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Contactos

Vista general y configuración inicial

Resumen

Nota:

onOffice no ofrece asesoramiento jurídico vinculante. onOffice no elimina los datos automáticamente. 
El flujo de trabajo aquí descrito se basa en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE.

El estado del RGPD de una contacto almacena si el RGPD se aplica al contacto y qué deseo (consentimiento o eliminación) de almacenamiento ha indicado la persona. Además del deseo, existen razones (protección de la tasa de intermediación) y obligaciones (legislación fiscal, etc.) para guardar los datos durante un determinado periodo de tiempo (campos “guardar hasta” en los contactos).
El estado de RGPD del contacto resulta del deseo y de los motivos/deberes y puede tomar las medidas necesarias.

Una vez realizada la configuración inicial básica, las siguientes funciones de onOffice enterprise edition le ayudarán a organizar sus contactos de acuerdo con el estado del RGPD.

  1. Asistente para el consentimiento: Con un solo clic, se puede solicitar el consentimiento del interesado para el almacenamiento de sus datos. Al mismo tiempo, se le da la información sobre los datos almacenados. Ambos se guardan automáticamente en su base de datos.
  2. Seguimiento de los datos en directo: Después de archivar un inmueble, onOffice enterprise edition escanea todos los registros de clientes potenciales vinculados. Si un cliente potencial no está conectado a ningun otro inmueble activo, se establece una fecha de “guardar hasta”.
  3. Widgets RGPD: Los widgets de la lista en el panel de control proporcionan una visión general de los estados específicos del RGPD y los registros de contactos correspondientes. A través de ella se pueden realizar los trámites necesarios.

Configuración inicial

Para que los nuevos contactos se preparen directamente para el flujo de trabajo del RGPD y para que los contactos existentes se escriban para el almacenamiento de datos, son necesarios algunos ajustes básicos.

Configuración de las notas generales para guardar los datos

El formulario se utiliza en el asistente de consentimiento y, si está activado, en el formulario de actualización del contacto. Se almacena en las actividades del registro de contactos junto con la información del destinatario.

Acceda a los ajustes básicos Extras >> Configuración >> Ajustes básicos y cambie a la pestaña “RGPD”. Compruebe, corrija y complete la información. Respete los requisitos legales vigentes; por ejemplo, las empresas alemanas deben nombrar un responsable de la protección de datos si hay más de 10 empleados implicados en el tratamiento de datos personales.

Se proporciona una plantilla PDF adecuada como base. Puede integrar su propia plantilla o utilizar su propio formulario de notificación completo ya preparado. Si se han creado grupos, se puede almacenar allí el correspondiente formulario de notificación PDF externo.

Si utiliza el módulo multilingüe, puede introducir todos los textos en varios idiomas. Para ello, utilice el selector de idioma de la barra de acciones inferior. El idioma del contacto destinatario es decisivo en este caso.

En caso de que falten entradas en otras lenguas, se utiliza el texto de la lengua del sistema/principal como alternativa.

Guardar la fecha automáticamente

Al archivar un inmueble, el sistema comprueba todos los interesados asignados; si el registro del contacto no existe como interesado para ninguna otra propiedad activa, se establece el “guardar hasta la fecha”. También se excluyen los contactos que han consentido el almacenamiento de datos.

Vaya a los ajustes básicos “Extras >> Configuración >> Ajustes básicos ” en la pestaña “General” y busque la categoría “Funciones del RGPD”. Active la función para establecer la “Fecha de almacenamiento” y seleccione un periodo de tiempo en el que los datos de la dirección deben permanecer almacenados después de la fase de comercialización. El filtro es opcional y no es necesario seleccionarlo en el primer paso.

Widgets

Puedes añadir los widgets como siempre, la configuración se explica en los widgets del panel de control.