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Adressen

Dubletten

Dubletten in Adressdatenbestand sind manchmal gewünscht und manchmal nicht. Wir unterscheiden zwei Fälle. Zum einen sind Dubletten vorhanden? Und zum anderen das Auflösen von Dubletten.

Potentielle Dublette?

Beim Anlegen von Adressdatensätzen wird in enterprise eine Prüfung durchgeführt und wenn eine mögliche Dublette entstehen könnte, wird eine Meldung angezeigt. Sie können dann entscheiden „Adresse trotzdem anlegen“ oder „bestehende Adresse“ nutzen.

Eine Dublette entsteht dann, wenn es mehrere „gleiche“ Adressdatensätze gibt. Eine Dublette ist damit nicht der 2. oder 3. „gleiche“ Adressdatensatz zu einem bestehenden, sondern einfach nur das mehrfache Vorhandensein.

Als Kriterium gilt in diesem Fall eine der folgenden Übereinstimmungen mit dem angelegten Datensatz:

  • Gleicher Vor – und Nachname
  • Gleicher Vor – und Nachname in den Stammdaten2
  • gleiche Straße und Ort und Nachname

Beim Bestätigen der Meldung öffnet sich ein Popup mit der Liste der gefundenen Adressdatensätze. Dabei gibt es die einfache Dublettenprüfung und die erweiterte Dublettenprüfung. Bei der erweiterten Dublettenprüfung wird über alle Adressen geprüft, unabhängig vom Leserecht – Adressdetails sind dabei nicht einsehbar.

Die einfache / erweiterte Dublettenprüfung wird über die Grundeinstellungen Extras>>Einstellungen >>Grundeinstellungen >> Sonstiges geändert.

Im folgenden Popuperscheinen die Datensätze, die zu einer Dublette führen könnten. Über die Lupe können Sie sich weitere Details des Datensatzes ansehen.

Sie können einen bereits bestehenden Datensatz auswählen und dann mit diesem Adressdatensatz weiterarbeiten. Die eingebenden Daten werden dann „verworfen“.

Wenn Sie sich sicher sind, dass keine Dublette vorliegt -oder eine solche beabsichtigt ist – und die neu eingegebenen Daten als neuer Adressdatensatz angelegt werden sollen, dann klicken Sie bitte auf “neuen Datensatz behalten“.

dublettenpruefung popup

Mit der erweiterten Dublettenprüfung werden auch Adressen geprüft, auf die Sie kein Lesezugriff haben. Es werden nur die angezeigten Daten der Adresse gelistet, eine Lupenvorschau ist nicht verfügbar. Mit einem Klick auf die Kundennummer können Sie den Adressdatensatz öffnen.

Datensätze für die Sie Leserecht besitzen sind grün markiert, Adressdatensätze für die Sie kein Leserecht haben werden in grau markiert.
Für letztere können Sie beim Adressbetreuer ein Leserecht beantragen über „Zugriff erfragen“ im grauen Feld. Der Adressbetreuer erhält eine E-Mail mit Ihrer Anfrage plus den Kontaktdaten und kann dann den Zugriff erlauben.

erweiterter dublettencheck

Dubletten suchen / auflösen

Ein bestehender Adressdatenbestand kann Dubletten enthalten. Um diese zu finden und gegebenenfalls zu bereinigen muss eine Suche nach Dubletten durchgeführt werden.

Das Ergebnis der Suche wird in einem Popup angezeigt.

Auch hier gibt es 2 Fälle, die Suche nach Dubletten zu einem bestimmten Adressdatensatz und die allgemeine Suche nach möglichen Dubletten über mehrere Adressdatensätze.

Aus der Detailansicht in einem Adressdatensatz können Sie über Aktionenleiste >> Weitere Aktionen >> Dublettenprüfung prüfen, ob ein Dublette vorliegt und welche weiteren Adressdatensatz „gleich“ sind.
Die erweiterten Dublettenprüfung werden unabhängig vom Leserecht alle Adressdatensätze durchsucht, das Ergebnis sieht jedoch so aus wie beim Anlegen von Adressen. Ein auflösen der Dublette ist hier NICHT möglich.

Die Suche nach möglichen Dubletten kann über Aktionen >> Adressaktionen >> Dubletten aufgerufen werden, sofern Sie das Benutzerrecht „Dublettenprüfung aufrufen“ besitzen.
Dabei werden nur die Adressen geprüft, auf die Sie Leserecht besitzen, auch bei der erweiterten Dublettenprüfung.

Suchergebnis

Die Ansicht beginnt mit der ersten gefunden Dublette. Mit den Vor- und Zurückpfeilen gelangt man zur nächsten, bzw. vorhergehend gefundenen Dublette.

Für jede gefundene Dublette, werden alle damit übereinstimmenden Adressdatensätze gelistet. Die Lupenfunktion Icon für Vorschau bietet eine Vorschau, über das Bearbeiten-Icon Bearbeiten Symbol kann man den gewünschten Datensatz in einem neuen Fenster aufrufen.

Ausschließen von der Dublettenprüfung

Über das „Verknüpfung lösen Symbol“ Einheit lösen können einzelne Adressdatensätze von der Suche ausgeschlossen werden. Sie können jederzeit über die Einstellungen der Dublettenprüfung diese Datensätze für die Dubletten-Prüfung wieder aktivieren.

Hinweis:

Bei der erweiterten Dublettensuche aus einem Adressdatensatz heraus, werden alle Adressdatensätze durchsucht und das Ergebnis wie beim Anlegen einer Adresse gezeigt. Ein auflösen der Dublette ist hier NICHT möglich.

Auflösen von Dubletten

Sieht die Ergebnisliste der Dublettensuche wie im folgenden Bild aus, können Sie diese auch auflösen, die Adressen also zusammenfassen.

Zusammenfassen

In der Spalte „Behalten“ wird die Adresse ausgewählt, in die die Daten überführt werden sollen. In dieser Zeile sind dann keine „Überführen-Buttons“ mehr vorhanden.

Hinweis:

Es findet direkt eine Übertragung statt. Diese kann NICHT rückgängig gemacht werden.

Nach dem Übertragen ist der Button inaktiv.

Über das Mülleimer Symbol können nicht mehr benötigte Datensätze – wenn das entsprechende Recht dazu vorhanden ist – dann direkt gelöscht werden.

Konfiguration

Die Kriterien wann eine Adresse als mögliche Dublette gilt ist hierbei konfigurierbar. Über das Schraubenschlüsselsymbol Schraubenschlüssel Symbol öffnen Sie die Konfiguration.

Hinweis:

Diese Einstellungen gelten nur für die Suche bei einem (für die einfache Dublettenprüfung) sowie mehreren Adressdatensätzen. Diese gelten jedoch nicht für die Dublettenprüfung beim Anlegen von Adressen.

Die Kriterien gelten für alle Benutzer.