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Tracciamento dell'orario di lavoro

Utilizzare il tracciamento dell’orario di lavoro

Utilizzo per i dipendenti

Il tracciamento dell’orario avviene in modo attivo ed è indipendente dal semplice login nel software.

Avviare e interrompere l’orario di lavoro

È possibile controllare il tracciamento dell’orario di lavoro in alto a destra su ogni pagina:

  • Avvio/Interruzione: Clicca su Play all’inizio e su Pausa a fine giornata o durante le pause.
  • Info al passaggio del mouse: Passa il mouse sopra il riquadro per vedere immediatamente le ore effettive e i tempi di pausa di oggi.
  • Nota: Il tracciamento scorre in modo sincrono in tutte le schede del browser e deve essere interrotto attivamente.
Arbeitszeiterfassung - Starten Stoppen Mouseover

La panoramica dell’orario di lavoro

Arbeitszeiterfassung - Überblick

Tramite Modifica → Tracciamento dell’orario di lavoro si accede alla visualizzazione mensile centrale. Qui vengono visualizzati chiaramente tutti gli orari di lavoro, le assenze e i saldi.

Navigazione e gestione

  • Selezione del mese: Seleziona il mese e l’anno desiderati tramite il menu a discesa in alto a destra.

  • Cambio utente: I dipendenti con i relativi diritti amministrativi possono inoltre richiamare e gestire qui i record di dati di altri utenti.

La panoramica giornaliera tabellare

La tabella principale elenca tutti i giorni del mese con le rispettive ore tracciate.

  • Visualizzazione dettagliata: Un piccolo triangolo prima della data espande gli orari esatti di avvio e interruzione del rispettivo giorno.

  • Correzioni manuali: Tramite il simbolo del più o del cestino sul bordo destro, i blocchi di orario di lavoro possono essere inseriti manualmente in un secondo momento, modificati o eliminati. Queste voci vengono evidenziate in rosso nel sistema; la motivazione obbligatoria è visibile al passaggio del mouse. Nota: Questi simboli sono visibili solo se è consentito modificare l’orario di lavoro.

  • Codici di stato: La colonna “Codici” fornisce informazioni sulle particolarità, come ad esempio orari modificati (E), giorni festivi (F), giorni di malattia (K), congedo di maternità o il tracciamento dell’orario tramite l’app onOffice (M).

Saldi e conti ore

Al di sotto della tabella si trova il riepilogo dei conti ore:

  • Saldo ore: Un confronto diretto tra le ore EFFETTIVE e quelle STIMATE, incluso il riporto degli straordinari. In caso di straordinari inclusi concordati, il saldo positivo si aggiorna solo quando viene superata la somma del tempo teorico e delle ore incluse.

  • Pagamento degli straordinari: Se autorizzati, il numero di ore da pagare può essere modificato direttamente qui.

  • Ferie e malattia: Visualizzazione dei giorni usufruiti nell’anno selezionato e delle ferie residue attuali.

    • Nota: Affinché le ferie residue vengano trasferite correttamente, nelle impostazioni deve essere compilato il campo “Ferie residue valide fino a”.

  • Tempi di riposo: Il sistema registra qui quante volte non è stato rispettato il tempo di riposo minimo preimpostato.

Funzione di stampa

Tramite il pulsante Stampa è possibile esportare l’intera panoramica mensile, inclusi tutti i dettagli, per la propria documentazione. A tale scopo è necessario il diritto utente “può stampare liste”.

Suggerimento: Utilizza la funzione di passaggio del mouse sulle voci rosse per scoprire rapidamente il motivo delle modifiche successive apportate da colleghi o amministratori.

Assenze: Ferie, malattia & giorni festivi

Le assenze vengono gestite tramite la gestione degli appuntamenti e vengono trasferite automaticamente nel tracciamento dell’orario di lavoro.

  • Richiedere le ferie:
    • Crea un appuntamento in calendario con il tipo di appuntamento “Ferie” o “Ferie (mezza giornata)”. Le ferie di un’intera giornata vengono create come appuntamento per l’intera giornata. Per ferie relative a un periodo di tempo più lungo, crea un appuntamento per l’intera giornata e passa alla scheda “Opzioni”. Crea un appuntamento in serie con “Ripetizione giornaliera” per la durata delle ferie.  I giorni della settimana e i giorni festivi vengono presi in considerazione correttamente in modo automatico.
    • Nel popup dell’appuntamento selezionare Ulteriori azioni → Richiedi approvazione.
    • Il capogruppo o il responsabile delle approvazioni degli appuntamenti riceve un’Email con un link di approvazione.
    • Importante: Dopo l’approvazione, l’appuntamento è bloccato per l’utente (non è più modificabile). Gli appuntamenti di ferie impostati come privati non possono più essere spostati nemmeno dagli amministratori dopo l’approvazione!
  • Segnalazione di malattia: Creare un appuntamento con il tipo “Malattia”. Le ore stimate vengono accreditate automaticamente per questo periodo di tempo.
  • Anche il figlio malato, il congedo di maternità, il congedo parentale, la scuola/università e il congedo straordinario vengono gestiti nel calendario come appuntamenti per l’intera giornata o appuntamenti di serie e vengono trasferiti automaticamente nel tracciamento dell’orario di lavoro.
  • Giorni festivi: Vengono presi in considerazione automaticamente in base allo stato federale inserito nei dati utente alla voce Dati di base → Imprint.
  • Nota: I tipi di appuntamento (di sistema) mancanti possono essere attivati nell’amministrazione.
     

Panoramica dei codici

  • BR – Chiusura aziendale
  • E – Modificato (motivo nel Mouseover)
  • EZ – Congedo parentale
  • F – Giorno festivo
  • FH – Scuola/Università
  • K – Malattia
  • KK – Figlio malato
  • M – Tracciamento dell’orario mobile
  • MS – Congedo di maternità
  • RZ – Tempo di riposo non rispettato
  • S – Tempo stimato modificato (motivo nel Mouseover)
  • SU – Congedo straordinario
  • U – Ferie

Tracciamento avanzato & Indicatore di tracciamento

Tracciamento del tempo dei compiti

Nella barra delle azioni dei compiti, tramite il pulsante “Avvia/Arresta tracciamento del tempo”, è possibile registrare quanto tempo viene dedicato a uno specifico progetto.

  • Preferiti: Contrassegna le attività frequenti (ad es. “Gestione Email”) come compito preferito, in modo che appaiano direttamente nel menu a discesa del riquadro di tracciamento dell’orario.
  • Barra laterale: Nella sezione “Compiti” della barra laterale è possibile vedere chi sta lavorando attualmente su quale ticket.

Indicatore di tracciamento (Widget del Dashboard)

  • Funzione: Calcola il rapporto tra il “tempo tracciato” (compiti/appuntamenti) eil “tempo di lavoro tracciato”. Il widget si crea nel dashboard tramite il Più → Statistiche della dashboard → Indicatore di tracciamento. 
  • Nota sul tracciamento: Alla voce Utente → Scheda Impostazioni → Altro può essere inserito un valore temporale. Se un utente lavora senza tracciare un compito, allo scadere di questo tempo appare un popup di promemoria.
  • Nessun doppio tracciamento: Nel caso in cui si svolga contemporaneamente un appuntamento e venga tracciato un compito, il sistema rileva la sovrapposizione e conta il tempo una sola volta.
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