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Trattative

Inhaltsverzeichnis

1. Trattative
2. Accedere al modulo Trattative
3. Configurare pipeline e fasi
4. Creare e gestire le trattative
5. Creare trattative dalle richieste del portale

1. Trattative

Trattative diventerà la nuova centrale operativa di onOffice enterprise. Qui, l’acquisizione e la commercializzazione degli immobili vengono collegate in modo intelligente, permettendoti di mappare l’intero processo di vendita degli immobili nella tua azienda. In questo modo avrai sempre una visione d’insieme del tuo business.

Il modulo Trattative è organizzato in cosiddette pipeline, nelle quali è possibile mappare diversi casi d’uso. A seconda delle tue esigenze, puoi ad esempio creare pipeline diverse per la vendita e la locazione di immobili, ma anche per diversi team o dipartimenti.

In ogni pipeline è possibile definire delle fasi che riflettono i vari passaggi del processo di vendita, che una trattativa attraversa dal contatto iniziale alla conclusione del contratto.

Attualmente esistono due tipi diversi di Pipeline: Pipeline proprietari con trattative per proprietari e Pipeline interessati con le trattative per gli interessati.

In una trattativa per il proprietario, mappi la comunicazione con il proprietario, la preparazione della commercializzazione e tutte le altre attività che devono essere svolte esattamente una volta per ogni immobile durante il processo di vendita. Per questo motivo, una trattativa per il proprietario viene collegata a un immobile.

In una trattativa per l’interessato, mappi la comunicazione con l’interessato, la sua qualificazione e tutte le altre attività che devono essere svolte separatamente per ogni interessato durante il processo di vendita. Per questo motivo, una trattativa per l’interessato viene collegata a un immobile e al contatto dell’interessato stesso.

2. Accedere al modulo Trattative

Al modulo si accede tramite la barra dei moduli a sinistra.

Affinché il modulo Trattative appaia nella barra dei moduli, è necessario disporre del diritto utente “Trattative”. Puoi assegnare questo diritto, come di consueto, su Extra > Impostazioni > Diritti . Qui puoi anche definire chi nella tua azienda può creare e modificare le pipeline.

3. Configurare pipeline e fasi

Le pipeline costituiscono la base per i tuoi diversi modelli di business, ad esempio per la vendita o l’acquisizione.

Diritto utente richiesto: Creare/modificare la pipeline

Per poter utilizzare il modulo Trattative, devi innanzitutto creare una pipeline.

Creare una nuova pipeline

Seleziona “Crea nuova pipeline” nella scelta delle pipeline in basso.

Dati di base

Assegna un nome (ad esempio, “Interessato acquisto”) e seleziona il tipo di pipeline (proprietario o interessato). Il nome può essere modificato in seguito, ma il tipo non può più essere cambiato. Le pipeline interessati possono essere configurate per la creazione di trattative a partire dalle richieste del portale.

Permessi

Nella sezione Permessi stabilisci quali utenti hanno accesso alle trattative della pipeline e quale ruolo ricoprono (proprietario, creatore, esecutore o lettore).

I proprietari possono leggere, creare, modificare ed eliminare le trattative,
I creatori possono leggere, creare e modificare le trattative.
Gli esecutori possono leggere e modificare le trattative.
I lettori possono solo leggere le trattative.
Se un utente non ha alcun ruolo nella pipeline, non può vederla a meno che non abbia il diritto di utente generale “Creare/modificare pipeline”.

Quando si crea una nuova pipeline, il proprio utente viene automaticamente preselezionato con il ruolo di Proprietario. Questo evita che, dopo aver creato una pipeline, non sia possibile visualizzarvi le trattative per errore. Prima di salvare, è possibile modificare o eliminare questa voce come di consueto.

Oltre agli utenti, è possibile aggiungere anche gruppi di uffici o di regioni.

Per impostazione predefinita, tutti gli utenti/gruppi di uffici ereditano i diritti del gruppo/regione di livello superiore. Tuttavia, è possibile definire ruoli diversi per i singoli utenti di un gruppo. Questa assegnazione individuale prevale sul diritto generale di gruppo.

Esempio: Si assegna il diritto di “Lettore” a un gruppo di uffici. Tuttavia, è possibile assegnare esplicitamente a un utente specifico di questo gruppo il diritto di “Esecutore”.

È anche possibile revocare i diritti dei singoli utenti di un gruppo utilizzando l’opzione “Nessun accesso”, in modo che non possano vedere la pipeline, anche se il resto del gruppo ha accesso.

Le regioni, i gruppi e/o gli utenti corrispondenti possono essere ricercati tramite il campo di immissione “Aggiungi autorizzazione”.

Conferma cliccando su “Crea pipeline”. Verrai quindi reindirizzato automaticamente alla nuova pipeline e potrai definire il nome della prima fase.

Puoi modificare il nome e i permessi della pipeline in qualsiasi momento utilizzando l’ icona dell’ingranaggio in alto a destra.

Puoi selezionare le pipeline create nel menu di scelta (in alto a sinistra), purché tu disponga dell’accesso corrispondente.

Tramite l’icona della stella nel menu a discesa della pipeline, puoi anche impostare una pipeline preferita. Questa pipeline viene aperta per impostazione predefinita al richiamo del modulo Trattative. Con un ulteriore clic sull’icona, puoi rimuovere il preferito.

Archiviare le pipeline

È possibile archiviare le pipeline non più attive, in modo da concentrarsi sulle attività quotidiane correnti.

Cosa succede durante l’archiviazione? La pipeline scompare dall’elenco delle pipeline attive e viene spostata nella nuova sottocartella “Pipeline archiviate”. Le trattative già in corso in questa pipeline possono continuare a essere gestite normalmente. Tuttavia, in questa pipeline non sarà più possibile creare nuove trattativeo spostarvi quelle esistenti. Inoltre, vengono rimossi i collegamenti automatici alle richieste del portale.
Ripristino: È possibile riattivare in qualsiasi momento una pipeline archiviata tramite l’icona a forma di ingranaggio (“Ripristina pipeline”). Tieni presente che in seguito sarà necessario riconfigurare le richieste dai portali nelle pipeline interessati.

Personalizzazione delle fasi

Ogni pipeline è composta da fasi (rappresentate come colonne), che puoi configurare individualmente usando l’icona dei tre punti in alto a destra. Lì puoi anche creare ulteriori fasi.

Si possono creare al massimo 20 fasi per pipeline. L’ordine delle fasi può essere modificato mediante trascinamento. In ogni fase (eccetto “Trattativa vinta” e “Trattativa persa”) sono disponibili le seguenti opzioni di configurazione:

Nome: Scegli un titolo significativo per la fase, ad esempio un titolo che descriva le attività da svolgere nella fase (ad esempio “Preparazione commercializzazione”). In alternativa, puoi descrivere anche gli obiettivi intermedi raggiunti (ad esempio, “Visita programmata”).
Tempo massimo di durata: Stabilisci quanto tempo una trattativa debba rimanere al massimo in quella fase. Il giorno in cui scade il tempo massimo definito, la trattativa viene contrassegnata come “in scadenza oggi”, e successivamente come “scaduto”.
Checklist: Aggiungi i compiti per definire le attività necessarie in questa fase. Se desideri, contrassegnali come “obbligatori” affinché la trattativa possa essere spostata alla fase successiva solo quando il compito è completato. Nella scheda della trattativa e nella visualizzazione dettagliata, una barra di avanzamento colorata mostra lo stato attuale delle attività della checklist.

4. Creare e gestire le trattative

Creare una nuova trattativa

Ruolo necessario: Proprietario o creatore

Apri la pipeline desiderata. Clicca nella prima fase su “+ Crea nuova trattativa” o sul segno più in alto a sinistra.

Collegamento: Collega un immobile e (per le trattative interessati) un contatto come “interessato”. Digita semplicemente un termine di ricerca adeguato nel campo di inserimento (ad esempio, l’indirizzo dell’immobile o il nome o il cognome del contatto). La ricerca si affina a ogni carattere inserito. Ogni immobile può essere assegnato a una sola trattativa per il proprietario. Differenti trattative per gli interessati non possono essere collegate contemporaneamente allo stesso immobile e allo stesso interessato.

Valori: Se necessario, inserisci il valore della trattativa, la provvigione, la data di chiusura prevista e la probabilità chiusura contratto in percentuale.
Assegna la responsabilità e inserisci l‘esecutore della trattativa. Il nostro consiglio: Il responsabile ha la responsabilità generale della trattativa ed è il referente centrale. L’Incaricato lavora attivamente e operativamente ai compiti delle trattative. Responsabile ed esecutore possono essere sostituiti in seguito nella vista dettagliata della trattativa.
Dopo il salvataggio, la trattativa viene visualizzata come scheda nella pipeline. Le nuove trattative possono essere create anche direttamente da un contatto o da un immobile tramite il pulsante “Crea trattativa” nella barra delle azioni.
Informazioni rapide tramite funzione hover Nella vista “Pipeline” è possibile visualizzare i dettagli relativi ai potenziali clienti o agli immobili senza uscire dalla pagina. Per farlo, basta passare con il mouse sul nome riportato sulla scheda della trattativa.
Trattative interessati: Mostra il numero cliente, il nome, l’azienda e l’indirizzo dell’interessato.
Trattative proprietari: Mostra il numero dell’immobile, il titolo e l’indirizzo dell’immobile.
Visibilità delle trattative in base ai diritti di accesso: La visualizzazione “Pipeline” tiene conto delle tue autorizzazioni di lettura relative a contatti e immobili Le trattative i cui record associati non sono accessibili in lettura vengono automaticamente nascoste. Ciò vale anche per il conteggio degli interessati nelle trattative proprietario.
La nuova trattativa viene visualizzata come prima trattativa nella prima fase della pipeline.
- Nota: Ciò non vale per le trattative generate in modo automatico, ad esempio tramite una richiesta del portale . Queste vengono posizionate come ultima trattativa nella prima fase di una pipeline.

Aprire la vista dettagliata

Ruolo necessario: Proprietario, creatore, elaboratore o lettore

La vista dettagliata si apre come una pagina a tutto schermo separata e strutturata nel modulo “Trattative”, anziché in una finestra pop-up. Ciò vale anche per le visualizzazioni filtrate e il cestino.

Navigazione con breadcrumb: In alto a sinistra viene visualizzato il percorso esatto (ad es. Pipeline / Immobile / Trattativa). È possibile cliccare direttamente sui livelli superiori (non vale per il Cestino).
Posizionamento dei pulsanti di azione: I pulsanti Modifica, Ripristina o Elimina sono ben visibili in alto a destra

Aprire il menu contestuale

Ruolo necessario: Proprietario, creatore, elaboratore o lettore

Cliccando sull’icona a tre punti nella scheda della trattativa, hai accesso rapido a informazioni e funzioni importanti.

Spostare la trattativa ad un’altra fase

Ruolo necessario: Proprietario, creatore o elaboratore

Una trattativa può essere spostata in un’altra fase tramite Drag-and-Drop della scheda o tramite la selezione della fase nella vista dettagliata. Le trattative nelle fasi “Trattativa vinta” e “Trattativa persa” non possono essere spostate.

Spostando le trattative in queste fasi, avrai la possibilità di spostare automaticamente le trattative legate allo stesso interessato o allo stesso immobile in “Trattativa persa” e di modificare lo stato dell’immobile. In questo caso, i campi “Stato”, “Stato 2 (dettaglio)” e “Stato commercializzazione” vengono adattati.

Una trattativa può essere spostata alla fase successiva solo se sono stati completati tutti i compiti obbligatori della fase corrente descritti nella checklist e se non sono state saltate fasi con compiti obbligatori. I cambi di fase non consentiti, ad es. a causa di compiti obbligatori non completati, vengono visualizzati nella vista pipeline con un messaggio di errore, mentre nel menu a discesa dei dettagli le fasi di destinazione non consentite sono disattivate.

Crea un’attività dalla lista di controllo

Se si dispone dei diritti per modificare la trattativa e il modulo Compiti è attivo, è possibile creare un compito globale direttamente da una voce aperta della checklist presente nella trattativa:

Creazione: Passa il mouse sull’elemento della checklist e clicca sul pulsante «Crea compito» (icona: Freccia in alto a destra). Il compito si apre in una nuova scheda del browser.
Precompilazione automatica: Il sistema compila il nuovo incarico con i dati della trattativa: Titolo (Deal D#<ID>: <Checklistentext>), responsabilità, elaboratore, immobile e relativo contatto (proprietario principale nel caso trattative proprietari, interessati nel caso di trattative interessati).
Collegamento e blocco: Nel corso del compito verrà inserito un messaggio di sistema con un link collegato alla trattativa. Nella trattativa, il pulsante si trasforma in modo permanente in un’etichetta grigia “Compito” con un link diretto al compito. La creazione multipla rimane disabilitata finché il compito non viene eliminato nel modulo Compiti.

Ordine e filtri

Ruolo necessario: Proprietario, creatore, elaboratore o lettore

Sequenza: Utilizzando l’icona di ordinamento in ogni fase, le trattative possono essere ordinate in ordine crescente o decrescente in base a criteri quali “Ultima azione”, “Tempo di consegna rimanente” o “progresso dell’elaborazione”.

Filtri: Utilizza l’icona dell’imbuto in alto a destra per limitare la visualizzazione in base a immobili, interessati, responsabili o elaboratori.
I filtri attivi sono contrassegnati da un puntino sull’icona del filtro.
Tramite l’icona “Reimposta” alla sua destra è possibile resettare i filtri e l’ordinamento.

Modifica trattativa

Ruolo necessario: Proprietario, creatore o elaboratore

Nella schermata dettagliata di una trattativa è possibile apportare modifiche alla trattativa stessa. È possibile modificare le caratteristiche della trattativa selezionando “Modifica”. Gli immobili collegati o gli interessai possono essere sostituiti in modo flessibile in questa schermata, analogamente alla finestra di dialogo di creazione. Cliccando sulle schede di immobili/contatti si apre un riquadro informativo compatto che consente di eseguire azioni dirette (ad es. inviare un’Email). Il posizionamento delle schede informative dipende dal tipo di trattativa. Nelle trattative interessati, il contatto è posizionato al primo posto; nelle trattative proprietari, invece, l’immobile sta al primo posto.

Attività della trattativa

Nella vista dettagliata di una trattativa viene visualizzata una cronologia delle attività che elenca tutte le azioni rilevanti (a partire dalla più recente). Tutte le azioni rilevanti di una trattativa vengono registrate come attività e possono essere visualizzate anche su“Extra >> Log”.

Quali attività vengono mostrate in una trattativa?

Azioni trattative dirette: Indipendentemente dai record associati, questo elenco include automaticamente tutte le attività generate da azioni dirette sulla trattativa stessa. Ciò vale anche nel caso in cui, al momento dell’operazione, non fosse associato alcun immobile o contatto alla trattativa.
Nella trattativa interessati: Qui vengono prese in considerazione le attività dell’interessato e dell’immobile. Vengono visualizzate tutte le attività e le voci di cronologia collegate sia all’interessato (contatto) che all’immobile della trattativa; devono tassativamente applicarsi entrambi i criteri per l’attività.
Nella trattativa proprietari: Qui vengono visualizzate tutte le voci di cronologia collegate all’immobile della trattativa. A tal fine non è necessario inserire un collegamento aggiuntivo a un contatto.

Ulteriori condizioni e funzioni per la visualizzazione

Nessun duplicato / Pulizia automatica: Per garantire chiarezza, le attività registrate più volte vengono automaticamente eliminate e visualizzate una sola volta. Se un’attività soddisfa più criteri (ad esempio, se è stata creata nell’ambito di una trattativa e allo stesso tempo è collegata all’immobile), nell’elenco verrà comunque visualizzata una sola volta.
Permessi: Le attività per le quali l’utente non dispone dei diritti di lettura, in base ai diritti associati ai record, rimangono nascoste. Vengono automaticamente filtrate e non vengono nemmeno visualizzate.
Identificazione visiva: Le attività future, come ad esempio gli appuntamenti, sono immediatamente riconoscibili a prima vista.
Interazioni: È possibile cliccare su qualsiasi attività per aprire la voce di cronologia in una finestra pop-up.

Note

Le osservazioni importanti possono essere inserite direttamente nella sezione “Attività” sotto forma di nota.

A tal fine, inserisci il testo nel campo di immissione e clicca su «Aggiungi nota». La nota compare immediatamente nell’elenco delle attività come tipo di azione “Nota”. Si prega di tenere presente che il campo di testo può contenere al massimo 200 caratteri e che il pulsante “Aggiungi nota” rimane disattivato finché il campo è vuoto.

Se l’ autorizzazione utente “Cronologia / Attività” dovesse essere disattivata a livello generale, le tue note rimarranno comunque visibili nell’elenco delle attività relative alla trattativa.

Rinviare la trattativa

Ruolo necessario: Proprietario, creatore o elaboratore

Nel menu contestuale di una scheda trattativa e nella vista dettagliata delle trattative, hai la possibilità di rinviare una trattativa indicando una data e un motivo (ad esempio, “In attesa di riscontro”). Verrà quindi nascosta nella pipeline fino alla data inserita. Per le trattative rinviate è possibile modificare o annullare il rinvio. Se necessario, è possibile visualizzare le trattative rinviate per ogni fase tramite “Mostra trattative rinviate”.
Mostra trattative rinviate: Nella vista dettagliata di una trattativa rinviata viene visualizzato quale utente l’ha sospesa per ultimo.

Spostare una trattativa nel cestino

Ruolo necessario: Proprietario, creatore o elaboratore

Nella vista dettagliata di una trattativa, è possibile spostare questa nel cestino.

Tuttavia, ciò non significa che la trattativa sia stata eliminata definitivamente, ma solo che è stata contrassegnata per l’eliminazione e bloccata per ulteriori modifiche. Tramite l’icona dell’ingranaggio in alto a destra nella vista pipeline, puoi aprire il cestino e, se necessario, ripristinare la trattativa dal cestino.

Eliminare definitivamente la trattativa

Ruolo necessario: Proprietario

Nel cestino puoi eliminare in modo permanente le trattative singolarmente (tramite il menu contestuale della trattativa o la visualizzazione dettagliata) oppure a seconda del mese. Nella schermata di dettaglio di una trattativa nel cestino, i pulsanti di azione in alto a destra cambiano in “Ripristina” e “Elimina definitivamente”.

Apertura delle trattative interessati relative a una trattativa proprietari

Ruolo necessario: Proprietario, creatore, elaboratore o lettore

Il numero di trattative interessati collegate allo stesso immobile di una trattativa del proprietario viene visualizzato sulla sua scheda e nella vista dettagliata della trattativa.

Se ti trovi in una trattativa proprietario e clicchi sugli interessati collegati (Deepdive), il percorso verrà visualizzato nella parte in alto a sinistra dello schermo (breadcrumb). Sono visibili link separati e cliccabili relativi all’immobile o alla trattativa proprietario e alla pipeline dagli interessati. In questo modo, con un solo clic potrai tornare direttamente alla pagina di dettaglio desiderata, senza dover passare per i menu. Inoltre, nella vista dettagliata di una trattativa proprietario è presente un link diretto alle trattative interessati.

Creare appuntamenti in una trattativa

È possibile creare appuntamenti direttamente da una trattativa, senza interrompere il flusso di lavoro. Questa funzione è disponibile sia nel menu contestuale della scheda della trattativa che nella vista dettagliata.

Precompilazione automatica: Il contatto associato (interessato o proprietario) e l’immobile vengono inseriti automaticamente nella finestra pop-up dell’appuntamento.
Selezione del proprietario: In caso di più proprietari, per l’appuntamento viene scelto quello che viene visualizzato anche sulla scheda della trattativa.
Nella vista dettagliata di una trattativa interessato, oltre a un appuntamento con l’interessato, è possibile creare anche un appuntamento con il proprietario, se quest’ultimo è associato all’immobile.

5. Creare trattative dalle richieste del portale

È possibile configurare le pipelines interessati per la creazione automatica di trattative a partire dalle richieste dei portali.

Configurazione della creazione automatica delle trattative

L’automazione consente di registrare le richieste dai portai elaborate tramite il Manager delle richieste direttamente come “trattative” in una pipeline. Questa funzione è disponibile esclusivamente per le pipeline interessati.

Guida passo dopo passo

Attivazione: Nella configurazione della pipeline (scheda “Richieste portale”) è necessario attivare l’opzione “Attiva automazione per questa pipeline”.
Limitazione in base a criteri: Per distribuire le trattative in modo mirato tra le diverse pipeline, è possibile filtrare la creazione in base alle seguenti caratteristiche.
- Caselle di posta: Seleziona tutte le caselle di posta assegnate al proprietario/creatore della pipeline con il manager delle richieste attivo oppure effettua una selezione personalizzata.
- Portali: La creazione può essere limitata a portali specifici attivi nel manager delle richieste.
- Tipo di commercializzazione: Specificare per quali tipi di commercializzazione dell’immobile (ad es. vendita o affitto) devono essere create delle trattative in questa pipeline.
- Tipologia di contatto: Limita la creazione a determinati tipi di contatto del contatto richiedente [non ancora disponibile].

Prevenzione dei conflitti di configurazione

Durante la configurazione, il sistema verifica automaticamente se vi sono sovrapposizioni con altre pipeline.

Avviso: Se una combinazione di portali, caselle di posta e altri criteri è già attiva in un’altra pipeline, viene visualizzato un avviso.
Blocco di memoria: In caso di sovrapposizione parziale o totale, non è possibile completare la configurazione per evitare la creazione di deal duplicati.

Procedura per la creazione di una trattativa

Non appena il manager delle richieste è riuscito ad associare correttamente una richiesta del portale a un contatto, viene avviato il processo di creazione della trattativa.

Momento temporale– Al massimo un minuto dopo l’elaborazione nel manager delle richieste.
Fase – Le nuove trattative vengono sempre inserite nella prima fase della pipeline.
Univocità – Una trattativa viene creata solo se non esiste ancora una trattativa aperta per la combinazione di interessato e immobile.
Responsabilità – L’utente assegnato alla casella di posta destinataria nel manager delle richieste viene registrato come responsabile.

Informazioni sulla provenienza nella trattativa

Ogni trattativa generata automaticamente riceve informazioni relative alla sua creazione:

Origine del sistema: Viene compilato automaticamente con “Manager delle richieste”.
Origine (Portale): Contiene il nome del portale da cui proviene la richiesta.

Questi campi sono visibili nella scheda dettagliata dell’offerta .

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