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Tracciamento dell'orario di lavoro

Utilizzare il tracciamento dell’orario di lavoro

Utilizzo per i dipendenti

La registrazione degli orari avviene in modo attivo ed è indipendente dal semplice login al software.

Avviare e interrompere l’orario di lavoro

È possibile gestire la registrazione delle ore di lavoro in alto a destra in ogni pagina:

  • Avvio/Arresto: Clicca su Play  all’inizio e su Pausa alla fine della giornata o durante le pause.
  • Informazioni al passaggio del mouse: Passa il mouse sul riquadro per visualizzare immediatamente le ore effettive e gli intervalli di pausa di oggi.
  • Nota: La registrazione avviene in modo sincronizzato su tutte le schede del browser e deve essere interrotta manualmente.
Arbeitszeiterfassung - Starten Stoppen Mouseover

Panoramica dell’orario di lavoro

Arbeitszeiterfassung - Überblick

Tramite il percorso Modifica → Tracciamento dell’orario di lavoro si accede alla visualizzazione mensile centrale. Qui vengono visualizzati in modo chiaro tutti gli orari di lavoro, le assenze e i saldi.

Navigazione e gestione

  • Selezione del mese: Selezionare il mese e l’anno desiderati dal menu a tendina in alto a destra.
  • Cambio utente: Gli utenti dotati dei diritti di amministrazione necessari possono inoltre visualizzare e gestire i record di altri utenti.

La tabella riassuntiva giornaliera

La tabella principale elenca tutti i giorni del mese con le rispettive ore tracciate.

  • Visualizzazione dettagliata: Un piccolo triangolo posto davanti alla data espande gli orari esatti di inizio e fine del rispettivo giorno.
  • Correzioni manuali: Tramite l’icona del segno più o del cestino situata sul margine destro è possibile inserire manualmente, modificare o eliminare i blocchi di orario di lavoro. Questi campi sono evidenziati in rosso nel sistema; la motivazione obbligatoria è visibile passando il mouse sopra di essi. Nota: Questi simboli sono visibili solo se è possibile modificare l’orario di lavoro.
  • Codici di stato: La colonna «Codici» fornisce informazioni su particolari circostanze, come ad esempio orari modificati (E), giorni festivi (F), giorni di malattia (K), congedo di maternità o il tracciamento del tempo tramite l’app onOffice (M).

Saldi e conti ore

Al di sotto della tabella si trova il riepilogo dei conti ore:

  • Saldo ore: Un confronto diretto tra le ore effettive e quelle stimate, compreso il riporto degli straordinari. In caso di straordinari inclusi concordati, il saldo positivo si aggiorna solo quando viene superata la somma tra orario stimato e ore incluse.
  • Pagamento degli straordinari: Se necessario, è possibile modificare direttamente qui il numero di ore da pagare. Questi valori si riferiscono solo al mese corrente e non sovrascrivono la voce nelle impostazioni utente del tracciamento dell’orario di lavoro.
  • Straordinari inclusi: Se autorizzati, il numero di ore da pagare può essere modificato direttamente qui. Questi valori si riferiscono solo al mese corrente e non sovrascrivono la voce nelle impostazioni utente del tracciamento dell’orario di lavoro.
  • Riporto max.: Numero massimo di ore che possono essere riportate al mese successivo come ore di straordinario. Questi valori si riferiscono solo al mese corrente e non sovrascrivono la voce nelle impostazioni utente del tracciamento dell’orario di lavoro.
  • Vacanze e malattia: Visualizzazione dei giorni fruiti nell’anno selezionato e delle ferie residue attuali.Nota: Affinché le ferie residue vengano riportate correttamente, è necessario compilare il campo «Ferie residue valide fino al» nelle impostazioni.
  • Tempi di riposo: Il sistema registra qui quante volte non è stato rispettato il tempo di riposo preimpostato.

Funzione di stampa

Tramite il pulsante Stampa  è possibile esportare l’intera panoramica mensile, compresi tutti i dettagli, per la documentazione. A tal fine è necessario il diritto utente «può stampare liste» .

Suggerimento: Utilizzare la funzione di passaggio del mouse sulle voci rosse per scoprire rapidamente il motivo delle modifiche successive apportate da colleghi o amministratori.

Assenze: Vacanze, malattia e giorni festivi

Le assenze vengono gestite tramite la Gestione appuntamenti e trasferite automaticamente nel tracciamento dell’orario di lavoro.

  • Richiedere le ferie:
    • Crea un appuntamento nel calendario con il tipo di appuntamento “Ferie” o “Ferie (mezza giornata)”. Le ferie di un’intera giornata vengono registrate come appuntamenti di un’intera giornata. Per ferie su un periodo più lungo, bisogna creare un appuntamento per l’intera giornata e passare alla scheda “Opzioni”. Crea un appuntamento in serie con l’opzione “Ripeti ogni giorno” per tutta la durata delle ferie.  I giorni feriali e festivi vengono automaticamente considerati in modo corretto.
    • Nel popup dell’appuntamento, seleziona Ulteriori azioni → Richiedi approvazione.
    • Il responsabile del gruppo o il responsabile delle approvazioni delle date riceve un’Email contenente un link di approvazione.
    • Importante: Una volta approvato, l’appuntamento risulta bloccato per l’utente (non è più modificabile). Le date delle ferie impostate come private non possono più essere modificate dopo l’approvazione, nemmeno dagli amministratori!
  • Segnalazione di malattia: Crea un appuntamento con il tipo «Malattia». Le ore stimate per questo periodo verranno accreditate automaticamente.
  • Figlio malato, congedo di maternità, congedo parentale, scuola/università e congedo speciale vengono anch’essi gestiti nel calendario come appuntamenti a giornata intera o appuntamenti ricorrenti e trasferiti automaticamente nel tracciamento delle ore lavorative.
  • Giorni festivi: Vengono considerati automaticamente in base alla regione indicata nei dati utente alla voce Dati di base → Note legali .
  • Nota: I tipi di appuntamento (di sistema) mancanti possono essere attivati nell’Amministrazione . 

Panoramica dei codici

  • BR – Chiusura dell’azienda
  • E – Modificato (motivo visualizzato al passaggio del mouse)
  • EZ – Congedo parentale
  • F – Giorno festivo
  • FH – Scuola/Università
  • K – Malato
  • KK – Figlio malato
  • M – Tracciamento dell’orario lavorativo tramite app
  • MS – Congedo di maternità
  • RZ – Tempo di riposo minimo non raggiunto
  • S – Da modificare (motivo visualizzato al passaggio del mouse)
  • SU – Congedo speciale
  • U – Ferie

Tracciamento avanzato e indicatore di tracciamento

Tracciamento del tempo delle attività

Nella barra delle azioni dei compiti, tramite il pulsante «Avvia/Arresta tracciamento del tempo» è possibile tracciare il tempo dedicato a un compito specifico.

  • Preferiti: Contrassegna i compiti ricorrenti (ad es. «Gestione delle Email») come compito ricorrente, in modo che compaiano direttamente nel menu a discesa del riquadro di tracciamento del tempo.
  • Barra laterale: Nella sezione “Compiti” della barra laterale è possibile vedere chi sta lavorando su quale ticket.

Indicatore di tracciamento (widget della dashboard)

  • Funzione: Calcola il rapporto tra il «tempo tracciato» (compiti/appuntamenti) e «l’orario di lavoro registrato». Per aggiungere il widget nella dashboard, clicca sul segno più → Statistiche dashboard → Indicatore di tracciamento . 
  • Nota sul tracciamento: Alla voce Utente → Scheda Impostazioni → Altro è possibile impostare un valore temporale. Se un utente lavora senza registrare un compito, allo scadere di tale periodo apparirà un pop-up di promemoria.
  • Nessun doppio tracciamento: Se si svolge un appuntamento e contemporaneamente si sta tracciando un compito, il sistema rileva la sovrapposizione e conta il tempo una sola volta.
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