DSGVO

Grundlegendes

Ganz generell, die neue Datenschutz-Grundverordnung – kurz DSGVO, gilt in der EU seit dem 25.05.2018 und bezieht sich auf die Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Angaben wie z.B. die Büroadresse von „juristischen Personen“ wie Notaren und Anwälten fallen nicht unter die DSGVO.

Hinweis:

Welche Daten in welchen Fällen gespeichert werden können/dürfen/müssen, kann von onOffice nicht automatisiert getroffen werden. Die folgenden Angaben müssen von ihnen selbst entschieden und gesetzt werden.

Der DSGVO-Status und das „Speichern-Bis-Datum“ werden in onOffice enterprise edition genutzt, damit Sie einfacher die Adressdatensätze für einen DSGVO konformen Umgang organisieren können.

Zur Unterscheidung welche Adressen betroffen sind und welche nicht, dient in onOffice enterprise edition primär der neue DSGVO-Status, der in alle Adressdatensätze aufgenommen wurde.
Die Nichtbetroffenen bekommen als DSGVO-Status “ Ignorieren“, die Betroffenen teilen sich auf in „Speicherung widerrufen“, „Speicherung zugestimmt“ und „Keine Angabe“.

„Keine Angabe“ als DSGVO-Status ist ein Sonderfall, er umfasst alle noch nicht bearbeiteten Adressdatensätze.

Parallel dazu gibt es die neuen Felder „Speichern-Bis-Datum“ und „Speichern-Bis-Grund“. Hier wird primär für die Adressen mit DSGVO-Status „Keine Angabe“ das Datum und der Grund für die Speicherung angegeben. Primär, weil auch bei Adressen mit dem DSGVO-Status “ Speicherung widerrufen“ eine zeitlich begrenzte Speicherung möglich/notwendig sein kann.

Zur Speicherung von personenbezogenen Daten gehört immer die Information über „das und was“ gespeichert wird sowie die allgemeinen Hinweise. Hierfür bietet onOffice enterprise edition den Einverständnis-Assistenten.

Adressen