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Contactos

Manejo de la protección de datos

Consentimiento para el almacenamiento de datos / Asistente de consentimiento

Para obtener el consentimiento para almacenar los datos de sus clientes potenciales, es necesario cumplir con la “obligación de informar sobre el almacenamiento de datos”. El documento, que el cliente potencial debe confirmar, es generado automáticamente por onOffice, siempre que haya introducido toda la información necesaria. Se almacena junto con la decisión del destinatario en las actividades del registro de contactos.

El conocido formulario de actualización del contacto ya ofrece la posibilidad de visualizar los datos almacenados, se amplía con la consulta de almacenamiento y el formulario de sugerencias.

Además de la pregunta sobre el almacenamiento de los datos, pueden utilizar la casilla “Mostrar todos los datos personales” para mostrar los datos básicos del contacto, independientemente de la configuración de los datos visibles en el formulario de actualización del contacto.

La persona recibe un correo electrónico en el que se le pide que compruebe sus datos y se le pregunta si está de acuerdo con que se almacenen. Este consentimiento se guarda automáticamente en el campo “Estado del RGPD” del registro de datos del contacto. Además, se crean las entradas de actividad correspondientes y el agente recibe una notificación al respecto.

El asistente de consentimiento del widget correspondiente envía el correspondiente correo electrónico a los contactos seleccionados, siempre que haya una dirección de correo electrónico almacenada.

Elementos para el RGPD

El estado del RGPD de un contacto almacena si el RGPD aplica al contacto y qué deseo (consentimiento o eliminación) de almacenamiento ha indicado la persona. Además del deseo, existen razones (por ejemplo, la protección de los honorarios de los agentes) y obligaciones (por ejemplo, la legislación fiscal, etc.) para almacenar los datos durante un determinado período de tiempo (campos “Fecha límite de almacenamiento” en los contactos). El estado del RGPD del contacto resulta de la solicitud y de los motivos/obligaciones. Esto constituye la base para los procesos posteriores con la ayuda de los widgets del RGPD.

Para poder determinar el estado RGPD del conacto, se han añadido los campos “Estado RGPD “, “Fecha límite de almacenamiento” y “Razón del límite de almacenamiento” a la categoría de gestión de registros de contactos.

Estado del RGPD

El estado del RGPD se establece como “no especificado” al principio. Las personas que han consentido el almacenamiento de datos a través del asistente de consentimiento reciben automáticamente el estado RGPD “Autorización almacenamiento”, si el almacenamiento ha sido objetado, se establece el estado RGPD “Revocar almacenamiento”.

El RGPD no se aplica a las personas jurídicas, puede darles el estatus de RGPD “Ignorar”. Todas los contactos con este estatus RGPD no serán considerados en los pasos/procesos posteriores.

Fecha límite de almacenamiento y razón del límite de almacenamiento

Por un lado, el “Fecha límite de almacenamiento” se puede establecer manualmente si se requiere un determinado período de almacenamiento. Este puede ser el caso, por ejemplo, de compradores, vendedores o inquilinos. Por favor, indique siempre el motivo por el que se guarda (selección en “Razón del límite de almacenamiento”), esto facilitará la decisión posterior sobre la eliminación del contacto. Hay motivos predefinidos, que se pueden ampliar en la administración.
Atención, los contactos para las que la “Fecha límite de almacenamiento” se fijó manualmente, la “Fecha límite de almacenamiento” ya no se fijará automáticamente por razones de seguridad.
Cuando se borra el campo y se guarda, la fecha se establece automáticamente de nuevo.

Por otro lado, la “Fecha límite de almacenamiento” puede establecerse automáticamente si se ha configurado y activado.

Al archivar un inmueble, la “Fecha límite de almacenamiento” se establece automáticamente para todos los interesados que no estén interesados en ningún otro inmueble activo o que no tengan el estado de RGPD “Autorización almacenamiento”.

Si la persona vuelve a preguntar por una propiedad activa dentro del límite de tiempo y se introduce alguna de las actividades anteriores, la “Fecha límite de almacenamiento” se restablece a 0 (más exactamente 00.00.0000).

En este proceso, un registro de datos de contactos se cuenta como cliente potencial si hay una de las siguientes actividades con referencia a un inmueble:

  • Se puede concertar una cita con un inmueble
  • Existe una actividad con la característica de acción “Envío del exposé”
  • Se ha confirmado la revocación

Se excluyen todos los registros de contactos que:

  • Los propietarios/compradores/inquilinos de un inmueble son
  • Tener el título de “Empresa” y haber registrado un nombre de empresa
  • Que se asignan a un usuario
  • Haber configurado/cambiado manualmente la “Fecha límite de almacenamiento”

Widgets del RGPD

En su panel de control, puede colocar widgets que le permitan supervisar los datos de su contacto para determinados “estados del RGPD” y simplificar los siguientes pasos.
Los estados se forman a partir de los elementos descritos anteriormente y se depositan como filtros. El contenido de los widgets se define a través de filtros, también puedes sustituir el filtro por defecto por tu propio filtro. La configuración se encuentra en los widgets del panel de control.

  • RGPD – Asistente de consentimiento;
    Contenido: Aquí se mostrarán los registros cuya fecha de caducidad expira en los próximos 28 días y que tienen el estado RGPD “no especificado”. Se excluyen los contactos con los que se ha contactado en los últimos 14 días para el almacenamiento. Éstos volverán a aparecer en la lista después de los 14 días, siempre que la “Fecha límite de almacenamiento” no haya pasado.
    Pasos: Puede escribir a estos contactos de forma colectiva a través del widget utilizando el asistente de consentimiento para el almacenamiento de los datos. Los registros de contactos sin una dirección de correo electrónico almacenada se omiten.
  • RGPD – eliminación solicitada
    Contenido: Aquí se enumeran todos los contactos que no han aceptado explícitamente el almacenamiento (estado RGPD “eliminación solicitada”) y que no tienen una “Fecha límite de almacenamiento” en el futuro o 00.00.0000.
    Pasos: Puede seleccionar estos contactos colectivamente con unos pocos clics y luego eliminarlos. Atención: Antes de eliminar los datos, debe comprobar si existen razones para almacenarlos, por ejemplo, la legislación fiscal, la ley de lavado de dinero, etc.La vista previa ampliada de la lupa le ayuda a ello.
  • RGPD – Fecha límite de almacenamiento expirada;

    contenido: Aquí verá los registros cuyo período de conservación ha expirado y cuyo estado de RGPD es “No especificado” o “Se solicita la eliminación”.

    Pasos: Puede seleccionar estos contactos colectivamente con unos pocos clics y luego eliminarlos. Atención: Antes de eliminar los datos, debe comprobar si hay alguna razón para almacenarlos, por ejemplo, la ley fiscal, la ley de lavado de dinero, etc.La vista previa ampliada de la lupa le ayuda a ello.

Con los tres widgets, tiene la vista previa ampliada de la lupa a través de los iconos del ratón, con detalles adicionales para, por ejemplo, “Fecha límite de almacenamiento”, “Razón del límite de almacenamiento” y “Estado del RGPD”.

Vista previa de la lupa avanzada

En la vista previa de la lupa, puede ver el estado actual, así como otras actividades del contacto, además del estado del RGPD, para decidir individualmente cómo proceder con este contacto.
Puede realizar las acciones directamente desde la vista previa de la lupa.