al proprio vengono aggiunti tramite le impostazioni del riquadro dei compiti.

2. Visualizzazione dello stato 

  • Tracciamento dell’orario di lavoro attivo / inattivo
  • Tracking dell’attività con numero del compiti

Stato del tempo di lavoro e proprio tracciamento

3. Dettagli al passaggio del mouse (Informazioni avanzate)

Per una visualizzazione più dettagliata, puoi passare con il mouse sopra il nome dell’utente o il numero del compito (Hover/Mouseover). Appare un campo informativo con i seguenti dati in tempo reale:

  • Orario di lavoro di oggi: La somma totale del tempo di lavoro registrato oggi fino ad ora.
  • Iniziato per la prima volta: L’orario in cui il tempo di lavoro è stato avviato per la prima volta oggi.

Mouseover - Tracciamento del tempo di lavoro

Impostazioni utente nel tracciamento dell’orario di lavoro

Trovi i parametri individuali per ogni dipendente sotto Modifica → Tracciamento dell’orario di lavoro → pulsante: Impostazioni utente.

  • Nota bene: Tutte le impostazioni specifiche devono essere gestite individualmente dall’amministratore del tracciamento dell’orario di lavoro. 

Scheda Generale:

  • Tracciamento dell’orario di lavoro da: Con il tracciamento dell’orario di lavoro attivo, per i nuovi utenti l’inizio del tracciamento viene impostato al momento della creazione dell’account utente. Questo momento può essere modificato.
    • Importante: Non modificare più questa data dopo l’inizio del tracciamento dell’orario di lavoro da parte dell’utente! Con la modifica della data, la cronologia precedente andrà persa. 
  • Ferie residue: Ferie residue dell’anno precedente all’inizio del tracciamento dell’orario di lavoro
  • Precedenti Ferie: Numero di giorni di ferie che sono già stati presi in quell’anno all’inizio del tracciamento dell’orario di lavoro.  
  • Ferie godute dell’anno precedente: Ferie prima della scadenza
  • Precedenti Giorni di malattia: Numero di giorni di malattia nell’anno prima dell’inizio del tracciamento dell’orario di lavoro
  • Precedente Saldo: Somma delle ore di straordinario o delle ore in negativo all’inizio del tracciamento dell’orario di lavoro
  • Diritto ferie: Diritto totale alle ferie all’anno
  • Ferie residue fino a: Ferie residue fino al – Data entro la quale devono essere prese le ferie residue 
  • Num. personale: Numero personale (ad es. per l’esportazione nei sistemi di contabilità salariale) 
  • Arrotondamento: Arrotondamento dell’orario di inizio a x minuti (0-30). In questo modo, l’inizio del tempo di lavoro viene arrotondato all’intervallo di “x” minuti successivo; per x=15, un inizio alle 08:05 diventa alle 08:15.
  • Trasferimento max.: Numero massimo di ore che possono essere trasferite al mese successivo come straordinari. 
  • Checkbox Mostra utenti disattivati: Consente di mostrare e nascondere le impostazioni del tempo di lavoro degli utenti disattivati. 
Arbeitszeiterfassung Allgemein

Tab Impostazioni utente:

  • Tabella: Inserimento del tempo di lavoro stimato giornaliero e del tempo di pausa.
    • Importante: Solo con i tempi stimati correttamente inseriti è possibile calcolare correttamente ferie, giorni di malattia e altre assenze, nonché il saldo (straordinari/ore in negativo).
  • Tempo minimo di pausa: Questo tempo viene detratto dal tempo di lavoro giornaliero se il tempo di lavoro non viene interrotto attivamente per la pausa.
  • Tempo totale minimo: Se si scende al di sotto di questo valore (ad es. 2 ore), il tempo per quel giorno non viene conteggiato (protezione da registrazioni errate).
  • Straordinari inclusi: Il saldo positivo aumenta solo quando viene superata la somma di Tempo stimato+ Straordinari inclusi.
  • Tracciamento dell’orario di lavoro a partire da: Il modulo diventa attivo per l’utente solo a partire dalla data qui inserita. Per gli utenti appena creati viene impostata la data di creazione dell’account utente (vedi tab Generale)
Arbeitszeiterfassung Benutzereinstellungen

Scheda Impostazioni ferie

  • Tramite il menu a tendina Anno è possibile stabilire il diritto alle ferie in giorni all’anno. Inizialmente, l’informazione viene ripresa dal tab Impostazioni utente → “Ferie residue valide fino al”.
  • Vengono gestiti solo gli utenti che utilizzano attivamente il tracciamento dell’orario di lavoro.
  • Importante: Il campo „Ferie residue valide fino al (GG.MM)“ deve essere compilato affinché i giorni di ferie residui vengano trasferiti correttamente all’anno successivo.
Arbeitszeiterfassung Urlaubseinstellungen

Impostazioni di base globali

Sotto Extra → Impostazioni → Impostazioni di base → scheda Altro definisci:

  • Modifica retroattiva: Numero di giorni in cui il tempo di lavoro può essere corretto successivamente.
  • Indirizzi Email principali: Inserisci gli indirizzi per le notifiche relative alle richieste di ferie (ad es. per i sostituti o per gli utenti senza un capogruppo fisso).
Sonstiges - Arbeitszeiteinstellungen aus den Grundeinstellungen

Esportazione dei tempi di lavoro

Tramite Extra → Esportazione dati puoi esportare gli straordinari per mese, le ferie/malattia per mese o una panoramica annuale di tutte le ferie/malattie in un file CSV per l’ulteriore elaborazione nei programmi di contabilità salariale. 

Per fare ciò, il diritto utente “Esportazione dati” nella categoria Esportazione / Liste di stampa è un prerequisito.

Raccomandazione: Verifica dei tempi tracciati

Verifica di tanto in tanto la plausibilità dei tempi di lavoro registrati. Ciò aiuta a identificare tempestivamente le incongruenze e a effettuare le correzioni necessarie in modo tempestivo. 

Scenario: Adeguamento del tempo di lavoro contrattuale

Un dipendente riduce il suo tempo di lavoro da 40 ore (5 giorni) a 32 ore (4 giorni).. Il suo diritto alle ferie precedente era di 29 giorni all’anno.

1. Il momento giusto

Effettua la modifica esattamente il giorno in cui entra in vigore la nuova regolamentazione contrattuale (ad es. il 1° del mese).

2. Adeguamento delle ore stimate

Naviga nelle impostazioni utente per il tracciamento dell’orario di lavoro:

  • Modifica il tempo di lavoro stimato da 40:00 a 32:00 ore.
  • IMPORTANTE: Ti preghiamo di non modificare la data di inizio originaria del tracciamento dell’orario di lavoro! Solo così la cronologia (mesi/anni passati) e il saldo precedente si manterranno corretti.

3. Adeguamento del diritto alle ferie

Poiché il numero di giorni lavorativi cambia, anche il diritto alle ferie dovrebbe essere ricalcolato e adeguato tenendo conto delle ferie già prese.

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