Utilizzare il tracciamento dell’orario di lavoro

Utilizzo per i dipendenti

La registrazione degli orari avviene in modo attivo ed è indipendente dal semplice login al software.

Avviare e interrompere l’orario di lavoro

È possibile gestire la registrazione delle ore di lavoro in alto a destra in ogni pagina:

Avvio/Arresto: Clicca su Play all’inizio e su Pausa alla fine della giornata o durante le pause.
Informazioni al passaggio del mouse: Passa il mouse sul riquadro per visualizzare immediatamente le ore effettive e gli intervalli di pausa di oggi.
Nota: La registrazione avviene in modo sincronizzato su tutte le schede del browser e deve essere interrotta manualmente.

Panoramica dell’orario di lavoro

Tramite il percorso Modifica → Tracciamento dell’orario di lavoro si accede alla visualizzazione mensile centrale. Qui vengono visualizzati in modo chiaro tutti gli orari di lavoro, le assenze e i saldi.

Navigazione e gestione

Selezione del mese: Selezionare il mese e l’anno desiderati dal menu a tendina in alto a destra.
Cambio utente: Gli utenti dotati dei diritti di amministrazione necessari possono inoltre visualizzare e gestire i record di altri utenti. Gli utenti disattivati in modo permanente vengono contrassegnati con la dicitura “- disattivato”.

La tabella riassuntiva giornaliera

La tabella principale elenca tutti i giorni del mese con le rispettive ore tracciate.

Visualizzazione dettagliata: Un piccolo triangolo posto davanti alla data espande gli orari esatti di inizio e fine del rispettivo giorno.
Correzioni manuali: Tramite l’icona del segno più o del cestino situata sul margine destro è possibile inserire manualmente, modificare o eliminare i blocchi di orario di lavoro. Questi campi sono evidenziati in rosso nel sistema; la motivazione obbligatoria è visibile passando il mouse sopra di essi. Nota: Questi simboli sono visibili solo se è possibile modificare l’orario di lavoro.
Codici di stato: La colonna «Codici» fornisce informazioni su particolari circostanze, come ad esempio orari modificati (E), giorni festivi (F), giorni di malattia (K), congedo di maternità o il tracciamento del tempo tramite l’app onOffice (M).

Saldi e conti ore

Al di sotto della tabella si trova il riepilogo dei conti ore:

Saldo ore: Un confronto diretto tra le ore effettive e quelle stimate, compreso il riporto degli straordinari. In caso di straordinari inclusi concordati, il saldo positivo si aggiorna solo quando viene superata la somma tra orario stimato e ore incluse.
Pagamento degli straordinari: Se autorizzati, il numero di ore da pagare può essere modificato direttamente qui. Questi valori si riferiscono solo al mese corrente e non sovrascrivono la voce nelle impostazioni utente del tracciamento dell’orario di lavoro.
Lavoro straordinario incluso:: Se autorizzati, il numero di ore da pagare può essere modificato direttamente qui. Questi valori si riferiscono solo al mese corrente e non sovrascrivono la voce nelle impostazioni utente del tracciamento dell’orario di lavoro.
Riporto max.: Numero massimo di ore che possono essere riportate al mese successivo come ore di straordinario. Questi valori si riferiscono solo al mese corrente e non sovrascrivono la voce nelle impostazioni utente del tracciamento dell’orario di lavoro.
Vacanze e malattia: Visualizzazione dei giorni fruiti nell’anno selezionato e delle ferie residue attuali.Nota: Affinché le ferie residue vengano riportate correttamente, è necessario compilare il campo «Ferie residue valide fino al» nelle impostazioni.
Tempi di riposo: Il sistema registra qui quante volte non è stato rispettato il tempo di riposo preimpostato.

Funzione di stampa

Tramite il pulsante Stampa è possibile esportare l’intera panoramica mensile, compresi tutti i dettagli, per la documentazione. A tal fine è necessario il diritto utente «può stampare liste» .

Suggerimento: Utilizzare la funzione di passaggio del mouse sulle voci rosse per scoprire rapidamente il motivo delle modifiche successive apportate da colleghi o amministratori.

Assenze: Vacanze, malattia e giorni festivi

Le assenze vengono gestite tramite la Gestione appuntamenti e trasferite automaticamente nel tracciamento dell’orario di lavoro.

Richiedere le ferie:
- Crea un appuntamento nel calendario con il tipo di appuntamento “Ferie” o “Ferie (mezza giornata)”. Le ferie di un’intera giornata vengono registrate come appuntamenti di un’intera giornata. Per ferie su un periodo più lungo, bisogna creare un appuntamento per l’intera giornata e passare alla scheda “Opzioni”. Crea un appuntamento in serie con l’opzione “Ripeti ogni giorno” per tutta la durata delle ferie. I giorni feriali e festivi vengono automaticamente considerati in modo corretto.
- Nel popup dell’appuntamento, seleziona Ulteriori azioni → Richiedi approvazione.
- Il responsabile del gruppo o il responsabile delle approvazioni delle date riceve un’Email contenente un link di approvazione.
- Importante: Una volta approvato, l’appuntamento risulta bloccato per l’utente (non è più modificabile). Le date delle ferie impostate come private non possono più essere modificate dopo l’approvazione, nemmeno dagli amministratori!
Segnalazione di malattia: Crea un appuntamento con il tipo «Malattia». Le ore stimate per questo periodo verranno accreditate automaticamente.
Figlio malato, congedo di maternità, congedo parentale, scuola/università e congedo speciale vengono anch’essi gestiti nel calendario come appuntamenti a giornata intera o appuntamenti ricorrenti e trasferiti automaticamente nel tracciamento delle ore lavorative.
Giorni festivi: Vengono considerati automaticamente in base alla regione indicata nei dati utente alla voce Dati di base → Note legali .
Nota: I tipi di appuntamento (di sistema) mancanti possono essere attivati nell’Amministrazione .

Panoramica dei codici

BR – Chiusura dell’azienda
E – Modificato (motivo visualizzato al passaggio del mouse)
EZ – Congedo parentale
F – Giorno festivo
FH – Scuola/Università
K – Malato
KK – Figlio malato
M – Tracciamento dell’orario lavorativo tramite app
MS – Congedo di maternità
RZ – Tempo di riposo minimo non raggiunto
S – Da modificare (motivo visualizzato al passaggio del mouse)
SU – Congedo speciale
U – Ferie

Registrazioni relative alle modifiche apportate a date passate rilevanti ai fini dell’orario di lavoro

Se vengono creati, modificati o cancellati eventi relativi all’orario di lavoro (ad es. ferie o malattia) relativi al passato, tali operazioni vengono registrate in modo completo nel sistema.

In questo contesto, due protocolli di sistema si integrano a vicenda:

Nel registro della registrazione degli orari di lavoro viene registrato l’evento relativo alla modifica dell’appuntamento (creazione, modifica o cancellazione).
Il registro del calendario riporta i dettagli precisi dell’operazione, quali le date originali degli appuntamenti, la data, il tipo di appuntamento e l’utente interessato.

Non appena tale operazione viene completata, il sistema avvia automaticamente in background un ricalcolo della registrazione delle ore di lavoro dell’utente in questione. In questo modo, le ore di lavoro computabili vengono corrette automaticamente con effetto retroattivo e tutte le modifiche rimangono sempre trasparenti e verificabili per gli amministratori.

Nota: È possibile accedere al log tramite Extra → Log ; per farlo è necessario disporre del diritto amministrativo “Amministratore”.

Tracciamento avanzato e indicatore di tracciamento

Tracciamento del tempo delle attività

Nella barra delle azioni dei compiti, tramite il pulsante «Avvia/Arresta tracciamento del tempo» è possibile tracciare il tempo dedicato a un compito specifico.

Preferiti: Contrassegna i compiti ricorrenti (ad es. «Gestione delle Email») come compito ricorrente, in modo che compaiano direttamente nel menu a discesa del riquadro di tracciamento del tempo.
Barra laterale: Nella sezione “Compiti” della barra laterale è possibile vedere chi sta lavorando su quale ticket.

Indicatore di tracciamento (widget della dashboard)

Funzione: Calcola il rapporto tra il «tempo tracciato» (compiti/appuntamenti) e «l’orario di lavoro registrato». Per aggiungere il widget nella dashboard, clicca sul segno più → Statistiche dashboard → Indicatore di tracciamento .
Nota sul tracciamento: Alla voce Utente → Scheda Impostazioni → Altro è possibile impostare un valore temporale. Se un utente lavora senza registrare un compito, allo scadere di tale periodo apparirà un pop-up di promemoria.
Nessun doppio tracciamento: Se si svolge un appuntamento e contemporaneamente si sta tracciando un compito, il sistema rileva la sovrapposizione e conta il tempo una sola volta.

Tracciamento dell'orario di lavoro