Überblick und Einrichtung

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Überblick
Einrichtung
Automatisches “Speichern-Bis-Datum”
Widgets

Überblick

Hinweis:

onOffice macht keine verbindliche Rechtsberatung. onOffice löscht keine Daten automatisch.
Der hier beschriebene Workflow basiert auf der EU Datenschutz-Grundverordnungen (DSGVO).

Der DSGVO Zustand einer Adresse speichert, ob die DSGVO für die Adresse greift und welchen Wunsch (Zustimmung oder Löschung) zur Speicherung die Person angegeben hat. Neben dem Wunsch gibt es Gründe (Schutz der Courtage) und Pflichten (Steuergesetz etc.) die Daten für eine bestimmte Zeit zu speichern (“Speichern-Bis” Felder in den Adressen).
Aus dem Wunsch und den Gründen/Pflichten ergibt sich der DSGVO-Zustand der Adresse und damit können Sie die nötigen Schritte unternehmen.

Nach dem die grundlegende Einrichtung erfolgt ist, helfen Ihnen die folgenden Funktionen in onOffice enterprise edition dabei, ihre Adressen entsprechend dem DSGVO-Zustand zu organisieren.

Einverständnis-Assistent: Mit einem Klick kann das Einverständnis des Interessenten/der Interessentin zur Speicherung seiner Daten erfragen werden. Dabei werden ihm gleichzeitig die Information über die gespeicherten Daten gegeben. Beides wird automatisch in Ihrer Datenbank gespeichert.
Überwachung der Daten im Live-Betrieb: Nach dem Archivieren einer Immobilie scannt onOffice enterprise edition alle verknüpften Interessentendatensätze. Ist ein Interessent nicht mit weiteren aktiven Immobilien verbunden, wird ein “Speichern-Bis-Datum” gesetzt.
DSGVO-Widgets: Listenwidgets im Dashboard bieten eine Übersicht über bestimmte DSGVO-Zustände und die entsprechenden Adressdatensätze. Die erforderlichen Schritte können darüber ausgeführt werden.

Einrichtung

Damit neue Adressen direkt für den DSGVO Workflow vorbereitet sind und die bestehenden Adressen für eine Speicherung der Daten angeschrieben werden können, sind einige grundlegende Einstellungen nötig.

Einstellungen zu den allgemeinen Hinweisen für das Speichern der Daten

Das Formular wird im Einverständnis-Assistent und wenn aktiviert in der Adressvervollständigung genutzt. Es wird zusammen mit der Angabe des Adressaten in den Aktivitäten des Adressdatensatzes hinterlegt.

Rufen Sie die Grundeinstellungen Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen auf und wechseln Sie auf den Tab “DSGVO”. Überprüfen, korrigieren und ergänzen Sie die Angaben. Beachten Sie dabei die aktuellen Gesetztesvorgaben, z.B. müssen Firmen in Deutschland einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn mehr als 10 Mitarbeiter mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.

Eine passende PDF-Vorlage als Basis ist hinterlegt. Sie können eine eigene Vorlage einbinden oder ein komplettes eigenes fertiges Hinweisformular nutzen. Wenn Gruppen eingerichtet sind, kann dort ein entsprechendes externes PDF-Hinweisformular hinterlegt werden.

Sofern Sie das Mehrsprachen-Modul nutzen, können Sie alle Texte mehrsprachig eintragen. Nutzen Sie hierzu den Sprachenselektor in der unteren Aktionenleiste. Maßgeblich ist hierbei die Sprache der Empfänger-Adresse.

Bei fehlende Eingaben in anderen Sprachen wird der Text der System-/Hauptsprache als Fallback verwendet.

Automatisches “Speichern-Bis-Datum”

Beim Archivieren einer Immobilie prüft das System alle zugeordneten Interessenten, wenn der Adressdatensatz bei keiner weiteren aktiven Immobilie als Interessent vorhanden ist, wird das “Speicher-Bis-Datum” gesetzt. Adressen, die der Speicherung der Daten zugestimmt haben werden ebenfalls ausgenommen.

Wechseln Sie in die Grundeinstellungen “Extras >> Einstellungen >> Grundeinstellungen auf den Tab “Allgemein” und suchen Sie die Kategorie “DSGVO-Funktionen”. Aktivieren Sie die Funktion zum Setzen des “Speichern-Bis-Datum” und wählen Sie einen Zeitraum, den die Adressdaten nach der Vermarktungsphase noch gespeichert bleiben sollen. Der Filter ist optional und muss im ersten Schritt nicht ausgewählt werden.

Widgets

Die Widgets können Sie wie gewohnt hinzufügen, die Konfiguration wird bei den Dashboard-Widgets erklärt.

Adressen