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Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeiterfassung nutzen

Nutzung für Mitarbeiter

Die Zeiterfassung erfolgt aktiv und ist unabhängig von der reinen Anmeldung in der Software.

Arbeitszeit starten und stoppen

Sie können die Arbeitszeiterfassung oben rechts auf jeder Seite steuern:

  • Start/Stopp: Klicken Sie auf Play  bei Beginn und auf Pause zum Feierabend oder bei Pausen.
  • Mouseover-Info: Fahren Sie mit der Maus über die Box, um die heutigen Ist-Stunden und Pausenzeiten sofort zu sehen.
  • Hinweis: Die Erfassung läuft in allen Browser-Tabs synchron und muss aktiv beendet werden.

Die Arbeitszeit-Übersicht

Arbeitszeiterfassung - Überblick

Über den Pfad Bearbeiten → Arbeitszeiterfassung gelangen Sie zur zentralen Monatsansicht. Hier werden alle Arbeitszeiten, Fehlzeiten und Salden übersichtlich dargestellt.

Navigation und Verwaltung

  • Monatsauswahl: Wählen Sie über das Drop-down-Menü  oben rechts den gewünschten Monat und das Jahr aus.

  • Benutzerwechsel: Mitarbeiter mit entsprechenden Administrationsrechten können hier zudem die Datensätze anderer Benutzer aufrufen und verwalten.

Die tabellarische Tagesübersicht

Die Haupttabelle listet alle Tage des Monats mit den jeweils erfassten Stunden auf.

  • Detailansicht: Ein kleines Dreieck vor dem Datum klappt die genauen Start- und Stoppzeiten des jeweiligen Tages auf.

  • Manuelle Korrekturen: Über das Plus- bzw. Mülleimer-Symbol am rechten Rand können Arbeitszeitblöcke manuell nachgetragen, geändert oder gelöscht werden. Diese Einträge werden im System rot markiert; die verpflichtende Begründung ist per Mouseover einsehbar. Hinweis: Diese Symbole sind nur sichtbar, wenn die Arbeitszeit editiert werden darf.

  • Status-Codes: Die Spalte „Codes“ gibt Auskunft über Besonderheiten, wie z. B. editierte Zeiten (E), Feiertage (F), Krankheitstage (K), Mutterschutz oder die Zeiterfassung via onOffice App (M).

Salden und Zeitkonten

Unterhalb der Tabelle finden Sie die Zusammenfassung der Zeitkonten:

  • Stundensaldo: Ein direkter Vergleich von IST- und SOLL-Stunden inklusive Überstunden-Übertrag. Bei vereinbarten Inklusiv-Überstunden aktualisiert sich das Plus-Saldo erst, wenn die Summe aus Sollzeit und Inklusiv-Stunden überschritten wird.

  • Überstundenauszahlung: Sofern berechtigt, kann hier die Anzahl der auszuzahlenden Stunden direkt angepasst werden.

  • Urlaub und Krankheit: Anzeige der genommenen Tage im gewählten Jahr sowie des aktuellen Resturlaubs.

    • Hinweis: Damit der Resturlaub korrekt übertragen wird, muss in den Einstellungen das Feld „Resturlaub gültig bis“ gepflegt sein.

  • Ruhezeiten: Das System protokolliert hier, wie oft die voreingestellte Ruhezeit unterschritten wurde.

Druckfunktion

Über den Button Drucken  kann die gesamte Monatsübersicht inklusive aller Details für die Unterlagen exportiert werden. Hierfür ist das Benutzerrecht „darf Listen drucken“ erforderlich.

Tipp: Nutzen Sie die Mouseover-Funktion bei roten Einträgen, um schnell den Grund für nachträgliche Änderungen durch Kollegen oder Administratoren zu erfahren.

Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit & Feiertage

Abwesenheiten werden über die Terminverwaltung gesteuert und automatisch in die Arbeitszeiterfassung übernommen.

  • Urlaub beantragen:
    • Erstellen Sie einen Kalendertermin  mit der Terminart „Urlaub“ oder „Urlaub (halbtags)“. Ganztägige Urlaube werden als Ganztagstermin angelegt. Für Urlaube über eine längeren Zeitraum erstellen Sie einen Ganztagstermin und wechseln Sie in den Tab „Optionen“. Erstellen Sie einen Serientermin mit „Wiederholung täglich“ für die Dauer Ihres Urlaubes.  Wochentage und Feiertage werden automatisch korrekt  berücksichtigt.
    • Wählen Sie im Termin-Popup Weitere Aktionen → Genehmigung beantragen.
    • Der Gruppenleiter oder Verantwortliche für Termingenehmigungen erhält eine E-Mail mit einem Genehmigungs-Link.
    • Wichtig: Nach der Genehmigung ist der Termin für den Nutzer gesperrt (nicht mehr editierbar). Privat gesetzte Urlaubstermine können nach Genehmigung auch von Admins nicht mehr verschoben werden!
  • Krankmeldung: Legen Sie einen Termin mit der Art „Krank“ an. Die Soll-Stunden werden für diesen Zeitraum automatisch gutgeschrieben.
  • Erkranktes Kind, Mutterschutz, Elternzeit, Schule/Uni und Sonderurlaub werden ebenfalls als Ganztagstermine bzw. Serientermine im Kalender gepflegt und automatisch in die Arbeitszeiterfassung übernommen.
  • Feiertage: Werden automatisch basierend auf dem Bundesland berücksichtigt, das in den Benutzerdaten unter Grunddaten → Impressum hinterlegt ist.
  • Hinweis: Fehlende (System-)Terminarten können in der Administration aktiviert werden. 

Übersicht über die Codes

  • BR – Betriebsruhe
  • E – Editiert (Grund im Mouse-Over)
  • EZ – Elternzeit
  • F – Feiertag
  • FH – Schule/Uni
  • K – Krank
  • KK – erkranktes Kind
  • M – Mobile Zeiterfassung
  • MS – Mutterschutz
  • RZ – Ruhezeit unterschritten
  • S – Soll editiert (Grund im Mouse-Over)
  • SU – Sonderurlaub
  • U – Urlaub

Erweitertes Tracking & Tracking-Indikator

Aufgaben-Timetracking

In der Aktionenleiste von Aufgaben können Sie über den Button „Timetracking starten/stoppen“ erfassen, wie viel Zeit in ein spezifisches Projekt fließt.

  • Favoriten: Markieren Sie häufige Tätigkeiten (z. B. „E-Mail-Bearbeitung“) als Favorit-Aufgabe, damit diese direkt im Dropdown der Zeiterfassungsbox erscheinen.
  • Seitenleiste: Im Bereich „Aufgaben“ der Seitenleiste sehen Sie, wer gerade an welchem Ticket arbeitet.

Tracking Indikator (Dashboard-Widget)

  • Funktion: Er berechnet das Verhältnis von „getrackter Zeit“ (Aufgaben/Termine) zur „erfassten Arbeitszeit“. Das Widget legen Sie im Dashboard über das Plus → Dashboard-Statistiken → Tracking Indikator an. 
  • Tracking-Hinweis: Unter Benutzer → Tab Einstellungen → Sonstiges kann ein Zeitwert hinterlegt werden. Arbeitet ein Nutzer, ohne eine Aufgabe zu tracken, erscheint nach Ablauf dieser Zeit ein Reminder-Popup.
  • Kein Doppeltracking: Falls gleichzeitig ein Termin stattfindet und eine Aufgabe getrackt wird, erkennt das System die Überschneidung und zählt die Zeit nur einfach.
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